Федосеев С. Е., начальник отдела юридического аутсорсинга ООО «НПП МАЯК» (www. mayack. ru).
Любая организация, предприятие (фирма) сталкивается с подбором и оформлением работников. Отсюда возникает кадровое делопроизводство. Ведение кадрового делопроизводства является обязательным для всех предприятий Российской Федерации вне зависимости от формы собственности и количества работающего персонала. При отсутствии кадрового работника кто только не ведет кадровое делопроизводство — от секретаря до бухгалтера. Далеко не все знают, что кадровое делопроизводство в организациях малого и среднего бизнеса является почти всегда зоной финансового риска. Допущенные ошибки в ведении кадровой документации, особенно при нарушении норм трудового законодательства, приводят к ответственности руководителя предприятия: от штрафов (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ) до приостановки деятельности предприятия на срок до 90 дней (часть 2 статьи 5.27 КоАП РФ). Но не только кадровое делопроизводство обязана вести организация (предприятие).
Общие требования
В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, между частными лицами и предприятиями (организациями) осуществляются с помощью обмена документацией. Существует Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины и определения».
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. То есть фактически это документационное обеспечение управления.
Несколько иное понятие «Документооборот» — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Не так давно принят Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Пунктом 3.3 указанного стандарта определено: «Документ — это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. У документа имеются разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника. Что обязано делать предприятие для оформления достоверно оправданного документа? Пунктом 7.2.3 Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установлено, что достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
Проанализируем деятельность ряда частных предприятий по выполнению требований Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Например, ООО «МД». Вопросы документооборота в основном возложены на бухгалтера. Что делает бухгалтерия? Она руководствуется Законом «О бухгалтерском учете». Приказа об учетной политике в предприятии не существует, поэтому бухгалтерам приходится руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года N 105 с соответствующими изменениями. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:
1) первичные документы;
2) учетные регистры;
3) бухгалтерская и налоговая отчетность;
4) график документооборота;
5) хранение документов.
Между тем предприятие обязано вести делопроизводство по организационно-распорядительным документам. Правила оформления организационно-распорядительных документов основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации». Предприятия имеют право в соответствии с Законом N 402-ФЗ утверждать их формы в лице руководителя «по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета». Однако с 1 января 2013 года обязательными к применению продолжают оставаться следующие формы документов:
— приказ о приеме работника на работу (раньше применялась его унифицированная форма N Т-1, она была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 вместе с остальными формами, перечисленными в этом списке ниже);
— личная карточка работника (форма N Т-2);
— личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС));
— штатное расписание (форма N Т-3);
— учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N Т-4);
— приказ о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);
— приказ о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);
— график отпусков (форма N Т-7);
— приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8);
— приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма N Т-8а);
— приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
— приказ о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);
— командировочное удостоверение (форма N Т-10);
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);
— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);
— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а);
— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12);
— расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);
— лицевой счет (форма N Т-54а).
Теперь об оформлении организационно-распорядительных документов.
Поля в данном случае стандартны: левое поле — 35 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 10 мм. Обязательно используются реквизиты. Реквизит — обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа. Реквизиты см. в таблице.
Государственный герб Российской Федерации
01
Герб субъекта Российской Федерации
02
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
03
Код организации
04
Код формы документа
05
Наименование организации
06
Справочные данные об организации
07
Наименование вида документа
08
Дата документа
09
Регистрационный номер документа
10
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
11
Место составления или издания документа
12
Гриф ограничения доступа к документу
13
Адресат
14
Гриф утверждения документа
15
Резолюция
16
Заголовок к тексту
17
Отметка о контроле
18
19
Отметка о наличии приложения
20
Подпись
21
Гриф согласования документа
22
Визы согласования документа
23
Печать
24
Отметка о заверке копии
25
Отметка об исполнителе
26
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
27
Отметка о поступлении документа в организацию
28
Отметка для автоматического поиска документа
29
Порядок оформления делового письма несколько отличается от оформления общих бумаг. Бланк — стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами и местом для переменных. В указанном предприятии всего этого не существует. Хотя в каждом предприятии должно существовать два вида бланков: бланк письма и так называемый единый бланк. Например, единый бланк должен быть оформлен следующим образом.
Эмблема организации (03)
Наименование организации (06)
Свободное поле для реквизита
«Наименование вида документа» (08)
Код по ОКУД (05)
(если форма документа унифицирована)
Постоянная часть переменного реквизита «Дата документа»
Постоянная часть переменного реквизита «Регистрационный номер документа»
В реальной жизни это выглядит так.
