Материал подготовлен с использованием правовых актов
по состоянию на 15 мая 2007 года
Н. А. НИКИФОРОВА
Никифорова Наталья Александровна — юрисконсульт юридической консультации «Правозащита», г. Саратов.
Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой является «поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Этой же нормой подчеркивается, что работа, выполняемая в пути, имеющая разъездной характер, не является служебной командировкой. Отметим, что работа, подразумевающая служебное задание, должна входить в основные трудовые функции работника, предусмотренные трудовым договором.
Командированному работнику работодатель, безусловно, должен предоставить ряд гарантий по всем нормам трудового законодательства. За сотрудником организации сохраняется место работы и средний заработок, а также возмещаются расходы, возникшие у работника во время командировки (ст. 167 ТК РФ).
Рассмотрим подробнее гарантию, связанную с сохранением среднего заработка. Статья 139 ТК РФ определяет порядок исчисления среднего заработка. В рамках данной статьи нормы трудового законодательства претерпели существенные изменения в отношении среднего заработка для оплаты отпусков, вступившие в силу 01.10.2006 (в редакции Федерального закона от 30.06.2006). Ранее они рассчитывались за период, равный трем месяцам. Теперь законодатель установил единую систему расчета среднего заработка за период, равный двенадцати календарным месяцам, предшествующим периоду необходимой выплаты, в том числе и периоду оплаты служебных командировок.
Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат (ч. 2 ст. 139 ТК РФ).
Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
При повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) средний заработок работников повышается в следующем порядке: если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 года N 213.
Расходы на проезд
Данные расходы неизбежны уже в связи с тем, что командировка предполагает переезд, и командировочные расходы на транспорт зависят от того, каким образом сотрудник добирается до места назначения. Руководство может предоставить имеющийся в организации транспорт. Работник при возможности пользуется личным автомобилем с оплатой необходимых расходов на топливо, либо используется общественный транспорт: автомобильный, железнодорожный, воздушный, водный и так далее. При оплате проездных билетов, безусловно, включается и пассажирская страховка, и стоимость постельного белья.
Работник по согласованию с работодателем может для поездки к месту командировки использовать личный автомобиль. В отношении использования личных автомобилей применяется Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
При выплате компенсации за использование личного автомобиля учитывается норма расхода топлива для определенного вида транспорта при подсчете конкретного расстояния, которое необходимо преодолеть командированному. Данные специалисты организации могут получить, применяя Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте Р 3112194-0366-03, утвержденные Минтрансом России 29.04.2003. Безусловно, особенности использования личного транспорта в командировке должны прописываться в локальном акте организации, ведь общие нормативные акты не могут учитывать всех особенностей организации, направления ее деятельности, должностных обязанностей командируемого работника.
Расходы на жилье
Расходы на проживание оплачиваются, если задание не может быть выполнено в течение одного дня — проживание в течение определенного периода по месту работы. Вопрос места проживания решается работодателем, оплата найма и бронирования жилого помещения: гостиницы, общежития, частного жилья — производится, только если нет возможности бесплатного проживания. (Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490.) Правильность оформления проживания в гостинице для дальнейшего отчета в бухгалтерии рассмотрим на следующем примере.
Верник Н. А. в служебной командировке останавливался в гостинице. Администратор гостиницы выдала счет стандартной формы и кассовый чек. В этом случае налог на добавленную стоимость в обоих документах выделен отдельной строкой с указанием суммы налога. Выдать счет-фактуру и акт выполненных работ она отказалась, ссылаясь на Приказ МНС России от 26.12.2003 N БГ-3-03/721, согласно которому, счет-фактура и акт выполненных работ не требуются. По возвращению бухгалтер требовала от Верника Н. А. счет-фактуру. Получив независимую консультацию, Верник установил, что требования бухгалтера безосновательны, поскольку суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные в составе расходов на наем жилого помещения во время командировки и выделенные отдельной строкой в счете гостиницы, могут быть приняты к вычету в случае, если данный документ является бланком строгой отчетности, а также при наличии документа, подтверждающего оплату данных расходов (кассового чека).
Приведем другой пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Мираж» направило свою сотрудницу Кирилову М. С. в служебную командировку на 10 дней. Кирилова М. С. получила под отчет 16 000 рублей. Коллективным договором организации прописана норма суточных в размере 800 рублей в день. За весь период командировки Кириловой должны быть выплачены суточные на общую сумму 8000 руб. (10 дней по 800 рублей). В авансовом отчете Кириловой после командировки указывались следующие данные вместе с подлинными документами:
1) железнодорожные билеты до места назначения и обратно стоимостью 1720 рублей, в том числе НДС — 320 рублей, который выделен в билете отдельной строкой;
2) счет гостиницы по форме N 3-Г на сумму 5000 рублей, в том числе НДС — 1000 рублей (выделен отдельной строкой).
