КОМАНДИРОВОЧНЫЕ И ИНЫЕ АНАЛОГИЧНЫЕ РАСХОДЫ: КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ <*>
В. В. СЕМЕНИХИН
——————————— <*> Semenikhin V. V. Traveling expenses and other analogues expenses: traveling expenses in construction.
Командировки — постоянная статья затрат большинства строительных фирм, строителям приходится направлять в командировки не только управленцев для решения тех или иных производственных вопросов, но и основной персонал, выполняющий строительно-монтажные работы. В статье повествуется о командировочных расходах в строительных фирмах, а также кратко анализируются вопросы направления сотрудников в командировку, оформления первичных документов и о порядке налогообложения расходов на командировки.
Business trips are a permanent cost item of the majority of construction companies, they have to send to business trips not only the managers for solution of various manufacturing problems but also the main staff effectuating construction-assembling works. The article deals with traveling expenses in construction companies and also analyses in brief the issue of sending the staff to business trip, formalization of primary accounting documents and the procedure of taxation of traveling expenses.
Key words: business trips, expenses, employer, duty assignment, trip.
Общие положения
Понятие служебной командировки определено гл. 24 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ). Служебной командировкой на основании ст. 166 ТК РФ является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом уточнено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поскольку в определении речь идет о работодателе и работнике, то в служебную командировку может быть направлено только лицо, состоящее с работодателем в трудовых отношениях, возникающих на основании трудового договора, заключаемого работодателем и работником в соответствии с ТК РФ. Это же подтверждается п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление N 749). Следовательно, физические лица, с которыми у организации не заключен трудовой договор, в служебную командировку направлены быть не могут. Нельзя командировать и сотрудника, работающего в строительной фирме на основании гражданско-правового договора. Такова и официальная точка зрения Минфина России, на что указывает письмо Минфина России от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844. Кроме того, по мнению специалистов Минфина России, нельзя считать командировками и как следствие производить возмещение командировочных расходов лицам, не состоящим с организацией в трудовых отношениях, например иностранным специалистам, приглашенным в организацию для монтажа и наладки импортного оборудования. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 16 октября 2007 г. N 03-03-06/1/723. В то же время анализ судебной практики позволяет отметить, что суды не всегда согласны с таким подходом финансистов в части возмещения командировочных расходов. Так, в Постановлении ФАС Уральского округа от 30 апреля 2009 г. N Ф09-2594/09-С3 по делу N А76-15564/2008-39-356 судьи признали правомерными расходы на оплату командировочных затрат подрядчика. Аналогичный вывод суда содержится в Постановлении ФАС Поволжского округа от 5 марта 2009 г. по делу N А57-12814/2006, в Постановлении ФАС Уральского округа от 19 января 2009 г. N Ф09-10311/08-С3 по делу N А50-11853/08 и других. По мнению автора, строительным компаниям-подрядчикам следует на данные судебные решения обратить особое внимание, так как им приходится довольно часто сталкиваться с возмещением командировочных расходов, произведенных ими в интересах заказчиков.
Документальное оформление командировки
Решение о направлении сотрудника в служебную командировку принимается руководителем организации, основанием для чего являются документы, обосновывающие необходимость командировки. Это может быть письменный вызов сторонней организации, докладная (служебная) записка начальника структурного подразделения — непосредственного руководителя сотрудника, подлежащего направлению в командировку, договор подряда, предполагающий работу на «выезде», и так далее. На основании соответствующих сведений оформляется служебное задание на командировку. Унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов предусмотрены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Служебное задание оформляется на бланке унифицированной формы «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (форма N Т-10а), утвержденной Постановлением N 1. В задании указывают фамилию, имя и отчество работника, направленного в командировку, структурное подразделение, где он трудится, его профессию или должность, место командировки, даты начала, окончания командировки и количество календарных дней командировки. Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Приказ (распоряжение) оформляется на бланке унифицированной формы «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (форма N Т-9 (для одного работника) или по форме N Т-9а (для нескольких работников)). Нужно сказать, что строительные фирмы, пожалуй, чаще других используют именно форму N Т-9а. Заполняется приказ (распоряжение) работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку. На основании приказа (распоряжения) оформляется командировочное удостоверение, для чего применяется бланк унифицированной формы «Командировочное удостоверение» (форма N Т-10). Удостоверение вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Этот документ подтверждает фактическое время пребывания сотрудника в служебной командировке, которое определяется по отметкам о времени прибытия сотрудника в место командировки и выбытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них в командировочном удостоверении необходимо сделать отметку о прибытии и убытии. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется для засвидетельствования такой подписи в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник. Обратите внимание! В силу того что Постановление N 749 не содержит каких-либо исключений в части выписки командировочных удостоверений в зависимости от продолжительности поездки, то командировочные удостоверения по российским командировках и некоторым странам СНГ выписываются даже в случае однодневной поездки. Кстати, отметим, что сегодня нет ограничения в максимальном сроке командировки, поэтому строительная фирма может направлять своих сотрудников и в длительные поездки без каких-либо ограничений. Вместе с тем в части длительных командировок строительным фирмам следует обратить внимание на письмо Минфина России от 10 апреля 2009 г. N 03-02-07/1-176, из которого следует, что в этом случае командирующая организация может столкнуться с необходимостью постановки на учет своего обособленного подразделения, если в месте командировки ею оборудованы стационарные рабочие места. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29 ноября 2006 г. N Ф08-6161/2006-2552А по делу N А32-38550/2005-23/1025, в котором суд указал, что для постановки на учет организации по месту нахождения ее обособленного подразделения форма организации работ (вахтовый метод или командировка), срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте не имеют правового значения. Напомним, что в соответствии с положениями ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) обособленным подразделением фирмы признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Причем признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или нет его создание в Уставе или иных организационно-распорядительных документах организации, а также от полномочий, которыми оно наделено. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. В силу ст. 83 НК РФ организация, в состав которой входят обособленные подразделения, расположенные на территории Российской Федерации, обязана встать на учет в налоговом органе по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения, если эта организация не состоит на налоговом учете по месту нахождения этого обособленного подразделения по другим основаниям, предусмотренным НК РФ. Таким образом, если строительство объекта ведет к образованию стационарных рабочих мест на срок более месяца, то строительная площадка компании признается ее обособленным подразделением, вследствие чего организация обязана встать на налоговый учет по месту нахождения такой строительной площадки. Такой вывод косвенно вытекает из письма Минфина России от 10 июля 2008 г. N 03-02-07/1-271. Кроме того, в части длительных командировок строительным фирмам следует обратить внимание на письмо Минфина России от 10 апреля 2009 г. N 03-02-07/1-176, в котором прямо указано на то, что командирующая организация, имеющая в месте командирования стационарные рабочие места, обязана зарегистрировать обособленное подразделение. Подтверждают такое требование и арбитры, о чем свидетельствует, например, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29 ноября 2006 г. N Ф08-6161/2006-2552А по делу N А32-38550/2005-23/1025. В данном Постановлении суд указал, что для постановки на учет организации по месту нахождения ее обособленного подразделения форма организации работ (вахтовый метод или командировка), срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте не имеют правового значения. Все командировочные удостоверения регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому обычно используется форма журнала, разработанная кадровиками самой строительной организации. В то же время в целях снижения документооборота строительная компания может принять решение о ведении учета выданных командировочных удостоверений непосредственно в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма такого журнала утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Этим же Приказом утвержден и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. При желании организация может дополнить указанный журнал необходимыми графами, например включить дополнительную графу «Подпись лица, получившего командировочное удостоверение».
