Вопрос о признании документов, выданных в иностранных государствах, является весьма актуальным. Практическую его значимость вообще трудно переоценить. Обращаясь к исторической ретроспективе, с полной уверенностью можно сказать, что еще с того момента, как древние общества расставались с автаркическим существованием и вступали во взаимодействие как на государственно — политическом уровне, так и на уровне торгово — экономическом или личных контактов граждан, возникали проблемы с признанием законности и полномочий выданных иностранных документов для применения в данном государстве.
Особое звучание этот вопрос приобрел в наше время, поскольку в условиях глобализации и всестороннего развития интеграционных процессов контакты между государствами стали более интенсивными, а связи между гражданами разных стран охватывают, без преувеличения, всю планету. Приезжая в другую страну на работу, учебу или постоянное место жительства, гражданин может оказаться фактически недееспособным всего лишь из-за того, что предъявляемые им документы не рассматриваются соответствующими органами иностранного государства в качестве имеющих юридическую силу потому, что они не прошли одной, казалось бы, мелкой формальной процедуры — так называемой легализации.
Под легализацией понимают подтверждение подлинности имеющихся на документах подписей; как правило, легализации подлежат документы, составленные за границей или предназначенные для действия в зарубежном государстве: производится в форме удостоверительной надписи консула.
Из этого определения видно, что под легализацией чаще всего понимают так называемую консульскую легализацию — установление и засвидетельствование подлинности подписей на документах и соответствия их законам государства пребывания. Консул легализует документы и акты, составленные при участии властей консульского округа или исходящие от этих властей. Порядок консульской легализации устанавливается министерством иностранных дел.
Согласно международной практике легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т. п.), не требуется. Документы официальных органов РФ, предназначенные для использования за границей, обязательно должны быть легализованы, если иное не предусмотрено положениями международных договоров, которые подписала Россия и иностранное государство, на территории которого эти документы будут использованы.
Легализация предназначенных для использования за границей российских документов обычно предполагает три этапа: нотариальное заверение копии документа и верности его перевода на иностранный язык, свидетельствование подлинности подписи и печати нотариуса Министерством юстиции РФ и подтверждение подлинности печати Минюста РФ и подписи должностного лица Департаментом консульской службы МИД РФ. Затем еще необходимо провести легализацию документов в консульстве государства предполагаемого использования, где должны быть подтверждены подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника ДКС МИД РФ на основании имеющихся образцов.
Как правило, легализации подлежат только нотариально заверенные копии российских документов, то же касается и документов об образовании, выданных до 1996 г. В копиях также удостоверяются документы об образовании, выданные на территории бывших союзных республик до декабря 1991 г. Удостоверение же документов, выданных в бывших советских республиках после 1991 г., российскими консульскими учреждениями не производится, поскольку такая процедура явилась бы нарушением суверенитета этих ныне независимых государств.
На легализацию ни в оригиналах, ни в копиях не принимаются трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности, поскольку не подлежат вывозу и пересылке за границу. В отношении документов, исходящих от российских юридических лиц, порядок легализации установлен в соответствии с законодательством РФ при условии их государственной регистрации. Так, устав акционерного общества легализуется в нотариально удостоверенной копии при условии, что он зарегистрирован в реестре соответствующего российского государственного органа и на нем имеются необходимые в таких случаях отметки и печати о регистрации; сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, однако он должен быть выдан уполномоченным государственным органом, а не самим производителем.
Срок рассмотрения представляемых на легализацию документов составляет 3 дня, консульским департаментом за ее совершение взимается государственная пошлина и сборы в счет возмещения фактических расходов. По аналогичной схеме легализуются иностранные документы, предназначенные для использования в России: процедура осуществляется в российских консульствах за рубежом после легализации их в МИДе либо в другом уполномоченном на то официальном учреждении государства происхождении документа (в США — в офисе Секретаря штата или на федеральном уровне — в Государственном департаменте, в большинстве офшорных зон — в офисе Регистратора компаний) в порядке, предусмотренном законодательством этого государства, а документы, составленные или заверенные консульствами иностранных государств на территории России, легализуются в Департаменте консульской службы МИД нашей страны.
Безусловно, процедура легализации представляет собой весьма сложный и продолжительный по времени процесс. Однако с 31 мая 1992 г. у россиян появилась возможность пользоваться преимуществами международных договоров, отменяющих в некоторых случаях требования о легализации, поскольку именно с этого времени Россия присоединилась к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., согласно которой документы, предназначенные для представления в официальные органы государств — участников Конвенции, удостоверяются в упрощенном порядке, посредством проставления так называемого апостиля.
Апостиль — специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией ставится на документах ее государств — участников с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Он имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и заголовок «APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 Octobre 1961)». Для проставляемых на апостиле подписей, печатей и штампов никакого дополнительного заверения не требуется. Положения Гаагской конвенции не распространяются на документы, совершенные в дипломатических представительствах или консульских учреждениях, а также документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям. Тем не менее апостилизация документов необходима для открытия счета в банке, создания представительства или дочерней компании, а также при других контактах с официальными органами вне страны происхождения документов.
