Случается так, что документ утерян, а вопрос, в связи с которым он был составлен, не решен. При подготовке документов для подачи искового заявления в суд может обнаружиться, что имеется лишь ксерокопия или отсканированный экземпляр документа. Стоит ли при таких обстоятельствах обращаться в суд или целесообразно отказаться от защиты своих прав в связи с бесперспективностью дела?
В настоящее время основная масса документации в хозяйственном обороте составляется на бумаге, а электронные документы почти не используются. Между тем бумаги, как известно, легко могут потеряться или погибнуть.
Как правило, при предъявлении искового заявления в суд, к нему прикладываются только копии необходимых документов, заверенные печатью организации и подписью руководителя организации (подписью физического лица). Однако в ходе рассмотрения дела для установления реальных событий суду необходимо убедиться в соответствии представленных копий оригиналам.
Если документ утрачен
По критерию возможности возврата можно выделить две разновидности утраты документов:
возвратная. Об этом можно говорить в случае:
— изъятия государственными органами (органами ФНС или МВД), причем орган, изъявший документы, оставляет владельцу оригинала документа акт об изъятии, который содержит перечень документов и их копии;
— если документ подлежит государственной регистрации;
безвозвратная. Документ считается безвозвратно утраченным в случае:
— утери или гибели при чрезвычайных обстоятельствах (наводнение, пожар и пр.);
— если документ не подлежит государственной регистрации, причем для владельца (бывшего владельца) документов могут возникнуть негативные последствия.
В зависимости от вида утраты выделяют следующие пути преодоления ситуации с отсутствием оригинала документа.
1. В случае изъятия оригинала государственными органами его копия может быть представлена соответствующим органом в суд по судебному запросу, а в случае утраты документа, подлежащего государственной регистрации, его дубликат может быть получен в соответствующем регистрационном органе по запросу участника процесса или суда.
2. В случае безвозвратной утраты оригинала документа при наличии его копии ситуация в процессе может развиваться по-разному.
Во-первых, если утрачен, например, договор, акт или иной двусторонний документ, то второй экземпляр оригинала может оказаться у другой стороны.
Во-вторых, если требования подтверждаются «простой» копией и оригинал представить невозможно, то исход дела зависит от совокупности и полноты иных доказательств по делу и усмотрения суда.
Порядок заверения копий
Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.
Может показаться, что вопрос надлежащего заверения копий законодательно не регулируется, а копии заверяются так, как делалось обычно в той или иной организации (если не учитывать нотариально заверенные копии), но это не так.
В соответствии с подп. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, заверенной копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Копия документа является надлежащим образом заверенной в следующих случаях.
Копия заверена организацией, от которой исходит документ. При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ)). Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России N 65-ст от 03.03.2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Исходя из названных актов надлежащим образом заверенные копии документов организации должны содержать совокупность реквизитов: удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации. Следует помнить, что «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления» (п. 3 Указа N 9779-X).
Верность копии засвидетельствована нотариусом или в случае его отсутствия уполномоченным должностным лицом местного самоуправления, а на территории иностранного государства — уполномоченным должностным лицом консульского учреждения (ч. 4 ст. 35, ч. 4 ст. 37, ч. 5 ст. 38 Основ законодательства о нотариате).
Оценка копий в судебной практике
Согласно действующим процессуальным нормам ч. 1 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ документ имеет доказательственную силу, в случае если он обладает совокупностью следующих признаков:
— содержит сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела;
— выполнен в форме цифровой, графической записи, в том числе получен способом, позволяющим установить его достоверность (например, посредством факсимильной, электронной связи).
Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств.
По смыслу ч. 6 ст. 71 АПК РФ, ч. 7 ст. 67 ГПК РФ суд признает недоказанным факт, подтверждаемый копией, в случае наличия совокупности следующих обстоятельств:
— оригинал документа отсутствует;
— копии документов, представленных сторонами в процессе, различны по содержанию;
— невозможно установить содержание оригинала документа, основываясь на иных доказательствах.