Выдача денежных средств на командировочные расходы
При направлении работника в командировку организация обязательно должна выдать денежные средства на покрытие командировочных расходов. На это указывает п. 10 Постановления N 749. Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, зависит от продолжительности командировки, места назначения, других возможных дополнительных затрат. Если денежные средства выдаются через кассу организации, то обычно оформляется расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Взамен расходного ордера может быть оформлен и другой документ, например заявление на выдачу денег под отчет, завизированное руководителем компании. При таком оформлении выдачи аванса на заявлении нужно проставить штамп с реквизитами расходного кассового ордера, на это указывает п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней командированное лицо обязано представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы, что следует из п. 26 Положения N 749. Оформляется авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». К авансовому отчету должны быть приложены: — командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом; — документы о найме жилого помещения; — документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; — отчет о выполнении служебного задания в командировке. Оформляется отчет посредством заполнения графы 12 унифицированной формы N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией в установленном порядке производится списание подотчетных денежных сумм с командированного лица. Статья 167 ТК РФ при направлении в служебную командировку гарантирует работнику сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Перечень возмещаемых расходов определен ст. 168 ТК РФ, к таким расходам относятся: — расходы по проезду; — расходы по найму жилого помещения; — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); — иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Право организации самостоятельно решать, в каком размере и порядке она будет возмещать расходы на командировки своим сотрудникам, установлено ст. 168 ТК РФ. При этом размер и порядок возмещения расходов следует закрепить либо в коллективном договоре, либо в локальном нормативном акте организации, например в Положении о командировках. Расходы на командировки учитываются организациями не только в целях бухгалтерского учета, но и в целях налогообложения прибыли, на это указывает пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К командировочным расходам фирм НК РФ относит, в частности: — проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; — наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключение составляют расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере, расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); — суточные или полевое довольствие; — оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; — консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы. При этом в налоговом учете в соответствии с правилами ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные налогоплательщиком с целью получения дохода. Причем в целях налогообложения все налогооблагаемые расходы налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы. Расходы на командировки, о которых мы ведем речь в статье, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Кроме того, так как командировочные расходы связаны с выплатой физическим лицам, то они могут стать объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), а также попасть под обложение страховыми взносами на обязательные виды социального страхования. Как известно, с вступлением в силу Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) лица, производящие выплаты в пользу физических лиц (а командировочные расходы возмещаются именно физическим лицам — работникам организации), признаются плательщиками страховых взносов: — на обязательное пенсионное страхование; — на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством; — на обязательное медицинское страхование. Далее в статье рассмотрим отдельные виды командировочных расходов и порядок их налогообложения.
Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно
Этот вид командировочных расходов возмещается работнику в размере фактических затрат на проезд, при наличии подтверждающих документов. Причем какие документы представляются командированным сотрудником в части проезда, зависит от вида транспорта, которым он добирался до места командировки и обратно. Чаще всего для этих целей используется транспорт общего пользования (автомобильный, железнодорожный, авиационный, водный), поэтому обычно командированные лица подтверждают свои «проездные» расходы проездными документами (билетами), выдаваемыми перевозчиками. При наличии проездного документа, оформленного надлежащим образом, как правило, проблем не возникает. Однако в командировке может случиться всякое, например, командированное лицо может потерять проездной билет. Как тогда подтвердить расходы на проезд? Если проездной билет приобретался организацией по безналичному расчету через агентство, то основанием для признания расходов на его оплату в налоговом учете может служить накладная, содержащая сведения о номере проездного документа, Ф. И.