Документационное обеспечение управления персоналом (сокращенно ДОУП) — это непосредственно кадровое делопроизводство (КДП). Под ним понимают деятельность, в процессе которой разрабатывают и составляют любые официальные документы; обрабатывают и хранят их. Это то, без чего невозможно добиться нормального функционирования компании и наладить эффективный процесс управления персоналом. Поэтому кадровому специалисту необходимо знать все тонкости работы с документацией и не только с кадровой. Ведь именно документы и фиксируют все этапы кадрового процесса.
От того, насколько верно будут составлены кадровые документы, как будет организовано в компании их движение и зависит своевременность и правильная постановка кадровых решений. От специалиста требуется повышенная внимательность, так как ДОУП — это довольно трудоемкий и кропотливый процесс.
С чего начать для организации необходимого документационного обеспечения?
Чтобы выполнять документационное обеспечение управления персоналом, кадровому специалисту необходимо обладать определенными знаниями и навыками. Если он не смог усвоить всю информацию в процессе обучения, то всегда имеет возможность пройти различные курсы (даже удаленные) для того, чтобы устранить пробелы и повысить свою уровень грамотности квалификации.
С какими документами придется иметь дело
Документооборот, обеспечивающий управление персоналом компании включает в себя работу с различными видами документов: организационно-распорядительными, распорядительными и информационно-справочными. В больших компаниях он распределяется между начальниками отделов, секретарями и самим руководителем. В маленьких компаниях ответственность за ведение документации обычно несет только один сотрудник.
Чем обычно занимается кадровый специалист:
оформляет прием, перевод и увольнение сотрудников в соответствии с законодательством;
готовит документацию по всем сотрудникам, выдает кадровые справки о прошлой, текущей трудовой деятельности;
оформление и хранение бумажных трудовых книжек;
подготовка документов, которые необходимы для оформления пенсионного страхования;
подготовка необходимых документов для выдачи льгот и оформления компенсаций;
составление табелей учета рабочего времени;
участие в сборе, регистрации и хранении статистических кадровых данных;
разработка, утверждение и контроль исполнения кадровых документов.
Общие положения организации документационного обеспечения
Рассмотрим все эти положения подробнее:
Пропишите свой алгоритм работы с кадровыми документами. Не нужно стремиться следовать типовым правилам. Многие могут только осложнить ведение документов. Оформлять все бумаги лучше в одном стиле, но при этом необходимо соблюдать требования законодательства и действующих стандартов. Кроме того, стоит подготовить необходимые журналы учета кадровых документов. Таким образом и происходит налаживание оптимальной и грамотной системы документооборота.
Выберите ответственных за оформление кадровой документации. К примеру, если компания маленькая, то часть бумаг можно поручить секретарю, а остальную — непосредственному руководителю. Так вы всегда сможете обнаружить, кто совершил ошибку в подготовке и привлечь их к ответственности.
Снизьте количество кадровых бумаг. Лучше всего отказаться от всех бумаг, которые в общем-то при ведении КДП и не требуются. Следует оставить лишь самые необходимые и обязательные.
Создайте необходимые условия для хранения документации. Необходимо чтобы они не терялись, а после увольнения работника из компании, хранились в архиве долгое время в оптимальных условиях.
Для отслеживания путей передачи и подготовки кадровых документов используйте программы. Такие программы — это современные сервисы кадрового электронного документооборота. Он и помогают не только оперативно готовить всю требуемую кадровую документацию, отслеживать все требуемые изменения, но и подписывать удаленно всю документацию и обеспечивать архивное хранение данных.
