Командировочные и иные аналогичные расходы фирм тесно связаны с выдачей денег под отчет, причем выдать подотчетные суммы своему сотруднику организация может как наличными денежными средствами, так и в безналичном порядке. О том, как правильно выдать деньги под отчет, мы и поговорим далее.
Напомним, что основным нормативным документом, регулирующим правила работы с подотчетными суммами, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).
В первую очередь отметим, что п. 11 Порядка ведения кассовых операций определен сам перечень расходов, по которым организацией могут выдаваться подотчетные средства. Так, выдать средства под отчет организация вправе на хозяйственно-операционные расходы, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений фирм, в т. ч. филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, причем в размерах и на сроки, определяемые руководителем компании.
Кроме того, выдача денег под отчет производится и при командировочных расходах, при этом подотчетные суммы выдаются сотрудникам организации в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Помимо перечня расходов, по которым возможна выдача подотчетных сумм, п. 11 Порядка ведения кассовых операций содержит и правила отчета по использованию подотчетных сумм. В соответствии с этими правилами лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Обратите внимание!
Также Порядком ведения кассовых операций установлено, что:
— выдача наличных денежных средств под отчет производится лишь при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
— передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Таким образом, на основании п. 11 Порядка ведения кассовых операций можно сделать вывод, что в организации должен иметься внутренний регламент, определяющий порядок использования механизма подотчета. Обычно такой документ оформляется отдельным приказом руководителя, в котором определены круг лиц, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные расходы, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, а также порядок представления и утверждения авансовых отчетов. Заметим, что механизм использования подотчетных сумм может быть закреплен и в учетной политике компании.
Обратите внимание!
Отсутствие подобного распорядительного документа фирмы рассматривается контролирующими органами как неустановление сроков выдачи подотчетных сумм, вследствие чего расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены организацией в пределах одного рабочего дня. Именно такой вывод следует из письма ФНС России от 24 января 2005 г. N 04-1-02/704.
Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.
Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц фирмы, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании его письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он даст распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.
Обычно выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88).
Хотя п. 14 Порядка ведения кассовых операций позволяет выдавать наличные деньги из кассы и на основании иных надлежаще оформленных документов, например, на основании заявления на выдачу подотчетной суммы, подписанного руководителем компании, главным бухгалтером фирмы или лицами, уполномоченными на это. В этом случае на самом заявлении достаточно проставить штамп с реквизитами расходного кассового ордера.
Если заявление на выдачу денег, завизированное руководителем фирмы, прилагается к расходному кассовому ордеру, то подпись руководителя на расходном кассовом ордере может не проставляться.
Приведем пример заполнения расходного кассового ордера на выдачу подотчетных средств.
Пример.
Приказом руководителя ООО «С» Андреева А. П. менеджер Петров И. И. включен в список сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет на хозяйственные расходы. Этим же приказом предусмотрено, что максимальный размер выдаваемых подотчетных средств составляет 10 000 руб., срок выдачи подотчетных средств составляет 15 календарных дней.
18 февраля 2010 г. для получения денежных средств в размере 1000 руб. на хозяйственные нужды Петров И. И. написал заявление на имя руководителя. 19 февраля 2010 г. заявление было подписано руководителем организации, и на основании расходного кассового ордера N 155 кассиром Ивченко С. С. деньги выданы под отчет.
В бухгалтерском учете выдача наличных подотчетных сумм, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».
Унифицированная форма КО-2
Код
Форма по ОКУД 0310002
ООО «С»
________________________________________________ по ОКПО x
Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Имейте в виду, что отсутствие подписи руководителя организации на расходном кассовом ордере допускается только в случае, если его подпись имеется на прилагаемых к РКО документах. Затем расходный кассовый ордер в обязательном порядке регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3, утвержденной Постановлением N 88.
В строке «Основание» расходного кассового ордера указывается содержание хозяйственной операции, а документы, прилагаемые к РКО, с указанием номеров и дат их составления перечисляются в строке «Приложение».
Кроме кассира, главного бухгалтера и руководителя, подписать расходный кассовый ордер должен и человек, получивший денежные средства. При этом в обязательном порядке он должен указать полученную сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, а затем предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе. Выдать денежные средства кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.
Так как выдача подотчетных сумм предусмотрена только для штатных сотрудников организации, то выдача денег подотчетному лицу может производиться и по удостоверению, выданному самой организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится исключительно по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо и по предъявлению паспорта.
Если расходный кассовый ордер выписывается ручным способом, то заполнять его следует четко и разборчиво, причем чернилами или шариковой ручкой. Не запрещается выписывать РКО и на компьютере, после чего документ выводится на печать с проставлением на нем всех необходимых подписей.
Напоминаем, что подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.
Так как все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации, то все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь свой регистрационный номер.
Заметим, что максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств следует предусмотреть свой лимит.
При этом необходимо учесть указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
Согласно этому документу предельный размер расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами, между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальный предприниматель), а также между индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность в рамках одного договора, составляет 100 000 руб.
