ДИРЕКТОР НА КОРОТКИЙ СРОК, ИЛИ КАК ВРЕМЕННО ПЕРЕДАТЬ ПОЛНОМОЧИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
А. КРУГЛОВА
Генеральный директор — первое лицо компании, ее единоличный исполнительный орган. Он действует от имени организации напрямую, без доверенности. Представляет ее интересы в государственных и муниципальных органах, при контактах с деловыми партнерами. Совершает от имени фирмы различные сделки. На практике возникают ситуации, при которых необходимо передать на время полномочия «гендира» тому или иному сотруднику. Или делегировать часть функций на постоянной основе. Возникает вопрос: как это сделать правильно, чтобы не нарушить закон и «не подставить» компанию?
Оформляем временного директора
Есть два варианта передачи полномочий руководителя компании <1> на период его отсутствия (отпуска, командировки, болезни и т. п.). Первый — вручить бразды правления штатному заместителю. Второй (в том случае, если в компании нет должности зама) — уполномочить на это одного из сотрудников организации. ——————————— <1> Статус генерального директора закреплен, в частности, в Федеральном законе от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», в Федеральном законе от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».
Первый вариант обычно не вызывает каких-либо сложностей. Генеральный директор издает приказ, в котором говорится, что в соответствии с уставом организации функции гендиректора с такого-то по такое-то число переходят к заму. Заключать специальное соглашение о переходе полномочий не надо. Ведь управление компанией в отсутствие босса — одна из составляющих трудовой функции зама. Со вторым вариантом сложнее. В этом случае, прежде чем нагружать подчиненного, нужно заручиться его согласием: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (в котором, в частности, прописать срок, на который возлагается исполнение обязанностей, и размер вознаграждения), а также издать соответствующий приказ.
Статья 151 «Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором» Трудового кодекса РФ
При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ст. 60.2 настоящего Кодекса). Следует помнить, что временно исполнять обязанности генерального директора можно без освобождения или с освобождением от основной работы. В последнем случае будет иметь место временный перевод на другую работу (ст. 72.2 ТК РФ), что обязательно следует отметить в дополнительном соглашении к трудовому договору. А вот записи о временном переводе в трудовую книжку сотрудника вносить не надо <2>. ——————————— <2> Пункт 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225).
В обоих случаях, кроме приказа, необходимо от имени юридического лица оформить временному руководителю доверенность на представление интересов компании «вовне».
О доверенности
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если он не указан в документе, доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ст. 186 ГК РФ). Бывают ситуации, когда по тем или иным причинам лицо, выдавшее доверенность, решает отменить ее раньше срока, оно имеет на это право. Такая возможность предоставлена доверителю Гражданским кодексом. В соответствии со ст. 189 ГК РФ лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми она выдавалась. По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть документ.
Для чего нужна доверенность?
На практике вопрос, для чего нужна доверенность, возникает достаточно часто. И действительно, надо ли плодить лишние бумаги, если уже есть соответствующий приказ о возложении полномочий? Отвечаем: доверенность оформлять нужно, и вот почему. Дело в том, что приказ — это документ, который фигурирует в трудовых правоотношениях. Он предназначен исключительно для внутреннего «употребления», и его действие не выходит за рамки конкретной компании. При помощи приказа нельзя наделить лицо гражданско-правовыми полномочиями (а именно о таких полномочиях идет речь, когда представитель выступает вовне от имени компании). Это можно сделать только при помощи доверенности. Как в приказе, так и в доверенности следует четко определить, какие функции генерального директора передаются, в противном случае будет считаться, что передан весь объем полномочий первого руководителя.
Два варианта исполнения обязанностей руководителя
Временное исполнение обязанностей первого лица компании имеет место не только в случае, когда необходимо заменить отсутствующего руководителя, но и в случае, когда должность генерального директора в принципе вакантна и ее следует заполнить. Если учредители компании испытывают какие-либо сомнения по поводу кандидатуры преемника, то они, скорее всего, захотят утвердить его не в качестве «гендира», а в качестве исполняющего его обязанности, чтобы в дальнейшем окончательно определиться с деловыми качествами этой фигуры <3>. В данном случае исполняющий обязанности будет являться единоличным исполнительным органом юридического лица. Полномочия исполняющего обязанности не надо будет подтверждать доверенностью. Так как они основаны на уставе и подтверждены на общем собрании участников (акционеров) компании или на заседании совета директоров. ——————————— <3> Следует отметить, что проверить деловые качества руководителя можно и по-другому: избрав его сразу же генеральным директором и установив испытание сроком до шести месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК РФ).