О. пассажира, маршруте (рейсе), дате и стоимости билета. Такие разъяснения на этот счет дают налоговики столицы в письме УФНС России по г. Москве от 15 июля 2008 г. N 20-12/066864. Если организация направляет своих сотрудников в поездку в вагоне повышенной комфортности, то ей следует обратить внимание на мнение Минфина России, изложенное в письме от 24 июля 2008 г. N 03-03-06/2/93. В нем финансисты уточняют, что поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость услуги железнодорожного перевозчика, то для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета может быть учтена налогоплательщиком полностью. Аналогичный подход занимают финансисты и в отношении приобретения компанией авиабилетов бизнес-класса, такой вывод следует из письма Минфина России от 21 апреля 2006 г. N 03-03-04/2/114. При этом финансисты уточняют, что в такой ситуации немаловажным является факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствие размера возмещаемых сотруднику расходов на проезд по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководства организации. Заметим, что сегодня контролирующие органы позволяют организациям признавать расходы на проезд работника даже в том случае, если даты, указанные в командировочном удостоверении и проездных документах, не совпадают. На это указывают разъяснения Минфина России, данные в письмах от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74, а также от 26 марта 2009 г. N 03-03-06/1/191. Безбоязненно сегодня строительная фирма может признать командировочными расходами и расходы на оплату такси, которым воспользовался командированный сотрудник. На это указывают следующие письма контролирующих органов: письма Минфина России от 27 августа 2009 г. N 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. N 03-03-06/1/505, а также письмо УФНС России по г. Москве от 6 августа 2009 г. N 16-15/080978. В последнее время все большее распространение получают электронные проездные документы, в частности, Приказом Минтранса России от 8 ноября 2006 г. N 134 утверждена форма пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации. НК РФ позволяет учитывать налогоплательщикам документально подтвержденные командировочные расходы на проезд, однако не уточняет, какие это должны быть документы. Сложность учета электронных билетов состоит в том, что они не имеют документарной формы, в силу чего многие находятся в неведении, как подтвердить указанные расходы. Вместе с тем из разъяснений Минфина России, данных в письме от 21 августа 2008 г. N 03-03-06/1/476, следует, что такие расходы можно подтвердить маршрут-квитанцией, чеком или иным документом, оформленным на бланке строгой отчетности. Помимо этого такие расходы можно признать при наличии документов, косвенно подтверждающих расходы (документы о направлении сотрудника в командировку, о пребывании в месте командировки, распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета). Аналогичный вывод содержится и в письме УФНС России по г. Москве от 15 декабря 2008 г. N 19-12/116256. Столичные налоговики считают, что расходы на приобретение электронного билета могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если они имеют косвенное подтверждение. То есть необходимо наличие: — документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку; — иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке; — распечатки электронного билета на бумажном носителе и посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета). При продлении сроков командировки строительным компаниям в части признания расходов на проезд следует обратить внимание на письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74. Нередко строительные организации отправляют своих сотрудников в командировки на служебном транспорте организации. В этом случае вместо оплаты стоимости проезда командированному сотруднику выдают денежные средства для приобретения топлива. Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдают корпоративную банковскую карту или специализированную топливную карту. Также сотруднику могут выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдается путевой лист. Унифицированные формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». К авансовому отчету кроме командировочного удостоверения и путевого листа сотрудником должны быть приложены первичные документы, подтверждающие затраты в командировке. Такими документами могут быть чеки контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля, мойку, услуги по шиномонтажу и так далее. Оформляются эти документы в соответствии с требованиями законодательства. Датой признания в налоговом учете затрат на поездку (расходы на бензин, услуги автостоянки и так далее) является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и прочее, в целях налогообложения включаются в расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 11, 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Расходы по найму жилого помещения
Обычно командируемые сотрудники проживают в гостиницах, поэтому расходы по найму жилья в командировке подтверждаются документами, выданными командированному лицу гостиничным хозяйством. Чаще всего такими документами служат либо бланки строгой отчетности (далее — БСО), либо чеки ККТ. С таким документальным подтверждением расходов на жилье согласен и Минфин России, на что указывает его письмо от 7 августа 2009 г. N 03-01-15/8-400. Если организация оплачивает гостиницу для сотрудника в безналичном порядке, то документом, подтверждающим расходы, может служить счет-фактура на оказание гостиничных услуг. Причем российский НДС принимается организацией, приобретающей услуги гостиничного комплекса, к вычету на основании ст. ст. 171 и 172 НК РФ. На это указывает и письмо Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/1/279. Если речь идет о зарубежной поездке, то «импортный» НДС включается в стоимость гостиничной услуги, оказанной иностранным отелем. Это подтверждается письмом Минфина России от 14 февраля 2008 г. N 03-03-06/4/8, аналогичный вывод содержится и в более раннем документе — в письме Минфина России от 9 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/74. Отметим, что сегодня российские гостиницы вправе пользоваться самостоятельно разработанными бланками строгой отчетности, оформляемыми ими по оказании гостиничных услуг. Такие разъяснения дает Минфин России в своем письме от 7 августа 2009 г. N 03-01-15/8-400. Однако самостоятельно разработанные используемые формы БСО должны отвечать всем требованиям Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 359. В противном случае документ, выданный гостиницей, не может выступать документальным подтверждением расхода, на этом Минфин России настаивает в своем письме от 16 октября 2009 г. N 03-03-06/1/666. Строительная организация, отправляющая своих сотрудников для работы в командировку, может