(Латышева Н. А.) («Администратор суда», 2009, N 1)
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА СУДА: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ
Н. А. ЛАТЫШЕВА
Латышева Н. А., начальник отдела обеспечения судопроизводства Архангельского областного суда.
С формированием государственных органов в Российском государстве начали создаваться и их архивы. Судебник 1550 г. предписывал создавать хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей. Первые официально признанные государством наименования должностей архивариусов появились в 1720 г., спустя несколько лет с момента создания Московского сенатского архива. Современную государственную политику в области архивного дела осуществляет созданная в 1998 г. Государственная федеральная архивная служба России. Организацией архивной работы в судах Российской Федерации ведает Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. Каждый федеральный суд имеет свой архив, отражающий историю его работы за предыдущие десятилетия. В большей части субъектов Российской Федерации прошли стадию становления архивы судебных участков мировых судей. Архивная работа в судах является составной частью судебного делопроизводства. Качественный уровень работы архива суда является одним из важных показателей его работы. Архивы судов хранят бесценный кладезь информации. В Архангельской области ежегодно более 150 тыс. архивных единиц, включающих в себя оконченные дела, наряды и журналы, учетно-статистические карточки, пополняют архивы судов. В Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, принятой в 2005 г., были регламентированы правила работы архива суда <1>. Принятый двумя годами позже Перечень документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения <2>, предъявил новые требования к организации архивного делопроизводства в судах. Появление этих документов было ожидаемым событием. Ответы на многие вопросы были получены, закрепив тем самым нормативное отражение реальных потребностей архивного делопроизводства. Однако увеличение сроков хранения некоторых архивных единиц и перевод части из них на постоянное хранение, а речь в первую очередь идет о надзорных производствах, обострил проблему недостаточности служебных помещений архивохранилищ. ——————————— <1> Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования от 28.12.2005 // СПС «КонсультантПлюс». <2> Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения от 01.06.2007 // СПС «КонсультантПлюс».
Одним из наиболее важных направлений в организации работы архива суда является учет и выдача дел. В архиве Архангельского областного суда в течение 2007 г. осуществлена регистрация выдачи и возврата 1477 архивных документов. Судьи и работники аппарата суда получали их для служебного пользования. Процентное соотношение архивных сведений, представляющих профессиональный интерес для сотрудников суда, следующий. Большую часть запрашиваемых в 2007 г. архивных единиц, а это 39,7%, или 587 запросов, составляют номенклатурные журналы и наряды делопроизводства суда прошлых лет. Далее следует 351 заявка по выдаче надзорных производств, а это 23,8% от всех запросов. На третьем месте, согласно поступившим заявкам, стоят уголовные дела — 20,8% от общего объема потребности в ознакомлении, или 307 запросов. Гражданские дела истекших периодов запрашивались в 9,5% случаев (140 запросов). Личные дела судей, находящихся в отставке, запрашивались из архива суда 66 раз за год, что составило 4,5% от выдачи-возврата архивного документооборота. Вышеуказанные цифры характеризуют объем внутренней потребности суда в своих архивных документах. Внешний интерес к архивным материалам представлен запросами других судов, органов предварительного следствия, прокуратуры, адвокатуры, бывших участников судебных процессов, представителей средств массовой информации и т. п. В течение 2007 г. архивом Архангельского областного суда была предоставлена возможность познакомиться с делами 20 гражданам. Общее время осуществления ими прочтения материалов дела, выписок из дела, снятия копий составило 40 часов 30 минут. Из этого хронометража 30 часов, или более 70%, составило время знакомства с делами представителей адвокатуры. Традиционно архивы судов осуществляют выдачу рассмотренных и сданных в архив судебных дел, руководствуясь следующими правилами: 1) использование документов из архива производится только с разрешения руководства суда; 2) непременным условием работы с документами является обеспечение их физической сохранности; 3) выдаваемые для ознакомления дела должны быть полностью обработаны и оформлены, т. е. прошиты, пронумерованы, иметь шифр, заверительную надпись, а также лист использования; 4) при пользовании архивным документом запрещено подчеркивать текст документа, делать пометки, загибать листы, производить различного рода закладки, курить и принимать пищу; 5) работник архива снимает копии с архивных документов в установленном руководством суда порядке; 6) при выемке дела из архива производятся соответствующие записи в журналах, составляющих обязательный номенклатурный список суда; 7) при приеме дел в хранилище в обязательном порядке проверяется наличие и состояние всех листов в деле (журнале, наряде) в присутствии лица, их сдающего. Игнорирование любого из этих условий будет являться нарушением правил работы архива. Ежедневно, в течение каждого рабочего дня, в архив суда поступают запросы от граждан, организаций и должностных лиц о предоставлении части информации, хранящейся в архиве. Организация ответов на них составляет значительную долю архивной работы, образуя понятие «справочная работа». Это деятельность работника аппарата суда, направленная на изготовление трех видов справочных документов: архивных справок, архивных выписок и архивных копий <3>: ——————————— <3> Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение. М.: Норма, 1996. С. 152.
