(«Культура: управление, экономика, право», 2008, N 1)
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ УЧЕБНЫМ ЗАВЕДЕНИЕМ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СФЕРЫ КУЛЬТУРЫ
Т. А. АРТЕМЕНКОВА
Артеменкова Т. А., доктор педагогических наук, директор института повышения квалификации «Конверсия» — Высшая школа бизнеса, г. Ярославль.
Среди множества проблем, с которыми сталкиваются и будут сталкиваться средние профессиональные учебные заведения в XXI в., наиболее важной и сложной будет проблема эффективного управления учебным заведением. Если еще в недавнем прошлом деятельность учебного заведения оценивалась в количественных величинах (количество лауреатов конкурсов, количество окончивших учебное заведение на «отлично», количество работающих по профессии, объем финансирования и так далее), то в условиях новой экономики первостепенное значение приобретают иные оценочные параметры, а именно оценка качества образования, эффективности управления, соответствия современным требованиям и международным показателям в этой сфере.
Такие изменения необходимы, поскольку макроэкономические процессы, происходящие в современной России, предполагают, что все учебные заведения независимо от их специфики и ведомственной принадлежности в самое ближайшее время должны будут активно адаптироваться к рыночным условиям хозяйствования.
Многие образовательные учреждения уже сегодня уверенно держат курс на работу в условиях рыночной экономики, но справедливости ради можно сказать, что среди них бюджетных организаций не так уж много.
Наиболее инертными к внедрению инноваций являются средние специальные учреждения сферы культуры, а именно музыкальные, художественные училища и училища (колледжи) культуры (культуры и искусств). В этой связи вопросы повышения эффективности управления средними профессиональными образовательными учреждениями сферы культуры можно считать одними из наиболее актуальных и требующих незамедлительного решения. Ситуация усугубляется сложным положением всей системы среднего профессионального образования в связи с развитием российского образования в свете решений Болонского соглашения.
Одним из условий эффективного управления учебным заведением можно считать использование информационной системы в управленческой деятельности.
Эффективность работы любого учебного заведения зависит от отлаженного механизма управления всеми звеньями и структурами. Современные информационные технологии позволяют автоматизировать эту работу, используя специализированные для учебного заведения информационные системы (ИС). Например, информационная система КИС УЗ ЗАО «Информационные системы» предназначена для управления работой всего учебного заведения. Она автоматизирует работу администрации, приемной комиссии, предметно-цикловых комиссий, учебного отдела, планово-экономической службы, бухгалтерии, вахтера, технической службы. Каждый работник учебного заведения, находясь на своем рабочем месте, имеет возможность воспользоваться в рамках своих полномочий единой базой данных студентов, учебных планов, преподавателей, аудиторий. Система позволяет прослеживать успеваемость и оплаты (если таковые имеются в учебных заведениях) студентов от абитуриента до выпускника, преподавателя — от плана до заработной платы. КИС УЗ состоит из нескольких модулей-подсистем.
Сегодня практически в каждом вузе работает та или иная информационная система, в том числе и названный КИС УЗ (работает более чем в ста вузах и десяти учреждениях СПО). Вузовское сообщество активно дискутирует вопросы качества используемых систем, удобства, функциональности той или иной информационной системы управления учебным заведением. В учреждениях среднего профессионального образования активно появляются подобные системы. Но эта тенденция пока не коснулась учреждений СПО сферы культуры.
В качестве основных аргументов руководители ссузов сферы культуры выдвигают следующие:
— нехватка средств на приобретение информационной системы (нередко приходится начинать не с установки информационной системы, а с приобретения компьютеров для оснащения рабочих мест);
— отсутствие специального информационного продукта, учитывающего сложную специфику работы учреждений сферы культуры.
Второй аргумент нам представляется наиболее значимым, поскольку именно отсутствие специализированного информационного продукта долгие годы сдерживало переход ссузов сферы культуры на работу в информационных технологиях, поскольку специфика работы среднего специального учебного заведения не дает возможности внедрения типовых информационных систем, работающих в области образования.
