«Штатное расписание — важнейший документ в организации» — так начинается большинство статей. Почему важнейший? А может, головная боль кадрового работника? Еще один документ, созданный для того, чтобы у инспекции по труду был лишний повод придраться?
Когда полгода назад я приступила к освоению кадрового делопроизводства, то штатное расписание, которое досталось мне от прежнего кадрового работника, представляло собой 3 графы: Ф. И. О. работника, должность и должностной оклад. В течение месяца я руководствовалась данной формой, пока… Пока всерьез не задумалась над вопросом: что же такое штатное расписание и для чего оно нужно? Трудовой кодекс Российской Федерации понятия «штатное расписание» не дает. Один-единственный раз в статье 57 ТК РФ «Содержание трудового договора» указывается: «…наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации» <*>. ——————————- <*> Трудовой кодекс Российской Федерации. Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2005. С. 29.
Форму штатного расписания можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» <*>. ——————————- <*> Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате».
В том же Постановлении законодатель дает нам указания к заполнению. Согласно указаниям, штатное расписание — это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Так что, уважаемые работники кадровых служб, вы можете (впрочем, также и обязаны, формы ведь носят название унифицированных) руководствоваться формой N Т-3 «Штатное расписание», которая содержит столько полезной информации о вашей организации (см. приложение к настоящей статье). Поэтому как только кадровый работник приступает к работе, я рекомендую ему просить штатное расписание. Его нет в организации? Что ж, за дело! Составляйте! В будущем оно сослужит вам отличную службу. Во-первых, глядя в штатное расписание, можно четко определить структурные подразделения организации. Эти сведения потом не раз пригодятся. Например, в приказах (о приеме на работу, увольнении, об отпуске сотрудников и пр.) в графе «Структурное подразделение» необходимо указывать, в каком именно подразделении работает сотрудник. К примеру, администрация, отдел продаж, отдел кадров, вспомогательный отдел (можно включить весь технический персонал) — все это структурные подразделения. Во-вторых, вы сразу узнаете систему оплаты труда для работников каждого из структурных подразделений. Эти сведения кадровому работнику необходимо знать не из праздного любопытства — кто сколько получает. Ведь именно ему предстоит заполнять трудовой договор на каждого работника, в котором одним из существенных условий являются «условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)» (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) <*>. ——————————- <*> Трудовой кодекс Российской Федерации. Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2005. С. 29.
Если в организации нет Положения об оплате труда и премировании, руководствуясь штатным расписанием, такое Положение вы запросто составите. В основу Положения ложится информация из графы «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». При этом «прочим» может быть процент продавца от объема продаж, денежная сумма за почасовую работу и т. д. Поэтому смело используйте эту графу. Кстати, сразу хочу обратить ваше внимание на валюту, указанную в графах штатного расписания (формы Т-3). Речь идет о валюте Российской Федерации — рублях. Поэтому я думаю, что заработную плату работнику в штатном расписании нужно указывать в рублях, валюте Российской Федерации. Формы-то ведь обязательны для применения всеми организациями! Не забывайте! В-третьих, сразу определите совместителей. Кстати, что касается вопроса, как отражать совместителей в штатном расписании, привожу точку зрения Митрофановой В. <*> ——————————- <*> Кадровое дело. 2005. N 5.
Митрофанова В. рекомендует должность совместителя в штатном расписании указывать как целую единицу. Автор мотивирует это тем, что в случае принятия на эту должность основного работника кадровому работнику не нужно будет вносить изменений в штатное расписание. А значит, одним документом для кадровика меньше! Однако тогда в трудовом договоре не забудьте указать основание, по которому совместитель получает сумму меньше, чем предусмотрено в штатном расписании основному работнику. Например, оклад выплачивается пропорционально отработанному времени. Если же у совместителя полный оклад, также обоснуйте в трудовом договоре — за что такие деньги? Продал согласно плану, перепрыгнул через Китайскую стену (достижения некоммерческой организации прыгунов)? Все отразите в трудовом договоре. «Как распознать совместителей в штатном расписании?» — слышу немой вопрос. Это те должности, напротив которых в графе «Количество штатных единиц» стоит цифра 0,4. Почему эта цифра? Согласно статье 284 Трудового кодекса Российской Федерации «продолжительность рабочего времени, устанавливаемого работодателем для лиц, работающих по совместительству, не может превышать 4 часов в день и 16 часов в неделю» <*>. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ) <*>. Если разделить 16 часов на 40 часов, то и получится 0,4 ставки. ——————————- <*> Трудовой кодекс Российской Федерации. Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2005.
Прежде чем вложить штатное расписание в папку с приказами, утвердите его приказом руководителя (уполномоченного лица). Эта форма — произвольная. Обязательно в приказе укажите номер утверждаемого штатного расписания, дату его составления, общее количество штатных единиц. Можно указать месячный фонд оплаты труда. Вот и отлично! Дело сделано! Штатное расписание составлено! Как вдруг директор вызывает вас к себе и говорит: «Иванову с 1 сентября 10000 руб. — оклад, Петрова повысить в должность старшего продавца, должность Захарова упразднить…» И что же делать? Без паники. Вносим изменения в штатное расписание. Как? Издаем приказ от имени руководителя о внесении изменений в штатное расписание (см. пример в приложении). А напоследок дружеские советы, так как отлично помню, как сама раз пять переделывала свое первое штатное расписание.
