Кузнецов С. Л., кандидат исторических наук <*>. ——————————— <*> С автором статьи можно связаться по адресу: kouznets@mtu-net. ru.
Стандарты в области ДОУ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» Новая терминология Требования к построению систем ДОУ Значение перехода к международным стандартам
Одним из основополагающих нормативных документов в области создания и оформления документов является всем известный стандарт — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов и их расположении. В этом году работники служб ДОУ получили еще один стандарт — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст. Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation — Records management — General»), о котором уже рассказывалось в нашем журнале <1>. ——————————— <1> Митченко О. Ю., Рысков О. И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001 // Делопроизводство. 2003. N 3. С. 62 — 64; Митченко О. Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования международного стандарта ИСО 15489-2001) // Делопроизводство. 2005. N 1. С. 50 — 53.
Этот стандарт регулирует процессы управления документами как в государственных, так и в коммерческих и общественных организациях, как внутреннего, так и внешнего пользования (например, исходящие документы). Как и все стандарты, в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (ред. от 1 мая 2007 г.) стандартизация осуществляется в соответствии с принципами добровольного применения стандартов (статья 12), то есть ГОСТ не имеет обязательного характера. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечения соответствия документов установленным характеристикам. Особую актуальность стандарту придает массовое внедрение в последние годы систем автоматизации делопроизводства, так как стандарт применим как к традиционным бумажным, так и к современным автоматизированным технологиям. Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми организациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций. Сегодня все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ISO:9000. В ходе подготовки управленческих бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001 <2>. Также ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, которые будут необходимы всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота. ——————————— <2> ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования»; ГОСТ Р ИСО 14001-98 «Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению».
Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами. Очень важный раздел ГОСТ — термины и определения. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение (archival authority); система управления документами (records system); документ (record); доступ (access); индексирование (indexing); классификация (classification); конвертирование (conversion); контроль (tracking); контроль действий (action tracking); метаданные (metadata); миграция (migration); обеспечение сохранности (preservation); отбор и передача (disposition); перемещение (transfer) (в отношении места хранения); передача (transfer) (в отношении способа хранения); отчетность (accountability); регистрация (registration); уничтожение (destruction); управление документами (records management). Все чаще сегодня документоведам приходится пользоваться англоязычной литературой по технологиям работы с документами и международными стандартами. При этом далеко не всегда прямой перевод передает точное значение терминов, так как используемый словарь тесно завязан на принятые технологии работы с документами, которые существенно отличаются на Западе и в нашей стране. Одному английскому термину в русском языке может соответствовать два разных термина, передающих различные оттенки технологий работы с документами, и наоборот. Поэтому большим плюсом является наличие английских терминов в скобках в разделе терминологии, что поможет сориентироваться при работе с зарубежными источниками. Интересно сравнить термины с аналогичными, имеющимися в отечественном законодательстве. Например, в стандарте дается термин «архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению». А в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ) есть термин «архив» — «учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов». Особенно важны такие определения, как документ: «Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности», регистрация: «Присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему». Наличие определения «документ» особенно важно, так как в новый Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ), заменивший старый Закон «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ), это понятие не вошло, и приходилось ориентироваться только на старый ГОСТ 1998 г. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), дававший определение: «документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Таким образом, мы видим, что новое определение шире старого. Стандарт также вводит такие термины, как «конвертирование» и «миграция», ставшие актуальными ввиду широкого распространения документов на машинных носителях. Кроме терминов и определений, стандарт включает несколько основных разделов: — преимущества управления документами; — нормативная среда; — политика управления документами и ответственность; — требования к управлению документами; — проектирование и внедрение системы управления документами; — процессы управления документами и контроль; — мониторинг и аудит; — обучение. Раздел «Преимущества управления документами» содержит общие положения: что включает в себя понятие «управление документами в организации», какие преимущества системного подхода к управлению документами, значение документов для любой организации. Раздел «Нормативная среда» дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативные документы организации. Это то, что обычно называется «папкой по законодательству», которая должна быть в каждой службе ДОУ. ГОСТ относит сюда не только то, что обычно мы привыкли относить к нормативной базе: законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; стандарты, относящиеся к практической деятельности, но и такие, редко встречающиеся в нашей стране документы, как правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; добровольно применяемые этические кодексы и нормы; идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации. Раздел 6 ГОСТ «Политика управления документами и ответственность» содержит общие положения в области постановки работы с документами в организации: необходимость утверждения правил работы с документами руководством организации, доведения их до всех сотрудников, определения ответственности за их соблюдение, регулярный пересмотр с учетом изменения управленческих процессов. Подраздел 6.3 «Ответственность» предполагает четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами: «управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности», и закрепление ответственности в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах (инструкции по делопроизводству и т. п.). ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предполагает распределение ответственности: 1) «специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности; 2) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации; 3) администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации; 4) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность». Обратим внимание, что в стандарте прописана необходимость участия архивных органов «в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами», то есть методическое руководство постановкой делопроизводства со стороны архива и архивных органов. Основные разделы стандарта: 7 — «Требования к управлению документами» и 8 — «Проектирование и внедрение системы управления документами». Стандарт устанавливает основные требования к системам ДОУ — «создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». В нем расшифрованы такие требования к характеристикам документа, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет, что документ является аутентичным, если он: 1) соответствует установленным правилам; 2) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; 3) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Важным является раздел, описывающий требования к характеристикам систем управления документами. Первое требование — это надежность. Поэтому любая система должна: 1) включать в себя все документы в соответствии с установленным порядком; 2) организовывать документы таким образом, чтобы отражать деятельность организации; 3) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения; 4) выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах; 5) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным. Подчеркивается, что «перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов». Этот пункт особенно актуален для современных автоматизированных систем, в которых при переносе электронного документа с одного носителя на другой, из одной базы данных в другую не должна теряться вся необходимая информация, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Второе требование к системам управления документами — это целостность, то есть сохранность и неизменяемость. Организация должна планировать и осуществлять мероприятия по предотвращению несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения путем учета всех проводимых операций с документами (мониторинг) и авторизации (верификации) пользователей. «В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов». Третье требование к системе ДОУ — это соответствие. Система должна соответствовать нормативно-правовой базе, требованиям организации управления, бизнес-процессов в конкретной организации. От западных стандартов в ГОСТ вошло требование соответствия системы «общественным ожиданиям». Еще одно требование — это комплексность. Системы управления документами должны управлять всеми документами организации, возникающими в процессе всех направлений деятельности всех структурных подразделений. То есть речь идет обо всей совокупности документов организации, причем не только организационно-распорядительных, но и финансовых, и других комплексах документов. И последнее требование к процессам создания и сохранения документов — это системность. «Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью». ГОСТ описывает функциональные характеристики, которыми должна обладать система управления документами. Это документирование всех операций, произведенных с документом (на самом документе или в регистрационной карточке). Для электронных документов важен выбор материальных носителей, среды хранения документов, физической защиты. Для электронных документов допускается распределенное управление, когда документы физически хранятся в одной организации, а управление ими и ответственность за них осуществляется либо организацией-создателем, либо другим полномочным органом. Также электронные документы в течение срока их жизни могут переноситься с одного физического носителя на другой, переводиться из одного формата в другой. При этом документы должны оставаться аутентичными, надежными и пригодными для использования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 включает и такие требования к системам работы с документами, как контроль доступа, организация текущего хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения. Созданию и внедрению любой системы ДОУ, и в первую очередь автоматизированной, должно предшествовать проведение обследования организации и оптимизация существующих технологий ДОУ. То есть практически называются основные направления оргпроектной работы. ГОСТ включает в себя такие операции, как: а) предварительное обследование: — сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования; — изучение целей и задач организации, ее структуры, нормативной, деловой и политической среды, критических факторов и недостатков, связанных с управлением документами; б) анализ деловой деятельности: — сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования; — идентификация и документирование каждой функции, вида деловой деятельности и операции; — установление их иерархии; — моделирование процессов и составляющих их операций; в) определение требований к документам: — сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования; — выявление каждой функции и вида деловой деятельности, реализуемых с помощью документов; — определение степени риска в случае, если документы не были созданы и (или) не сохранены; — определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами; — четкое формулирование и документальное оформление требований к документам; — выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции; г) оценка существующих систем ДОУ: — идентификация и анализ существующих систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам; д) обеспечение соблюдения требований к документам: — определение и формулирование требований к документам; — установление принципов политики, стандартов, процедур и практических действий; — проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам. Далеко не всегда всю информацию, поступающую и создаваемую в организации, необходимо включать в систему ДОУ. Например, в каждой организации есть список документов, не подлежащих регистрации. ГОСТ предусматривает регистрацию документов (пункт 9.4), их классификацию (пункт 9.5), предварительную экспертизу ценности документов и документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами (пункт 9.1), экспертизу ценности документов, их отбор и передачу на дальнейшее хранение или выделение к уничтожению (пункты 9.2, 9.9), их хранение (пункт 9.6), регламентацию доступа (пункт 9.7). Отдельно рассмотрена организация контроля: контроль движения документа в организации и его исполнения и контроль местонахождения документа (пункт 9.8). И последний пункт стандарта описывает требования к постоянному обучению и повышению квалификации в области работы с документами как сотрудников служб ДОУ, так и всех работников, создающих или оформляющих документы в организации. В целом стандарт, используя принятую международную терминологию, более полно, чем это было принято ранее, описывает требования к организации ДОУ и работы с документами в организации. Используемые понятия несколько отличаются от тех, которые традиционно использовались в Единой государственной системе делопроизводства, ГСДОУ или Типовой инструкции по делопроизводству, но важен стандарт тем, что приближает нас к международным требованиям к организации работы с документами, что немаловажно в условиях всеобщей глобализации, когда все больше организаций тесно сотрудничают с зарубежными учреждениями, предприятиями и фирмами. Наличие единых принципов организации работы с документами упрощает как проведение комплексного аудита международными компаниями, сертификацию менеджмента по стандарту ISO:9000, так и просто взаимодействие с зарубежными партнерами.
