Должностная инструкция — это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.
При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.
На группу сотрудников или на какого-то конкретного работника возложить обязанность по разработке должностных инструкций — это индивидуальный предприниматель решает самостоятельно.
Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не регламентируются, что позволяет создавать ее с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя.
Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
По общему правилу, основная часть должностной инструкции обязательно должна иметь следующие разделы:
Раздел I «Общие положения» должен содержать следующие пункты:
1. Наименование должности.
Должно указываться точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием и с указанием категории работника.
2. Квалификационные требования.
Указываются прежде всего требования, предъявляемые к образованию и стажу работы. В необходимых случаях оговаривается наличие сертификатов, аттестатов, подтверждающих наличие каких-либо специальных навыков.
3. Непосредственная подчиненность.
Указывается, кому непосредственно подчиняется данный работник.
4. Основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
Обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство:
— действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего трудового распорядка;
— конкретную утвержденную должностную инструкцию, чьи устные и письменные распоряжения работник выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие).
Раздел II «Должностные обязанности» содержит перечень конкретных задач, работ, операций, возложенных на работника. Иногда выделяют еще один раздел — «Функции», где перечисляют основные направления деятельности работника.
Раздел III «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник для выполнения возложенных на него должностных функций и обязанностей.
В разделе IV «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством Российской Федерации.
Завершающим этапом в создании должностных инструкций является их утверждение. Работодатель ставит свою подпись и дату на грифе: «Утверждаю». Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены новой должностной инструкцией.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ) и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).
Соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка — один из основных признаков трудовых отношений. В определении понятия трудового договора, заключенного между работником и работодателем, содержащегося в ст. 56 ТК РФ, подчеркивается, что работник обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Поэтому при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем.
В Правила внутреннего трудового распорядка рекомендуется включать следующие разделы:
1. Общие положения (содержатся общие положения о действии Правил внутреннего трудового распорядка — на какой круг субъектов они распространяются, в каких случаях пересматриваются, порядок их утверждения, вступления в силу и тому подобное).
2. Порядок приема, перевода и увольнения работников (указываются документы, которые работодатель требует при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ), порядок оформления приема, перевода и увольнения работника).
3. Основные права и обязанности работодателя (на основании ст. 22 ТК РФ). Работодатель должен правильно организовывать труд работников, создавать здоровые и безопасные условия труда, постоянно совершенствовать систему оплаты труда, следить за соблюдением трудовой дисциплины, предоставлять работникам гарантии и компенсации и тому подобное.
4. Основные права и обязанности работников (на основании ст. 21 ТК РФ). Работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, соблюдать дисциплину труда, своевременно и точно исполнять распоряжения руководства, соблюдать технику безопасности, содержать в порядке рабочее место, вести себя корректно и вежливо и тому подобное.
5. Режим работы и время отдыха. Включает в себя:
— время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (на основании ст. 100 ТК РФ);
— время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (на основании ст. 108 ТК РФ);
— продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, для которых предусмотрено предоставление специальных перерывов (на основании ст. 109 ТК РФ);
— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть у индивидуального предпринимателя (на основании ст. 101 ТК РФ);
— выходные дни (на основании ст. 111 ТК РФ) — если индивидуальный предприниматель работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах ВТР нужно оговорить, какой день кроме воскресенья будет выходным;
— продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (на основании ст. 116 ТК РФ);
— место и сроки выдачи зарплаты (на основании ст. 136 ТК РФ).
6. Поощрения за труд (на основании ст. 191 ТК РФ).
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины (в этом разделе описываются порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание).
С Правилами внутреннего трудового распорядка должны быть ознакомлены все работники, поступившие на работу к данному работодателю. Рекомендуется размещать Правила внутреннего трудового распорядка на видном месте в помещении, где предстоит работать данному работнику, либо их экземпляр следует приложить к трудовому договору или предусмотреть в трудовом договоре отметку «Ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка».
Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным организационно-правовым документом, наличие которого прямо предусмотрено ТК РФ. Его отсутствие является нарушением трудового законодательства.
