ОФОРМЛЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Е. КОВАЛЕВА
Эффективность работы предприятия, результативность бизнеса зависят в основном от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и исполнения этих решений и каков порядок организации документооборота.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2).
Юридически значимые документы можно подразделить на следующие виды:
— внешние — необходимые для обеспечения деятельности предприятия, для отчетности перед государственными органами, исполнения положений законодательства и пр.; и внутренние — локальные акты, обязательные для исполнения внутри предприятия, обычно не подлежащие разглашению;
— подлинники — документы с оригинальными подписями и печатями организации; и копии (факсимильные или свободные) — документы, созданные с помощью ксерокопировальной техники, оформленные в должном порядке (нотариальное заверение, печать предприятия и пр.);
— по направлениям деятельности (различные виды договоров): гражданско-правовые договоры, протоколы разногласий, трудовые договоры и пр.;
— письма: гарантийные письма, расписки и пр.;
— доверенности;
— документы на бумаге и электронные документы.
Современная правовая система предусматривает необходимость составления большого количества документов как в бумажном, так и в электронном виде. Без этих документов бизнес-процессы будут некорректны, а в некоторых случаях законодательством прямо запрещено упускать составление и подачу документов в соответствующие органы на регистрацию.
Один из основных внешних юридически значимых документов предприятия — устав. Федеральное законодательство предусматривает необходимость создания устава предприятия при государственной регистрации (ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ «Об акционерных обществах»). Более 50% зарегистрированных уставов представляют собой типовую форму, дублирующую закон, в реальности не имеющую отношения к деятельности предприятия. Рассмотрим порядок заполнения устава в соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Пункт 2 ст. 12 ФЗ «Об ООО» содержит перечень требований к содержанию устава:
— полное и сокращенное фирменное наименование общества;
— сведения о месте нахождения общества;
— сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
— сведения о размере уставного капитала общества;
— права и обязанности участников общества;
— сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества, если право на выход из общества предусмотрено уставом общества;
— сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу;
— сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
— иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом;
— иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.
При регистрации налоговая инспекция рассматривает указанные моменты и наличие их в уставе. Если они отсутствуют, то возможные последствия — отказ в регистрации и повторная процедура подачи документов.
Другими важнейшими документами предприятия являются всевозможные протоколы/решения, например, о назначении руководителя и пр. Можно привести следующее определение протокола: организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Документ о назначении руководителя должен быть должным образом оформлен, содержать подписи (подпись) учредителей (-я) и печать предприятия. В случае если предприятие является дочерним по отношению к иностранному юридическому лицу, документ обязан быть должным образом легализован (в большинстве случаев необходим апостиль (для стран, от 5 октября 1961 г, присоединившихся к Гаагской конвенции отменяющей требование легализации иностранных официальных документов)). Без документа о назначении руководителя не проводится ни одно нотариальное действие, связанное с деятельностью предприятия. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется, протокол может составляться после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально обученное лицо. От квалификации этого человека, его умения вникнуть и разобраться в существе рассматриваемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)
Указанные слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после этих слов ставится двоеточие.
Слово слушали начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки — с абзаца.
Тезисы и содержание выступлений излагаются от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, эти тексты не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего ставится: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».
Любой документ предприятия возможно предоставить в виде должным образом оформленной копии, которая во многих случаях имеет силу оригинала. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (например, копия утерянного устава предприятия и пр.). Копии, оформленные с ошибками, не будут иметь юридической силы, подлежат возврату и переоформлению. При нотариальном заверении необходимо обращать внимание на то, что штамп «копия» должен стоять над текстом документа.
Общение между предприятием и третьими лицами проходит обычно в порядке письменного обмена информацией. Письма, отправляемые сотрудниками и руководством предприятия, имеют юридическое значение в некоторых случаях. Например, подписанное уполномоченным лицом гарантийное письмо с обязательством уплатить определенную сумму, ответы на запросы государственных органов и пр. Указанные письма могут быть составлены в любом формате, но должны обязательно содержать дату, наименование адресата, подпись уполномоченного лица. Письма, оформленные не должным образом, содержащие недостоверную или ложную информацию, при ответе государственным органам могут быть основаниями для внеплановых выездных проверок. Официальные письма пишутся в основном на специальных фирменных бланках. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Деловое письмо непременно должно содержать набор обязательных реквизитов, которые можно определить как обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТу 6.38-90. Единственным документом из внутренних документов предприятия является официальное письмо, на котором не ставится название вида документа. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т. д.
Согласно ГОСТу 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений. Наименование организации — адресанта документа — дается в полном и сокращенном виде, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.
Необходимо соблюдать культуру написания письма и обращения к адресату. Например, сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: по первым буквам слов, входящих в наименования, например, ФНС (Федеральная налоговая служба); аббревиатуры пишутся слитно, и буквы в них не разделяются точками; по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, ВНИИМАШ. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано во входящем официальном документе. Почтовый адрес относится к обязательным реквизитам официального письма.
Практически любой документ, имеющий юридическое значение, должен содержать подпись руководителя или уполномоченного лица. Полномочия передаются от руководителя путем оформления соответствующего документа — доверенности. Доверенность может быть нотариально заверенной или составленной в простой письменной форме. Срок доверенности не может превышать трех лет, доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ст. 186 ГК РФ). Основные требования к доверенности содержатся в Гражданском кодексе РФ (глава 10). Гражданское законодательство дает следующее определение доверенности: письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). При совершении сделки неуполномоченным лицом (ст. 183 ГК РФ) такая сделка считается совершенной в пользу заключившего ее лица (при отсутствии одобрения такой сделки лицом, выдавшим доверенность).
Документооборот предприятия возможно вести в двух формах: либо в бумажном, либо в электронном виде. Зачастую данные виды ведения документооборота существуют на предприятии параллельно: например, договоры заключаются в письменном виде, а налоговая отчетность — в электронном виде. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, напрямую зависит от наличия электронной цифровой подписи. Юридическая сила ЭЦП признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения или секретариатом и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Рассмотрение осуществляется на основании оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. При отсутствии предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
При функционировании документооборота предприятия необходимо учитывать указанные в данной статье моменты, относящиеся к составлению документов, и ответственность за возможные ошибки, превышения полномочий.
