Работодатели должны вести учет трудовых книжек. Как правильно организовать такой учет в организации, чтобы избежать претензий контролирующих органов?
Книга учета
Обязанность работодателей вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета) закреплена в п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). Такая обязанность возлагается на организации и индивидуальных предпринимателей. В организации книга учета ведется кадровой службой (например, отделом кадров, отделом по работе с персоналом) или уполномоченным на ведение кадрового учета работником организации. Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (приложение N 3). Работодателям необходимо вести книгу учета именно по данной форме. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета. В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек к оформлению книги учета предъявляются определенные требования. Такая книга должна быть: — пронумерована; — прошнурована; — заверена подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя; — скреплена сургучной печатью или опломбирована. С учетом практики применения целесообразно именно опломбировать книгу учета. Пломбы могут быть изготовлены из различных материалов: металла (например, свинца), пластмассы и др. Сургучная печать недолговечна, со временем она крошится и рассыпается, поэтому использовать ее для скрепления книги учета нежелательно. Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо требований к тому, какая информация должна содержаться на пломбе. Поэтому организации целесообразно заказать специальное пломбирующее устройство (пломбиратор) с надписью, например, «Для книг учета» или «Книга учета». Учитывая маленький размер пломбы, которой опломбируется книга учета, название организации (даже сокращенное) вряд ли уместится на такой пломбе.
Что проверит трудовая инспекция
При проведении проверки трудовая инспекция обязательно контролирует соблюдение работодателем всех перечисленных выше требований трудового законодательства. Государственные инспекторы труда всегда проверяют наличие книги учета и ее утвержденную форму, а также то, чтобы она была пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Кроме того, трудовые инспекторы проверяют соблюдение порядка ведения данной книги. В случае обнаружения нарушений работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Практика показывает, что отсутствие сургучной печати или пломбы на книге учета является самым распространенным нарушением требований трудового законодательства, которое выявляют государственные инспекторы труда при проведении проверок работодателей. Например, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) И. Дудоладов в своем материале, посвященном проверкам Роструда, пишет: «По итогам 2011 года наиболее часто встречающимися нарушениями были, к примеру, следующие: — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не ведется в соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек; — в нарушение ст. 66 ТК РФ и подп. «б» п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скрепляется сургучной печатью или пломбой; — в нарушение ст. 84.1 ТК РФ трудовые книжки не выдаются работникам в день увольнения» <1>. ——————————— <1> Дудоладов И. И. Проверки Роструда // Экономико-правовой бюллетень. 2012. N 6.
Обширная судебная практика судов общей юрисдикции и арбитражных судов также подтверждает сказанное выше (Постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12, Апелляционные определения Московского городского суда от 26.06.2012 по делу N 11-11502, от 06.06.2012 по делу N 11-8662, от 02.11.2012 по делу N 11-24946, решения Московского городского суда от 04.06.2012 по делу N 7-1011, Арбитражного суда г. Москвы от 11.07.2006, 18.07.2006 по делу N А40-43990/06-121-230, Постановление ФАС МО от 13.12.2006, 20.12.2006 N КА-А40/12174-06). Учитывая изложенное, работодателю необходимо соблюдать установленные требования для того, чтобы избежать привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. При отсутствии книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует завести ее, пронумеровать, прошить, заверить и опломбировать. Если книга учета в организации ведется, то следует проверить наличие на ней сургучной печати или пломбы, а при отсутствии таковой — скрепить сургучной печатью или опломбировать (что предпочтительнее с практической точки зрения).