Судебную практику по данному вопросу можно разделить на два направления.
1. При проверке законности решений оценка суда доказательств, имеющихся в деле, признана не соответствующей процессуальным нормам в силу следующих обстоятельств:
— формальный подход суда к разрешению вопроса о недоказанности обстоятельства в силу наличия только копии документа, причем не дана оценка возможности подтверждения соответствующего обстоятельства с помощью других доказательств, противоречит порядку оценки доказательств, установленному ст. 71 АПК РФ (Постановление ФАС МО от 03.03.2004 N КГ-А41/884-04);
— принятие в качестве достоверного доказательства наличия договорных отношений между сторонами копии договора, в которой сделаны исправления в окончании срока его действия при отсутствии подлинного экземпляра указанного договора в деле, свидетельствует о нарушении ст. 71 АПК РФ (Постановление ФАС ДВО от 05.03.2005 N Ф03-А16/05-1/111);
— поскольку право на возмещение из бюджета НДС зависит от выполнения налогоплательщиком условий о представлении строго определенных документов, оформленных в установленном порядке, а в деле имеются только незаверенные ксерокопии ГТД, нельзя признать, что в данном случае требования ст. 75 АПК РФ судом соблюдены (Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 N 6163/02).
2. В ходе проверки установлено, что судом дана правильная полная и всесторонняя оценка доказательственной силы копий документов:
— «простая» копия квитанции о почтовой отправке документа при отсутствии иных доказательств не является надлежащим доказательством отправки (Постановление ФАС ВСО от 04.07.2006 N А19-1762/06-43-Ф02-3234/06-С1);
— факт поставки товара надлежащего качества верно признан судом недоказанным, вследствие представления только копий сертификатов соответствия, которые имеют существенное противоречие относительно сроков их действия (Постановление ФАС ДВО от 29.05.2007 N Ф03-А04/07-1/1024);
— в результате анализа и оценки копий документов, представленных на регистрацию, суд сделал правильный вывод о несоответствии представленных истцом копий документов документам, которые были представлены на регистрацию, в силу чего в удовлетворении исковых требований отказано (Постановление АС СП и ЛО от 15.12.2004 N А56-31132/2004);
— копия дополнительного соглашения о передаче имущества по договору не принята судом в качестве надлежащего доказательства, так как в судебном заседании представитель ответчика, чья подпись проставлена в указанном дополнительном соглашении, заявил о ее фальсификации (Постановление АС апелляционной инстанции АС ПК от 14.07.2004 N А51-524/2004-28-46);
— представленные истцом копии решений исполнительных органов, кроме того, не содержат сведений о закреплении дополнительных земельных участков за соответствующим кооперативом (решение АС ПК от 29.11.2004 N А51-7962/04-4-222);
— копия заявления не принята судом в качестве надлежащего доказательства, так как содержащиеся в ней сведения противоречат пояснениям ответчика и данным иных доказательств по делу (решение АС ПК от 14.08.2006 N А51-9597/2006-34-196).
Выводы
В силу того что определенные документы нередко являются единственным доказательством того или иного факта, в организациях по возможности следует организовать строгий систематизированный учет и хранение подлинных документов, которые появляются в процессе хозяйственной деятельности организации (например, секретарь или юридическая служба организации осуществляет хранение и учет документов, а сотрудники, непосредственно занимающиеся их реализацией, располагают копиями документов).
В случае если подлинный документ по каким-либо причинам утрачен, необходимо, во-первых, постараться восстановить его, во-вторых, не стоит отказываться от защиты своих прав в судебном порядке, поскольку утраченный документ может быть не единственным доказательством правомерности исковых требований.
При выдаче и получении надлежащих копий документов в организациях следует обращать особое внимание на наличие в них всех необходимых реквизитов.
