Специфика работы юридической службы коммерческой компании с адвокатами и внешними юридическими консультантами

(Абросимова Е. А.) («Адвокатская практика», 2013, N 5) Текст документа

СПЕЦИФИКА РАБОТЫ ЮРИДИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ КОММЕРЧЕСКОЙ КОМПАНИИ С АДВОКАТАМИ И ВНЕШНИМИ ЮРИДИЧЕСКИМИ КОНСУЛЬТАНТАМИ <*>

Е. А. АБРОСИМОВА

——————————— <*> Abrosimova E. A. Specific of interaction business company legal department with attorneys and external legal consultants.

Абросимова Елена Антоновна, доцент кафедры коммерческого права и основ правоведения юридического факультета МГУ имени М. В. Ломоносова, кандидат юридических наук, доцент.

В статье дается общая характеристика взаимодействия юридических департаментов и корпоративных юристов с привлеченными адвокатами, рассматриваются особенности аутсорсинговых юридических услуг и требования, которые предъявляются к работе адвоката в коммерческой компании. Предлагаются некоторые практические рекомендации по организации работы адвокатов в качестве внешних юридических консультантов.

Ключевые слова: юридический аутсорсинг, адвокаты, внешний юридический консультант.

The article presents general overview of corporate lawyers (legal departments) and attorneys interaction, reveals features of legal outsourcing and Russian companies requirements to attorneys, provides several practical recommendations to organize attorney service as external legal consultant.

Key words: legal outsourcing, attorneys, external legal consultant.

Одним из важных направлений работы корпоративного юриста или юридической службы является работа с внешними юридическими консультантами: юридическими фирмами, адвокатскими образованиями и привлеченными адвокатами. Юридические службы компаний не всегда обладают собственным ресурсом для качественного выполнения отдельных видов правовой работы, иногда возникает необходимость провести независимую юридическую экспертизу предлагаемых юридической службой правовых решений или усилить правовую позицию организации авторитетом внешнего консультанта. В этих и других случаях юридической службе приходится прибегать к услугам внешнего юриста (к аутсорсингу). Аутсорсинг юридических услуг (абонентское юридическое обслуживание) — это ежемесячное юридическое сопровождение деятельности организации, связанное с выполнением всего или части функционала юридического подразделения организации. Как показывает практика, более двух третей (около 70%) компаний пользовались услугами юридического консалтинга. Юридический аутсорсинг позволяет получить сопровождение квалифицированных юристов, специализирующихся на отдельных, достаточно узких вопросах. Не имеет смысла держать своего узкого специалиста в штате, но штат, как правило, не рассчитан на решение проблем, возникающих вне рамок текущей деятельности компании. Кроме того, независимый взгляд внешних специалистов может оказаться важен для достижения положительного результата. Еще одним преимуществом привлечения внешнего консультанта является то, что юридическая фирма, например, не болеет, не уходит в отпуск, не переходит на работу к конкурентам и хранит конфиденциальность информации, а также позволяет разгрузить работу бухгалтерии (зарплату юридической службе начисляет сама фирма-аутсорсер), поэтому вместо того, чтобы ежемесячно платить зарплату штатным юристам и страховые взносы во внебюджетные фонды, достаточно один раз в месяц перечислить вознаграждение аутсорсеру. Важным является также то, что расходы на оплату юридического аутсорсинга можно учесть в целях налогообложения прибыли как расходы на юридические и информационные услуги (подп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для юридической службы компании возникает необходимость в правильной и эффективной организации взаимодействия с внешними консультантами. Обычно внешних консультантов для юридического сопровождения деятельности привлекают: для подготовки заключений или систематического получения актуальной правовой информации, необходимой для принятия правильных правовых решений в компании; подготовки договоров и переговорного процесса (например, в конфликтных ситуациях, когда внешний консультант сможет выступить в роли стороннего посредника), правового сопровождения проектов, представительства в суде и урегулирования споров в досудебном порядке. Часто юридические службы привлекают внешних консультантов в следующих случаях: — при отсутствии требуемого для воплощения проекта уровня правовых знаний и навыков у юридической службы компании (например, при применении к заключаемому договору иностранного права), а также в случаях недостаточности у нее квалифицированных ресурсов; — это требование местного законодательства (для представительства компании в судебном процессе в Германии необходимо привлечение адвоката, допущенного к ведению дел в данном суде) либо предусмотрено внутренними процедурами (представительство банка в деле о банкротстве заемщика). Некоторые авторы также рассматривали вопрос о привлечении иностранными компаниями, работающими в нашей стране, российских адвокатов <1>; ——————————— <1> Шугрина Е. С. Некоторые особенности оказания юридических услуг иностранному бизнесу в России // Адвокатская практика. 2012. N 3. С. 2 — 4.