После утверждения авансового отчета сотрудница вернула в кассу остаток неиспользованных средств в сумме 1280 рублей (16000 — 8000 — 1720 — 5000).
Проблем с налоговыми вычетами можно легко избежать, если не давать работнику поручение приобретать билеты и оплачивать услуги гостиниц за счет средств, выданных под отчет. Организация может сама покупать проездные документы и перечислять деньги гостиницам по безналичному расчету. В таком случае организация получит от поставщика счет-фактуру и проблем с налоговым вычетом не возникнет.
В случае если организация в определенный населенный пункт командирует своих сотрудников достаточно часто (например, в этом городе имеется филиал), целесообразно не заказывать постоянно гостиничные номера, а оформлять постоянный наем жилой квартиры. Однако в этом случае работнику доказать свои расходы на проживание достаточно трудно. В этом случае с учетом норм налогового законодательства при определении налогооблагаемой базы бухгалтерия организации определяет расходы на жилье по совокупности приказа на командировку, проездных документов и суммы за аренду жилья. Учет производится пропорционально времени нахождения в командировке сотрудника, несмотря на то что жилье арендовано на более длительное время.
В отношении брони действует документ еще советского периода — Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», в которой указано, что работнику возмещают сумму брони, равную половине стоимости проживания за одни сутки. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.
Суточные
Оплата суточных рассчитывается бухгалтерией организации за все дни пребывания в командировке, среди которых и выходные, и праздничные, и время в дороге. На основании Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» определяется размер суточных в пределах нашего государства и на основании Приказа Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Организация в локальном нормативном акте может зафиксировать более высокий размер суточных. Однако при определении налогооблагаемой базы будет учитываться только сумма, определенная общепринятым нормативно-правовым актом. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года. Более длительные сроки командировок могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств.
При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).
Рассмотрим примеры.
Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда — 17 апреля, 23 часа 59 минут. В данном случае первым днем командировки будет считаться 18 апреля.
Предположим, что в условиях предыдущего примера время отправления поезда — 5 сентября, 00 часов 7 минут. В этом случае первым днем командировки будет считаться 5 сентября.
Работник вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 40 минутах езды от города. Время вылета самолета — 10 марта, 00 часов 25 минут. В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города 9 марта не позднее 23 часов 05 минут. В этом случае первым днем командировки следует считать 9 марта.
Подобные правила применимы и к последнему дню командировки.
Если сотрудник возвращается из командировки в пятницу вечером, то в командировочном удостоверении ставится дата, указанная в обратном билете (пятница): когда прибыл, а не его прихода на работу (понедельник).
Размер суточных определяется положениями, не носящими индивидуальный характер и направленными на неоднократное применение.
Выплаты признаются суточными, если имеют характер компенсации, то есть возмещения дополнительных расходов работнику, находящемуся в командировке. Поэтому хочется предостеречь руководителей коммерческих организаций от злоупотребления свободой, данной в отношении выплаты суточных: не стоит проводить под их видом другие выплаты.
Выплата организацией суточных, то есть расходов, возникающих у командированного в связи с проживанием не дома, производится из расчета количества дней пребывания в командировке. Срок командировки указывается в командировочном удостоверении. С его помощью работодатель может проконтролировать время пребывания работника в командировке, время в дороге, время начисления среднего заработка, фиксируемое в бухгалтерской и налоговой отчетности. Во все еще действующей Инструкции от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» указывается максимальный срок пребывания в командировке в количестве сорока дней без учета дороги. Инструкция применяется, так как в Трудовом кодексе РФ не указан максимальный срок командировки. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на пять дней с письменного разрешения руководителя организации, в которую командирован работник.
Пример.
Организация игнорирует Инструкцию и выписывает командировочное удостоверение на 52 дня. Налоговые органы не учитывают командировочные расходы в течение 12 дней при вычислении налога на прибыль организации.
В подобных случаях перед выездом в служебную командировку сотрудник должен получить два командировочных удостоверения, в этом случае нарушения норм Инструкции не будет и вся сумма командировочных расходов будет исключена из налогооблагаемой базы.
Сроки заграничных командировок фиксируются не в командировочном удостоверении, а с помощью загранпаспорта: службы контроля при пересечении границы Российской Федерации делают соответствующие отметки.
