Какой печатью необходимо заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении — печатью организации или печатью отдела кадров?
Что в правилах?
Из положений п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008) (далее — Правила), следует, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).
В ранее действовавшей редакции Правил (от 06.02.2004) допускалось заверение записей, внесенных в трудовую книжку работника, печатью как организации (работодателя), так и ее кадровой службы (например, отдела кадров, департамента по работе с персоналом или другого структурного подразделения, работники которого являются ответственными за ведение трудовых книжек). Теперь же в Правилах говорится только о печати работодателя.
Спустя некоторое время после внесения изменений в Правила Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132 Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) в п. 1 письма от 24.11.2008 N 2607-6-1 разъяснила следующее: «Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта (имеется в виду п. 35 Правил. — Прим. автора) положения, позволявшего работодателям — юридическим лицам при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер. В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей — юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы».
Требования к печати
Ни в ТК РФ, ни в Правилах не раскрыто понятие «печать работодателя». С учетом норм ст. 20 ТК РФ работодателями могут быть организация (юридическое лицо) или физическое лицо. Применительно к организациям под печатью работодателя следует понимать печать юридического лица, используемую для заверения кадровых документов, оформляемых в связи с возникновением, изменением и прекращением трудовых отношений с работниками.
Поэтому для решения вопроса о том, является ли та или иная печать печатью работодателя, необходимо установить ее соответствие упомянутым выше признакам. Для этого обратимся к нормам законодательства, которыми определены требования к печатям юридических лиц.
Пункт 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ред. от 29.12.2012) предусматривает, что ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества.
В пункте 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ред. от 29.12.2012) указано, что АО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ.
Следовательно, если используемая организацией (например, ООО, АО) для заверения записей в трудовых книжках работников печать содержит дополнительную надпись «Отдел кадров», но при этом является круглой, содержит полное фирменное наименование ООО или АО на русском языке и указание на место его нахождения (то есть отвечает всем требованиям федерального закона), ее вполне можно признать печатью работодателя. Ведь закон не ограничивает возможность нанесения на печать организации дополнительной информации, в том числе наименования кадрового подразделения организации.
В связи с тем, что действующее законодательство не регламентирует порядок применения печатей юридических лиц, в организации целесообразно разработать и утвердить соответствующий локальный нормативный акт (например, Положение о порядке использования печатей организации) или такие правила могут быть включены в устав организации.
Роструд меняет позицию
При подготовке упомянутых выше разъяснений чиновники Роструда не учли нормы законодательства, которыми установлены требования к печатям юридических лиц, и поэтому были категорически против проставления в трудовой книжке работника печати кадровой службы. Однако впоследствии специалисты Роструда изменили свою столь категорическую точку зрения по рассматриваемому вопросу. В письме от 22.11.2012 N 1450-6-1 они указали следующее:
«Однако слишком формальный подход к применению нормы, закрепленной в пункте 35 Правил ведения трудовых книжек, с нашей точки зрения, может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников, предусмотренных законодательством.
В связи с этим наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, другой печати работодателя, содержащей информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения, что формально позволит подтвердить факт работы работника у данного работодателя, а не гербовой печати организации, на наш взгляд, не должно влечь за собой нарушение прав работников».
Таким образом, чиновники Роструда подтвердили возможность заверения записей в трудовой книжке работника при увольнении печатью кадровой службы (отдела кадров), если такая печать обладает всеми признаками печати работодателя. Наличие оттиска такой печати в трудовой книжке позволит подтвердить факт работы у данного работодателя и не повлечет за собой нарушения прав работника.