Как «разгрузить» руководителя?
До этого момента мы говорили о передаче полномочий генерального директора на период его временного отсутствия. Но передача полномочий возможна (даже принята) и в случае, когда требуется просто разгрузить действующего руководителя. Для того чтобы избавить его от ежедневной «текучки» и тем самым повысить эффективность управления компанией. При этом часть функций (как правило, на постоянной основе) передаются кому-нибудь из подчиненных руководителя. Например, начальнику кадровой службы. В силу своего статуса генеральный директор наделен правом приема и увольнения работников, правом применения к ним мер дисциплинарного воздействия и мер поощрения за труд. Следовательно, он отвечает не только за указанные функции, но и за всю документальную работу по оформлению трудовых отношений. Однако вряд ли где в компаниях (если только в совсем небольших) сам «гендир» занимается оформлением кадровых бумаг. Для этого он обычно наделяет частью своих полномочий работника кадровой службы (начальника отдела кадров) <4>. Объем таких полномочий может быть различным: от права заверения записи об увольнении в трудовых книжках сотрудников до права подписания трудового договора от имени компании-работодателя. Главное здесь — не выйти за рамки дозволенного уставом организации. ——————————— <4> В ч. 6 ст. 20 ТК РФ сказано, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются не только органами управления юридического лица (организации), но и уполномоченными ими лицами.
В любом случае выполнение отдельных функций руководителя должно быть отражено в трудовом договоре с сотрудником и детально прописано в его должностной инструкции. По этому поводу в компании также должен быть издан соответствующий приказ.
Совет
В приказе о передаче части полномочий гендиректора одному из работников кадровой службы следует четко ответить на следующий вопрос: вправе ли кадровик самостоятельно заключать трудовые договоры либо может только подписывать документы о приеме на работу (обычно в компаниях трудовой договор с сотрудником заключает генеральный директор, оставляя за кадровиком визирование приказа). При этом следует помнить, что если в приказе будет написано «с правом заключения трудового договора», то ни изменять этот договор (подписывать дополнительное соглашение), ни прекращать его кадровик не сможет. Руководителю стоит изначально определиться с тем, что он делегирует подчиненному, — только прием сотрудников на работу или же полный цикл трудовых отношений. Очень важна в приказе и терминология. Чтобы не возникло разночтений, желательно избегать расплывчатых фраз и формулировок типа: «кадровые документы», «документы по работе с персоналом», «иные документы». Следует писать конкретно: «трудовой договор», «приказ о приеме на работу», «трудовая книжка», «личная карточка» и т. п. Четко, определенно и юридически грамотно составленный приказ о делегировании полномочий работнику кадровой службы — залог того, что в будущем у компании не возникнет проблем ни с трудинспекцией, ни с сотрудниками. На практике часто возникает такой вопрос. Вправе ли руководитель компании подписывать различные документы (приказы, распоряжения) по тем вопросам, которые он передал в ведение другого сотрудника. Отвечаем: может. Ведь, делегируя полномочия, «гендир» не отказывается от них, а только делится ими. Он не теряет статуса первого лица компании и вправе действовать на основании полномочий, предоставленных ему в силу закона и учредительных документов.
Проблемный договор
Мы не зря так подробно говорим о необходимости соблюдения всех условий и формальностей при передаче полномочий руководителя компании другому лицу. Дело в том, что нарушение установленного законом порядка и процедуры делегирования власти влечет для компании ряд неблагоприятных последствий. Как в плане бизнеса (в части подрыва репутации), так и в плане взаимоотношений с сотрудниками. Рассмотрим ситуации, которые возникают на практике при подписании договора от имени компании лицом, не имеющим на то должных полномочий <5>. ——————————— <5> В частности, лицом, не имеющим должных полномочий действовать от имени компании в полном объеме, можно признать заместителя генерального директора в период нахождения действующего руководителя компании при исполнении обязанностей. А также сотрудника, действующего без доверенности, с превышением полномочий, указанных в доверенности, по доверенности, дающей больше прав, чем это предусмотрено в уставе компании (ст. 174 ГК РФ), с неправильно оформленной доверенностью.
