КОМАНДИРОВОЧНЫЕ И ИНЫЕ АНАЛОГИЧНЫЕ РАСХОДЫ: АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
В. В. АВДЕЕВ
За денежные средства, полученные под отчет, сотрудник фирмы обязан своевременно отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию фирмы авансовый отчет, в котором содержится вся информация о величине полученных и израсходованных им денежных средств. Несмотря на то что порядок заполнения авансового отчета не представляет особой сложности, практика показывает, что организации нередко допускают ошибки при его заполнении, которые могут повлечь за собой массу неприятных последствий как для подотчетного лица, так и для самой компании.
Как известно, п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) обязывает организации подтверждать все свои хозяйственные операции оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. И только в случае отсутствия унифицированной формы требуемого первичного документа организация вправе использовать самостоятельно разработанные формы «первички».
Причем форма документа, разработанного организацией самостоятельно, должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а ее использование должно быть предусмотрено в учетной политике компании.
Унифицированная форма авансового отчета «Авансовый отчет» N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» (далее — Постановление N 55). При этом из п. 2 Постановления N 55 следует, что форма N АО-1 обязательна к применению всеми организациями за исключением бюджетных учреждений.
Пример.
Менеджер отдела снабжения ООО «С» Петров И. И. (табельный номер 12) 15 апреля 2010 г. получил из кассы организации 300 руб. на хозяйственные расходы (на закупку моющих средств).
15 апреля 2010 г. Петров И. И. приобрел 5 упаковок по 450 г стирального порошка «Лотос» за 50 руб. каждая и сдал в кассу по приходному кассовому ордеру N 120 остаток неиспользованной суммы в размере 50 руб.
При покупке стирального порошка Петрову И. И. были выданы чек контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету.
Остатка по предыдущему авансу у Петрова И. И. не было. Авансовый отчет N 31 от 15 апреля 2010 г. был сдан вместе с оправдательными документами в бухгалтерию на проверку, подписан главным бухгалтером Ивановой А. Н. и утвержден руководителем организации Андреевым А. П.
Код
Форма по ОКУД 0302001
ООО «С»
____________________________________________________ по ОКПО
наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Двести пятьдесят
Отчет в сумме ____________________________
00
__________________ руб. _____________ коп.
Номер Дата директор
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ Руководитель _____________________________
31 15.04 должность
Андреев А. П. Андреев
___________ _________________________
подпись расшифровка подписи
15 апреля 10
«__» _____________ 20__ г.
Код
Отдел снабжения 03
Структурное подразделение ___________________________________
Петров И. И. 12
Подотчетное лицо ____________________________ Табельный номер
фамилия, инициалы
менеджер хозяйственные нужды
Профессия (должность) ____________ Назначение аванса ______________________
Наименование показателя Сумма, Бухгалтерская запись
руб. коп.
остаток — дебет кредит
Предыдущий
аванс перерасход — счет, сумма, счет, сумма,
субсчет руб. субсчет руб.
коп. коп.
Получен аванс 1. из кассы 300,00 10.9 250,00 71 250,00
15.04.2010
1а. в валюте —
(справочно)
2.
Итого получено 300,00
Израсходовано 250,00
Остаток 50,00
Перерасход —
2 2
Приложение ____ документов на ______ листах
Двести пятьдесят
Отчет проверен. К утверждению в сумме ____________________________
00 250 00 сумма прописью
руб. _______ коп. (_______ руб. ______ коп.)
Иванова А. Н. Иванова
Главный бухгалтер ____________________ ________________________________
_________________________ в сумме 50 руб. 00 коп. по кассовому
Перерасход выдан
120 15 апреля 10
ордеру N ___ от «___» __________ 20__ г.
Ивченко С. С. Ивченко 15 апреля 10
Бухгалтер (кассир) ______________ _____________________ «__» ______ 20__ г.
подпись расшифровка подписи
—————————————————————————
линия отреза
Петрова Ивана Ивановича
Расписка. Принят к проверке от ________________________________ авансовый
31 15 апреля 10
отчет N ___ от «__» __________ 20__ г.
Двести пятьдесят 00
на сумму ___________________ руб. ___ коп., количество документов
прописью
2 2
_______ на _________ листах
Свиридова С. О. Свиридова 15 апреля 10
Бухгалтер ____________ __________________________ «__» ________ 20__ г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
N Документ, Наименование Сумма расхода Дебет
п/п подтверждающий документа счета,
производственные (расхода) по отчету принятая к субсчета
расходы учету
в руб. в в руб. в
коп. валюте коп. валюте
дата номер
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 15.04.2010 245 Товарный чек 250,00 250,00 10-9
2 15.04.2010 00896445 Чек ККТ
Итого 250,00 250,00
Петров И. И. Петров
Подотчетное лицо _____________________ ____________________________
подпись расшифровка подписи
Окончание примера.
