ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА СТАНДАРТИЗАЦИИ АВСТРАЛИЙСКОГО СОЮЗА КАК ИНДИКАТОР ПРОЦЕССОВ МИРОВОЙ ГЛОБАЛИЗАЦИИ
А. С. ГОЛОТИК
Голотик А. С., ВНИИДАД.
Целью статьи является анализ двух нормативно-методических актов Австралийского Союза в области документационного обеспечения управления (AS 4390-1996 <1> и AS ISO 15489-2002 <2>) <3>. ——————————— <1> AS 4390.1-1996 Records Management — General. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 7 p.; AS 4390.2-1996 Records Management — Responsibilities. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 4 p.; AS 4390.3-1996 Records Management — Strategies. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 25 p.; AS 4390.4-1996 Records Management — Control. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 10 p.; AS 4390.5-1996 Records Management — Appraisal and Disposal. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 7 p.; AS 4390.6-1996 Records Management — Storage. Prepared by SA/IT-021 Date of Publication 1996-02-05. 13 p. <2> AS ISO 15489.1-2002 Records Management — General. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 2002-03-13. 19 p.; AS ISO 15489.2-2002. Records Management — Guidelines. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 2002-03-13. 39 p. <3> Большинство использованных в тексте материалов представляют собой перевод автором источников с языка оригинала, поэтому допускается наличие погрешностей, зачастую связанных с отсутствием в отечественной практике аутентичных австралийским терминов и понятий.
Весь опыт Австралии в области документационного обеспечения управления является квинтэссенцией наработок ее специалистов. Конституция Австралийского Союза <4> закрепляет федеративную форму государственного устройства, в соответствии с которой шесть штатов и две основные территории <5> на уровне субъектов вправе самостоятельно принимать законодательные и нормативно-правовые акты (в том числе и в области делопроизводства). Однако приоритет, естественно, остается за правительством Союза. ——————————— <4> Commonwealth of Australia Constitution Act. Incorporating Amendments to Act N 84 of 1977. Prepared by the Office of Legislative Drafting and Publishing (OLDP). Date of Publication 2003-07-25. 56 p. <5> Штаты: Виктория (Victoria), Западная Австралия (Western Australia), Квинсленд (Queensland), Новый Южный Уэльс (New South Wales), Тасмания (Tasmania), Южная Австралия (South Australia). Основные территории: Австралийская Столичная Территория (the Australian Capital Territory), Северная Территория (the Northern Territory).
Государственная система стандартизации Австралийского Союза представлена Стандартами Австралии (Standards Australia Limited or Standards Australia, SA <6>), организацией, учрежденной в 1922 г. ——————————— <6> С 1922 г. по 1929 г. организация носила название «Ассоциация технических стандартов Австралийского Союза» (the Australian Commonwealth Engineering Standards Association). С 1929 года по 1988 год — Австралийская организация стандартов (the Standards Association of Australia (SAA)). С 1988 года по настоящее время — Стандарты Австралии (Standards Australia).
Стандарты Австралии — организация с ответственностью участников в гарантированных ими пределах, которая действует в соответствии с Уставом <7>. В состав ее входят 72 члена, которые представляют стороны, заинтересованные в разработке и внедрении национальных стандартов, смежных публикаций и услуг. ——————————— <7> Constitution of Standards Australia Limited. Prepared by SA. Date ot Adoption 2006-11-22. 20 p.
