О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ
Д. А. ВАВУЛИН
Вавулин Денис Александрович Начальник отдела по работе с регионами Орловского регионального отделения ФКЦБ. Кандидат экономических наук, доцент кафедры «Государственное управление и финансы» Института бизнеса и права ОрелГТУ. Специалист по корпоративному управлению. Родился 5 декабря 1972 года в г. Орле. В 1995 г. окончил экономический факультет ОрелГТУ.
В процессе деятельности у акционерного общества, как и у любого другого хозяйствующего субъекта, образуется большое количество документов, различных по ценности и значимости, от бухгалтерской документации до описи документов, которые хранятся в архиве. Вопрос о сроках и порядке хранения документов, образующихся в ходе функционирования акционерных обществ, немаловажен для многих открытых и закрытых акционерных обществ. Дело в том, что перечень документов, которые акционерные общества обязаны хранить, был установлен уже в первоначальной редакции Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об акционерных обществах). Относительно порядка и сроков хранения документов акционерными обществами в Законе об акционерных обществах было установлено лишь одно требование: документы должны храниться по месту нахождения исполнительного органа акционерного общества или в ином месте, известном и доступном для акционеров, кредиторов общества и иных заинтересованных лиц. Каких-либо других требований к порядку хранения документов акционерными обществами в Законе установлено не было. Такое положение дел вызывало определенные трудности у акционерных обществ, вынужденных устанавливать порядок и сроки хранения своих документов на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, утвержденного еще Главархивом СССР 15 августа 1988 г. Одной из новелл Закона об акционерных обществах, внесенных в него Федеральным законом от 7 августа 2001 г. N 120-ФЗ, стала норма, в соответствии с которой порядок и сроки хранения документов акционерными обществами устанавливает федеральный орган исполнительной власти по рынку ценных бумаг, т. е. ФКЦБ России. Соответствующий нормативно-правовой акт ФКЦБ России появился в конце августа 2003 г. В этом документе ФКЦБ России установлен расширенный перечень <*> документов, подлежащих обязательному хранению в акционерном обществе. При этом каждому документу четко отмерено время жизни. Здесь же установлен порядок хранения и уничтожения документов акционерными обществами. ——————————— <*> Перечень расширен по отношению к Перечню, установленному в Законе об акционерных обществах.
Нормативно-правовая база, регламентирующая перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, а также порядок и сроки их хранения
В настоящее время перечень документов акционерных обществ, подлежащих обязательному хранению по месту нахождения исполнительного органа, установлен в ст. 89 Закона об акционерных обществах (в последующ. ред.). Конкретный порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены в Постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее — Положение). Этим же нормативно-правовым актом ФКЦБ России установлен дополнительный перечень документов, подлежащих хранению в акционерных обществах, а также порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения. Помимо того требования к сроку хранения и порядку уничтожения документов акционерных обществ, не вошедших в перечень документов, перечисленных в Законе об акционерных обществах и Положении, установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденном Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.
Перечень документов акционерных обществ, подлежащих обязательному хранению акционерными обществами
В соответствии со ст. 89 Закона об акционерных обществах и Положением акционерные общества обязаны хранить следующие документы: решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс; устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами; внутренние документы общества (положение об общем собрании акционеров, положение о совете директоров, положение об исполнительном органе и др.); положение о филиале или представительстве общества; годовые отчеты общества; документы бухгалтерского учета общества; отчеты независимых оценщиков; документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): сводной (консолидированной) годовой, годовой, квартальной, месячной; протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества; протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества; протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента); бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров; списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона об акционерных обществах; заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля; ежеквартальные отчеты эмитента: за первый квартал финансового (отчетного) года; за второй, третий, четвертый кварталы финансового (отчетного) года; иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом об акционерных обществах, иными федеральными законами; описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества; акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению; иные документы, предусмотренные Федеральным законом об акционерных обществах, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации <*>. ——————————— <*> В частности, хранению в акционерном обществе подлежат документы, предусмотренные Перечнем.
