Как правило, многие компании, особенно не связанные по роду своей деятельности с правом или делопроизводством, сталкиваются с проблемами оформления внутренних трудовых документов организации, таких, как штатное расписание, должностные инструкции работников и тому подобные документы. Для руководства компаний представляется очень сложным вопрос правильного оформления таких документов. Однако анализ Трудового кодекса РФ показывает, что оформления штатного расписания и должностных инструкций вообще не требуется.
В Трудовом кодексе РФ есть только одно упоминание о штатном расписании — в статье 57 указано, что в трудовом договоре указываются в том числе наименование должности, специальности, профессии работника с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. В то же время анализ статьи 57 Трудового кодекса РФ позволяет сделать вывод о факультативном значении штатного расписания применительно к описанию трудовой функции и наименованию должности, так как все указанные сведения могут быть подробно изложены в самом трудовом договоре.
Типовая форма штатного расписания содержится в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004. Повсеместно распространено мнение, которое даже никем не оспаривается, что штатное расписание в компании оформляется в обязательном порядке (см., например, публикации «Составляем штатное расписание», Екомасов В. В., журнал «Кадры предприятия» N 7/2003, «10 шагов на встречу с трудовой инспекцией», сайт «Klerk. ru» по материалам журнала «Расчет», где цитируется мнение неназванного трудового инспектора о необходимости составления штатного расписания и возможности оштрафовать компанию за его отсутствие).
Вместе с тем подобные указания Госкомстата РФ носят рекомендательный характер, поскольку обратное не указано в названном Постановлении и Госкомстат не наделен компетенцией принимать документы, содержащие нормы трудового права.
Наличие штатного расписания имеет значение только при увольнении сотрудника в связи с сокращением численности или штата работников организации либо для удобства руководителя и бухгалтерии, но никак не может быть обязательным.
Следует также отметить, что отсутствие штатного расписания не может служить поводом для предъявления каких-либо претензий со стороны трудовой инспекции к организации, т. к. ни одним нормативным актом, например КоАП РФ, ответственность за отсутствие этого документа не предусмотрена. Например, в КоАП РФ есть очень общая статья 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда», однако в самом Трудовом кодексе РФ не содержится обязательного требования о наличии штатного расписания, таким образом, его отсутствие нельзя считать нарушением законодательства о труде.
Судебная практика по рассмотренному вопросу в настоящий момент не выработана.
В отношении штатного расписания следует отметить еще одну особенность. Очень часто работодатели не указывают в трудовом договоре размер заработной платы, делая отсылку к штатному расписанию. Вместе с тем подобная практика представляется неправомерной, т. к. в ТК РФ указано, что размер оплаты труда указывается именно в трудовом договоре (статья 57), что оправданно ввиду разного правового статуса указанных документов — трудовой договор заключается в обязательном порядке, штатное же расписание, как было отмечено выше, носит факультативный характер.
Что касается должностных инструкций, то подробное описание трудовой функции может содержаться в трудовом договоре, что делает ненужным ее существование. В принципе все вышеуказанное можно отнести и к графику отпусков, так как к его существованию также не предъявляется обязательных требований и ответственность за его отсутствие не установлена.