Право проставления апостиля имеют определенные государственные органы и должностные лица каждой страны. Например, в США — Секретарь штата, в ряде других стран, в том числе в России, — Министерство иностранных дел. Однако в некоторых случаях возможен упрощенный порядок взаимопризнания документов: ряд двусторонних договоров о правовой помощи, заключенных Российской Федерацией (с Азербайджаном, Албанией, Алжиром, Болгарией, Боснией и Герцеговиной, Венгрией, Вьетнамом, Испанией, Кипром, Киргизией, КНДР, Кубой, Латвией, Литвой, Македонией, Молдавией, Монголией, Польшей, Румынией, Словакией, Словенией, Тунисом, Хорватией, Чехией, Эстонией, Югославией), а также Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная 22 января 1993 г. в Минске 12 государствами — членами СНГ — определяют порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и пользуются на территории другой договаривающейся стороны доказательной силой официальных документов без какого-либо дополнительного удостоверения.
Здесь хотелось бы остановиться на нескольких примерах из практики арбитражных судов, касающихся проблем легализации. Напомним, что арбитражный суд принимает в качестве доказательств официальные иностранные документы при условии их легализации дипломатическими или консульскими службами Российской Федерации.
Необходимость полной легализации.
В арбитражный суд обратилась индийская фирма с иском к российскому ответчику. В качестве документа, подтверждающего правовой статус фирмы в Индии, был представлен документ на английском языке с разнообразными штампами и подписями на английском языке.
Согласно ст. 55 Консульского устава СССР 1976 г. консул легализует документы и акты, составленные при участии властей консульского округа. Требование легализации относится и к документам, исходящим от властей консульского округа. Поскольку Индия не является участницей Гаагской конвенции и не имеет с Россией специального соглашения, легализацию документов, исходящих с ее территории, необходимо проводить по полной схеме, вследствие чего арбитражный суд не вправе принимать иностранные официальные документы без консульской легализации, за исключением случаев, когда последнее предусмотрено двусторонним международным договором и документы сопровождены их заверенным переводом на русский язык. В данном случае арбитражный суд на вполне законных основаниях не принял к рассмотрению иск индийской стороны.
Отсутствие необходимости в легализации вследствие двустороннего соглашения.
В арбитражный суд обратилась китайская фирма с иском к российскому ответчику на предмет невыполнения обязательств по договору поставки. К исковому заявлению были приложены письменные доказательства, на которые ссылалась китайская сторона в обоснование своих требований. При этом все документы, содержащие письменные доказательства, включая уставные документы китайской фирмы, договор поставки, заключенный во исполнение международного договора о приграничной торговле между Россией и КНР, были составлены на китайском языке. Отметки о легализации на документах не было, перевод на русский язык не прилагался.
Отмена требования консульской легализации возможна лишь на основе международного договора, устанавливающего иной порядок представления иностранных документов в судебные органы (ст. 55 Консульского устава СССР 1976 г.) В данном случае двусторонний договор о правовой помощи между Российской Федерацией и Китайской Народной Республикой 1992 г. устанавливает следующее: «Официальные документы, составленные на территории одной договаривающейся стороны, пользуются доказательной силой официальных документов на территории другой договаривающейся стороны без легализации при наличии подписи и официальной печати» (ст. 29). Таким образом, арбитражный суд мог принять документы, заверенные официальными органами власти КНР, представленные китайским истцом.
В то же время ст. 8 АПК РФ определяет, что «судопроизводство в арбитражном суде ведется на русском языке» (п. 1). Это требование относится и к представляемым в арбитражный суд письменным доказательствам.
Поэтому суд вправе потребовать представления официального перевода этих документов, дабы они могли служить в качестве письменных доказательств позиций сторон, участвующих в судебном разбирательстве экономического спора.
Отсутствие необходимости в легализации вследствие присоединения к Гаагской конвенции.
В арбитражный суд обратилась швейцарская компания с иском о признании недействительным договора купли — продажи пакета акций, проданного на конкурсе. Арбитражный суд отказал в принятии искового заявления, сославшись на то, что представленные швейцарской фирмой документы о регистрации фирмы и доверенность на предъявление иска подписаны ненадлежащим образом и не прошли процедуру легализации.
Однако суд был вправе принять данное исковое заявление, поскольку Россия и Швейцария являются участницами Гаагской конвенции, согласно которой «каждое из договаривающихся государств освобождает от легализации документы, на которые распространяется настоящая конвенция», причем ст. 1 Конвенции к таковым относит и документы административного характера. Единственной формальностью, которая подтверждает подлинность подписей должностных лиц и печатей, согласно ст. ст. 3 и 4 Конвенции является проставление апостиля.
Представленные швейцарской фирмой документы относились к разряду административных. Подписи должностных лиц на всех документах, в т. ч. на доверенности, были заверены апостилем нотариуса в Цюрихе. Перевод этих документов был сделан в Москве, подпись переводчика была заверена апостилем московского нотариуса.
Аналогичную позицию занял Президиум ВАС РФ в недавно опубликованном деле швейцарской фирмы «Новартис Фарма Сервисез Инк.» и российского ЗАО «Алекс — Трейд» (Вестник ВАС, N 10, 2000 г.).