Командировочное удостоверение должно быть установленной формы (форма Т-10 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Необходимо регистрировать удостоверение в службе персонала, а по возвращению из командировки передать в бухгалтерию.
Несмотря на всю важность командировочного удостоверения, оно не может быть основанием для выезда в служебную командировку. Документ во время поездки может быть утерян, уничтожен по неосторожности или независящим от работника причинам, с самим работником могут случиться неприятности. В этом случае в организации не останется документа, подтверждающего факт нахождения в командировке. По этой причине руководитель издает приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, что и становится основанием для его отъезда, а также соответствующих командировочных выплат через бухгалтерию организации. (Формы приказа о командировках Т-9 и Т-9а Постановления Госкомстата России от 05.01.2007 N 1.)
Форма приказа зависит от того, какие данные необходимо зафиксировать в нем. Немаловажно указать источник финансирования расходов командированного работника, ведь оплату некоторых расходов (жилье, питание, проезд в пределах населенного пункта) берет на себя сторона, принимающая сотрудника. С другой стороны, средства организации, направляющей работника в командировку, могут выделяться как из бюджета, так и из средств экономии либо дополнительной прибыли. Такую информацию целесообразно фиксировать в приказе. Возможен вариант оформления командировки без удостоверения. В этом случае учитываются проездные документы для подтверждения сроков командировки. Безусловно, выбор соответствующего порядка оформления командировки и оплаты всех связанных с ней расходов должен быть детально прописан в локальном нормативном акте каждой организации.
Существуют ли ситуации, при которых суточные не выплачиваются? Рассмотрим конкретный пример.
Инженер-механик ремонтного предприятия Иванов Н. В. направляется в командировку на 4 календарных дня. Населенный пункт, в котором предстоит служебное задание, а именно находящееся в пригороде фермерское хозяйство, находится в 70 км от города, где проживает и работает Иванов Н. В. При оформлении служебной командировки сотрудник изъявляет желание возвращаться ежедневно в город на недорогом и достаточно скором электропоезде. При получении сумм за командировку Иванов Н. В. был крайне удивлен, что суточных ему не начисляли. На возмущения работника бухгалтер дал мотивированный ответ. По законодательству суточные получает работник, проживающий вне места постоянного жительства более 24 часов, так как необходимы дополнительные расходы на питание, проживание, отдых. Работник в командировке несет дополнительные эмоциональные нагрузки, даже если возвращается каждый день домой: времени на возвращение потрачено гораздо больше, соответственно на отдых меньше времени. Однако суточные по законодательству ему не положены. Ведь проживание в месте командировки более 24 часов у него не выходит. В итоге Иванов Н. В. остается без оплаты суточных.
Важно отметить, что в отличие от обычной командировки при однодневной командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10) работнику может не выписываться. В журнале учета работников, выбывающих в командировки, производится запись о направлении сотрудника в командировку.
При однодневной командировке организация должна компенсировать сотруднику расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также расходы на провоз багажа, если для выполнения служебного задания работнику требуется специальная аппаратура, но суточные не выплачиваются. При однодневной командировке у сотрудника отсутствуют расходы по проживанию.
Иные расходы, производимые работником и согласованные
с работодателем
Длительный характер работ, производимых во время командировки, становится причиной дополнительных затрат командированного, которые необходимы как для качественного выполнения служебного задания, так и для обеспечения нормальных условий проживания сотрудника вне дома. Виды этих затрат и суммы расходов, безусловно, должны быть согласованы заранее с работодателем. В отношении организаций, финансируемых из федерального бюджета, как своеобразный путеводитель существует Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Отметим, что субъекты Федерации в основном дублируют нормы этого положения в рамках своей территориальной единицы. Однако в соответствии с особенностями условий проживания в ряде регионов размеры возмещаемых расходов гораздо выше по сравнению с федеральными.
В число дополнительных расходов, которые оплачиваются командированному сотруднику по согласованию с работодателем, могут входить страхование жизни, оплата телефонных переговоров, аренда транспортного средства, дополнительные услуги комфорта при переезде. Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае представления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье «Услуги связи».
Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без представления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету «Исключаемые из себестоимости при налогообложении». Возмещенные предприятием расходы по таким переговорам включаются в совокупный доход работника для удержания подоходного налога, на них начисляются взносы во внебюджетные фонды.