— необходимо осуществить большой объем правовой работы в короткие сроки; — необходимо использовать авторитет внешнего консультанта. При работе с аутсорсингом юридическая служба должна быть своевременно проинформирована о правовых рисках, выявленных внешним консультантом, чтобы совместно с ним оценить степень воздействия этих рисков на проект и дать рекомендации руководителю по развитию проекта. Сотрудники юридической службы остаются ответственными за эффективное использование результатов их работы. Говоря о взаимодействии юридической службы с внешними юристами, нельзя не отметить и недостатки такого взаимодействия. 1. Передав правовое обеспечение «на сторону», юридическая служба вынуждена постоянно контролировать уровень предоставляемого сервиса. 2. Неквалифицированные действия внешнего юриста могут привести к материальным потерям компании. Например, привлеченная юридическая фирма консультировала одно ООО. Работа юристов включала два этапа: услуги по получению решения местной администрации о передаче земли в собственность и по оформлению сделки. Решение администрации о продаже ООО участка за несколько миллионов рублей было вынесено 20 июля 2011 г., а через два дня изменился порядок расчета стоимости участка, что уменьшило цену земли в десять раз. Однако 1 августа управляющий партнер юридической компании сообщил клиенту о невозможности покупки земли за несколько сотен тысяч рублей (по существующей на этот момент цене), и тот купил ее по старой цене. Когда клиент поинтересовался о причинах непредоставления ранее информации об изменениях, юридическая фирма признала свою неосведомленность, и клиент отказался платить 200 тыс. руб. за сделку. Юристы потребовали оставшиеся деньги в суде, а клиент подал встречный иск о взыскании убытков. Из-за некачественного оказания услуг он понес ущерб в размере в несколько миллионов рублей переплаты за землю, но ответственность юристов была в договоре ограничена суммой выплаченного вознаграждения <2>. ——————————— <2> Коммерсантъ (газета). 11.07.2013. N 120(5151) // URL: http://www. kommersant. ru/doc/2231008.

3. Возможна утечка информации, особенно если речь идет о конфиденциальных и секретных документах. Вопросы конфиденциальности напрямую связаны с адвокатской тайной <3>. ——————————— <3> Анисимов В. Ф., Рудик О. С. Проблемы реализации адвокатской тайны при противодействии легализации (отмыванию) денежных средств // Адвокатская практика. 2013. N 2. С. 2 — 4; Рагулин А. В. О праве адвоката-защитника отказывать в предоставлении сведений, связанных с оказанием юридической помощи // Адвокатская практика. 2012. N 3.

Чаще всего используется следующий алгоритм выбора внешнего юридического консультанта: 1) определение потребности во внешнем консультанте; 2) составление короткого списка (short list) кандидатов на основании рекомендаций финансового консультанта по сделке или профилирующего менеджера, коллег и знакомых, рейтингов юридических фирм и собственного опыта; 3) направление отобранным консультантам запроса на предложение юридических услуг (request for proposal — RFP), включающего краткое описание проекта, запрашиваемую информацию об опыте консультанта и составе рабочей группы, просьбу подтвердить отсутствие конфликта интересов и дать ценовое предложение; 4) сравнение конкурсных предложений (помимо ценовых показателей очень важно сопоставить условия действительности фиксированной или максимальной цены), выбор предпочтительного консультанта, проведение переговоров и подписание договора оказания услуг; 5) проведение личного собеседования с кандидатами, определение победителя; 6) заключение договора на оказание юридических услуг. Существует несколько способов привлечения к работе внешних юридических консультантов: централизованно, через юридический департамент по заявкам соответствующих бизнес-подразделений и непосредственно бизнес-подразделениями. Когда внешнего юриста нанимает юридический департамент, повышается качество отбора консультантов (юристу легче оценить квалификацию другого юриста) и управления их работой и бюджетами (общие подходы к выставлению счетов и качеству работы, получение скидок и т. п.). Когда подбор юриста ведется через бизнес-подразделение компании, возрастает скорость найма консультанта и удобство сотрудничества с ним заинтересованного в таких услугах бизнес-подразделения (более 2/3 привлеченных к работе адвокатов и юридических фирм) <4>. Большинство компаний хотят работать с адвокатами и другими внешними консультантами, которых они знают лично и которые, в свою очередь, знают их бизнес. Это позволяет устанавливать более прочные взаимоотношения и плодотворное сотрудничество <5>. ——————————— <4> Донцов А. Управление юридическими рисками организации путем привлечения внешних консультантов // Корпоративный юрист. 2008. N 9. <5> Буробин В. Н. Русская бизнес-адвокатура. Опыт создания юридической фирмы. М.: Статут, 2009.