При наличии эмблемы:
Общество с ограниченной ответственностью
предприятие
«Радуга»
107497, г. Москва, ул. Ивановская, д. 11, корп. 249,
тел.: (916) 212-42-58, факс: (495) 474-15-20
ИНН 771911122 КПП 771901001
р/с 40702810800000001111 в КБ «Легион» (ОАО), БИК 044583373,
к/с 30101810200000000373
ОГРН 508774111222
Исх. N 17 от 24 июля 2013 года
Здесь — Кому
Если нет эмблемы:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «СЕРЖ»
127349, г. Москва, Алтуфьевское ш., д. 24, тел./факс: 108-32-90
У большинства предприятий имеются фирменные единые бланки, в основном отвечающие требованиям Национального стандарта. Гербовый бланк — это бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки подлежат учету. Бланки с гербом России имеют государственные органы (организации). К сожалению, на этих же бланках изготавливаются письма. И не каждое предприятие имеет приказ об учетной политике бухучета на очередной год.
Приказы по предприятию (организации)
Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия. В широком смысле единоначалие — это принцип построения организации, согласно которому подчиненный должен принимать полномочия только от одного начальника и быть ответственным только перед ним. Несколько иной смысл заложен в деятельности предприятия. Имеется в виду первое лицо или лицо, его замещающее, если это оформлено в установленном порядке.
Издание приказов, как правило, разделяется на две группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Рассмотрим первую группу приказов. Приказы по основной деятельности являются локальными нормативными документами, отражающими управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации (купли-продажи) товаров и т. п. К таким приказам относятся приказы о прекращении деятельности филиалов и представительств, утверждение или изменение положений, инструкций, правил и другой локальной документации, а также назначение комиссий для проверки какого-либо вида деятельности. Преимущественно приказ готовит то лицо (структурное подразделение), деятельность которого связана с его исполнением.
Среди приказов по основной деятельности особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Такие приказы должны храниться раздельно, так как у них разные сроки хранения. Если приказы по основной деятельности хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.
Любой приказ по основной деятельности (вне зависимости от темы) включает в себя:
— наименование предприятия (организации);
— название (приказ N…);
— дату издания;
— регистрационный номер;
— заголовок к тексту (тема приказа);
— сам текст;
— подпись (первого лица).
Отметка о наличии приложений делается, если приказ имеет приложения. Принято также, чтобы проект приказа визировался теми службами, кому первое лицо предприятия (организации) доверяет.
Теперь рассмотрим приказы по личному составу. Личный состав — это не кто иные, как персонал предприятия (организации). Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании такого приказа работник считается полностью приступившим к выполнению трудовых обязанностей, в соответствии с подобным приказом оформляется трудовой договор.
Классификация приказов по личному составу достаточно проста. Существуют две группы таких приказов.
Первая группа — приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет.
Такой же срок хранения имеют данные о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т. д. Предприятия (организации) уже может и не быть, а в архиве документы гражданина сохраняются.
В соответствии с Типовым перечнем документов некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет. К этой категории относятся данные об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
Это и есть вторая группа приказов по личному составу.
Приказы по личному составу имеют ссылки ОК (преимущественно когда в состав предприятия входит отдел кадров или кадровый работник) или К (когда кадровый учет ведет иное лицо). Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ. Это означает, что нарушение условий, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, влечет недействительность приказа. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема. Работнику, принятому на неопределенный срок, приказом должен быть установлен срок испытания и его продолжительность (не более трех месяцев). При срочном договоре должен быть указан его срок (с… по…), при увольнении — причина увольнения (конкретная статья ТК РФ), причем при увольнении следует рассматривать условия статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. В части 2 статьи 67 Трудового кодекса Российской Федерации говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе. На основании такого приказа вносятся данные в трудовую книжку. Отметка об ознакомлении с документом служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения сотрудника и начинается словами: «С приказом ознакомлен». Отметка включает личную подпись сотрудника, ее расшифровку и дату, проставленную от руки. Специфика составления и оформления приказов по личному составу требует особого внимания.
Образец приказа по основной деятельности:
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНВЕСТСТРОЙ»
ПРИКАЗ N 32-1
03.03.2013
Москва
Об увеличении уставного капитала общества
В связи с решением общего собрания акционеров (протокол от 28
февраля 2013 г. N 4) об увеличении уставного капитала общества
и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения)
уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров
общества 16 февраля 2013 г.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю Юридического отдела Иванову М. М. в срок до
15.03.2013 направить сведения о внесении изменений в Устав
общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую
инспекцию.
2. Руководителю Финансового управления Чехову П. И. в срок до
15.03.2013 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в
региональном отделении Министерства финансов Российской
Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя
Генерального директора общества Баранова С. Н. (Или: «Контроль за
исполнением приказа оставляю за собой».)
