ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В БАНКОВСКОЙ СФЕРЕ: ПРАВОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ
И. М. РАССОЛОВ
Рассолов И. М., заведующий кафедрой информационного, предпринимательского и торгового права Российского государственного торгово-экономического университета, профессор Московской государственной юридической академии им. О. Е. Кутафина, доктор юридических наук.
Деятельность банков напрямую связана с огромным количеством документов, которые либо находятся в текущем производстве, либо хранятся в архивах. В этой связи особую роль в работе любого кредитного учреждения играет организация работы с документами. Подобная работа представляет собой процесс систематизации документооборота, хранения и использования документов о текущей деятельности физических и юридических лиц (клиентов), а также обработки внутрисистемной банковской информации. Следует отметить, что объемы документооборота в банковской сфере увеличиваются с каждым годом в разы, ужесточаются требования к скорости работы с информационными ресурсами, а сами кредитные организации стремятся к унификации форм различных документов. Документооборот в банке — это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, имеющее целью информировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществить учет и контроль. Это позволяет: — сократить время на регистрацию, учет и хранение документов (делопроизводство); — обеспечить оперативный доступ к документам и отчетной информации; — сократить время на процедуру согласования и принятие управленческих решений; — обеспечить повышение исполнительской дисциплины в кредитном учреждении; — сократить затраты рабочего времени сотрудников банка; — минимизировать затраты на делопроизводство (экономится не только время, но и другие ресурсы, например бумага). Документооборот в банке можно разделить на два основных потока: административный и операционный. Административный документооборот не пересекается с обслуживанием клиентов, а направлен на организацию деятельности самого банка, его внутренней отчетности. Это внутренние приказы, распоряжения, служебные записки, технические задания и прочее. Сюда же включается документооборот, связанный с осуществлением финансовых операций самого банка (внутренняя бухгалтерия). Операционный документооборот связан с обслуживанием клиентов. Сюда относятся финансовые документы клиентов, их заявки, договоры. Второй поток документооборота касается основной деятельности банка и осуществляется в строго отведенный отрезок времени, называемый операционным временем. Итак, наличие двух документных потоков является главным отличием банковского документооборота от документооборота других организаций. В этой связи и требования к системе его автоматизации существенно выше, чем при построении систем электронного документооборота в других сферах. Электронный банковский документооборот — это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в единую сеть, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным является цифровой документооборот, осуществляемый при помощи информационных технологий, специальных программных и технических средств. Сейчас в России продолжается активный рост рынка систем электронного документооборота. Так, например, единая банковская система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД) «ДЕЛО» позволяет связать документы центрального аппарата и всех филиалов банка. Она обеспечивает единую регистрацию банковских документов: служебные записки, распоряжения, приказы, технические задания, доверенности, договоры, заявки на кредит, сертификаты ключей подписи, документы подразделений и филиалов при разграничении прав доступа и обеспечении защиты информации. Система «РегламентБанк» помогает создавать внутренние нормативные документы кредитной организации. Система «БОСС-Референт» позволяет согласовывать и подписывать электронными подписями проекты двухсторонних документов с клиентами, обеспечивая предоставление банковских услуг в удаленном режиме. Известны и многие другие системы электронного документооборота. К сожалению, процесс внедрения электронного документа в повседневную жизнь в нашей стране идет крайне медленно. На это неоднократно обращал внимание Президент РФ. 12 февраля 2009 г., выступая на первом заседании Совета по развитию информационного общества в России, он подверг критике недопустимо низкий уровень применения информационных технологий в деятельности органов государственной власти. В частности, было отмечено следующее: — «по индексу развития так называемого электронного правительства Россия достигла 92-го места»; — «внутренний документооборот как велся, так и ведется на бумаге, а компьютеры в основном используются, по сути, как пишущие машинки»; — «только на рассылку нормативных документов по ведомствам ежемесячно уходят тонны бумаги»; — «не внедрены электронные государственные услуги для граждан. За редким исключением, нет вообще возможности отправить с личного компьютера никакого заявления или проследить за прохождением своей бумаги в том или ином ведомстве, получить электронную справку по системе электронного единого окна»; — «не создан единый портал государственных и муниципальных услуг, на котором граждане могли бы в полном объеме получить информацию по всем услугам федеральных, региональных и муниципальных структур власти»; — «нужны программы цифровизации крупных архивов, библиотечных, музейных фондов». Стоит отметить, что помимо банковской сферы на сегодняшний день электронный документооборот развит в налоговой, таможенной сфере, миграционной службе, в сфере массовых коммуникаций, в сфере электронной торговли <1>. ——————————— <1> Современная интернет-торговля представляет собой процесс товародвижения, осуществляемый с помощью электронных документов в сети Интернет.