К внешним юридическим консультантам предъявляются следующие требования: — высокая репутация на рынке юридических услуг; — наличие позитивного опыта реализации аналогичных проектов; — наличие в юридической компании-аутсорсере специалистов, обладающих необходимыми знаниями и опытом выполнения требуемой правовой работы (иногда требуется способность организовать работу по проекту с иными внешними консультантами, выступить в роли генерального подрядчика). После выбора внешнего консультанта с ним заключается договор на оказание юридических услуг <6>. Проект соответствующего договора обычно разрабатывает то структурное подразделение, к компетенции которого отнесено соответствующее направление правовой работы. Возможно отнесение вопроса о разработке проекта договора с внешним консультантом к исключительной компетенции юридической службы. В таком случае она готовит проект соответствующего договора по запрос. ——————————— <6> Токмаков И. С. К вопросу об общей характеристике соглашения об оказании юридической помощи // Адвокатская практика. 2012. N 3 — 4.

В договоре необходимо предусмотреть ответственность внешнего консультанта. В тексте договора лучше не употреблять термин «аутсорсинг», так как налоговые инспекторы зачастую рассматривают аутсорсинг как схему уклонения от уплаты взносов на обязательное страхование. Важной рекомендацией при заключении договора с юридической фирмой является то, что в договоре указывается, по возможности, работа на постоянной основе только с конкретными адвокатами юридической фирмы-аутсорсера. Кроме того, необходимо в обязательном порядке заключать соглашение о конфиденциальности, предусматривающее ответственность сторон за разглашение конфиденциальной информации. Важным условием договоров на оказание юридических услуг является условие о цене договора, которая может определяться разными способами: — почасовые ставки — наиболее распространенный вариант. Однако иногда внешний консультант сознательно затягивает время ради большего вознаграждения. Основная тенденция при установлении почасовых ставок — ограничение внутренних затрат консультанта и запрет на замену юриста в течение всего периода обслуживания проекта. Большинство руководителей юридических служб оговаривают заранее ограничение размера гонорара внешнего консультанта, независимо от потраченных часов. Важно учитывать, что юристы разных грейдов (уровень оплаты в зависимости от классификации и сложности задач) имеют неодинаковые почасовые ставки; — фиксированное вознаграждение чаще всего устанавливается по повторяющимся типам работы (например, услуги по регистрации юридического лица, регистрации прав и т. п.), за услуги по несложным делам, где мала степень риска. Такой вариант оплаты защищает от «сюрпризов» со стороны внешних юристов; — фиксированный процент от суммы сделки или договорная цена применяются в особо сложных делах, где используются эксклюзивные исполнители. Этот способ обеспечивает высокую заинтересованность со стороны консультантов в положительном исходе дела; — «вознаграждение за успех» выражается в виде оплаты юридических услуг по принципу success fee. Как правило, такая форма вознаграждения используется для судебных и арбитражных дел и для крупных бизнес-сделок. При согласовании цены договора на юридическое обслуживание, для того чтобы сделать бюджет более предсказуемым, внешние консультанты часто соглашаются на ограничение максимальной суммы вознаграждения (capped fee) при соблюдении определенных условий: ограничение срока осуществления проекта, количества редакций документов, количества раундов переговоров и т. п. Суммы свыше согласованного максимального размера к оплате не предъявляются, если условия ограничения максимальной суммы не были нарушены. Качественная работа с внешними юридическими консультантами предполагает хорошо налаженное организационное взаимодействие между корпоративным юристом (юридической службой) и внешним консультантом. До начала работы необходимо согласовать форму оплаты и почасовые ставки внешнего консультанта или каждого юриста компании-аутсорсера, их контактные данные, а также полные контактные данные руководителя проекта со стороны консультанта (получить контактные данные руководителя практики