Следует отметить, что среди юристов нет единого мнения по поводу того, как относиться к сделкам, совершенным «ненадлежащими» представителями. Одни считают совершенные ими сделки вообще не заключенными. Другие относят такие сделки к категории ничтожных <6> (ст. 168 ГК РФ). Третьи утверждают, что вопрос о судьбе сделки целиком зависит от того, одобрит ли впоследствии ее представляемый (компания — юридическое лицо, от имени которой действует исполняющий обязанности руководителя). Последнее утверждение, на наш взгляд, более убедительно, так как полностью соответствует ст. 183 ГК РФ. ——————————— <6> Недействительные сделки делятся на оспоримые и ничтожные (ст. 166 ГК РФ). В первом случае вопрос о признании сделки недействительной решается только судом, во втором — она изначально считается недействительной. При недействительности сделки каждая из сторон обязана возвратить другой все полученное в результате заключения сделки (ст. 167 ГК РФ).
Статья 183 «Заключение сделки неуполномоченным лицом» Гражданского кодекса РФ
1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. 2. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. В этом плане представляет интерес Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 23 октября 2000 г. N 57 «О некоторых вопросах практики применения статьи 183 Гражданского кодекса Российской Федерации» (далее — Информационное письмо N 57). В документе сказано, что в при рассмотрении арбитражными судами исков к представляемому (например, к компании, выдавшей доверенность), основанных на сделке, заключенной неуполномоченным лицом, следует принимать во внимание, что такая сделка служит основанием для отказа в иске, если только не будет доказано, что представляемый впоследствии сам прямо одобрил данную сделку (п. 2 ст. 183 ГК РФ) <7>. Согласно документу под одобрением сделки следует понимать, в частности: ——————————— <7> См. также Постановление Президиума ВАС РФ от 24 марта 1998 г. N 6813/97.
письменное или устное одобрение независимо от того, адресовано ли оно непосредственно контрагенту по сделке; признание представляемым претензии контрагента; — конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; — реализация других прав и обязанностей по сделке); — заключение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой; — просьба об отсрочке или рассрочке исполнения; — акцепт инкассового поручения. Как показывает анализ арбитражной практики, в качестве одобрения может выступать, например, оприходование и реализация товара со стороны представляемого <8>. ——————————— <8> См. Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26 июня 2001 г. N А65-12526/00-СГ2-14.
В Информационном письме N 57 также говорится о том, что последующее одобрение сделки имеет правовое значение только в том случае, если исходит от органа или лица, уполномоченных в силу закона (учредительных документов или договора) заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.
Пример 1. Сергей Л., генеральный директор строительной компании «Остров», на период отпуска с 1 сентября по 28 сентября 2010 г. передал свои полномочия по управлению фирмой начальнику планового отдела Константину Р. Издал об этом соответствующий приказ, оформил доверенность на представительство с правом передоверия третьему лицу <9> и отбыл к месту отдыха. Константин в положенный срок приступил к обязанностям временного директора. Вскоре ему понадобилось (для разрешения нестандартной ситуации) вылететь на несколько дней на отдаленный строительный объект. Врио дал распоряжение подготовить для него командировочные документы и доверенность на передоверие полномочий генерального директора руководителю финансового отдела Михаилу Т., чтобы фирма на этот период не оставалась без хозяина. Однако Константин не оформил передоверие должным образом, то есть в нотариальном порядке <10>. Временно возглавляя компанию, Михаил заключил несколько договоров о поставке строительных материалов. А генеральный директор, вернувшись из отпуска, подписал акты приемки, по которым поступил товар. Таким образом, сделка, совершенная неправомочным лицом, была впоследствии одобрена руководителем компании. Это свидетельствует о том, что договор следует считать действительным с самого момента его совершения (ч. 2 ст. 183 ГК РФ). ——————————— <9> См. Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26 июня 2001 г. N А65-12526/00-СГ2-14. <10> Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность (ч. 1 ст. 187 ГК РФ).
