Светлана Козлова, юрист компании «Optima Exchahge Servises».
Подпись — это один из важнейших реквизитов документа. Развитие современных технологий вносит свои коррективы и в эту сферу отношений. С одной стороны, такие нововведения призваны облегчить процесс подписания документов и расширить возможности применения подписи для удостоверения, например, электронных документов, с другой — требуют четкого соблюдения правил, о которых говорится в статье.
Кто и на каком основании
Подпись — это реквизит документа, выполняющий, по крайней мере, три функции: она удостоверяет личность подписавшего; гарантирует, что он не сможет отказаться от подписанного; является подтверждением того, что отправитель заверил соответствующим образом именно тот документ, который отправил, а не какой-либо другой.
Согласно ГК РФ для удостоверения любых сделок требуется личная подпись гражданина. Перечень случаев, когда документ может быть подписан другим лицом, является исчерпывающим: наличие у гражданина физических недостатков, тяжелой болезни или его неграмотность. При этом подпись другого лица удостоверяется нотариусом. Однако ГК РФ оговаривает ситуации, когда подпись документа возможна только лицом, от которого он исходит. Так, закрытое завещание должно быть собственноручно написано и подписано именно завещателем. Несоблюдение этих правил влечет за собой недействительность завещания. Его подписание каким-либо другим, даже уполномоченным завещателем, лицом не допускается.
В организации правом подписи документов наделены лишь руководитель и главный бухгалтер. Этот перечень может быть расширен по решению руководителя, которое оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности (в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате организации). Поскольку приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. Доверенность же предполагает такую возможность и применительно к лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только руководителем или лицом, уполномоченным на это учредительными документами. Иными словами, в Уставе необходимо указать должности лиц, обладающих правом подписи доверенности. В противном случае оно будет принадлежать только руководителю организации. Стоит заметить, что зачастую при подготовке учредительных документов этот вопрос оставляется на усмотрение будущих органов управления. Между тем, четко определив уже на данной стадии круг лиц, полномочных подписывать документы от имени организации, можно избежать проблем и спорных ситуаций в дальнейшем. Кроме того, российское законодательство носит разрешительный характер не только при регистрации юридического лица, но и при внесении изменений в его учредительные документы. Так, решение о корректировке Устава в любой его части будет сопряжено с необходимостью регистрации изменений, не уступающей (по срокам и величине госпошлины) регистрации самого юридического лица.
При подписании документов предпочтительно руководствоваться инструкциями Росархива, в соответствии с которыми в состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Следуя этим рекомендациям, можно избежать сложности с выяснением того, кем был подписан тот или иной документ.
Аналоги собственноручной подписи
В деятельности любой организации возможна ситуация, когда руководитель (или другое уполномоченное лицо) отсутствует на месте, а подписать документы надо немедленно. В этом случае на помощь может прийти факсимиле. Иногда возникает необходимость передать документ по электронным каналам. При этом сканирование не способно обеспечить его безопасность. Тогда, чтобы сохранить первоначальный смысл и реквизиты документа и исключить вероятность прочтения его третьими лицами, следует воспользоваться электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП). Только факсимиле и ЭЦП являются на настоящий момент закрепленными в российском законодательстве аналогами собственноручной подписи.
В большинстве стран (в том числе и в РФ) аналогом собственноручной подписи признается только ЭЦП, создаваемая на основе применения асимметричного криптографического преобразования. В подобных алгоритмах используются разные ключи для шифровки (или подписи) и расшифровки (или проверки подписи) информации.
В ГК РФ нет понятия аналога собственноручной подписи. Законодатель предпринял попытку определить его лишь путем перечисления видов аналогов: факсимильного воспроизведения подписи и ЭЦП. Данный перечень намеренно оставлен открытым. Ведь на момент принятия ГК РФ иных аналогов не существовало, но вполне возможно, что появится новый, пока еще неизвестный науке, способ подписания документа.