консультанта с тем, чтобы иметь возможность оперативно разрешать разногласия, которые могут возникнуть). И наконец, помните о распространенном заблуждении «Когда мы приглашаем консультанта, мы часто предпочитаем услышать то, что хотели бы услышать, а не то, что консультант говорит». При организации текущей работы с внешним консультантом важнейшее значение имеет правильная постановка задач — четкая и ясная, в контексте особенностей сделки (в случае отсутствия соответствующего опыта можно попросить самого консультанта подготовить техническое задание на сделку), краткое или подробное согласование объема консультаций и согласование сроков с указанием степени их критичности и серьезности последствий их несоблюдения (например, если определенный документ должен быть получен до начала заседания совета директоров). На каждом этапе взаимодействия важно, чтобы и юридическая служба, и внешний консультант управляли ожиданиями друг друга. Как показывает опыт, 50% компаний прерывали отношения найма с внешними юридическими консультантами из-за отсутствия адекватной реакции со стороны юридического консультанта на их запросы, невысокого качества услуг, неудовлетворительных результатов деятельности внешнего юриста, слишком высоких ставок оплаты за услуги юридических консультантов, сокращения количества специалистов по юридическому консалтингу. Привлеченному к работе внешнему юридическому консультанту важно помнить, что корпоративный юрист (юридическая служба) несет ответственность за выбор внешнего консультанта, за правильность поручений и за результаты проделанной совместной работы. Глава юридической службы отвечает за работу с внешними консультантами — юридическими фирмами, которые обслуживают ключевые и наиболее значимые сделки предприятия. Если внешних консультантов контролирует менеджмент компании, даже если привлекаемые со стороны юристы являются компетентными, у компании возникают проблемы (достаточно вспомнить финансовые махинации в Parmalat). Не менее важной в работе с внешними юридическими консультантами является оценка результатов их работы, которая строится на количественных показателях (правовых и экономических). К числу правовых показателей можно отнести: общий объем работы или количество заданий (проектов), выполненных внешними консультантами, количество успешно выполненных заданий (например, заключение договора, выигрыш судебного дела и т. п.), а также количество проектов, не обеспечивших достижение поставленной цели или выполнение задания (например, неудачные переговоры о заключении или согласовании условий договора, проигрыш судебного дела, не урегулированные разногласия на досудебной стадии обжалования и т. п.). Экономические показатели связаны прежде всего с соотнесением затрат на внешних консультантов и сумм вероятных потерь, предотвращенных или не предотвращенных с их помощью. По итогам оценки работы внешнего юридического консультанта проводится уточнение требований к внешним консультантам и процедуре их отбора и взаимодействия с ними. Итоги оценки позволяют в значительной степени повысить качество и эффективность работы юристов компании или юридических департаментов с внешними юридическими консультантами.

Список использованной литературы

1. Анисимов В. Ф., Рудик О. С. Проблемы реализации адвокатской тайны при противодействии легализации (отмыванию) денежных средств // Адвокатская практика. 2013. N 2. 2. Буробин В. Н. Русская бизнес-адвокатура. Опыт создания юридической фирмы. М.: Статут, 2009. С. 153. 3. Взаимодействие с внешними консультантами // Эффективный юридический департамент. М.: Wolters Kluwer, 2007. 4. Донцов А. Управление юридическими рисками организации путем привлечения внешних консультантов // Корпоративный юрист. 2008. N 9. 5. Рагулин А. В. О праве адвоката-защитника отказывать в предоставлении сведений, связанных с оказанием юридической помощи // Адвокатская практика. 2012. N 3. 6. Токмаков И. С. К вопросу об общей характеристике соглашений об оказании юридической помощи // Адвокатская практика. 2012. N 3 — 4. 7. Шугрина Е. С. Некоторые особенности оказания юридических услуг иностранному бизнесу в России // Адвокатская практика. 2012. N 3.

——————————————————————

Название документа