В указаниях по применению и заполнению авансового отчета сказано, что форма N АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Он может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации, но всегда в одном экземпляре, заполняемом и подотчетным лицом, и работником бухгалтерской службы организации.
Обратите внимание!
Возможность заполнения авансового отчета на машинном носителе не означает возможности его хранения в электронном виде без наличия подлинника с подписями подотчетного лица, бухгалтера и руководителя организации. Поэтому если организация использует электронный вариант заполнения авансовых отчетов, то после заполнения документа его следует вывести на печать и заверить подписями всех соответствующих лиц: подотчетным лицом, бухгалтером и руководителем.
Как уже было отмечено, авансовый документ заполняется двумя лицами: вначале это делает подотчетное лицо, затем — бухгалтер организации.
Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.
Строка 1а формы N АО-1 заполняется лишь в том случае, если денежные средства выдаются сотруднику организации не в рублях, а в иностранной валюте, например при направлении в зарубежную командировку. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.
Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает корреспондирующие счета и суммы. Затем проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. После этого ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу.
Обратите внимание!
Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», под расшифровкой подписи понимается сначала указание инициалов физического лица и только потом — фамилии. Учитывая это, производите расшифровку подписи правильно!
В самом низу лицевой части авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются Фамилия, Имя, Отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
На оборотной стороне формы в таблицу, в графы 1 — 6, подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Также на оборотной стороне формы, в графах 7 — 8, указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы в графе 9.
Реквизиты в графах 6 и 8 оборотной стороны формы, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Неиспользованный остаток аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица.
Итак, каким образом заполняется форма авансового отчета, мы разобрали, теперь, что касается сроков представления авансового отчета в бухгалтерию фирмы.
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее — Порядок), ведь именно этот нормативный документ устанавливает основные правила работы с подотчетными суммами. Пунктом 11 Порядка определено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Как видим, Порядком закреплен лишь срок сдачи авансового отчета по подотчетным суммам, связанным со служебными командировками, — отчитаться по ним следует в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки.
В отношении иных подотчетных сумм конкретных сроков сдачи отчета Порядок не предусматривает, но обязывает подотчетных лиц рассчитаться по полученным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы. Следовательно, организация должна сама установить сроки выдачи подотчетных сумм своим сотрудникам. Обычно такие сроки закрепляются приказом или распоряжением руководителя фирмы.
Обратите внимание!
Отсутствие подобного распорядительного документа фирмы контролирующими органами рассматривается как неустановление сроков выдачи подотчетных сумм, вследствие чего расчеты по ним должны быть произведены в пределах одного рабочего дня. Именно такой вывод следует из письма ФНС России от 24 января 2005 г. N 04-1-02/704.
Таким образом, в течение 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные средства, работник организации, их получивший, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Если в отведенные сроки авансовый отчет не сдан, то не исключено, что при проверке контролеры будут настаивать на включении подотчетных сумм в доход сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями, в частности с удержанием НДФЛ, начислением страховых взносов и т. д.
О том, что такие случаи не редки, свидетельствует и арбитражная практика, на что указывает, например, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14 сентября 2009 г. по делу N А32-27520/2008-19/520, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 5 декабря 2008 г. N Ф03-4944/2008 по делу N А37-1279/2007-9/3, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г. по делу N А43-3598/2008-6-65 и др.
И хотя большинство судебных решений принимается не в пользу налоговиков, рекомендуем все же соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов. Это поможет организации избежать споров с налоговиками, а значит, сэкономить время и силы.
В том случае, если налоговикам удастся доказать в суде, что механизм подотчета использовался организацией как средство уклонения от уплаты налогов, то избежать налоговой ответственности не удастся. В такой ситуации судьи согласятся с мнением налоговиков о доначислении сумм НДФЛ и страховых взносов. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 3 октября 2008 г. N Ф04-5905/2008(12527-А45-25) по делу N А45-86/2008-45/24.
Обратите внимание!
Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, то, руководствуясь ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), работодатель может удержать их из заработной платы сотрудника. Такого же мнения придерживаются и специалисты Роструда, на что указывает письмо от 11 марта 2009 г. N 1144-ТЗ.
При этом работодатель вправе принять решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Свое решение об удержании задолженности по подотчету работодатель оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, ведь унифицированной формы документа на удержание остатка подотчетных средств не существует. При этом организации следует получить письменное согласие работника на удержание суммы невозвращенного аванса из его заработка, на что указано в письме Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0. При несогласии сотрудника с наличием задолженности по подотчету, как и в случае пропуска сроков для принятия решения об удержании, взыскать с работника сумму невозвращенного аванса можно только через суд.
Напоминаем, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