Во Временном положении ЦБ от 19 февраля 1998 г. «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями» аналог собственноручной подписи определяется как персональный идентификатор кредитной организации либо клиента кредитной организации, являющийся контрольным параметром правильности составления всех обязательных реквизитов платежного документа и неизменности его содержания. Таким образом, каждый пользователь должен обладать уникальным аналогом, основное назначение которого — гарантировать правильность составления реквизитов документа и обеспечивать неизменность его содержания.
При совершении сделок право использования аналога собственноручной подписи возникает лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если вопрос применения ЭЦП был решен Федеральным законом от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи», то в отношении факсимиле четкого законодательного регулирования не установлено. Факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования упоминается в ГК РФ. Но как сказано в письме МНС РФ от 1 апреля 2004 г. «Об использовании факсимиле подписи», поскольку в действующем законодательстве отсутствует регламентация данного вопроса, то применение факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, которое может быть выражено либо непосредственно в договоре (оговоркой, что документы, заверенные подобным образом, имеют юридическую силу), либо путем направления соответствующих писем. Но даже тогда применение факсимиле имеет весьма ограниченный характер: согласно тому же письму МНС оно не допускается на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия.
Президиум ВАС РФ в информационном письме от 25 июля 1997 г. поясняет, что использование факсимиле на векселе влечет за собой признание векселя ненадлежаще оформленным, поскольку в данном случае законодательством предусмотрена собственноручная подпись уполномоченного лица, а не ее аналог. Выполнение какого-либо реквизита векселя не предусмотренным законом способом ВАС РФ расценивает как отсутствие соответствующего реквизита.
В ходе проверок деятельности организаций налоговыми органами чаще всего встает вопрос о правомерности использования факсимиле на счете-фактуре. В соответствии с НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Указание на возможность факсимильного подписания счета-фактуры в НК РФ отсутствует. На основании этого ФНС в своем письме от 17 мая 2005 г. признает недействительными счета-фактуры, оформленные таким образом, и отказывает налогоплательщику в праве их предъявлять (например, в целях вычета или возмещения суммы НДС).
До принятия Закона, регламентирующего использование ЭЦП, упоминание о ней можно было встретить лишь в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации». Юридическая сила электронной цифровой подписи признавалась лишь при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их применения.
ЭЦП — это реквизит электронного документа, который служит для защиты его от подделки и получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, а также позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и устанавливать отсутствие искажений информации в электронном документе. Следовательно, если пересылаемый документ будет каким-либо образом изменен, то проверка подписи будет неудачной, а попытка открыть документ неосуществимой.
С ЭЦП тесно связано понятие сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе (или электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица удостоверяющего центра), который включает открытый ключ ЭЦП и выдается удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности ЭЦП и идентификации владельца сертификата ключа подписи.
До внесения изменений в Федеральный закон от 8 августа 2001 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности» выдача сертификатов ключей ЭЦП, осуществляемая удостоверяющими центрами, подлежала обязательному лицензированию. С принятием Федерального закона от 2 июля 2005 г. N 80-ФЗ эта деятельность исключена из перечня лицензируемых. В случае прекращения работы удостоверяющего центра сертификаты ключей подписей, выданные им, по согласованию с владельцами этих сертификатов могут быть размещены в другом удостоверяющем центре. Если согласия получено не было, сертификаты аннулируются и оставляются на хранение уполномоченному федеральному органу исполнительно власти. Поскольку в Законе четко не оговорен срок передачи сертификатов из ликвидируемого центра, то, скорее всего, это будет происходить сразу после внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ. В Законе также не предусмотрена обязанность центра уведомить владельцев о планируемом прекращении деятельности, а следовательно, и не определен соответствующий порядок. Поэтому получение такой информации на данном этапе является задачей владельца, поскольку иначе его сертификат ключа подписи может быть аннулирован.
Итак, использование факсимиле и электронной цифровой подписи требует соблюдения ряда правил, игнорирование которых может повлечь недействительность документов с подобными реквизитами.
