ТРАДИЦИИ И НОВАЦИИ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОТНОШЕНИЙ В СФЕРЕ ТРУДА. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Л. С. КИРИЛЛОВА
Кириллова Л. С., Казанский (Приволжский) федеральный университет.
Нормы Трудового кодекса Российской Федерации <1> предусматривают документальное оформление отношений в сфере труда. Например, обязательным является составление документов при оформлении приема на работу (ст. 68 ТК РФ), при переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ), при прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ) и др. ——————————— <1> Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ.
Соблюдение указанных процедур отвечает интересам как работников, так и работодателей и обеспечивает нормальное развитие трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Правильно оформленные документы необходимы работнику для подтверждения трудового стажа, работы во вредных условиях, получения льгот и преимуществ и др. Работодателю же правильно выстроенная система документирования поможет избежать привлечения к ответственности по результатам проверок контролирующих органов. Документирование отношений составляет сердцевину более широкого понятия — делопроизводства, под которым понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами <2>. Применительно к отношениям в сфере труда используется понятие «кадровое делопроизводство» — совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом <3>. ——————————— <2> Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). <3> Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства в СССР и Российской Федерации: URL: www. kadrovik. ru/ modules. php? op= modload&name;= News&file;= article&sid;=10102.
Основываясь на положениях трудового законодательства и Общероссийском классификаторе управленческой документации <4>, можно дать следующую классификацию кадровой документации: ——————————— <4> ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299).
1) документация по приему на работу — трудовой договор, приказ о приеме на работу; 2) документация по переводу на другую работу — соглашение о переводе на другую работу, заявление о переводе на другую работу, приказ о переводе; 3) документация по увольнению с работы — заявление об увольнении, приказ об увольнении; 4) документация по оформлению отпусков — заявление о предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска; 5) документация по оформлению поощрений — представление о поощрении, приказ о поощрении; 6) документация по оформлению дисциплинарных взысканий — письменное объяснение о совершении дисциплинарного проступка, приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания. Таким образом, кадровые документы многообразны и фиксируют все юридически значимые для трудовых отношений факты. Однако на многих предприятиях работа с кадровой документацией часто базируется на неписаных традиционных правилах, передающихся от одного поколения кадровиков к другому. Работники кадровых служб не имеют времени, возможности, знаний, а иногда и желания задумываться над последствиями неправильного оформления кадровых документов <5>. А ведь эти последствия часто имеют правовой характер и могут привести к недействительности той или иной процедуры. ——————————— <5> Мурнина И. Новый стандарт обязателен для кадровой документации // Кадровое дело. 2003. N 6.
В системе кадрового делопроизводства часто совершаются следующие ошибки: отсутствие кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с трудовым законодательством (графики отпусков, штатные расписания и др.), либо их несоответствие требованиям закона; игнорирование унифицированных форм <6>; неверный выбор способа оформления трудовых отношений; несоблюдение правил архивации документов. ——————————— <6> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда. 2004. N 5.
Халатное отношение к кадровому делопроизводству во многом объясняется правовым незнанием, являющимся следствием отсутствия единого нормативного правового акта, который смог бы регламентировать все кадровые процедуры, устранив имеющиеся на практике разночтения и пробелы в оформлении отношений в сфере труда. В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляют Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами и ведомствами. Анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы были приняты и продолжают действовать нормативные правовые и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные аспекты кадрового делопроизводства <7>. Остаются не решенными важные для трудовых отношений вопросы (например, правильное оформление отзыва работника из отпуска, изменение совместительства на основную работу, использование факсимильной подписи, форма и реквизиты докладной, объяснительной, служебной записок, уведомительных актов). ——————————— <7> Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства…
По этой причине инициативной группой при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике было предложено составить проект Закона с рабочим названием «О документировании отношений в сфере труда», к предмету правового регулирования которого отнесены система кадрового учета, документирование основных этапов реализации трудового отношения, организация кадрового делопроизводства <8>. ——————————— <8> Концепция и примерная структура проекта Федерального закона «О документировании отношений в сфере труда» // URL: www. kadrovik. ru/ modules. php? op= modload&name;= News&file;= article&sid;=10102.
Инициаторы предлагают отразить в законопроекте такие вопросы, как: — определение основных «кадровых» понятий — служба кадров, учет кадров, кадровое делопроизводство, объем документооборота кадровой документации; — статус службы кадров, ее задачи, принципы деятельности, основные полномочия; — определение перечня документов, применение которых обязательно при оформлении отношений в сфере труда (локальных нормативных актов, организационно-распорядительных, информационных документов, документов по учету личного состава, в том числе и унифицированных); — установление обязательных реквизитов документов, при наличии которых они будут иметь юридическую силу, а также вопросы использования печатей и штампов работодателя; — перечень обязательных локальных нормативных актов, порядок их разработки, согласования, утверждения, ознакомления, внесения изменений; — учет и регистрация кадровых документов, их систематизация и контроль за исполнением; — хранение и архивация кадровых документов. Важно, что инициаторы учли «компьютеризацию» общественных отношений и стремление представителей крупного, среднего и малого бизнеса к оптимизации протекающих внутри компаний процедур путем ведения электронного документооборота в целях сокращения финансовых и временных издержек на оформление документов. Предлагается отразить в законопроекте статус электронного «кадрового» документа, порядок его создания, подписания и хранения, обязательные реквизиты и возможности использования вместо бумажного носителя. Для этого необходимо учесть положения Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также положения ГОСТ Р 53898-10 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», утвержденного 26.10.2010 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии <9>. ——————————— <9> URL: http:// www. pk6.eos. ru/ upload/ pk6/ Pr_GOSTR_OR. pdf.
Проблема регулирования документирования отношений в сфере труда является актуальной и требующей рассмотрения; своевременное формирование кадровых документов, их фиксация, использование и хранение требуют регламентации на законодательном уровне. Нормотворчество в области кадрового делопроизводства должно способствовать устранению многочисленных противоречивых толкований специалистами по трудовому праву, юрисконсультами организаций, кадровиками-практиками, инспекторами по труду и судьями вопросов, связанных с кадровой документацией. При этом необходимо учитывать как положительные «традиции» советских разработчиков унифицированных форм и работников служб кадров, так и «новации» общественных отношений и стремление к освобождению от бумажной работы посредством введения электронного документооборота.
