Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Кадровая документация — это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.
Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
В соответствии с названным Стандартом делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам индивидуального предпринимателя;
— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
— разрешить трудовые споры.
По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
— заявление о приеме на работу;
— приказ о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
— заявление о переводе на другую работу;
— представление о переводе на другую работу;
— приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
— заявление об увольнении;
— приказ об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
— график отпусков;
— заявление о предоставлении отпуска;
— приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
— представление о поощрении;
— приказ о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
— приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1. Организационно-правовая документация:
— правила внутреннего трудового распорядка;
— штатное расписание;
— положение о структурном подразделении;
— график отпусков;
— должностные инструкции.
2. Персональная документация:
— трудовая книжка;
— личное дело;
— личная карточка работника.
3. Договорная документация:
— коллективный договор (соглашение);
— трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
— приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
— учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
— документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности индивидуального предпринимателя.
Работа с кадрами обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно.
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ). На основании ТК РФ устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.
На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» строится работа с персональными данными сотрудников.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Также необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. На индивидуального предпринимателя данные формы не распространяются, но их кадровая документация должна по содержанию соответствовать приведенным в Постановлении документам.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно.
Работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.
К локальным нормативно-правовым актам относятся:
— правила внутреннего трудового распорядка;
— коллективный договор;
— штатное расписание;
— положение о должностной инструкции;
— положение о защите персональных данных работников;
— положение по оплате труда;
— положения о структурных подразделениях и другие.
Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:
— Конституция Российской Федерации;
— Трудовой кодекс Российской Федерации;
— Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
— Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;
— Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»;
— Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
— Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Журнал учета приказов по личному составу
(других кадровых приказов)
Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам.
Издание распорядительных документов по личному составу обязательно:
— при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;
— при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;
— при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
— в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
— при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
— при предоставлении отпуска;
— при перемене фамилии и в других случаях.
Индивидуальный предприниматель для заполнения большинства приказов по личному составу может воспользоваться унифицированными формами, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:
— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1, индивидуальная);
— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а, сводная);
— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);
— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а, сводная);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а, сводная);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а, сводная);
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, сводная);
— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);
— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а, сводная).
Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется налогообложение индивидуального предпринимателя.
Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.
Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
— фамилия, имя, отчество автора документа;
— наименование вида документа — «Приказ»;
— дата и номер приказа;
— место издания;
— заголовок к тексту;
— текст (распорядительная часть и основание издания);
— подпись;
— отметка об ознакомлении с приказом работника.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы NN Т-1, Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы NN Т-5, Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).
Приказ (распоряжение) подписывает работодатель. Приказ (распоряжение) объявляются работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы NN Т-6, Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.
Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы NN Т-8, Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.
На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы NN Т-9, Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы NN Т-11, Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
В приказе указывается мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией), также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ рублей ____ копеек».
На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.
Любые приказы по личному составу индивидуального предпринимателя, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.
Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении — причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях — в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания, согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.
Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.
Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.
Приказы по личному составу согласно требованию ТК РФ обязательно доводятся до сведения работника под роспись.
Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Внимание! Все приказы по личному составу обязательно регистрируются. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.
Все изданные приказы по личному составу следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.
Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью индивидуального предпринимателя.
Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому индивидуальные предприниматели вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
Личная карточка работника
Индивидуальный предприниматель на каждого работника в первый день его работы заводит личную карточку.
На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняется личная карточка работника (форма N Т-2), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— другие сведения о работнике.
Напомним, в отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью индивидуальный предприниматель обязан ознакомить работника под роспись.
После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке Т-2 в разд. III «Прием на работу и переводы на другую работу», графа 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в разд. III «Прием на работу и переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.
Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются.
Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:
— на граждан, пребывающих в запасе, — на основании военного билета;
— на граждан, подлежащих призыву, — на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разд. IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разд. VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы у индивидуального предпринимателя. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в разд. VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы у индивидуального предпринимателя, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.
В случае если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в разд. IX вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.
Раздел X «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и другого.
В случае увольнения работника на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке, а работник расписывается в карточке Т-2. Личные дела должны храниться в архиве 75 лет.
Персональные данные
Деятельность любого работодателя связана с подбором персонала, а также с накоплением, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о работниках. В результате формируется комплекс так называемых персональных данных работников, который входит в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа.
Статьей 23 Конституции Российской Федерации гарантируются личная тайна, семейная тайна, неприкосновенность частной жизни, защита чести и доброго имени гражданина. Разглашение этой тайны, т. е. несанкционированное, бесконтрольное распространение персональных данных во времени и пространстве, может нанести значительный ущерб субъекту персональных данных.
В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее — ТК РФ) закреплены основные требования к обработке персональных данных работника и гарантии по их защите (ст. ст. 85 — 90 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 85 ТК РФ под персональными данными работника понимают информацию, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон N 152-ФЗ) персональные данные определяются как любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.
В соответствии со ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ операторами персональных данных, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных, являются: государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица.
Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей в себя:
— личные дела и трудовые книжки работников;
— документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и т. п.);
— документы по анкетированию, тестированию и тому подобные;
— приказы (распоряжения) по личному составу;
— документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и т. п.;
— учетная документация (картотеки, книги, журналы и другие);
— аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;
— отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистки, налоговые органы и другие учреждения.
Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, т. е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа.
Конфиденциальность персональных данных — это обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).
Защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна обеспечиваться за счет средств работодателя. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника.
