Нередко, когда в компании появляется вакансия, выполнение работы по этой должности поручается в порядке совмещения уже работающему в данной организации специалисту. Необходимо ли в этом случае заключать дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору и вносить запись в трудовую книжку? Как правильно оформлять совмещение должностей?
Когда и как выполняется дополнительная работа
На основании норм ст. 60.2 Трудового кодекса РФ работодатель может поручить работнику выполнение дополнительной работы наряду с работой, определенной трудовым договором. Дополнительная работа может выполняться работником, в частности, в порядке совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ). Совмещение профессий (должностей) — это выполнение работником наряду с основной работой по профессии (должности), определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) у того же работодателя в течение установленной для него продолжительности рабочего дня (смены) за дополнительную оплату. Понятие «совмещение профессий» применяется в отношении рабочих, а понятие «совмещение должностей» — в отношении служащих и специалистов. Таким образом, при временном совмещении должностей (профессий) работник не освобождается от выполнения основной работы. То есть дополнительные обязанности он должен исполнять в пределах обычного рабочего дня (смены), продолжительность которого не увеличивается. Необходимо отметить, что выполнение дополнительной работы в порядке совмещения профессий (должностей) может быть поручено работнику только с его письменного согласия как при заключении трудового договора, так и впоследствии путем заключения между сторонами соответствующего соглашения. При этом должности (профессии), по которым поручается выполнение дополнительной работы, должны быть предусмотрены штатным расписанием работодателя (форма N Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В соответствии с ч. 2 ст. 151 ТК РФ размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы. Поскольку содержание и (или) объем дополнительной работы не во всех случаях могут быть рассчитаны и установлены заранее, то размер доплаты определяется в каждом конкретном случае при поручении работнику выполнения дополнительной работы. Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). Если работник не согласен со сроком, определенным работодателем, то этот срок может быть определен соглашением сторон. Необходимо учитывать, что указанный срок может быть определен конкретной датой либо наступлением каких-либо обстоятельств (например, до приема на должность основного работника, до устранения необходимости в выполнении дополнительного объема работ). Работнику может быть поручен как весь объем обязанностей, предусмотренный должностной инструкцией (тарифно-квалификационными требованиями), так и отдельные функции по должности (профессии). Основным отличием совместительства от совмещения является то, что работник, который работает в организации по совместительству, должен выполнять дополнительную работу в свободное от основной работы время, а при совмещении работа выполняется наряду с основной работой. При совмещении работодателю не требуется заключать новый трудовой договор с работником, заполнять на него вторую личную карточку (форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), а также присваивать ему новый табельный номер и вести учет времени выполняемой им дополнительной работы в табеле учета рабочего времени (форма N Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Только с письменного согласия работника
Если работодатель принял решение поручить работнику выполнение дополнительной работы, то в первую очередь необходимо получить его письменное согласие. Согласие работника на поручаемую ему дополнительную работу может быть получено путем: — представления работником письменного заявления на имя руководителя организации (уполномоченного им лица); — письменного согласия работника, выраженного им на предложении о выполнении дополнительной работы или на служебной записке руководителя структурного подразделения, адресованной руководителю организации (уполномоченному им лицу); — заключения соглашения сторон трудового договора (работника и работодателя) — соглашения о совмещении должностей. По нашему мнению, целесообразно оформлять достигнутую сторонами договоренность о выполнении дополнительной работы посредством составления двустороннего письменного документа, в котором будут сформулированы все условия ее выполнения, — соглашения о совмещении должностей (см. образец оформления соглашения). Оно будет одновременно выступать письменным согласием работника.
СОГЛАШЕНИЕ о совмещении должностей
г. Москва 10 октября 2012 г.
Общество с ограниченной ответственностью «ТоргКомплект», именуемое в дальнейшем «работодатель», в лице генерального директора Давыденко Николая Сергеевича, действующего на основании устава, с одной стороны, и Головачева Марина Станиславовна, именуемая в дальнейшем «работник», с другой стороны, а вместе именуемые «стороны», в соответствии со статьями 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации заключили настоящее соглашение о совмещении должностей (далее — соглашение) о нижеследующем: 1. В течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с основной работой, определенной трудовым договором от 1 февраля 2012 г. N 15/2012, работник в период с 10 октября 2012 г. до даты приема или перевода работника на должность специалиста по кадрам, для которого данная работа будет являться основной, обязуется выполнять дополнительную работу в порядке совмещения должностей по должности специалиста по кадрам в объеме, определенном должностной инструкцией по указанной должности. 2. За выполнение дополнительной работы по должности специалиста по кадрам работнику устанавливается ежемесячная доплата в размере 10000 (десять тысяч) рублей. 3. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. 4. Настоящее соглашение вступает в силу со дня его подписания сторонами и действует до даты приема или перевода ра — ботника на должность специалиста по кадрам, для которого данная работа будет являться основной. 5. Настоящее соглашение прекращает свое действие в случае досрочной отмены работодателем поручения о выполнении дополни — тельной работы в порядке совмещения должностей или досрочного отказа работника от выполнения указанной дополнительной работы. Настоящее соглашение также прекращает свое действие в случае прекращения трудового договора от 1 февраля 2012 г. N 15/2012. 6. Настоящее соглашение составлено в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, один из которых хранится у работодателя, другой находится у работника.
РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН
Работодатель: Работник:
Общество с ограниченной Головачева Марина Станиславовна ответственностью «ТоргКомплект»
ИНН/КПП 7701180800/7701001 Паспорт: серия 46 01 N 351550 127000, г. Москва, Выдан: 10 декабря 2000 г. ОВД по ул. Тверская, д. 10, стр. 1 району «Северное Бутово» г. Москвы Тел. 8 (499) 715-45-55 Адрес: 117218, г. Москва, Куликовская ул., дом N 23, корпус 4, кв. 115
Генеральный директор
Давыденко Давыденко Н. С. Головачева Головачева М. С. (подпись) (подпись)
М. П. Экземпляр соглашения получен работником:
10 октября 2012 г.
Головачева Головачева М. С. (подпись)
Что указать в соглашении
В соглашении о совмещении должностей отражаются следующие условия: — указание на то, что дополнительная работа поручается работнику с его письменного согласия; — должность, по которой работнику поручается выполнение дополнительной работы в порядке совмещения должностей; — содержание и объем дополнительной работы (можно указать все дополнительные обязанности работника или сделать ссылку на должностную инструкцию по совмещаемой должности и ознакомление с ней работника (если такая инструкция утверждалась работодателем)); — указание на то, что работник будет выполнять работу в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором (наряду с основной работой); — срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу; — размер доплаты за совмещение должностей, установленный с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы. Размер доплаты за совмещение должностей, как уже было сказано выше, определяется по соглашению сторон в зависимости от содержания и (или) объема дополнительной работы. Действующее законодательство не устанавливает каких-либо правил определения размера доплаты за совмещение, в том числе минимальных или максимальных размеров такой доплаты (письма Роструда от 31.08.2012 N 1180-6-1, Минфина России от 29.10.2009 N 03-03-06/1/702). Поэтому размер доплаты может быть установлен в процентах от должностного оклада (как по совмещаемой, так и по основной должности) либо в фиксированной денежной сумме (например, 10000 руб.). Соглашение о совмещении должностей нужно составить в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр соглашения нужно передать работнику, другой будет храниться у работодателя. Получение работником экземпляра соглашения о совмещении должностей должно подтверждаться подписью работника на экземпляре соглашения, хранящемся у работодателя (по аналогии с трудовым договором (ч. 1 ст. 67 ТК РФ)).
Работодатель издает приказ о совмещении
На основании заключенного с работником соглашения о совмещении работодатель издает приказ (распоряжение) о совмещении должностей (см. образец оформления приказа). Поскольку унифицированная форма такого приказа (распоряжения) не утверждена, его можно составить в свободной форме. В нем нужно отразить следующие условия (ч. ч. 1 — 3 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ): — вид дополнительной работы (совмещение должностей); — срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу; — содержание дополнительной работы (можно сделать ссылку на должностную инструкцию по совмещаемой должности и ознакомление с ней работника (если такая инструкция утверждалась работодателем)); — согласованный сторонами размер доплаты за выполнение поручаемой работнику дополнительной работы.
Общество с ограниченной ответственностью «ТоргКомплект»
Приказ
от 10 октября 2012 г. N 45 Москва
О совмещении должностей
На основании статей 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации приказываю:
1. Поручить бухгалтеру Головачевой Марине Станиславовне в период с 10 октября 2012 г. до даты приема основного работника или перевода работника на должность специалиста по кадрам в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором от 1 февраля 2012 г. N 15/2012, выполнение дополнительной работы по должности специалиста по кадрам в порядке совмещения должностей. 2. Бухгалтерии обеспечить начисление и выплату Головачевой Марине Станиславовне в период совмещения должностей ежемесячной доплаты в размере 10000 (десять тысяч) рублей. 3. С настоящим приказом ознакомить Головачеву Марину Станиславовну под роспись.
