Материал подготовлен с использованием правовых актов
по состоянию на 18 сентября 2012 года
И. В. СТЮФЕЕВА
Стюфеева Ирина Викторовна, юрист.
Хотя многие слышали и знают о таком документе, как должностная инструкция, но вряд ли кто-то сможет четко ответить на вопрос: а зачем она нужна? Есть ли от должностной инструкции какая-нибудь польза, или это очередная чиновничья заморочка?
Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) не содержит упоминаний о должностной инструкции, но, несмотря на это, письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 характеризует ее как важный документ, устанавливающий не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. При этом наличие должностной инструкции не является обязательным для всех без исключения работников.
«Привилегированными» работниками, которым свершать трудовые подвиги без должностных инструкций никак нельзя, являются:
— муниципальные служащие (пп. 2 п. 1 ст. 12, пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»);
— полицейские (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 07.02.2011 N 3-ФЗ «О полиции»);
— служащие таможенных органов (п. 2 ст. 17 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»);
— персонал высших учебных заведений (п. 7 ст. 20 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);
— частные охранники (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации») и др.
Основополагающим документом в трудовых отношениях является трудовой договор, и именно в него, как правило, включают детальное описание трудовых функций, права и обязанности работника. Однако Роструд в своем письме от 09.08.2007 N 3042-6-0 считает должностную инструкцию неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений, а не формальной бумагой. И даже предписывает разрабатывать должностные инструкции по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании.
Также Роструд указывает, что должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Так, например, отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Должностная инструкция: разработка
Должностная инструкция является локальным нормативным актом, которую в соответствии со статьей 8 ТК РФ работодатель разрабатывает и принимает самостоятельно. Единых требований к структуре и содержанию должностной инструкции не установлено, за исключением, например, таможенников, которым должностные инструкции разрабатываются в соответствии с Положением о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации, утвержденным Приказом ФТС от 11.08.2009 N 1458.
Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 устанавливает, что основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. Как следует из пункта 4 Общих положений данного документа, квалификационные требования, содержащиеся в справочнике, могут уточняться в должностной инструкции работодателем с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также прав и ответственности работников. При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и требований к необходимой специальной подготовке работников.
Составляя должностную инструкцию, следует учитывать положение абзаца 2 части 2 статьи 57 ТК РФ, согласно которому, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих).
Таким образом, за исключением отдельных категорий работников, для которых законодательством утверждены требования к составлению должностных инструкций или типовые должностные инструкции, работодатель определяет структуру и содержание должностной инструкции самостоятельно, с учетом требований трудового законодательства. При этом нужно учитывать, что в соответствии с частью 4 статьи 8 ТК РФ нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, применению не подлежат. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.
Для правильного и полного перечисления прав и обязанностей работников следует обращаться к вышеуказанным квалификационным справочникам.
В соответствии с Постановлением Минтруда от 09.02.2004 N 9, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, которые состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации», которые целесообразно включить в должностную инструкцию.
Так, раздел «Должностные обязанности» должен содержать перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.
В раздел «Должен знать» включаются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний обязательных в работе нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.
Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.
Работодатель вправе по собственному усмотрению включать в должностную инструкцию и другие разделы. Так, например, в п. 6 Положения «О порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ», утвержденного Приказом Госнаркоконтроля РФ от 25.11.2003 N 235, сказано, что должностная инструкция должна состоять из следующих разделов: общие положения (место должности, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных, порядок замещения), должностные обязанности, права, ответственность, общие требования (указывается объем необходимых знаний и навыков) и квалификационные требования (указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу и опыту работы).
Для тех, кто все же затрудняется самостоятельно составлять должностную инструкцию, можно обратиться за помощью к Государственному стандарту РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).
В части, касающейся мер дисциплинарной и материальной ответственности работников, работодатель должен руководствоваться нормами ТК РФ. Нельзя включать в должностную инструкцию меры ответственности, не предусмотренные трудовым законодательством.
Важный момент — в соответствии со статьей 68 ТК РФ должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а работник должен лично под роспись ознакомиться с ней.
Должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и утверждаться работодателем как отдельный документ.
Должностная инструкция: вносим изменения
Должностная инструкция отражает структурно-организационные, производственные и иные изменения, происходящие в компании. Поэтому она всегда должна быть актуальной. Итак, например, если у работника изменилась фамилия, правомочия или обязанности, если в компании изменилось штатное расписание или произошла реорганизация или смена ее наименования, то должностную инструкцию следует изменить.
Для этого необходимо:
1) составить должностную инструкцию в новой редакции или подготовить отдельные изменения к инструкции;
2) утвердить новую редакцию должностной инструкции либо изменения к ней приказом (распоряжением) работодателя;
3) в соответствии с частью 2 статьи 22 ТК РФ ознакомить работника под роспись с новой редакцией должностной инструкции либо с изменениями к ней;
4) в соответствии с частью 1 статьи 67 ТК РФ составить в двух экземплярах дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что обязанности работника теперь определены должностной инструкцией, действующей в новой редакции или с изменениями;
5) подписать соглашение и получить подпись работника;
6) в соответствии с частью 1 статьи 67 ТК РФ передать работнику один экземпляр соглашения, с проставлением на втором экземпляре отметки о получении с подписью работника.
Работник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, определенной дополнительным соглашением, а если такая дата не определена, то на следующий день после подписания соглашения (часть 3 ст. 57, части 1 — 3 ст. 61 ТК РФ).
При этом измененная и дополненная должностная инструкция, как и любая другая, в соответствии с частью 4 статьи 8 ТК РФ, может применяться только в той части, в какой она не противоречит нормам трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, коллективного договора, соглашений. В установленных трудовым законодательством случаях работодатель при принятии локальных нормативных актов (в данном случае должностных инструкций) должен учесть мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
Кадровая служба компании должна вести учет не только должностных инструкций, но и изменений к ним, путем ведения специального журнала, в котором фиксируется информация о дате внесения изменений в конкретную должностную инструкцию и характере этих изменений (название раздела, что изменено, добавлено или удалено).
При этом в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» старые должностные инструкции, разработанные в указанных органах, должны храниться 3 года.
В общем и целом работодатель, за некоторыми исключениями, не обязан разрабатывать и применять в компании должностные инструкции. И хотя Роструд в письме от 31.10.2007 N 4412-6 не рекомендует отказываться от должностной инструкции, само по себе ее отсутствие не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет за собой ответственность.
Безусловно, для эффективного управления персоналом необходимо четкое разграничение целей, задач и полномочий, а также ответственности отдельных штатных единиц предприятия. В этом и может помочь должностная инструкция.
Итак, можно с уверенностью сказать, что должностная инструкция вносит определенность в трудовые отношения. Обе стороны знают, каким квалификационным требованиям должен соответствовать работник, в том числе и при приеме на работу, какие обязанности выполнять, какими полномочиями владеть, а также по каким критериям будут оцениваться результаты его работы.