Подпись под сомнением
Неприятности, связанные с нарушением порядка передачи полномочий генерального директора, могут возникнуть также и внутри компании. Например, в том случае, если кадровые документы сотрудников подписывает ненадлежащее лицо. Чаще всего подобные огрехи обнаруживаются в результате проверок Гострудинспекции или при обращении работника в отделение Пенсионного фонда за назначением пенсии.
Пример 2. Во время проведения плановой проверки инспектор Рострудинспекции обнаружил в компании «С.» различные нарушения. В частности, трудовые договоры с сотрудниками за период 2009 — 2010 гг. были подписаны лицом, не имеющим на то соответствующих полномочий, а именно главным бухгалтером компании <11>. Так как обычно на этом документе наряду с подписью работника стоит подпись генерального директора, проверяющий засомневался в правильности оформления договоров. Он попросил подтверждения того, что функция установления трудовых отношений в компании передана главбуху. Но ни соответствующего приказа по основной деятельности, ни каких-либо «намеков» на это в трудовом договоре или должностной инструкции главного бухгалтера не было. Правовой инспектор вынес соответствующее предписание об устранении недостатков. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за допущенное нарушение на организацию был наложен штраф в размере 50000 руб. ——————————— <11> Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена (ч. 3 ст. 187 ГК РФ).
Анализируя приведенный выше пример, отметим, что для работников, как правило, не наступает каких-либо негативных последствий, связанных с подписанием трудовых договоров работников ненадлежащим лицом. Дело в том, что такую ситуацию можно вполне расценить как фактическое допущение к работе без оформления (в письменном виде) трудового договора. Правда, следует оговориться. При этом должно быть соблюдено условие, что каждый из сотрудников в свое время был фактически допущен к работе с ведома или по поручению надлежащего лица, то есть работодателя или его представителя (например, генерального директора).
Статья 67 «Форма трудового договора» Трудового кодекса РФ
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров. А вот ситуация, при которой работник Пенсионного фонда обнаружит в трудовой книжке сотрудника «странную» подпись, заставит поволноваться не только ответственное лицо компании, но и будущего пенсионера.
Пример 3. Николай Ч. по достижении пенсионного возраста обратился в территориальный орган ПФР за назначением трудовой пенсии. Но тут его поджидал «сюрприз». Изучая трудовую книжку сотрудника, работник собеса обратил внимание на следующее обстоятельство. В документе последняя запись об увольнении была заверена не печатью работодателя, как это положено по закону <12>, а печатью структурного подразделения организации — кадровой службы, что лишало запись юридической силы. Для того чтобы подтвердить проблемный стаж, сотрудник Пенсионного фонда запросил в организации копии приказов (о приеме и увольнении работника за этот период), а заодно и документ, подтверждающий право кадровика (чья подпись стояла под увольнением), на визирование подобных записей. Как выяснилось, и приказы о приеме и увольнении, и трудовую книжку визировало лицо, которому в установленном порядке не были переданы соответствующие полномочия. В результате стаж работника (а это примерно полтора года) был подтвержден копией имеющегося у работодателя экземпляра трудового договора с сотрудником (так как свой экземпляр Николай не сохранил). ——————————— <12> При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
Мы рассказали о том, как важно с точки зрения закона правильно делегировать полномочия генерального директора. Но не менее важно определиться и с самой кандидатурой преемника. Это должен быть человек, на которого можно всецело и полностью положиться и от которого не последует каких-либо нежелательных «сюрпризов». Например, на практике бывает так, что уполномоченное лицо, после того как отпала необходимость в его услугах, «забывает» вернуть доверенность, срок которой еще не истек, а порой и злоупотребляет доверием, продолжая действовать от имени компании. Поэтому, в случае если у генерального директора есть какие-то сомнения по кандидатуре представителя, лучше вовремя найти ему замену. А если доверенность нужна для выполнения каких-то отдельных полномочий (например, заключения договоров с одной и той же компанией), то лучше сделать так. Выдать доверенность на руки не представителю, а непосредственно третьему лицу, допустим директору компании, с которой должны будут заключаться договоры (ч. 1 ст. 185 ГК РФ).