Стандарты Австралии — независимая, самостоятельная организация, которая напрямую никак не связана с правительственными учреждениями, хотя ряд представителей высшей и местной исполнительной власти входят в ее состав. Однако тесное сотрудничество между национальной организацией по стандартизации и правительственными структурами является неотъемлемой частью их слаженного функционирования. Стандарты Австралии: представляют Австралийский Союз в Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO), Международной электротехнической комиссии (International Electrotechnical Commission, IEC) и Конгрессе по стандартизации стран Тихоокеанского бассейна (Pacific Area Standards Congress, PASC); являются разработчиками и ответственны за внедрение около 7000 национальных стандартов и смежных публикаций, в подготовке которых участвовало 1500 комитетов с суммарным количеством членов 8000 человек. Эти национальные стандарты и смежные публикации ежедневно используются при заключении сделок в различных областях бизнеса, для облегчения взаимодействия между отдельными индивидуумами и целыми корпорациями; явились первой организацией подобного рода в мире, которая апробировала онлайн-продажу технических и бизнес-стандартов. С 2003 г. Стандарты Австралии осуществляют эту функцию совместно с SAI Global Limited; используют схему работы, в основе которой открытость их деятельности для общественности и активное привлечение заинтересованных в процессе разработки, внедрения национальных стандартов и смежных публикаций сторон (представителей правительственных организаций, торговых и профессиональных ассоциаций, научных работников и прочих потенциальных потребителей будущей продукции); участвуют в разработке около 18000 международных стандартов в рамках ISO и IEC; являются учредителями и устроителями национального конкурса в области дизайна (Australian Design Awards), который призван внедрять инновационные технологии и всячески способствовать развитию данной отрасли <8>. ——————————— <8> About Us; Company History // www. standards. org. au.
В 1988 г. Стандарты Австралии и правительство Союза подписали Протокол о намерениях (Memorandum of Understanding <9>), который закрепляет за Стандартами Австралии статус «высшей неправительственной организации по стандартизации» в стране. ——————————— <9> В настоящее время Протокол о намерениях действует с поправками, внесенными в 2002 г.
Протокол отражает все устные договоренности, ранее существовавшие между обеими сторонами. Среди наиболее существенных пунктов: запрет на разработку и внедрение Стандартами Австралии национальных стандартов и смежных публикаций в тех областях, где уже существуют соответствующие международные стандарты и смежные публикации <10>. ——————————— <10> Governance & Constitution // www. standards. org. au.
Как результат, около 33% действующих на данный момент на территории Австралийского Союза стандартов полностью (или по крайней мере по всем существенным пунктам) аутентичны международным. Однако в таких областях, например, как строительство и охрана труда, значимых международных стандартов пока нет, поэтому на территории Австралийского союза действуют национальные нормативно-методические акты. Есть также ряд специфических австралийских стандартов (около 1/3 от общего объема), которым просто не существует эквивалентов в международной практике, и, соответственно, требования, содержащиеся в «Протоколе о намерениях», в их отношении выполнены быть не могут. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Австралийского Союза достаточно обширна. Вполне правомерно сказать, что Австралия — один из лидеров области. Примером тому может послужить ее национальный стандарт AS 4390-1996, который был взят Международной организацией по стандартизации за основу при разработке ISO 15489:2001 <11>, а значит, рекомендован всем странам, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO, как эталон при создании соответствующих национальных стандартов <12>. ——————————— <11> ISO 15489-1:2001 Information and Documentation — Records Management — Part 1: General. Prepared by TC 46/SC 11. Date of Publication 2001-09-28. 19 p.; ISO 15489-2:2002 Information and Documentation — Records Management — Part 2: Guidelines. Prepared by TC 46/SC 11. Date of Publication 2001-09-28. 39 p. <12> Следует особо отметить, что на территории Австралийского Союза принята следующая система обозначения наименований стандартов, например: AS ISO 15489.1-2002. Международная организация по стандартизации использует иную схему: ISO 15489-1:2001.
Как уже отмечалось выше, Стандарты Австралии представляют страну в Международной организации по стандартизации. В рамках своей деятельности в ISO они обеспечивают работу подкомитета «Управление архивами/документацией» (TC 46/SC 11 Archives/Record Management), созданного в структуре технического комитета «Информация и документация» (TC 46 Information and Documentation <13>), формируя его секретариат. Последний ответственен за разработку и внедрение следующих международных стандартов: ——————————— <13> Стандартизация в области библиотечного дела, документации, информации, издательского дела, архивов, управления документацией, делопроизводства музеев, регистрации, реферирования и теории информации // www. iso. org.
