КАК ПРОВЕСТИ ЭКСПЕРТИЗУ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И УСТАНОВИТЬ СРОКИ ИХ ХРАНЕНИЯ
Т. В. КУЗНЕЦОВА
— Необходимость проведения экспертизы ценности документов — Задачи экспертной комиссии — Справочники со сроками хранения документов — Порядок проведения экспертизы
Приближается окончание текущего 2005 года, и, как и положено, наступает время подготовки документов, вышедших из оперативной работы, к длительному хранению, а документов, срок хранения которых истек, — к уничтожению. Сколько лет хранится конкретный документ? Какие документы можно уничтожить? Такие вопросы ежегодно встают перед секретарем, в обязанности которого обычно входит, помимо других, формирование и хранение дел. Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой, организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться. Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора. Во всем мире выработаны и применяются определенные научные принципы и критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения. Обычно срок устанавливается в результате научных дискуссий и споров. Секретарю, отвечающему за хранение документов и готовящему документы к уничтожению, важно знать, где посмотреть выработанные в установленном порядке сроки хранения документов и как практически провести отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: — при составлении номенклатуры дел; — при подготовке дел, вышедших из оперативной работы, к длительному хранению или уничтожению; — при передаче дел на хранение в государственные архивы. Начинается определение сроков хранения документов в текущем делопроизводстве, в процессе составления номенклатуры дел — списка дел, которые ведутся в организации в течение года. Официально номенклатура дел определяется как «систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в определенном порядке» <*>. В номенклатуре напротив заголовка дела указывается срок его хранения. Это как бы планируемый срок хранения, он может быть потом уточнен. Номенклатура переутверждается или составляется, если ее не было, в конце года на следующий год. Следовательно, в ней мы перечисляем предполагаемые к заведению дела и предполагаем сроки их хранения. Одно из основных требований, предъявляемых к номенклатуре, — в дело не помещаются вместе документы постоянного и временного сроков хранения, так как дела с документами постоянного и дела с документами временного сроков хранения в дальнейшем обрабатываются по-разному, и если в деле перемешаны документы разных сроков хранения, дело придется при подготовке к дальнейшему хранению переформировывать. ——————————— <*> ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. С. 3.
Уже на стадии составления номенклатуры дел встает вопрос: где взять конкретные сроки хранения документов? Сроки хранения документов зафиксированы в специальных справочниках — перечнях документов со сроками хранения, которые составляются архивными учреждениям или, если они готовятся ведомством, обязательно согласовываются с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива. Секретарь может воспользоваться перечнями нескольких видов. Во-первых, наиболее часто пользуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Перечень утвержден в 2000 г., в 2003 г. вышла новая редакция этого Перечня, где в соответствии с решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 27 октября 2003 г. внесено дополнение: срок хранения индивидуальных (персональных) должностных инструкций установлен — 75 лет (ЭПК) в составе личных дел (ст. 35 Перечня). Еще раз обращаем внимание секретарей <*>, что в соответствии с указаниями по использованию Типового перечня он применяется для документов, возникших с 1995 г. Для документов, созданных ранее этого года, и для специфической документации, не вошедшей в Типовой перечень 2000 г., продолжает применяться Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный в 1988 г. и вышедший из печати в 1989 г. Так как год утверждения и издания этого Перечня не совпадают, в различных учебных пособиях, учебниках, справочниках и статьях этот Типовой перечень указывается то как перечень 1988 года, то как перечень 1989 года, но надо знать, что разговор идет об одном и том же документе. ——————————— <*> См.: Кузнецова Т. В. О сроках хранения дел // Секретарское дело. 2004. N 4. С. 36 — 38.
В Типовом перечне находят отражение сроки хранения документов, общих для всех организаций. Естественно, что каждая организация ведет свою специфическую деятельность, и документы, в которых она отражена, могут отсутствовать в Типовом перечне. Для определения сроков хранения таких документов следует воспользоваться другими перечнями. Для акционерных обществ порядок определения сроков хранения документов установлен Федеральным законом «Об акционерных обществах». В соответствии и на основании ст. 89 Закона Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03-33/ПС утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Перечнем, данным в этом положении, и должен воспользоваться секретарь акционерного общества, составляя номенклатуру дел или проводя экспертизу ценности документов при подготовке их к длительному хранению или передаче в архив <*>. ——————————— <*> См.: Кузнецова Т. В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ // Секретарское дело. 2004. N 1. С. 5 — 8.