арендовать для них квартиру. Такая ситуация, кстати, для строителей весьма характерна. Однако учесть расходы по аренде квартиры для своих командированных сотрудников организация может только на основании документов, подтверждающих факт проживания в ней командированных лиц. Такими документами могут выступать командировочные удостоверения, проездные документы, отчеты о командировках и так далее. Кстати, именно такой вывод следует из разъяснений Минфина России, приведенных в письме от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112. Причем в письме Минфина России от 25 января 2006 г. N 03-03-04/1/58 специалисты финансового ведомства разъясняют, что для целей налогообложения такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли. Заметим, что контролирующие органы не возражают и в отношении возможности признания для целей налогообложения расходов по оплате коммунальных платежей в арендованном жилье. Правда, при условии, что в договоре аренды оговорено возмещение арендодателю сумм «коммуналки», а также при наличии счетов арендодателя, составленных им на основании документов, выставленных на его имя коммунальными службами. При выполнении этих условий организация — арендатор квартиры может учесть в целях налогообложения и расходы на оплату услуг коммунальщиков, но только в части фактически используемых ею коммунальных услуг (т. е. пропорционально времени проживания командированных лиц в съемной квартире). Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/416. Имейте в виду, что при аренде квартиры для своих сотрудников документальным подтверждением произведенных расходов по арендованной квартире выступает сам договор аренды, заключенный от имени компании с арендодателем, акт приема-передачи имущества и документы, подтверждающие уплату арендных платежей. Аналогичное мнение изложено и в письме Минфина России от 9 ноября 2006 г. N 03-03-04/1/742. Обратите внимание! Если квартира арендуется строительной организацией у физического лица, то при выплате арендной платы строительная фирма должна выступить налоговым агентом по НДФЛ — исчислить, удержать сумму налога и перечислить ее в бюджет, таковы требования ст. 226 НК РФ. Причем в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ удержать налог следует в момент фактической выплаты арендной платы, а перечислить его в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем его удержания. Принимая от работника, вернувшегося из командировки, первичные документы по оплате расходов по найму жилого помещения, бухгалтер организации должен обратить особое внимание на правильность их оформления. Как показывает практика, такие командировочные расходы довольно часто становятся предметом споров между организацией и проверяющими органами. В противном случае учесть расходы по оплате проживания командированного лица организация не сможет.
Расходы на оплату суточных
С 1 января 2009 г. в целях налогооб ложения прибыли организация вправе принимать в качестве расходов фактические затраты на выплату суточных и полевого довольствия. Вместе с тем согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определятся коллективным договором или локальным нормативным актом, на что обращено внимание в письме Минфина России от 26 февраля 2009 г. N 03-03-06/1/96. Специалисты Минфина России в письме от 6 февраля 2009 г. N 03-03-06/1/41 напомнили налогоплательщикам о том, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ для целей исчисления налога на доходы физических лиц нормирование суточных сохранено: — не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах Российской Федерации; — не более 2500 руб. за каждый день загранкомандировки. Обратите внимание, что данный пункт устанавливает не размер суточных, выплачиваемых организациями, а нормы, в пределах которых суточные, фактически выплаченные организацией, освобождаются от налогообложения НДФЛ. Аналогичное мнение высказано в письме Минфина России от 10 июня 2008 г. N 03-04-05-01/192. Если работнику выплачиваются суммы суточных сверх законодательно установленных норм, то сумма сверхнормативных суточных будет являться объектом обложения НДФЛ, на основании ст. 224 НК РФ налогообложение осуществляется по налоговой ставке 13%. В случае выдачи суточных в иностранной валюте они пересчитываются в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации, установленному на дату фактического получения доходов (п. 5 ст. 210 НК РФ). В отношении однодневных суточных заметим, что в п. 11 Положения N 749 установлено, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Однако если работодатель принял решение о выплате при таких поездках суточных, то размер суточных и порядок их выплаты следует предусмотреть в коллективном договоре или в нормативном акте. При этом следует учесть, что если суточные выдаются работнику, то их сумма не учитывается для целей налогообложения прибыли. Об этом сказано в письме УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312. Имейте в виду, что выплату однодневных суточных налоговики рассматривают в качестве налогооблагаемых доходов физического лица и требуют удержания НДФЛ. Причем некоторые суды соглашаются с доводами налоговых органов, о чем свидетельствует, например, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19 мая 2009 г. по делу N А32-2910/2008-29/78-56/24. Вместе с тем имеются судебные решения, в которых служители закона считают такой подход фискалов неправомерным, на что указывает, в частности, Постановление ФАС Центрального округа от 27 мая 2008 г. по делу N А62-4451/2007. В силу того что вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, не является урегулированным, компании придется самостоятельно решать вопрос о том, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет. В части обложения суточных страховыми взносами на обязательные виды социального страхования отметим, что в соответствии с положениями п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ суточные, установленные «внутренними» нормами строительной компании, не подлежат обложению указанными взносами.