Сроки хранения документов акционерных обществ
В зависимости от ценности и значимости документов, образующихся в деятельности акционерных обществ, Положением установлены различные сроки хранения документов. Самый короткий срок — у месячной бухгалтерской отчетности. Ее можно списать через год после сдачи. Такой же временной лимит установлен для документов, которые содержат информацию, подлежащую опубликованию в соответствии с Законом об акционерных обществах (например, сообщения о реорганизации и ликвидации, сообщения о проведении общего собрания акционеров и т. д.). Не менее пяти лет следует хранить ежеквартальные отчеты эмитента за второй, третий, четвертый кварталы финансового года, отчеты независимых оценщиков и квартальные бухгалтерские балансы самого общества, а также документы первичного бухгалтерского учета. Остальные документы (около 20 разновидностей) следует хранить постоянно. Более подробно сроки хранения документов в зависимости от их видов представлены в таблице.
Таблица
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ
Срок хранения Наименование документа документов в акционерных обществах
1. Документы месячной бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие НЕ МЕНЕЕ 1 ГОДА достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки). 2. Иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом об акционерных обществах, иными федеральными законами.
1. Документы бухгалтерского учета общества. 2. Отчеты независимых оценщиков. 3. Документы квартальной бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные НЕ МЕНЕЕ 5 ЛЕТ нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки). 4. Ежеквартальные отчеты эмитента: за 2-й, 3-й, 4-й кварталы финансового (отчетного) года.
1. Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс. 2. Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества. 3. Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами. 4. Положение о филиале или представительстве общества. 5. Документы сводной (консолидированной) годовой и годовой бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки). 6. Годовые отчеты общества. ПОСТОЯННО 7. Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества. 8. Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров. 9. Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества. 10. Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента). 11. Ежеквартальные отчеты эмитента за 1-й квартал финансового (отчетного) года. 12. Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона «Об акционерных обществах». 13. Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля. 14. Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества. 15. Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению.
Кроме того, в Положении установлено, что ряд документов должен храниться в акционерном обществе в соответствии со сроками, установленными в Перечне. К числу таковых относятся: документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; иные документы, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах», уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации. Анализ положений Перечня позволил установить, что для перечисленных выше документов предусмотрены различные сроки хранения — от одного года до постоянного хранения. Конкретные сроки их хранения акционерные общества устанавливают самостоятельно. Установленные в Положении сроки хранения документов, образующихся в деятельности акционерных обществ, являются минимальными сроками, в течение которых акционерные общества обязаны хранить свои документы. В Положении установлено, что уставом акционерного общества или его внутренними документами, регулирующими порядок хранения документов общества, могут быть определены более длительные сроки хранения документов акционерного общества. В этой связи следует отметить, что вряд ли имеет смысл перегружать излишним объемом информации непосредственно уставы акционерных обществ. Скорее речь должна идти о разработке исполнительным органом специального внутреннего (локального) документа акционерного общества, например положения о порядке хранения и уничтожения документации общества. В этом документе с учетом конкретных условий деятельности акционерного общества должны быть определены: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними, порядок уничтожения документов и др. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в Положении, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Порядок хранения документов акционерных обществ
Согласно требованиям Положения акционерные общества должны хранить документы в соответствии со следующим порядком. 1. Акционерные общества обязаны хранить документы по месту нахождения своего исполнительного органа. 2. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом. 3. Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества. 4. Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах. 5. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале. 6. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. 7. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества. 8. До передачи в архив общества подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. 9. Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. 10. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафу с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченными обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт. 11. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества. 12. Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа. 13. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. 14. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ. 15. Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
В соответствии с Положением для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности акционерного общества, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в акционерном обществе должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав должны быть включены наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений. Председателем экспертной комиссии должен быть один из руководителей общества. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