Согласно трудовому законодательству работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных работника, а именно: получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных работника. Принципы обработки персональных данных закреплены в ст. 5 Федерального закона N 152-ФЗ.
С другой стороны, ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ обязывают работодателя принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки и передачи персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.
В этом случае работодателю целесообразно включить в состав кадровой документации положение о защите персональных данных работников.
Положение об обработке персональных данных работников — это локальный нормативный акт, в котором установлены требования, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.
Исходя из норм ТК РФ, в положении целесообразно прописать следующие основные разделы:
— цели и задачи обработки персональных данных, основные понятия;
— законодательные акты — основания для разработки положения;
— порядок ввода в действие и внесения изменений в положение;
— перечень обрабатываемых персональных данных;
— перечень структурных подразделений и носителей информации, в которых накапливаются и хранятся персональные данные работников;
— способ сбора персональных данных и источник их получения (на основании п. 3 ст. 86 ТК РФ);
— перечень лиц (по должностям), которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
— способы обработки и использования персональных данных, применяемые работодателем;
— сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
— меры защиты персональных данных от несанкционированного доступа не только у данного работодателя, но и относительно третьей стороны;
— ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работника.
Положение об обработке персональных данных работников утверждается и вводится в действие приказом и является обязательным для исполнения всеми работниками. Работник должен быть ознакомлен с положением о персональных данных под роспись. Роспись об ознакомлении с положением содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, должность, дата, подпись.
Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
Получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. В случае если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то необходимо соблю дение следующих условий:
— уведомление работника работодателем о намерении получить персональные данные у третьей стороны (с указанием цели, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, их характера, последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение);
— получение письменного согласия работника на получение его персональных данных у третьего лица;
— сообщение работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
Следует отметить, что работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни (п. 4 ст. 86 ТК РФ). Статьей 24 Конституции Российской Федерации установлено, что в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
Работодатель также не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (п. 5 ст. 86 ТК РФ).
При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель также должен руководствоваться оценкой личных качеств работника, добросовестности и эффективности его трудовой деятельности.
Порядок хранения и использования персональных данных работников согласно ст. 87 ТК РФ работодатель вправе установить самостоятельно (прописав порядок хранения и использования персональных данных в положении о персональных данных).
Право доступа к персональным данным имеют:
— работодатель — индивидуальный предприниматель;
— непосредственный руководитель работника.
При работе с документами, содержащими персональные данные, прежде всего работниками отдела кадров должен соблюдаться принцип конфиденциальности персональных данных.
Согласно ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника третьей стороне работодатель должен соблюдать следующие требования:
— не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника;
— не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
— предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
— осуществлять передачу персональных данных работника у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
— разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
— не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
— передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам (милиции и другим контролирующим органам). В этом случае основанием для передачи персональных данных работника является письменный запрос от должностного лица соответствующего государственного органа, а если представители контролирующих органов пришли к вам лично — служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации.
Работодатель обязан обеспечить такой порядок хранения персональных данных, который бы ограничивал несанкционированный доступ к ним. Можно рекомендовать для отдела кадров все документы, содержащие персональные данные работников, прежде всего это личные дела, картотеки, учетные журналы хранить в рабочее и нерабочее время в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются. Трудовые книжки работников хранить в сейфе отдельно от личных дел. В конце рабочего дня все личные дела должны сдаваться в отдел кадров.
Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. В таком случае доступ к персональным данным работников должен быть технически возможен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы им для выполнения конкретных функций. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив.
Исходя из положений Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г., данные документы относятся к документам долговременного хранения и хранятся 50, 75 лет или постоянно.
В соответствии со ст. 89 ТК РФ в целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у работодателя, работник обладает правом на:
— полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
— свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника;
— определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
— доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
— требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника последний имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
— требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
— обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Соблюдение всех вышеизложенных требований должны обеспечивать совместными усилиями кадровая служба, юридическая служба, а в случае ведения автоматизированного учета кадров и специалисты по защите информации.
В свою очередь работник обязан передавать работодателю или его представителю достоверную, документированную информацию о своих персональных данных, а также своевременно сообщать о внесении изменений в свои персональные данные.
Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту своей личной, семейной тайны (п. 9 ст. 86 ТК РФ). Поэтому все расписки работника, акты, содержащие подобный отказ, являются незаконными.
Согласно ст. 24 Федерального закона N 152-ФЗ на лиц, виновных в нарушении его требований, возлагается гражданская, уголовная, административная, дисциплинарная и иная предусмотренная законодательством Российской Федерации ответственность.
На настоящий момент административная ответственность для операторов (за исключением лиц, для которых обработка персональных данных является профессиональной деятельностью и подлежит лицензированию) предусмотрена:
— за отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо их несвоевременное предоставление, непредоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ));
— за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ);
— за разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, когда ее разглашение влечет за собой уголовную ответственность), лицом, получившим к ней доступ в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей (ст. 13.14 КоАП РФ).
Преступлениями, влекущими за собой уголовную ответственность, являются:
— незаконные сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации (ст. 137 Уголовного кодекса Российской Федерации (далее — УК РФ));
— неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан (ст. 140 УК РФ);
— неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, содержащейся на машинном носителе, в электронно-вычислительной машине (ЭВМ), системе ЭВМ или их сети, если это деяние повлекло за собой уничтожение, блокировку, модификацию либо копирование информации, нарушение работы ЭВМ, системы ЭВМ или их сети (ст. 272 УК РФ).