Генеральный директор Личная подпись П. С. Дуромиров
Образец приказа по личному составу:
Общество с ограниченной ответственностью «Секунда»
ООО «Секунда»
ПРИКАЗ
26 февраля 2013 г. N 30-ок
Москва
Об изменении фамилии в учетных документах
В связи с вступлением в брак экономиста планово-экономического
отдела Суховой О. П. и сменой фамилии на Петрову
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. До 5 марта 2013 г. изменить во всех учетных документах ООО
«Секунда» фамилию экономиста планово-экономического отдела
Суховой Ольги Павловны на фамилию Петрова.
2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения
изменений в лицевой счет Суховой (Петровой) и в расчетные
документы.
Основание: личное заявление Суховой О. П., копия свидетельства о
заключении брака от 15 февраля 2013 г. N 445788123, паспорт
64 55 N 123889.
Генеральный директор (подпись) Р. А. Ряховский
Визы: Юрисконсульт Мигунов С. И. (подпись)
26.02.2013
Главный бухгалтер Шевелева И. Ю. (подпись)
26.02.2013
Начальник отдела кадров Чучелов И. М. (подпись)
26.02.2013
Управленческий процесс. Требования к документам
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества — это, как правило, сбор, обработка, поиск и хранение необходимой информации.
«Делопроизводство» — это термин, используемый в практике предприятий (организаций) для набора правил работы с документами.
Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга (Уильям Эдвардс Деминг — американский ученый, статистик и консультант по менеджменту): «Планируй — Сделай — Проверь — Действуй». Отсюда и его известная формула:
Качество = Результат работы : Затраты
Управление документами в современном мире — сложная организационно-техническая задача. При изготовлении документов на бумажных носителях трудно сохранить всю необходимую предприятию информацию.
Правовые требования к делопроизводству выражены в требованиях Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Трудового кодекса Российской Федерации. Экономические особенности документооборота выражаются формулой:
Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени,
где Уд — управленческая деятельность,
SBX. + исх. + вн. — объем документооборота.
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их надлежащим образом заверенные копии.
Электронный документооборот
Вне зависимости от места расположения офиса электронный документооборот создает возможность сохранения всей документации предприятия. Одним из основных преимуществ использования систем электронного документооборота является возможность удобной организации работы с документами. Существует несколько систем электронного документооборота.
Например, DIRECTUM, ЭОС, 1С, ELMA и т. п. Выбор системы документооборота (СЭД) проводит само предприятие (организация). Универсальной системы электронного документооборота не существует. Все зависит от того, какой документооборот существует в предприятии (организации). Анализ выбора СЭД — довольно сложный и многогранный процесс. Когда выбрана система документооборота, то действия следующие:
— заключение договора на реализацию СЭД;
— настройка и адаптация системы;
— тестирование;
— введение в опытную эксплуатацию;
— формирование пользовательской документации;
— сдача исполнителем реализованной системы;
— обучение пользователей.
Кроме того, организация должна предусмотреть систему обновления документооборота. Руководитель предприятия (организации) вводит систему в действие приказом или другим организационно-распорядительным документом. После этого СЭД используется всеми сотрудниками. Выбор СЭД зависит от ряда факторов.
1. Большой объем бумажного документооборота.
2. Отсутствие контроля работы сотрудников или невозможность такого контроля.
3. Длительный процесс согласования документов приводит к потере клиентов (контрагентов).
— уменьшить нагрузку за счет автоматизации оформления и регистрации документов;
— автоматизировать контроль исполнения поручений руководства;
— осуществить быстрый доступ ко всем необходимым документам;
— отследить ход работы с документом (был ли документ исполнен, кто формировал ответ по документу, когда документ был получен, когда был отправлен и др.);
— формировать и просматривать различные отчеты по документам;
— обеспечить сохранность документов.
Выбор СЭД — сложный процесс для любого руководителя предприятия (организации). Лучший вариант — пообщаться с клиентами исполнителя. Вопросы достаточно стандартные: исполняются ли обязательства исполнителя точно и в срок? Стоит ли рассматривать их коммерческое предложение?
После этого можно посмотреть демоверсию потенциального исполнителя.
Демонстрационные решения разрабатываются не всеми исполнителями по той простой причине, что это своего рода мини-подсистема и она требует определенных затрат. Если потенциальный исполнитель имеет такую демоверсию, это характеризует его как достаточно успешного исполнителя.
Если Вы выбрали претендента, изучите его коммерческое предложение. После подписания договора начинаются основные работы по разработке и внедрению СЭД. На этом этапе первое лицо предприятия (организации) должно понимать, что к вопросу выбора информационной системы нужно подходить комплексно. Допущенные ошибки исправить можно, но на это тратится время и труд сотрудников, отвечающих за документооборот.
Как вести документооборот — выбор каждого предприятия (организации).
