Унифицированная форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также является отчетом о его выполнении.
При направлении работника в командировку сначала необходимо оформить служебное задание, которое подписывается и утверждается индивидуальным предпринимателем и передается для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме N Т-9 или N Т-9а.
Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации, т. е. без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма N Т-10).
Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. При оформлении служебного задания личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
После приезда работника из командировки он обязан составить краткий отчет о выполненной работе. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.
Следовательно, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным работником. После утверждения авансового отчета осуществляется или возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу организации, или возмещаются работнику осуществленные расходы (если они превысили ранее выданный аванс).
Приказ (распоряжение) о направлении работника
(работников) в командировку
Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается в соответствии с трудовым законодательством служебной командировкой (ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации).
Документальное оформление служебной командировки производится в соответствии с формами, установленными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; командировочное удостоверение; служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Кроме того, после возвращения командированный работник обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1).
Индивидуальный предприниматель может для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применять приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а).
Так же как и предыдущие, эти формы подписываются индивидуальным предпринимателем. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).
В приказе должны быть указаны:
— фамилия и инициалы командируемого работника;
— структурное подразделение;
— должность (специальность или профессия) командируемого лица;
— место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение
Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него, является командировочное удостоверение. Рассмотрим порядок заполнения командировочного удостоверения (форма N Т-10).
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.
Если работник при выполнении служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении.
Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных индивидуальным предпринимателем расходов, а для работника — подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
В случае если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным.
В командировочном удостоверении указывают:
— фамилию и инициалы командируемого работника;
— структурное подразделение;
— профессию (должность) командируемого работника;
— место назначения (страна, город, организация);
— цель командировки;
— время командировки (не считая времени нахождения в пути).
Заметим, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45).
В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.
Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.
При оформлении командировки следует учитывать, что ее продолжительность не должна превышать 40 дней.