На основании ст. 168 Трудового кодекса РФ организации, имеющие самостоятельное финансирование, индивидуальные предприниматели оплачивают командировочные расходы сотруднику, опираясь на локальные нормативные акты. Наиболее распространенным является установление норм такого рода в коллективном договоре. В нем может быть прописано ограничение выплат на командировочные расходы в зависимости от возможностей организации, ее доходов. Не исключено разграничение размера выплат в зависимости от того, кто едет в командировку, иными словами, от должности, выполняемых трудовых функций. Некоторые организации фиксируют суммы командировочных расходов в процентном отношении к окладу, прописывают в локальном акте механизм индексации сумм расходов в зависимости от инфляции, роста цен.
Отметим, что бюджетные организации также могут осуществлять финансирование командировочных расходов выше, нежели это позволяют нормы федерального уровня. В этом случае оплачиваемые суммы, превышающие размеры нормы, перечисляются из средств экономии либо предпринимательской деятельности. Не стоит считать, что нормы, определенные Правительством РФ для размеров командировочных выплат, не являются минимальными стандартами, такого минимума в законодательстве России вообще не установлено. Многие организации направляют своих сотрудников в служебные командировки. Если работник оплачивает наличными проездные билеты и услуги по проживанию в гостинице, у фирмы могут возникнуть проблемы с вычетом по НДС.
Следует учесть, что ряд категорий работников с учетом трудового законодательства не направляются в служебные командировки. К ним относятся: «беременные женщины, работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с Перечнем профессий, установленным Правительством РФ с учетом мнения трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений» (статьи 259, 268 ТК РФ)).
В служебные командировки могут быть направлены только с письменного согласия следующие категории работников:
1) женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
2) работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;
3) работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
4) отцы, воспитывающие детей без матери;
5) опекуны (попечители) несовершеннолетних.
При направлении в командировку женщины, имеющей ребенка, которому 3 года еще не исполнилось, есть ряд дополнительных процедур, которые работодатель обязан соблюсти. В противном случае со стороны работодателя имеет место нарушение трудового законодательства. Рассмотрим подобную ситуацию:
Соловьева Г. А. вышла из отпуска по уходу за ребенком до трех лет при достижении сыном одного года и восьми месяцев. Руководитель подразделения, в котором она работала менеджером, предложил ей поездку в другой город, когда сыну было два с половиной года. Соловьева дала согласие. Специалист кадровой службы перед оформлением документов на командировку обязал работницу дать письменную расписку в том, что с правом отказаться от командировки, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, она ознакомлена. Руководитель издал приказ о командировании Соловьевой Г. А., и специалист по кадрам выписал командировочное удостоверение. Однако в день, предназначенный для поездки, Соловьева Г. А. явилась на работу, ее отказ от командировки ничем не был мотивирован. Медицинских показаний для запрета поездок в командировку не было и уважительных причин для отказа также. Руководитель организации признал поведение Соловьевой Г. А. неисполнением ее трудовых обязанностей. Однако возможности наложения дисциплинарного взыскания у руководителя не было. Для возможности отправления в командировку Соловьевой Г. А. одного ознакомления с нормами трудового права было недостаточно. Согласие сотрудницы на командировку в этом случае оформляется в письменном виде. Как оказалось, согласие Соловьевой Г. А. было лишь устным и оснований признания ее действий неправомерными нет.
Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.
Для издания приказа о командировании сотрудника необходимо основание, то есть причина, по которой сама необходимость поездки объективна. Эти причины как основание формулируются в служебной записке. К примеру:
Служба персонала
Генеральному директору
ЗАО «Сервис»
Михайлову Н. П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
11 мая 2007 года N 11/рп
О командировании работника в город Москву
в Межрегиональный консультационный центр «Каскад»
В связи с расширением объема работ и приемом
высококвалифицированных специалистов возникла необходимость
проведения дополнительного обучения и адаптации персонала. Прошу
направить специалиста отдела развития персонала Алейникову С. В.
в Межрегиональный консультационный центр для утверждения
дополнительной программы развития персонала нашей организации.
Директор по персоналу Царев Царев Н. А.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении заполняются по унифицированной форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Если в командировку направляется руководитель организации, он может сам подписывать себе приказ, служенное задание и удостоверение.
Периодически возникают ситуации, когда работник возвращается из служебной командировки раньше запланированного срока с выполненным заданием. Как же тогда оформляется дата выхода на работу, издается ли приказ о выходе на работу либо приказ с изменением срока командировки во изменение прежнего? По прибытии сотрудника в командировочном удостоверении ставится дата фактического прибытия, а выход на работу — следующее число. В табеле учета рабочего времени ставится «Я».