— ISO 15489-1:2001; — ISO 15489/TR-2:2001; — ISO 22310:2006 «Информация и документация. Руководящие указания для разработчиков стандартов по управлению записями в стандартах» (Information and Documentation — Guidelines for Standards Drafters for Stating Records Management Requirements in Standards); — ISO 23081-1:2006 «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» (Information and Documentation — Records Management Processes — Metadata for Records — Part 1: Principles); — ISO/TS 23081-2:2007 «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 2. Основные положения и применение норм стандарта» (Information and Documentation Records Management Processes — Metadata for Records — Part 2: Conceptual and Implementation Issues). В 2002 г. в Австралии был принят эквивалентный ISO 15489:2001 национальный стандарт по управлению документацией — AS ISO 15489-2002 <14>. Его разработкой и внедрением занимался Комитет по управлению документацией (Standards Australia’s Committee on Records Management, IT-021 <15>) — структурное подразделение Стандартов Австралии. В дальнейшем Стандарты Австралии учредили также Технический комитет по соблюдению нормативных требований в области управления документацией (Technical Committee on Records Management Compliance, IT-021-5), цель которого — подготовка сопроводительного документа к AS ISO 15489-2002, содержащего практическое руководство по проведению организациями мониторинга и аудита (опубликован в 2003 г.) <16>. ——————————— <14> AS ISO 15489.1-2002 Records Management — General. Developed by SA/IT-021. Date of Publication 2002-03-13. 19 p.; AS ISO 15489.2-2002 Records Management — Guidelines. Developed by SA/IT-021. Date of Publication 2002-03-13. 39 p. <15> В настоящий момент Комитет по управлению документацией анализирует «остаточные» компоненты AS 4390-1996, не вошедшие в AS ISO 15489-2002, на предмет их опубликования как дополнения к действующему стандарту. <16> www. naa. gov. au
— AS ISO 15489-2002 состоит из двух частей: AS ISO 15489.1-2002 «Управление документами. Общие требования»; AS ISO 15489.2-2002 «Управление документами. Руководящие указания». Часть 1 — это и есть стандарт <17>. В ней представлены основы управления документами. Часть 2 являет собой вспомогательные материалы технического характера, которые призваны детализировать часть 1 и наметить основные направления внедрения организациями ее положений на практике. ——————————— <17> Стандарты Австралии определяют стандарт как опубликованный документ, в котором содержатся общие и руководящие требования, призванные гарантировать, что материал, продукт, метод или услуга, которые призваны регулировать стандарт, точно соответствуют сформулированным при его разработке целям и задачам // www. standards. org. au.
AS ISO 15489-2002 содержит базовые принципы, которые организации могут использовать в своей делопроизводственной практике. Обе части стандарта призваны помочь организациям в создании документов, работе с ними, в организации их хранения с целью оптимизации бизнес-процессов и приведения их в соответствие с требованиями буквы закона, причем особое внимание уделяется соответствию критериям полноты и точности информации. Требования AS ISO 15489.1-2002 и AS ISO 15489.2-2002 применимы к документам независимо от того, в каком формате и на каком носители зафиксирована информация, и от того, были ли эти документы созданы или получены организацией в процессе ее жизнедеятельности. Говоря о ключевых компонентах AS ISO 15489-2002, нельзя не упомянуть, что часть 1 обеспечивает основы организации управления документами, уделяя особое внимание таким вопросам, как: преимущества управления документами; нормативная среда; политика управления документами и ответственность; требования к управлению документами. Также она говорит и о необходимости создания отвечающих современным требованиям программ, в том числе связанных с проектированием и внедрением систем управления документами <18>, смежных процессов и систем контроля, которые неотделимы от управления документами. ——————————— <18> В стандарте обозначается акронимом DIRS.