Устав организации (извлечение)
Утвержден общим собранием участников Общества Протокол N 12 от 13 сентября 2007 г.
Устав общества с ограниченной ответственностью «Общество» (ООО «Общество»)
г. Москва
…
6. Генеральный директор
… 6.7. Заместитель генерального директора назначается генеральным директором и без доверенности действует от имени Общества. Заместитель выполняет функции генерального директора в случаях, когда генеральный директор не может исполнять свои обязанности. 6.8. При отсутствии заместителя генерального директора функции генерального директора во время отсутствия последнего выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора. …
Трудовой договор с заместителем генерального директора (извлечение)
Трудовой договор N 15
12 февраля 2010 г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Общество» (ООО «Общество»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Иванова Сергея Ивановича, действующего на основании Устава, и Кузнецов Виктор Петрович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Предмет договора
1.1. Работодатель принимает Работника в финансовый отдел на должность заместителя генерального директора. 1.2. Настоящий договор является договором по основной работе. 1.3. Работнику устанавливается испытательный срок продолжительностью 3 (три) месяца.
2. Обязанности и права сторон
… 2.5. На период временного отсутствия генерального директора Общества обязанности генерального директора исполняет Работник.
Если у генерального директора нет заместителя, то, как правило, на период своего отсутствия генеральный директор назначает приказом одного из работников организации.
Дополнительное соглашение к трудовому договору и. о. генерального директора (извлечение)
1. Помимо работы по должности «Коммерческий директор», Работник обязуется выполнять дополнительные обязанности по должности «Генеральный директор» в соответствии со ст. 151 Трудового кодекса, а именно: … 2. За выполнение дополнительных обязанностей, указанных в п. 1 настоящего Дополнительного соглашения, Работнику устанавливается доплата в размере 30000 (тридцать тысяч) руб. 3. Настоящее Соглашение заключается на время командировки генерального директора, а именно на период с 11 октября 2010 г. по 15 октября 2010 г.
Приказ о временном исполнении обязанностей генерального директора
Общество с ограниченной ответственностью «Общество» (ООО «Общество»)
Приказ
11.10.2010 N 88-ок
Москва
О временном исполнении обязанностей
В связи с командировкой на период с 11 октября 2010 г. по 15 октября 2010 г.
Приказываю:
1. Возложить временное исполнение обязанностей генерального директора в период с 11 октября 2010 г. по 15 октября 2010 г. на коммерческого директора Сергеева А. С. без освобождения его от основной работы. 2. Установить на этот срок доплату коммерческому директору Сергееву А. С. за временное исполнение обязанностей генерального директора в размере 30000 (тридцать тысяч) руб.
Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от…
Генеральный директор Иванов С. И. Иванов
С приказом ознакомлен:
Сергеев А. С. Сергеев
11.10.2010
Доверенность выдается лицу, временно исполняющему обязанности гендиректора. Документ необходим для совершения действий вне организации.
Доверенность
Москва, одиннадцатое октября две тысячи десятого года
Настоящей доверенностью Общество с ограниченной ответственностью «Общество» (ООО «Общество») в лице генерального директора Иванова Сергея Ивановича, действующего на основании Устава, доверяет Сергееву Алексею Степановичу, работающему в ООО «Общество» в должности коммерческого директора, совершать от имени ООО «Общество» следующие действия: 1. Заключать договоры от имени ООО «Общество». 2. Представлять интересы ООО «Общество» во всех учреждениях и организациях. 3. Вести переговоры от имени ООО «Общество». 4. Право первой подписи всех документов. 5. Издавать приказы (распоряжения), относящиеся к деятельности общества.
Настоящая доверенность выдана на срок с 11 октября 2010 г. по 15 октября 2010 г. без права передоверия.
Подпись представителя Сергеев удостоверяю
Генеральный директор ООО «Общество» Иванов С. И. Иванов