Приказы о применении дисциплинарных взысканий
Работодатель вправе применить в отношении работника, не исполняющего (исполняющего ненадлежащим образом) возложенные на него трудовые обязанности, дисциплинарное взыскание. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка, а также обстоятельства, при которых он был совершен.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы приказа (распоряжения) о наказании работника нет, поэтому индивидуальные предприниматели вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.
Приказ о наказании работника предназначен для документирования факта наказания работника, а также оформления и учета дисциплинарных взысканий работников. В общем случае основанием для издания приказа (распоряжения) о наказании работника служит соответствующее представление, отражающее недобросовестное отношение работника к возложенным на него трудовым обязанностям.
Содержание приказа (распоряжения) о наказании работника должно соответствовать представлению (ходатайству), при этом вид дисциплинарного взыскания работодатель вправе определить самостоятельно.
Подготовка проекта приказа (распоряжения) о наказании работника обычно производится кадровым подразделением либо специально уполномоченным работником. Подписанный индивидуальным предпринимателем (иным уполномоченным на это лицом) приказ (распоряжение) о наказании объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней после издания приказа (распоряжения).
Запись в трудовую книжку работника о дисциплинарном взыскании не вносится, за исключением случаев, когда таким взысканием работника является увольнение (ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)).
В целом документирование процедуры применения дисциплинарного взыскания включает в себя:
— документальное подтверждение факта совершения дисциплинарного проступка (акт о дисциплинарном проступке, отметка в табеле учета рабочего времени и так далее);
— составление руководителем работника докладной записки на имя работодателя о неоднократном или разовом совершении работником дисциплинарного проступка с указанием возможной меры дисциплинарного воздействия;
— ознакомление под роспись работника, совершившего проступок, с содержанием докладной записки и акта;
— написание работником объяснительной записки или составление уполномоченным должностным лицом Акта об отказе от дачи объяснений;
— при необходимости формирование работодателем комиссии для проведения административного расследования (служебной проверки) и издание соответствующего приказа;
— издание приказа о наложении дисциплинарного взыскания или приказа о прекращении действия трудового договора с работником (унифицированные формы N Т-8, Т-8а);
— возможно внесение соответствующей записи в личную карточку (унифицированная форма N Т-2) о наложении на работника дисциплинарного взыскания;
— при увольнении в качестве меры дисциплинарного взыскания — внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Приказ (распоряжение) о переводе (перемещении) работника
(работников) на другую работу по инициативе работодателя
Необходимость перевести работника на другую работу может возникнуть у любого индивидуального предпринимателя.
Работодатель может руководствоваться различными мотивами: заполнением вакансий за счет внутренних трудовых ресурсов, освобождением должностей (мест) для занятия их более квалифицированными работниками, перераспределением трудовых функций между работниками, но чаще всего это вызвано «производственной необходимостью», которая может выражаться как обстоятельствами чрезвычайного характера, так и просто временным отсутствием работников.
Согласно ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Работодатель может инициировать перевод как временного, так и постоянного характера, также он может быть внутренним — это перевод на другую работу у того же работодателя и внешним — это перевод работника на постоянную работу к другому работодателю.
Перевод на другую работу допускается только по соглашению сторон трудового договора, исключением из этого являются случаи чрезвычайного характера, предусмотренные в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ и в ст. 74 ТК РФ, когда временный перевод, вызванный обстоятельствами чрезвычайного характера, и перевод по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, обязателен для работника, т. е. не требует его согласия. При этом в любом случае работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
Свою инициативу о переводе работника работодатель должен выразить письменно. На практике, как правило, инициатива работодателя оформляется представлением о переводе.
Получение письменного согласия работника в процедуре перевода на другую работу по инициативе работодателя является обязательным. После получения письменного согласия работника необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Соглашение между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью трудового договора. Данное соглашение должно обязательно фиксировать новую трудовую функцию работника и (или) новое структурное подразделение учреждения, в котором он будет работать.
В случае если работник не согласится на предложенный ему перевод, действие трудового договора продолжается без изменения его условий, а применение каких-либо санкций со стороны работодателя будет неправомерным.
При получении согласия работника на перевод работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.