Наглядно сам процесс электронного документирования можно представить следующим образом:
С / \
\ / С < > ЭД < > С / \
\ / С
ИО
С — участники электронного документооборота ЭД — электронный документ ИО — информационные отношения в банке
Специфика электронного документооборота в банковской сфере проявляется: — в субъектах (им может выступать как работник банка, так и сам банк). В этой связи можно выделить вертикальные (ЦБ РФ — иное кредитное учреждение) и горизонтальные (банк — банк) информационные отношения в банковской сфере; — в объектах (особых формах документов, циркулирующих в банковских информационных системах). Так, например, с 1996 г. учреждения Банка России — от центрального аппарата до расчетно-кассового центра — работают в рамках единой Системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД) на основе системы «ДЕЛО»; — в самой форме передачи данных, механизме информационного обмена (возможности существования банковских информационных ресурсов не только в статическом, но и в динамическом состоянии). Формирование информационного общества связано с важными процессами, которые затрагивают и банковскую сферу. Во-первых, изменяются состав и структура самих электронных документов, а также способов фиксации банковской информации. Во-вторых, расширяется документальное поле самого информационного пространства (и прежде всего благодаря тем возможностям, которые предоставляет всемирное кибернетическое пространство). В-третьих, электронный документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. Например, в своей книге «Бизнес со скоростью мысли» Билл Гейтс признает, что 114 бумажных документов в области маркетинга в его корпорации заменили 9 электронных, а ликвидация 350 тыс. бумажных отчетов о продажах экономит порядка 35 млн. долл. в год. В-четвертых, банковский служащий не только становится участником информационных отношений в рамках территории собственного государства, но может активно участвовать в банковских операциях на удаленном доступе. Информационные технологии расширяют горизонты деятельности и общения субъектов банковской деятельности. Однако это создает многочисленные проблемы, в том числе и в сфере обеспечения защиты банковской тайны, контроля доходов и расходов физических, юридических лиц и др. Поэтому нами сделаны следующие предложения: 1) следует идти по следующему пути: а) добиться равномерного сочетания бумажного и электронного документооборота, переводя одну форму в другую путем создания электронных копий бумажных документов; б) дублировать формы при одновременном хождении их в обороте; в) отказаться от бумажной документации, заменяя ее электронной документацией. Следует уточнить, что сочетание бумажного и электронного документов в делопроизводстве значительно уплотняет информационный массив документов. Поэтому на первом этапе встает вопрос о хранении не только бумажных, но и электронных документов; 2) сосредоточиться на подготовке профессиональных кадров в сфере управления и электронного документооборота для банковской сферы. Весьма важным будет обучение пользованию новыми технологиями тех служащих, которые уже давно работают в банке. Следует вовлекать в работу с системой электронного документооборота не только специалистов отделов делопроизводства и канцелярии, но и всех сотрудников кредитной организации, которые участвуют в бизнес-процессах и связаны с оборотом банковской информации; 3) следует разработать новые формы электронных документов, более удобные и приспособленные для банковского сектора. В настоящее время необходима унификация форм электронных документов, а также программ их обработки не только в рамках страны, но и в международном плане. Именно по этому пути мы последовательно идем в сфере бухгалтерского учета, переходя на международные стандарты документооборота. Думается, что банковская сфера не должна быть исключением. В этой связи существенна также интеграция СЭД с другими автоматизированными системами банка; 4) необходимо вводить специальные индикаторы, позволяющие оценивать состояние электронного документирования, делопроизводства и документооборота, соответствующие целям информационного обслуживания клиентов; 5) следует использовать технологии долговременного хранения электронных документов. Кредитная организация должна хранить информацию на протяжении пятнадцати лет и более, обеспечивая такие процессы, как размещение информации, выполнение запросов на ее получение в соответствии с регламентами доступа, управление сроками хранения, обеспечение защиты и предотвращение несанкционированного доступа к конфиденциальной информации; 6) способствовать скорейшему принятию новых Законов «О документационном обеспечении управления», «Об электронной торговле». Помимо правовых проблем для любого банка в сфере электронного документирования остается задача организационного, технического свойства: создать банковские сети; соединить их в единую информационную банковскую сеть; связать собственные каналы поступления документированной информации с внешними каналами; обеспечить безопасность информационных обменов. В завершение следует отметить, что вопросы правового регулирования документированной информации и ее циркуляции в современных банковских системах становятся актуальными не только для отдельных государств, но и для международного сообщества. Формируется новая предметная область правовых отношений, в центре внимания которой находятся юридические аспекты формирования и использования банковских информационных ресурсов. Данный блок отношений занимает центральное место в системе отношений информационного права наряду с интернет-отношениями, отношениями в сфере массовых коммуникаций и отношениями в сфере электронной торговли.
