Обработка документов в архивах представляет собой процесс систематизации и приведения в порядок всей имеющейся документации, образуемой в процессе функционирования любой организации. Сегодня архивные услуги одни из самых популярных и вот почему.
Архивация документов
Имеется список документов, которые подлежат обязательному хранению в условиях архива, для чего определен строго установленный порядок. Сюда могут входить такие документы:
Учредительные и распорядительные документы;
Отчеты бухгалтерии;
Документации отдела кадров;
Специализированная деятельность;
Иная документация, принадлежащая как государственным, так и коммерческим предприятиям и юридическим лицам, вне зависимости от сферы деятельности, времени и длительности хранения.
Проведение архивирования документации должно выполняться исключительно в полном соответствии с действующим законодательством государства, где расположен архив. При его несоблюдении, на предприятие будут наложены штрафные санкции. Потребовать документацию, хранящуюся в архиве, можно с целью составления бухгалтерской и статистической отчетности, осуществления выполнения запросов, сделанных гражданами, а также предоставления сведения органам государственной власти.
Помимо этого, наличие архива дает возможность содержания документации в полном порядке, обеспечивая быстрый доступ к требуемому документу, вне зависимости от срока, прошедшего с момента его размещения.
Этапы проведения архивирования
Архивные услуги могут касаться документов бухгалтерии, личных дел и другой документации, которая нуждается в особом хранении и может понадобиться в любой момент, осуществляется в несколько этапов:
Проведение экспертизы ценности, представляемой данными документами. В ходе этого этапа также определяется временной период, на протяжении которого должны храниться данные документы;
Систематизирование документации. В зависимости от направления деятельности предприятия, все дела могут быть разделены на постоянный, временный и длительный срок хранения;
Оформление дел, прошедших процесс систематизации. Это действие включает в себя сшивание, нумерацию страниц, составление листа-описи и заверителя, оформление обложки дела и составление исторической справки;
Составление описи, разработку и подготовку архива в электронном варианте;
Оформление соответствующего акта приема-передачи, и непосредственная сдача дела в архив.
Использование данной услуги может понадобиться предприятиям, которые не имеют в штате работника архива, и желающим увеличить производительность компании.