Поэтому, если организация предусмотрит в приказе, что максимальный размер выдаваемых под отчет сумм составляет более 100 000 руб., то не исключено, что подотчетное лицо при расчетах наличными нарушит требование Центрального банка Российской Федерации. Это может привести к серьезным штрафным санкциям, предусмотренным ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ). Так, осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленного предела влечет наложение административного штрафа:
— на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.
Обратите внимание!
Избежать штрафа по данному основанию организация может только в том случае, если это правонарушение будет выявлено контролирующими органами спустя два месяца с момента выдачи денег сверх установленного лимита. В соответствии со ст. 4.5 КоАП РФ срок давности привлечения к административной ответственности, предусмотренной ст. 15.1 КоАП РФ, составляет два месяца со дня совершения правонарушения. Аналогичные разъяснения по этому поводу дают налоговики столицы в письме УФНС России по г. Москве от 23 апреля 2008 г. N 09-10/039388@.
Выдать денежные средства под отчет организация может не только в валюте Российской Федерации, но и в иностранной валюте, например при направлении сотрудника в зарубежную командировку. На это указывает п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление N 749).
При выдаче подотчетных сумм в валюте существуют некоторые нюансы, которые необходимо учесть, ведь в данном случае имеет место валютная операция.
В п. 16 Постановления N 749 закреплено, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон N 173-ФЗ).
Подпункт 9 п. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ разрешает проведение между резидентами валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица, вызванных служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. В то же время п. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ обязывает фирмы проводить такие расчеты через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Центральным банком Российской Федерации. Поэтому валюту на командировку организация должна снять со своего счета в уполномоченном банке и только потом выдать ее своему сотруднику через кассу. По мнению Центрального банка Российской Федерации, выраженному в письме от 30 июля 2007 г. N 36-3/1381, пп. 9 п. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ предоставляет организации возможность выдачи денежных средств в наличной иностранной валюте через кассу.
Опираясь на нормы п. 6 ст. 4 Закона N 173-ФЗ, ЦБ РФ считает, что выдача юридическими лицами — резидентами наличной иностранной валюты своим сотрудникам — физическим лицам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы Российской Федерации не противоречит Закону N 173-ФЗ.
В силу того, что вопросы, связанные с ведением бухгалтерского учета юридическими лицами — резидентами, не являющимися кредитными организациями, относятся к компетенции Минфина России, то для получения разъяснений о необходимости ведения учета выдачи наличной иностранной валюты в отдельной кассовой книге ЦБ РФ рекомендует компаниям обратиться за соответствующими разъяснениями в Минфин России.
Имейте в виду, что выдача наличной иностранной валюты минуя банковский счет может привести к судебному разбирательству. Так, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 декабря 2007 г. N А33-8805/07-Ф02-9375/07 по делу N А33-8805/07 суд указал, что выдача из кассы организации наличной валюты на командировочные расходы минуя банковский счет является нарушением п. 2 ст. 14 Федерального закона N 173-ФЗ. Следовательно, если обязанность производить расчеты при осуществлении валютных операций через банковские счета в уполномоченных банках юридическим лицом — резидентом Российской Федерации не выполнена, то в действиях организации присутствует состав правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 15.25 КоАП РФ, выразившегося в осуществлении незаконной валютной операции.
Причем правомерность привлечения фирмы к административной ответственности в дальнейшем подтвердил и ВАС РФ в своем Определении от 14 апреля 2008 г. N 5097/08 по делу N А33-8805/2007.
Напоминаем, что п. 1 ст. 15.25 КоАП РФ устанавливает наложение административного штрафа на граждан, должностных лиц и юридических лиц в размере от 3/4 до 1 размера суммы незаконной валютной операции, суммы денежных средств или стоимости внутренних и внешних ценных бумаг, списанных и (или) зачисленных с невыполнением установленного требования о резервировании.
Аналогичная ситуация рассмотрена в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2007 г. N А33-1126/07-Ф02-3877/07, в котором суд пришел к такому же решению.
Выдачу подотчетных сумм можно произвести и безналичным способом, который сегодня становится все более популярным. Да, действительно, использование банковских карт очень удобно, причем как для компании, так и для подотчетного лица. Но в силу того, что нормативные документы ЦБ РФ не предусматривают такого варианта выдачи подотчетных сумм сотрудникам организации, то банк может и отказать своему клиенту в оформлении соответствующих карт работников для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью компании. Такие разъяснения ЦБ РФ содержатся в письме от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408. Однако если речь идет о командировочных расходах, то позиция ЦБ РФ более лояльна, на что указывает письмо ЦБ РФ от 24 декабря 2008 г. N 14-27/513, в котором специалисты ЦБ РФ не возражают по поводу использования личного карточного счета сотрудника для расчетов по командировочным расходам.
Обратите внимание!
Если организация перечисляет подотчетные средства на личную карточку сотрудника, то при проверке контролирующие органы могут квалифицировать такую операцию как выдачу заработной платы со всеми вытекающими последствиями в виде доначисления сумм «зарплатных» налогов. Чтобы этого избежать, рекомендуем в регламенте использования механизма подотчета предусмотреть положение о возможной выдаче подотчетных сумм посредством безналичного перечисления денежных средств на карточный счет работника.