Унифицированная форма N Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
Код
Форма по ОКУД 0301017 Общество с ограниченной ответственностью «Организация N» по ОКПО 70313385 ________________________________________________ наименование организации
Номер Дата документа составления
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 17 29.04.2005 УТВЕРЖДЕНО
на период 8 месяцев с «03» мая 2005 г. Приказом организации от «29» апреля 2005 г. N 16 Штат в количестве 13,2 единиц
Структурное Должность Коли — Тарифная Надбавки, руб. Всего, Приме — подразделение (специальность, чест — ставка руб. чание профессия), разряд, во (оклад) За наименование код класс (категория) штат — и пр., дости — ((гр. 5+ квалификации ных руб. жение гр. 6 + еди — еже — гр. 7 + ниц месяч — гр. 8)x ного гр. 4) плана
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Администрация 01 Генеральный директор 1 20000= 20000=
Администрация 01 Исполнительный директор 1 15000= 15000=
Администрация 01 Секретарь 2 3000= 6000=
Бухгалтерия 02 Главный бухгалтер 1 6000= 6000=
Бухгалтерия 02 Бухгалтер 0,4 1500= 1500=
Бухгалтерия 02 Бухгалтер-кассир 1 4000= 4000=
Отдел продаж 03 Директор отдела продаж 1 8000= 5000= 13000=
Отдел продаж 03 Менеджер по продажам 3 6000= 3000= 27000=
Информационно — 04 Программист 0,4 3000= 3000= технический отдел
Отдел кадров 05 Специалист по кадрам 0,4 2000= 2000=
Вспомогательный 06 Уборщица 2 2000= 4000= отдел
Итого 13,2 101500=
Специалист Руководитель кадровой по кадрам Орлова Орлова А. И. службы ___________ _________ ___________________ должность личная расшифровка подписи подпись
Иванова Иванова О. И. Главный бухгалтер ___________ _____________________________ личная расшифровка подписи подпись
ООО «Организация N» Приказ о внесении изменений в штатное расписание 1 июля 2005 г. N 31 г. Москва
1.1. ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание N 17 от «29» апреля 2005 г. следующие изменения: 1.1. Установить следующие должностные оклады и количество штатных единиц:
Структурное Должность Коли — Тарифная ставка Надбавки, Всего, Приме — подразделение (специальность, чест — (оклад) и пр., руб. руб. чание профессия), разряд, во руб. наименование код класс (категория) штат — ((гр. 5 + квалификации ных гр. 6 + еди — гр. 7 + ниц гр. 8)x гр. 4)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Отдел продаж 03 Менеджер по 0,4 5000-7000= 5000- региональным продажам 7000=
Отдел продаж 03 Менеджер по продажам 3 2250-5000= <*> 15000=
1.2. Ввести в отделе продаж должность старшего менеджера по продажам с окладом 7000 руб. в количестве 1 штатная единица с «01» июля 2005 г.
Генеральный директор ООО «Организация N» __________________ Иванов С. П.
——————————— <*> Это и называется вилкой.
Первый раз — не знаю, что со мной случилось, — в графе «Структурное подразделение» перечислила всех сотрудников организации поименно, с указанием должностного оклада каждого. Потом, конечно, поняла, что заблуждаюсь. Исправила ситуацию. Однако теперь уверена, что эта ошибка принесла полезный опыт. Дорогие коллеги, составляйте такое «штатное расписание для себя» — с фамилиями, именами, отчествами сотрудников и их окладами. Когда потом будете с бухгалтером составлять, вносить изменения в штатное расписание, используйте сначала именно его. По фамилиям легче ориентироваться. Сразу обнаружите, кому из сотрудников зарплату подняли, кого повысили в должности. А потом в штатном расписании (чистовике) отразите эти изменения. А что делать, если у сотрудников, занимающих одну и ту же должность, разный размер заработной платы? Тогда используйте «вилку» (см. пример в приложении). А вообще избегайте такого. Пусть у работников, занимающих одну и ту же должность, оклад будет одинаковым. В противном случае лучше тогда к этой должности прибавить «младший», «старший» и прочие мини — и макси-привязки. А вообще, есть хороший документ — ЕКС должностей… <*>. Оттуда и берите название должностей. ——————————- <*> Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями от 21 января и 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая и 20 июня 2002 г., 28 июля и 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г.).
Не знаете, что такое ОКПО, — спросите у главного бухгалтера. Он точно знает и вам продиктует. Организационно-правовую форму, наименование организации пишите полностью. Определите период действия штатного расписания. Можно на год, можно и больше, только четко следите за изменениями. Подсчитайте количество штатных единиц и общий фонд оплаты труда. И напоследок. Тщательно проверьте, все ли графы формы Т-3 заполнены!