— архивная справка — это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов; — архивная копия — это официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивных документов с указанием их адресов; — архивная выписка — это архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа. При составлении ответа тщательно продумывается формулировка. Изложение вопроса должно быть сжатым, но достаточно освещающим вопрос. При необходимости в ответе приводятся цитаты. Материал излагается в хронологической последовательности упоминаемых событий. Поступление запроса в архив суда во всех без исключения случаях вызвано потребностью в тех или иных сведениях. Поэтому преуменьшать роль человеческого фактора, как показывает многолетняя практика работы, не стоит. Часто от оперативной и грамотной работы ответственного за архив в суде зависит многое. Очевидно, что осуществленным не так давно переводом архивариусов с технических должностей в категории должностей государственной гражданской службы оценена роль данных работников аппарата по заслугам соразмерно их ответственности. Одной из характерных и часто встречающихся ошибок в организации работы архивов судов является незаполнение листов использования. Такие формы документов вклеиваются в те архивные единицы, которые изымались из архивохранилища для получения информации, содержащейся в данном документальном носителе. Шаблон данного листа следующий:
Фонд N Заголовок дела Опись N Лист использования дела Дело N
Дата Кому выдано Характер Номера Подпись лица, использования (Ф. И.О., использования использованных использовавшего должность и (копирование, листов дело т. п.) выписки, просмотр)
1 2 3 4 5
Согласно Приказу генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 августа 2007 г. N 102 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования» п. 13.6 данного документа изложен в следующей редакции: «Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда». Запросы осужденных о выдаче копий документов из оконченных производством и сданных в архив дел, как правило, поступают в суд ежедневно. Некоторые осужденные требуют обеспечить их не только судебными актами, но и материалами дела досудебного характера, протоколами допроса, заявлениями о явке с повинной и т. д. и т. п. Случается, что документы, составляющие значительную часть судебного дела, запрашиваются гражданами, находящимися в местах лишения свободы, в тройном экземпляре. В своих заявлениях они, как правило, указывают, что не трудоустроены и материально не обеспечены, поэтому оплатить госпошлину не имеют возможности. Эти сведения подтверждаются справками из бухгалтерии исправительного учреждения. Осужденные, являясь гражданами Российской Федерации, обладают правами и свободами человека и гражданина, которые в соответствии со ст. 2 Конституции Российской Федерации представляют собой высшую ценность. В ч. 2 ст. 10 УИК РФ определяется, что при исполнении наказания осужденным гарантируются права и свободы граждан Российской Федерации с ограничениями, установленными уголовным, уголовно-исполнительным и иным законодательством Российской Федерации. При этом наличие специального статуса осужденного к лишению свободы за совершение преступления не предполагает ограничений в средствах защиты прав, свобод и законных интересов указанных лиц. В 2006 г. в Страсбурге конкретизированы международные стандарты оказания юридической помощи заключенным в новых условиях Европейских пенитенциарных правил, участником которых является Российская Федерация. Согласно им все заключенные имеют право на получение правовой помощи, а администрация пенитенциарного учреждения обязана предоставить разумные возможности для получения доступа к такой помощи. Значительный практический интерес в организации работы по выдаче копий документов из судебных дел представляет Определение Конституционного Суда Российской Федерации от 13.06.2006 г. N 274-О <4>. В Определении указывается, что отсутствие у заинтересованного лица возможности в силу его имущественного положения исполнить обязанность по уплате государственной пошлины не должно препятствовать осуществлению им права на судебную защиту. Предусмотренных главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации мер по освобождению от уплаты государственной пошлины отдельных категорий граждан или предоставлению рассрочки (отсрочки) ее оплаты может оказаться недостаточно для обеспечения доступа граждан к правосудию, особенно если речь идет о находящихся в учреждениях уголовно-исполнительной системы лицах, осужденных к наказанию в виде лишения свободы, которые не трудоустроены и не имеют денежных средств на лицевом счете, или о лицах, находящихся в местах содержания под стражей. Введенное с 1 января 2005 г. правовое регулирование сузило круг лиц, освобождаемых от уплаты государственной пошлины, и устранило возможность освобождения гражданина от ее уплаты с учетом его имущественного положения. Следовательно, федеральный законодатель лишил суды соответствующих дискреционных полномочий, предоставленных им исключительно в целях беспрепятственного доступа граждан к правосудию. ——————————— <4> Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения от 01.06.2007 // СПС «КонсультантПлюс».
Конституционный Суд Российской Федерации пришел к выводу, что пп. 10 п. 1 ст. 333.19 Налогового кодекса Российской Федерации, не позволяющий суду принимать по ходатайству физических лиц решения о снижении (вплоть до нулевого размера) государственной пошлины, подлежащей уплате при подаче заявления о повторной выдаче копий судебных актов и иных документов из дела, выдаваемых судом, если иное уменьшение размера государственной пошлины или предоставление отсрочки (рассрочки) ее уплаты не обеспечивает беспрепятственный доступ к правосудию, как не соответствующий Конституции Российской Федерации, утрачивает силу и не может применяться судами, другими органами и должностными лицами. Как трактовать понятие «иные документы из дела»? И каковы будут затраты суда на обеспечение исполнения запросов осужденных по копированию материалов судебных дел? Как показывает практика, значительное число заявлений, поступающих от граждан, отбывающих наказание в исправительных учреждениях, содержат просьбы о бесплатном предоставлении им необходимых копий документов из судебных дел по причине отсутствия денежных средств. Размер госпошлины за ксерокопирование и заверение копий судебных документов не покрывает произведенных расходов государства на бумагу, обслуживание оргтехники, электроэнергию. Согласно пп. 10 п. 1 ст. 333.19 Налогового кодекса Российской Федерации при выдаче судом копии документа в пределах от одной до десяти страниц документа государственная пошлина уплачивается в размере 20 руб., а при количестве, превышающем 10 страниц, исходя из расчета 2 руб. за каждую страницу документа. Об экономической целесообразности осуществления подобных работ не может быть и речи. В настоящее время средняя цена на услуги ксерокопирования по г. Архангельску составляет 5 руб. и выше. Возможности государственных органов, существующих за счет средств налогоплательщиков, по финансированию обеспечения беспрепятственного доступа к правосудию не беспредельны. Разумные пределы обеспечения доступности правосудия должны предполагать в том числе и уважение к суду. Потенциально любой осужденный, используя свое право на надлежащий доступ к правосудию, может ходатайствовать о копировании и надлежащем заверении всех материалов его многотомного уголовного дела, сославшись на затруднительное положение, причем за государственный счет. Это одна из проблем сегодняшнего архивного делопроизводства в судах, ограниченного как в трудовых ресурсах, так и в материальных. Тем не менее повторная выдача заверенных копий судебных актов, которые необходимы для дальнейшего обжалования, осужденным, испытывающим материальные трудности, без оплаты ими госпошлины в судах Архангельской области осуществляется в обязательном порядке. Можно ли отождествить доступность правосудия и возможность обжалования вступившего в законную силу судебного акта в надзорную инстанцию от объема представленных документов из дела? И в этой связи есть ли основания утверждать, что со стороны граждан, отбывающих наказание в местах лишения свободы, предъявляющих требования в суды о предоставлении им копий решений, имеющих не только итоговый, но и промежуточный характер, возникает злоупотребление правом? Согласно ч. 2 ст. 404 УПК Российской