Сегодня такой специализированный продукт появился на рынке. Название его — «Комплексная информационная система управления учебным заведением» или в сокращенном варианте КИС УЗ. Обратите внимание, что речь пойдет именно о специальном программном продукте, который разработчики сделали с учетом сложной специфики образовательных учреждений сферы культуры, адаптировав апробированную вузовскую систему применительно к среднему профессиональному учреждению сферы культуры.
Разработчики понимали, что ссузы сферы культуры весьма ограничены кадровыми возможностями и скромным бюджетом. И тем не менее идею внедрения системы управления сочли вполне осуществимой при условии выработки комплексного подхода.
Управление такой сложной структурой, как ссуз сферы культуры, может быть в значительной степени упрощено путем внедрения «Комплексной информационной системы управления учебным заведением». С помощью данной системы можно автоматизировать значительное число управленческих процессов, проходящих в ссузах, начиная от составления расписаний и индивидуальных учебных планов до распределения аудиторий и начисления заработной платы сотрудникам. Учет информации необходим всем участникам образовательного процесса, так как позволяет автоматизировать деятельность всех служб ссуза, а также руководства учебного заведения.
В сфере учебно-воспитательной деятельности так или иначе объективно циркулируют самые различные потоки информации, обеспечивая функционирование всех компонентов процесса, определяемых многообразными отношениями типа «преподаватель — студент», «администрация — преподаватель», «преподаватель — учебный план», «студент — учебник» и т. д. Программа решает задачу упорядочения информационных потоков и обеспечения достоверной информацией за счет обеспечения оперативного сбора и координации данных для принятия управленческих решений.
Программа решает задачу учета информации о деятельности учебного заведения, охватывающего все его подразделения: приемную комиссию, учебный отдел, финансовые и кадровые службы, предметно-цикловые комиссии, отдел по воспитательной работе и т. д.
Не менее важна для ссуза проблема получения оперативной информации об индивидуальных достижениях или особенностях каждого студента. КИС УЗ позволяет получить эту информацию в самое короткое время без дополнительных усилий со стороны сотрудников учебного заведения.
Кроме того, КИС УЗ является основой для внедрения системы дистанционного обучения.
Внедряя информационную систему в процесс управления учебным заведением, оно получает ощутимые выгоды.
1. За счет значительного сокращения времени на рутинную работу у руководства учебным заведением появляется реальная возможность заняться вопросами стратегического развития училища.
2. Появляется «прозрачность» в информационных потоках. Выходные документы КИС УЗ позволяют изменить характер работы учебных отделов и предметно-цикловых комиссий, гарантируют получение наиболее точной и полной информации, обеспечивающей квалифицированное административно-управленческое решение по многим учебным вопросам. Использование одной базы данных минимизирует количество ошибок при составлении заявок на расписание, назначении стипендии, изменении рабочих учебных планов, составлении статистических отчетов и т. д. Так как электронная рабочая карточка студента накапливает всю информацию о процессе обучения студента в ссузе, это позволяет получить необходимую справку не только по текущим учебным вопросам, но и по материалам прошлых семестров.
3. При полном использовании КИС УЗ вполне возможна оптимизация штата технических сотрудников, обслуживающих образовательный процесс. А это значит, что появляется материальная выгода.
Базовая структура КИС УЗ включает в себя такие блоки, как «Учебные планы», «Расписание», «Студенты», «Преподаватели». Каждый блок представляет собой законченную, но постоянно развивающуюся базу данных, обеспечивающую выдачу нормативной и расчетной информации по соответствующему разделу учебного процесса. Кроме того, блоки объединены в большую базу данных, имеющую общие для нескольких блоков части.
Каждая подсистема выполняет определенные функции:
Учебные планы.
— Формирование учебных планов по специальности (трех видов: для вуза по семестрам, для средних специальных учебных заведений по семестрам, индивидуальный учебный план).