Основание: соглашение о совмещении должностей от 10 октября 2012 г.
Генеральный директор Давыденко Давыденко Н. С. (подпись)
С приказом ознакомлена и согласна:
Головачева Головачева М. С. 10 октября 2012 г. (подпись)
С должностной инструкцией специалиста по кадрам ознакомлена:
Головачева Головачева М. С. 10 октября 2012 г. (подпись)
Работника, которому поручается дополнительная работа в порядке совмещения должностей, необходимо ознакомить с этим приказом (распоряжением) под роспись.
Допсоглашение: за и против
По вопросу о необходимости оформления дополнительного соглашения к трудовому договору в случае поручения работнику выполнения дополнительной работы в порядке совмещения должностей существует две точки зрения. Одни специалисты считают, что при совмещении профессий (должностей) следует заключать дополнительное соглашение. Так, специалисты Минздравсоцразвития России (с 22 мая 2012 года Указом Президента РФ от 21.05.2012 N 636 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» Минздравсоцразвития России преобразовано в два ведомства — Минздрав России и Минтруд России) указывают на необходимость заключения дополнительного соглашения к трудовому договору в рассматриваемой ситуации. В письме этого ведомства от 12.03.2012 N 22-2-897 указано следующее: «Поручение работнику дополнительной работы на условиях совмещения должностей (по двум или нескольким профессиям, специальностям или должностям) может быть определено сторонами как при заключении трудового договора в качестве условия о трудовой функции, так и впоследствии путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору». Данную точку зрения поддерживают специалисты Роструда в письме от 31.08.2012 N 1180-6-1 и некоторые авторы <1>. ——————————— <1> Егоркина О. Как оформить замещение отсутствующего сотрудника // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2010. N 7; Тушнов М. Совмещение должностей: оформление и порядок оплаты // Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия». 2012. N 19; Минкина Н. И. Работа, (не) обусловленная трудовым договором // Трудовое право. 2008. N 6.
Другие специалисты в области трудового права указывают на необходимость заключения соглашения о совмещении должностей <2>. ——————————— <2> Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю. П. Орловский и др.; под ред. Ю. П. Орловского. М.: КОНТРАКТ; ИНФРА-М, 2008.
По нашему мнению, данная точка зрения является обоснованной по следующим причинам. Как следует из норм ст. 60.2 и ч. 2 ст. 151 ТК РФ, срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и (или) объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Размер доплаты за выполнение этой дополнительной работы устанавливается по соглашению сторон трудового договора (работника и работодателя) с учетом ее содержания и (или) объема. Следовательно, при оформлении дополнительной работы в порядке совмещения должностей ТК РФ не требует вносить изменения в действующий трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения к этому договору. В данном случае работнику и работодателю необходимо оформить соглашение сторон в виде соглашения о совмещении должностей. Следует иметь в виду, что соглашение о совмещении не является дополнительным соглашением к трудовому договору, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в трудовой договор. Соглашение о совмещении — это особая разновидность договоров, которые являются производными от трудовых договоров и заключаются между работником и работодателем на основе норм трудового законодательства (к таким же договорам можно отнести, например, договор о полной материальной ответственности, ученический договор). В отличие от трудового договора и дополнительных соглашений к трудовому договору действие соглашения о совмещении может быть в любой момент досрочно прекращено в одностороннем порядке по инициативе любой из сторон, поскольку работник имеет право досрочно отказаться от совмещения, а работодатель — досрочно отменить его, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ). Действие соглашения о совмещении в этом случае будет прекращено автоматически. Оформление совмещения должностей путем составления дополнительного соглашения к трудовому договору неприемлемо еще и потому, что сама дополнительная работа выполняется работником наряду с работой, определенной трудовым договором. То есть такая работа выходит за рамки трудового договора и не может в нем отражаться, иначе это будет уже не дополнительная работа, а работа, предусмотренная трудовым договором. Учитывая изложенное, можно сделать вывод о том, что при оформлении совмещения должностей вносить изменения в трудовой договор путем подписания дополнительных соглашений к этому договору не требуется. Запись о совмещении должностей в трудовую книжку работника не вносится, поскольку ни ТК РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», не предусматривают возможности внесения такой записи. Таким образом, для правильного оформления совмещения должностей работником необходимо оформить следующие кадровые документы: — соглашение сторон трудового договора — соглашение о совмещении должностей; — приказ (распоряжение) работодателя о совмещении должностей.