По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы). Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
При рассмотрении вопроса о командировках нельзя не остановиться на особенностях рабочего времени и времени отдыха командированного. Отметим, что на командированных сотрудников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, действующий в собственных организациях. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. При специальных командировках для работы в выходные и праздничные дни им компенсируется оплата в соответствии с нормами трудового законодательства. По возвращении из командировки работнику предоставляется день отдыха, если по согласованию с руководителем организации его командировали в выходной день.
Для работников кадровых служб могут возникнуть в отношении командировок частные ситуации, рассмотрим некоторые из них.
В отношении водителей оформление командировок носит общий характер: формулируется служебное задание, руководителем издается приказ о направлении в командировку, оформляется командировочное удостоверение, которое водитель по окончании командировки возвращает в бухгалтерию организации. Однако в связи с тем, что трудовая функция водителя сама по себе носит разъездной характер, командировкой для него будет считаться лишь поездка на дальние расстояния, не входящие в обычный маршрут. В случае если в течение рабочего дня он перемещается в рамках черты населенного пункта, в котором проживает, и вечером возвращается к постоянному месту жительства, оформление командировки неправомерно.
В случае если трудовой функцией работника заранее предусмотрена необходимость частых длительных командировок, суммы командировочных расходов и условия работы и проживания вне постоянного места работы и места жительства могут быть предварительно прописаны в трудовом договоре с работником до заключения трудовых отношений либо в дополнительном соглашении к трудовому договору уже работающего сотрудника.
Поездка сотрудника для выполнения служебного задания или командировка являются необходимостью для работы организации. Командировка возможна по распоряжению работодателя, и сотрудник в рамках своих должностных обязанностей не может отказаться от нее. Однако ряд уважительных причин позволяют работнику отказаться от служебного задания такого рода. Такими причинами являются неблагоприятные семейные обстоятельства, например болезнь детей или других членов семьи, а также обстоятельства, связанные с повышением квалификации, дополнительным образованием.
Работники, участвующие в коллективных переговорах, на основании ст. 39 ТК РФ на срок до трех месяцев могут быть освобождены от своих основных трудовых обязанностей, в том числе и служебных командировок. Однако в этом случае следует отличать участника коллективных переговоров со стороны работников от участника коллективных переговоров со стороны работодателя. Последние уполномочены на такой род деятельности самим работодателем, а значит, в любой момент могут быть заменены другим работником и направлены в командировку.
Если в момент нахождения в служебной командировке сотрудник заболел, то на период временной нетрудоспособности ему предоставляется ряд гарантий. Только на основании больничного листа ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, оплачивается жилье, за исключением дней, когда заболевший находился в стационаре, за весь период оплачиваются суточные.
При утере проездных документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о не возмещении.
При оформлении командировочных расходов для работающих вахтовым методом следует учесть, что ст. 302 ТК РФ установлено, что работникам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от места расположения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно выплачивается взамен суточных надбавка за вахтовый метод работы. Надбавки за вахтовый метод работы, выплачиваемые в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, в соответствии с размерами, установленными в коллективном договоре или локальном нормативном акте, не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.
Следует учитывать, что, если работник оплачивает наличными проездные билеты и услуги по проживанию в гостинице, у организации могут возникнуть проблемы с вычетом НДС. Вычету подлежат суммы налога, уплаченные по командировочным расходам. К подобным расходам относится оплата проезда к месту служебной командировки и обратно, включая пользование в поездах постельными принадлежностями, а также суммы, уплаченные за наем жилого помещения (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ). К ним также относят оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов:
1) на обслуживание в барах и ресторанах;
2) за обслуживание в номере;
3) за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.
Пункт 7 ст. 171 НК РФ содержит требование, в соответствии с которым НДС по нормируемым расходам принимается к вычету также в пределах лимита. Однако нормы главы 25 Налогового кодекса не предусматривают никаких нормативов в отношении командировочных расходов, за исключением суточных, которые НДС не облагаются.
За время пребывания в загранкомандировке работнику возмещаются: расходы по проезду до места командировки и обратно, на получение заграничного паспорта и виз, по прописке паспорта, по провозу багажа, по найму жилого помещения, суточные, комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту. По возвращении из загранкомандировки работник обязан в трехдневный срок сдать два авансовых отчета: в рублях по рублевым расходам, в иностранной валюте по валютным расходам. К авансовому отчету должен быть приложен отчет о загранкомандировке. Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в валюте и рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на день совершения операций. Выданные командируемым работникам суммы в валюте учитываются по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а по возвращении из командировки — по курсу на дату утверждения авансового отчета и сдачи в кассу неиспользованной суммы.