— Построение структурно-логической схемы (СЛС) прохождения дисциплин по специальности.
— Формирование учебного плана на основе СЛС.
— Анализ на соответствие государственным стандартам.
— Формирование рабочих планов по семестрам с подсчетом нагрузки на семестр и в неделю.
— Формирование распределения нагрузки по предметно-цикловым комиссиям.
— Формирование индивидуальных планов преподавателей.
— Генератор оформления учебных планов для печати.
— Анализ распределения нагрузки по предметно-цикловым комиссиям.
— Сводные ведомости по анализу нагрузки.
— Анализ эффективности планирования по специальностям для учебного заведения.
— Закрепление рабочих планов за группами.
— Закрепление рабочих планов за студентами.
— Планирование структуры учебной нагрузки на следующий учебный год.
— Планирование учебной нагрузки ссуза.
Расписание.
— Ввод и корректировка расписания (текущего и на семестр).
— Оперативный анализ расписания по:
— выполнению плана по преподавателям;
— выполнению плана по группам;
— индивидуальному плану преподавателя;
— ведение БД аудиторного фонда с учетом технического оснащения и программных средств обучения.
— Ведение БД изменения расписания с анализом изменений в виде ведомости и графика.
— Ведение БД установки дополнительного оборудования в аудитории.
— Печать расписания (в разных разрезах: по группе, по дате, за период, по преподавателю, по направлению; текущего и на семестр).
— Анализ использования аудиторного фонда (в графике).
— Фактически отработанное время преподавателя.
— БД пройденных курсов.
— Нагрузка на группу.
— Вывод расписания в internet для ограниченного доступа.
Студенты.
— Отдел кадров студентов:
— личная карточка студента;
— несколько личных дел на одного студента (дополнительное образование);
— генератор произвольных приказов;
— генератор произвольных запросов.
— генератор произвольных документов (документатор).
— Обучение студента:
— дополнительное образование;
— учет успеваемости (по закрепленным учебным планам);
— организация сессии;
— работа с «недопуском»;
— печать экзаменационных групповых, индивидуальных и сводных ведомостей;
— печать экзаменационных и сводных ведомостей;
— печать ведомости по задолжникам;
— журнал работы с родителями;
— анализ успеваемости (диаграммы по предмету, по группе, по курсу, по специальности, по количеству задолженностей);
— обучение по индивидуальному плану (согласно СЛС);
— выдача учебных пособий;
— фотография студента;
— рейтинг студентов.
— Абитуриенты:
— организация вступительных испытаний;
— подсчет средних и проходных баллов;
— генератор отчетных форм;
— перевод в студенты абитуриентов, прошедших испытание;
— перевод в резерв абитуриентов, не прошедших испытание.
— Расчеты за обучение:
— учет оплат студентов за обучение;
— начисления оплаты за обучение;
— долг/переплата;
— анализ начислений и оплат.
— Подготовка и проведение итоговой аттестации:
— утверждение тем дипломных работ;
— формирование приказа о допуске;
— итоги ГАК;
— формирование и печать вкладыша в диплом.
Преподаватели.
— Отдел кадров преподавателей:
— личные карточки преподавателей;
— генератор произвольных приказов;
— генератор произвольных запросов.
— Научная работа.
— Учебно-методическая работа.
— Индивидуальный план преподавателя.
— Анализ выполнения индивидуального плана.
— Подготовка и проведение расчетов по заработной плате.
— Сертификация преподавателей.
Архитектура КИС УЗ достаточно гибкая, она позволяет как присоединять к ней новые блоки (с использованием необходимой информации из действующих блоков), так и разрабатывать новые формы и программы для обработки информации в рабочей части КИС УЗ. Так, к базовой структуре могут быть подключены подсистема «Библиотека» и многое другое.
Для специалистов и заинтересованных лиц предоставляется детальная информация по техническим требованиям и о порядке эксплуатации системы.
