О ПОРЯДКЕ ЛЕГАЛИЗАЦИИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ
ВЫВОЗУ ЗА ГРАНИЦУ, ПУТЕМ ПРОСТАВЛЕНИЯ ШТАМПА «АПОСТИЛЬ»
С. В. МИРОНОВА
Миронова С. В., главный специалист-эксперт отдела по вопросам правовой помощи и международного сотрудничества Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Свердловской области.
Согласно общепризнанным нормам международного права документы, составленные в пределах юрисдикции одного государства, принимаются на территории другого государства только при условии их соответствующего удостоверения в установленном порядке.
В настоящее время наиболее широкое распространение получили два способа такого удостоверения — консульская легализация и проставление апостиля.
Процедура легализации документов достаточно сложна. К тому же она имеет существенный недостаток — документ, прошедший легализацию, оказывается действительным только для государства, консульское учреждение которого проставило легализационную запись.
В целях упрощения процесса признания иностранных документов в городе Гааге в 1961 г. была подписана Конвенция, отменяющая требования консульской легализации иностранных документов, путем проставления апостиля. Проставление апостиля намного проще процедуры консульской легализации и является единственной формальностью, которую могут потребовать для удостоверения подлинности документа.
В отличие от легализации документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой стране участнице Гаагской конвенции.
Что такое апостиль?
Апостиль — это специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией об отмене требований легализации официальных иностранных документов, заключенной 5 октября 1961 г., проставляется на официальных документах и нотариально заверенных копиях документов и не требует дальнейшего заверения или легализации. Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа, непосредственно на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Апостиль удостоверяет подлинность подписи лица, подписавшего документ, качество, в котором выступает лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае — подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Ссылаясь на положения Гаагской конвенции, под официальными документами следует понимать:
1) документы, изданные органом или должностным лицом, подчиняющимся юрисдикции государства, включая документы из прокуратуры, от секретаря суда или судебного исполнителя;
2) административные документы;
3) нотариальные акты;
4) официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных частными лицами, например официальное подтверждение регистрации документа или факта, имевшего место на определенную дату, а также официальное и нотариальное заверение подписей.
Действие Гаагской конвенции распространяется на документы об образовании, трудовом стаже и гражданском состоянии, также документы медицинского характера (медицинские справки, выписки из истории болезни), доверенности, материалы по гражданским, семейным и уголовным делам, судебные решения. Кроме этого, допускается апостилирование нотариально заверенной копии документа. Например, копии доверенности, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, аттестатов, дипломов и т. д. Такая легализация упрощает процесс признания документов на территории другой страны. Тем более что это возможность оставить оригинал документа на руках владельца.
Документы с проставленным апостилем, принимают все страны — участницы Гаагской конвенции. А именно: Австралия, Австрия, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Багамские Острова, Барбадос, Белиз, Бельгия, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней-Даруссалам, Великобритания, Венесуэла, Германия, Гондурас, Гренада, Греция, Грузия, Дания, Доминика, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Кипр, Колумбия, Корея, Лесото, Либерия, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Малави, Мальта, Маршалловы Острова, Мексика, Монако, Намибия, Нидерланды, Ниуэ, Новая Зеландия, Норвегия, Острова Кука, Панама, Португалия, Сальвадор, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсили, Свазиленд, Сейшельские Острова, Сент-Винсент и Гренадины, Сент-Китс и Невис, Сент-Люсия, Сербия, Суринам, США, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Фиджи, Франция, Хорватия, Черногория, Швейцария, Эквадор, Южно-Африканская Республика, Япония, территория Нидерландов: Аруба, Нидерландские Антильские острова, территория Великобритании: Ангилья, Бермудские острова, Британская Антарктическая территория, Каймановы острова, Фолклендские острова, Гибралтар, Бейлифский округ Гернси, остров Мэн, Джерси, Монтсеррат, остров Святой Елены, острова Теркс и Кайкос, Виргинские острова.
Хотелось бы обратить внимание, что в отношении ряда стран для легализации документов достаточно обычного нотариального перевода документа. К таким странам относятся: Азербайджан, Албания, Армения, Беларусь, Болгария, Венгрия, Казахстан, Кипр, Китай, Латвия, Литва, Македония, Молдова, Польша, Румыния, Словакия, Словения, Украина, Финляндия, Чехия, Эстония. (Это страны, с которыми у России или Союзом Советских Социалистических Республик были заключены отдельные двусторонние договоры.)