Федерации к надзорным жалобе или представлению должны прилагаться копия приговора или определения суда апелляционной инстанции, определения суда кассационной инстанции, постановления суда надзорной инстанции, если они выносились по данному уголовному делу. Таким образом, при наличии указанных документов право лица на обжалование судебного акта не может быть нарушено — и конституционное право на судебную защиту действует в полной мере. К примеру, решения, имеющие промежуточный характер (в том числе и на стадиях досудебного производства по уголовному делу), оцениваются судьей при вынесении им итогового судебного решения. Копия же итогового судебного решения, как указывалось выше, выдается осужденному при наличии у него подтвержденных соответствующими документами материальных затруднений, бесплатно. Соответственно, отказ архива суда в предоставлении копий промежуточных решений не будет ограничивать право гражданина на доступ к правосудию. Заявитель, запрашивая многочисленные дополнительные копии документов из дела, с целью использования их в качестве приложений к надзорной жалобе, ссылаясь при этом на трудное материальное положение, фактически использует свои процессуальные права во вред государству в лице суда. Возможно, какая-то часть вопросов в организации архивного делопроизводства будет решена путем внедрения в скором будущем государственной автоматизированной системы «Правосудие». Об опыте судов в вопросе формирования электронного архива документов имеются положительные отзывы. В Челябинском областном суде такой архив начал функционировать 25 октября 2001 г. Для сканирования документов сброшюрованных архивных дел в этом суде применяется так называемый планетарный сканер. Он позволяет организовать ввод архива с высокой максимальной производительностью без предварительной расшивки <5>. ——————————— <5> Вяткин Ф., Зильберман С. Электронный архив судебных документов // Российская юстиция. 2003. N 9.
Поиск сенсационной информации, громких разоблачений и свидетельств изломов человеческих судеб приводит в архив суда представителей средств массовой информации. Решение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 02.11.2004 N ГКПИ04-1313 затрагивает именно этот аспект в организации работы архива суда. Гражданин Н., являясь по профессии журналистом, обратился в Верховный Суд РФ с заявлением о признании недействующими некоторых инструктивных норм судебного делопроизводства, так как они, по его мнению, ограничивают права любых заинтересованных лиц и журналистов на беспрепятственное ознакомление с материалами судебных дел, рассмотренных в открытом судебном заседании, и на получение копий судебных решений и других документов из этих судебных дел. Согласно ст. 35 Гражданско-процессуального кодекса Российской Федерации имеют право знакомиться с материалами дела, делать выписки из них и снимать только те лица, которые участвуют в деле. Лицами, участвующими в деле, в силу ст. 34 ГПК РФ являются стороны, третьи лица, прокурор, лица, обращающиеся в суд за защитой прав, свобод и законных интересов других лиц или вступающие в процесс в целях дачи заключения по основаниям, предусмотренным ст. ст. 4, 46 и 47 ГПК РФ, заявители и другие заинтересованные лица по делам особого производства и по делам, возникающим из публичных правоотношений. Аналогичным образом определен круг таких лиц и Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации. Следовательно, законодателем установлен исчерпывающий состав лиц, участвующих в деле, и только этим лицам предоставлены названные процессуальные права. Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации не согласилась с утверждением гражданина Н. в той части, что любое заинтересованное лицо (гражданин) наряду с лицами, участвующими в деле, вправе знакомиться с материалами судебных дел и получать копии судебных документов, поскольку круг лиц, обладающих указанными процессуальными правами, определен законом и не может быть произвольно расширен. Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации оставила решение без изменения. Справедливости ради следует отметить, что представители средств массовой информации получают необходимую им информацию по рассмотренным делам, в том числе и тем из них, которые имели актуальность и общественную значимость десять, двадцать, тридцать и более лет назад. Об этом свидетельствуют записи в архивной книге учета дел, выдаваемых для ознакомления. Но для этого необходима специальная процедура — соблюдение Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации», Закона Российской Федерации «О средствах массовой информации», а также разрешение председателя суда или его заместителя. Попытка конкретизировать область ограничений к архивным документам, затрагивающих конституционные права граждан, была сделана в 1993 г. в Основах законодательства Российской Федерации об архивном фонде и архивах <6>, которые утратили силу в 2004 г., с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» <7>. В настоящее время нормативно закреплены ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, которые устанавливаются на срок 75 лет со дня времени создания документа, если иное не предусмотрено законом. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен либо самим гражданином, либо после его смерти — его наследником. ——————————— <6> Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде и архивах от 07.07.1993 N 534-1 // Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета РФ. 1993. N 33. Ст. 1311. <7> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс».
Если о видах и разновидностях архивных документов, содержащих сведения о личной жизни, архивисты имеют достаточно четкое представление, то о документах, которые содержат сведения, создающие угрозу для жизни и безопасности жилища, нет представлений до настоящего времени. Одни трактуют их как сведения о наличии у конкретного лица государственных наград, художественных коллекций, именного оружия и иных ценностей. Другие — как сведения о месте проживания, наличии недвижимого имущества, средств связи и т. п. <8>. ——————————— <8> Павлова Т. Ф. Формирование нормативной базы обеспечения пользователей архивными документами с конфиденциальными сведениями // Отечественные архивы. 2008. N 2.
В сентябре 1996 г. в одном из мегаполисов мира, в г. Пекине, состоялся Международный совет архивов. В п. 7 Декларации, принятой по его итогам, значилось, что «архивисты должны уважать интересы как доступа, так и защиты тайны частной жизни и действовать в границах соответствующего законодательства». Безусловно, это положение в полной мере стремятся соблюдать архивные подразделения судов. В области архивного делопроизводства не все так просто, как кажется на первый взгляд. Формирование его происходит не только в результате воздействия реформирующейся судебной системы и всех ее составляющих, но и в русле общих тенденций развития архивного дела в нашей стране и за ее рубежами. На сегодняшний день нет специально посвященной данной теме достаточно полной монографии или учебного пособия. Имеющиеся в небольшом количестве труды исследователей середины XX в. во многом потеряли свою актуальность и не отвечают потребностям современного судебного делопроизводства. В учебные планы юридических факультетов высших учебных заведений традиционно не включаются спецкурсы по судебному делопроизводству, а тем более по такой его специфичной составляющей, как организация архивной работы в судах. Опыт других государственных образовательных систем свидетельствует о пользе и объективной потребности в получении такого рода знаний. К примеру, в США в 1970 г., т. е. 38 лет назад, создан Институт судебного менеджмента, готовящий профессионалов в области судебного администрирования. Ситуация «дефицита знаний» в настоящее время решается путем организации курсов повышения квалификации для государственных гражданских служащих, работающих в федеральных судах и на судебных участках мировых судей. Преподавателями на таких курсах, как правило, становятся наиболее опытные работники судов и управлений судебного департамента в субъекте или сотрудники Государственного архива, курирующего суды. Увеличение количества занятий по данной тематике в филиалах Российской академии правосудия, а также проведение семинаров и научно-практических конференций как регионального, так и общероссийского масштаба могло бы способствовать подъему судебного архивоведения на более высокий качественный уровень.