Часть 2 содержит: — дополнительные директивы, которых необходимо придерживаться в процессе проектирования и внедрения программ управления документами и организации контроля за их функционированием посредством использования разного рода инструментариев документационного обеспечения управления (тезаурусов); — более подробное описание методологии DIRS, заявленной в части 1. AS ISO 15489.2-2002 также содержит дополнительные указания, касающиеся мониторинга и аудита в сфере систем документации, тем самым гарантируя, что организация отвечает по своим юридическим и финансовым обязательствам; дополнительные указания, касающиеся разработки учебных курсов, призванные подтвердить полноту понимания организациями требований норматива. Хотя стандарт AS ISO 15489-2002 во многом повторяет содержание стандарта AS 4390-1996, однако между ними есть и ряд существенных различий, касающихся терминологии, структуры, подхода к освещению различного рода вопросов. Стандарт AS ISO 15489-2002 был разработан и внедрен как международный стандарт, и для обеспечения соответствия его норм принятым в международной практике некоторые термины, привычные для австралийского делопроизводства, были изменены. Однако, хотя понятия и разнятся, суть их остается неизменной. Так, например, вместо DIRKS (проектирование систем управления документацией) в стандарте AS ISO 15489-2002 употребляется DIRS, а вместо disposal («уничтожение») — disposition. Во вступлении к AS ISO 15489-2002 с целью свести к минимуму непонимание отдельных существенных пунктов приводятся австралийские эквиваленты принятых в международной практике терминов. Стандарт AS 4390-1996 и смежные с ним были пересмотрены, укрупнены и модернизированы, превратившись тем самым в AS ISO 15489-2002. В то время как AS 4390-1996 содержит шесть частей, AS ISO 15489-2002 две (непосредственно стандарт и вспомогательные материалы технического характера). Соответственно, содержащаяся в AS ISO 15489-2002 информация существенно отличается от представленной в AS 4390-1996, в основном за счет краткости и сжатости. Так, по сравнению с AS 4390-1996 AS ISO 15489-2002 содержит ряд значимых новаций: даны более четкие формулировки терминов, относящихся к процессу организации управления документами и контроля за ними; акцент делается на метаданные и способы их получения; в стандарт включены алфавитный указатель и подробное оглавление; наличествует большое количество ссылок между отдельными главами, секциями, что наглядно иллюстрирует их взаимосвязь; приведены справочные таблицы, в которых сравниваются отдельные пункты и подпункты обеих частей AS ISO 15489-2002 для упрощения использования стандарта. Среди элементов AS 4390-1996, не вошедших в AS ISO 15489-2002, следует особо отметить «Перечень документов с указанием сроков хранения» (Storage Requirements Assessment Checklist): «Таблицы сроков хранения» (Storage Requirements Assessment Worksheet), «Состав операций, которые нужно осуществлять в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств» (Contents of a Model Disaster Response Plan), «Окружающая среда и стандарты безопасного хранения документов Правительства Австралии» (Environmental Conditions and Safety Standards for the Storage of Records in Australia Government), — подразделы шестой части «Хранение» (Storage) AS 4390-1996. AS ISO 15489-2002 также содержит требования к организации хранения документов, но не так детально прописанные, как в AS 4390-1996. Некоторые пункты третьей части «Стратегии (методики)» (Strategies) AS 4390-1996 также не вошли в новый стандарт, в том числе пункт 8, описывающий различные виды документов, создаваемые в ходе многочисленных операций, а также информационные документы: «Модернизация системы управления документацией» (Conversion of Records Management Systems) и «Инструментарий проверки эксплуатационных характеристик системы управления документацией» (Check List for Performance Testing of Records Management Systems). Как мы и упоминали выше, Стандарты Австралии после издания AS ISO 15489-2002 попытались выделить ключевые компоненты AS 4390-1996, не вошедшие в новый стандарт, и опубликовать их в виде приложений, дополнений к текущему нормативно-методическому акту по организации управления документами. Таким образом, необходимо подчеркнуть, что глобализация, которая помимо прочего характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов, очевидно прослеживается и в сфере документационного обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского Союза AS 4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO. В России 12 марта 2007 г. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии N 28-ст был утвержден и введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» <19>, за подготовку которого ответственен Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) <20>. ——————————— <19> ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М.: ФГУП «Стандартинформ», 2007. 19 с. <20> Описание инноваций, привнесенных ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в отечественное делопроизводство, а также анализ его структуры можно почерпнуть из: Варламова Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства // Секретарь-референт. 2007. N 6.
Принятие обоих национальных нормативно-методических актов преследует собой единую цель — привести системы управления документацией отдельных стран к единообразию, ведь унификация и стандартизация являются тенденциями развития делопроизводства не только внутри России, но и за ее пределами. Сравнение же AS ISO 15489.1-2002 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, мы надеемся, станет темой следующего сообщения.