Где поставить апостиль?
Апостиль чаще всего ставится в том субъекте Российской Федерации, на территории которого выдан документ. Если вы обратились за проставлением апостиля в орган не по месту выдачи основного документа, его копия должна быть заверена нотариусом по месту нахождения органа, проставляющего апостиль.
В России апостиль проставляют следующие учреждения:
— министерства юстиции республик в составе Российской Федерации, органы юстиции краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга — на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. В Свердловской области эти функции возложены на Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Свердловской области (г. Екатеринбург, ул. Куйбышева, 100, каб. 213);
— республиканские органы записи актов гражданского состояния республик в составе Российской Федерации, органы загса краевых, областных окружных центров, городов Москвы и Санкт-Петербурга — на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им организаций;
— архивные органы республик, краев, областей, автономных образований — на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений;
— Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации — на документах, оформляемых по линии прокуратуры;
— Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации — на документах об образовании.
Для проставления апостиля физическим лицам представляется: заявление о проставлении апостиля на официальном документе, документ, удостоверяющий личность гражданина, квитанция об оплате государственной пошлины в размере 300 рублей за один документ (в соответствии с п. 41 ч. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации).
Для проставления апостиля юридическому лицу от имени последнего представляется заявление на проставление апостиля, доверенность, подтверждающая полномочия представителя юридического лица, квитанция об оплате государственной пошлины в размере 300 рублей за один документ (в соответствии с п. 41 ч. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации). Документы юридических лиц (уставы, свидетельства о регистрации и другие учредительные документы) легализуются в нотариально удостоверенных копиях при условии, что данные документы зарегистрированы в российских государственных органах и имеют соответствующие отметки и печати о регистрации.
Для проставления апостиля органы государственной власти, органы местного самоуправления предоставляют заявление на проставление апостиля, доверенность, подтверждающую полномочия представителя.
От уплаты государственной пошлины органы государственной власти и органы местного самоуправления освобождаются, в соответствии с п. 10 ч. 1 ст. 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации.
Срок рассмотрения документов, представляемых на проставление апостиля, составляет три дня. При отсутствии образцов подписи и оттиска печати, которые имеются на документе, должностное лицо, уполномоченное на проставление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи и истребует образец оттиска печати органа, от которого исходит документ (максимальный срок исполнения запроса 30 дней).
В проставлении апостиля отказывается:
— если официальный документ не предназначен для предъявления за границей;
— если на официальном документе отсутствуют реквизиты, наличие которых в соответствии с законодательством Российской Федерации является обязательным;
— если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа государственной власти, органа местного самоуправления, нотариуса на официальном документе не соответствуют имеющимся образцам;
— если подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочиями на его подписание;
— в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме. Отказ в проставлении апостиля осуществляется в письменной форме: если имеется соответствующее письменное обращение заявителя или соответствующая отметка в заявлении на проставление апостиля либо требование заявителя. Отказ в проставлении апостиля может быть обжалован в судебном порядке.
В заключение хотелось бы обратить внимание, что существуют случаи, когда документ не подлежит ни консульской легализации, ни апостилированию. Такая практика складывается в отношении коммерческих документов (договоры, счета-фактуры и другие товарораспределительные документы). Для указанных видов документов предусматривается специальная процедура легализации, которая осуществляется только в Торгово-промышленной палате Российской Федерации. После такой легализации документ должен быть заверен в консульстве той страны, на территории которой планируется применение этого документа.
Если иностранный документ исходит из (или предназначен для) страны, которая не является участником Гаагской конвенции, то процедура проставления апостиля недопустима и для легализации документа придется пройти процедуру консульской легализации.
Легализация документа не требуется, когда: 1) учреждение, в которое планируется представить документ, не требует его легализации; 2) между Россией и страной, на территории которой документ желают использовать, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации документа; 3) легализация не может быть осуществлена по причине специфического вида документа.
Апостиль не проставляется на документах дипломатических или консульских учреждений, на документах, имеющих отношение к коммерческой либо таможенной операции. В соответствии с международной практикой такие документы признаются в международном обращении без легализации.