Рядом крупных министерств и ведомств разработаны свои перечни документов, образующихся как в центральном аппарате, так и в организациях, находящихся в их ведении. Например, Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 декабря 2003 г. N 385 утвержден согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. В нем есть разделы, отсутствующие в Типовом перечне, такие, как: — бюджетные кредиты и гарантии; — казначейское исполнение бюджетов; — вопросы налоговой политики; — страховой надзор; — валютный контроль; — государственный финансовый контроль; — организация аудиторской деятельности; — производство и выпуск продукции и др., которые могут быть полезны при установлении сроков хранения документов не только в финансовых органах. В 2004 г. Приказом Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ утвержден согласованный ЦЭПК при Росархиве Перечень документов, образующийся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений, организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. На наш взгляд, в этом Перечне могут представлять интерес и для других организаций такие разделы, как: — стандартизация, метрология, лицензирование, сертификация; — строительство, реконструкция и ремонт; — спортивная работа; — деятельность ветеранских организаций. Документов, отражающих эти направления деятельности, также нет в Типовом перечне. В текущем 2005 г. ЦЭПК при Росархиве утвердила новые редакции перечней Центробанка России и Сбербанка России. Свои перечни документов со сроками хранения имеет МВД России (1996 г.) и Министерство обороны РФ (1997 г.). В 1999 г. были утверждены Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения и Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. Если ваша организация находится на территории субъекта Российской Федерации, то вы должны знать, что с середины 1990-х годов архивными учреждениями субъектов Федерации были разработаны свои перечни документов со сроками хранения. Например: в Барнауле — Перечень документов постоянного хранения, подлежащих передаче в архивные учреждения от органов социальной защиты населения (1995); — Примерный перечень документов постоянного хранения по личному составу (1997); в Ижевске — Примерный перечень документов, образующихся в процессе акционирования организаций и предприятий и дальнейшей их деятельности (1997); в Омске — Примерный перечень документов постоянных и долговременных сроков хранения, образующихся в деятельности районных и городских узлов технической связи (1998); в Рязани — Перечни дел постоянного хранения государственной налоговой инспекции, подлежащих передаче в состав Архивного фонда Рязанской области, подлежащих передаче на государственное хранение через 75 лет и по личному составу, подлежащих хранению в течение 75 лет в районных госналогинспекциях (1998); в Твери — Примерный перечень документов и дел постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности городских и районных центров и бюро занятости населения (1996) и др. Подобные перечни выпущены во многих субъектах Федерации, и, обратившись в архивные органы вашего региона, вы получите достаточно квалифицированную консультацию, какими перечнями вам лучше воспользоваться для определения сроков хранения в организации вашего типа. Экспертиза ценности документов в любой организации проводится специально назначаемой приказом руководителя организации постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В небольшой организации в ЭК как минимум входят секретарь, отвечающий за делопроизводство в организации, бухгалтер и кадровик. В более крупной организации в экспертную комиссию входят заведующий службой делопроизводства (канцелярии), заведующий архивом организации, руководитель бухгалтерии и руководитель кадровой службы. Кроме того, к работе в такой комиссии привлекается наиболее квалифицированный работник, имеющий большой опыт работы и хорошо знающий направления деятельности организации. Возглавляет работу экспертной комиссии один из руководящих работников. Основные задачи экспертной комиссии: — рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений; — организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение; — рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек. Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы: — основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению; — оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т. д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения; — документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т. п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и другим вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, в фирме или организации долговременно. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д. Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов. Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, дублетный документ также следует оставить на хранение. Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах. Конкретные сроки хранения документов берутся из перечней. Если в перечне указан срок хранения «до минования надобности», это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения вы можете определить сами, но не менее 1 года. Срок хранения «до замены новыми» означает, что документы имеют нормативно-определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или замены новыми. Отметка «ЭПК», проставленная к статьям перечня, означает, что эти документы или их часть могут иметь научное или практическое значение, и поэтому по истечении основного указанного срока хранения они дополнительно просматриваются экспертной комиссией для уточнения возможностей их дальнейшего хранения или выделения к уничтожению. В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются: временные — один год, три года, пять лет, десять лет; долговременные — пятнадцать лет, семьдесят пять лет и т. д. или постоянный срок хранения. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 2000 г., начинается с 1 января 2001 г. Следовательно, документы за 2000 г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2006 г. Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней. Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного или долговременного сроков хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, а документы постоянного или долговременного хранения отделяются от документов временного хранения. Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т. е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего сроков хранения — все дело хранится пять лет. В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел: — постоянного хранения; — длительного хранения (свыше 10 лет); — временного хранения (до 10 лет); — подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения. На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы (если ваша организация находится на учете в государственном архиве), затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации «акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению… вступает в силу после утверждения описей дел документов постоянного хранения и описей дел по личному составу» <*>. ——————————— <*> Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. С. 135.
По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается дата, количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения. В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел, с согласия вышестоящих организаций составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и другие документы постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности руководителя организации
_________ N _________ ________________________________ Подпись Расшифровка подписи место составления Дата
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании ____________________________________________________________ название и выходные данные перечня документов _____________________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________________ название фонда
N Заголовок Дата Номера Индекс Кол-во Сроки Примечание п/п дела или дела описей дела дел хранения групповой или (номенк — (тома, (томов, дела заголовок крайние латур) за части) по частей) (тома, дел даты год(ы) номенкла — части) и дел туре или номера N дела по статей описи по перечню
1 2 3 4 5 6 7 8
Итого ___________________________ дел за ___________________ годы. цифрами и прописью Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________ наименование архивного учреждения
(протокол от ____________ N ____________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
Дата Подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) от __________ N ________
