(Чеснов К. В.) («Административное право», 2011, N 3)
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ООО: РИСКИ И ИХ МИНИМИЗАЦИЯ
К. В. ЧЕСНОВ
Чеснов Кирилл Вячеславович, адвокат Московской коллегии адвокатов «ГРАД».
Большинство компаний находятся в благостном неведении о сроках и порядке хранения документов, основываясь на пятилетнем сроке, установленном для хранения бухгалтерских документов. При этом мало кто связывает эту обязанность со штрафными санкциями, введенными с весны 2009 г., которые могут составить в отношении юридических лиц от 200 до 300 тыс. руб. Какие же обязанности по срокам хранения предусмотрел законодатель, снабдив их столь суровыми мерами ответственности?
Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов известны и поэтому не представляют большого интереса. Статья 24 НК РФ предусматривает, что налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, в течение четырех лет. Статья 17 Закона о бухгалтерском учете предусматривает не менее чем пятилетнюю обязанность организаций по хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Но особый интерес, как ни странно, представляет ст. 50 Закона об обществах с ограниченной ответственностью, которая на первый взгляд ни о каких сроках хранения не упоминает. Согласно данной норме перечень документов, подлежащих хранению, является открытым и включает все документы, подлежащие хранению в соответствии с иными нормативно-правовыми актами. Так, в соответствии с п. 1 ст. 50 Закона об ООО общество обязано хранить следующие документы: — договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения; — протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества; — документ, подтверждающий государственную регистрацию общества; — документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; — внутренние документы общества; — положения о филиалах и представительствах общества; — документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества; — протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества; — списки аффилированных лиц общества; — заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля; — иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества. При этом иные документы в данном случае как раз и предусмотрены федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации. Таковыми выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также ряд подзаконных нормативных актов: — Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; — Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988). Если взять последний по дате из указанных актов (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558), то можно увидеть для общества множество новых обязанностей. Данный документ составляет двести страниц, большая часть которых состоит из списка документов, подлежащих хранению с указанием сроков. К примеру, годовая бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки и т. д.) должны храниться постоянно, а не пять лет. Регистры бухгалтерского учета (главная книга, оборотные ведомости, реестры, книги, инвентарные списки), а также все первичные учетные документы можно уничтожать по прошествии пяти лет только при условии проведения ревизионной проверки. Таким образом, исходя из положений Закона об ООО и иных нормативных документов, указанных выше, общество обязано хранить документы в намного более широком перечне и обязано измерять сроки хранения более продолжительными периодами, нежели это представляется на первый взгляд.
Административная ответственность
Итак, КоАП РФ содержит «старый» состав в отношении нарушения правил хранения — это ст. 13.20. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб. В связи с тем что размер ответственности предусмотрен в пределах 500 руб., большая часть обществ ни то что не опасалась ответственности, а даже не изучала сам вопрос по срокам хранения документов. Однако в отношении нарушений в области архива организаций появился еще один состав правонарушения, предусмотренный ст. 13.25 КоАП РФ. Согласно ч. 2 ст. 13.25 КоАП неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5 тыс. руб.; на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.
Уполномоченный орган
Порядок рассмотрения данного правонарушения не прописан. Согласно п. 1 ст. 23.1 КоАП РФ дела об административных правонарушениях по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи. В соответствии с п. 59 ст. 28.3 КоАП РФ протоколы об административных правонарушениях ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ уполномочены составлять должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом. Согласно Приказу Росархива от 18.02.2002 N 18 таковыми являются: 1.1. Руководитель Федеральной архивной службы России, его заместители; 1.2. Руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители; 1.3. Руководители архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители; 1.4. Руководители структурных подразделений архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители. Однако на сегодняшний день в данный Приказ так и не внесены изменения относительно ст. 13.25 КоАП РФ, т. е. указанные должностные лица в отношении ст. 13.25 КоАП РФ пока не уполномочены нормативными документами Росархива, что создает правовой вакуум. Таким образом, в настоящий момент ст. 13.25 КоАП РФ не работает, так как принималась в рамках борьбы с корпоративными конфликтами и преимущественно в отношении акционерных обществ. Подтверждением данного факта является отсутствие до настоящего времени должностных лиц, ответственных за составление протоколов об административном правонарушении в отношении данного состава. Однако в скором времени данной норме можно прочить широкое применение. И этому будет способствовать то, что ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, которая предусматривает аналогичную ответственность акционерных обществ и которая находится в ведении ФСФР, уже применяется и используется в корпоративных конфликтах.
Малозначительность нарушения
При этом на основе опыта текущего применения аналогичных мер ответственности в отношении акционерных обществ можно сразу констатировать, что в зависимости от вида документа и иных обстоятельств суды могут признать правонарушение малозначительным и освобождать общество от административной ответственности. Аргументация судов сводится к следующему. В соответствии со ст. 2.9 КоАП РФ при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием. Пленум ВАС РФ в п. 18 Постановления от 02.06.2004 N 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях» разъяснил, что при квалификации правонарушения в качестве малозначительного судам необходимо исходить из оценки конкретных обстоятельств его совершения. Малозначительность правонарушения имеет место при отсутствии существенной угрозы охраняемым общественным отношениям. Административные органы обязаны установить не только формальное сходство содеянного с признаками того или иного административного правонарушения, но и решить вопрос о социальной опасности деяния. Таким образом, составлением протокола об административном правонарушении, рассмотрением административного материала достигнута предупредительная цель административного производства, установленная ст. 3.1 КоАП РФ. Применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности. Оценивая характер и конкретные обстоятельства совершенного правонарушения, учитывая, что применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа в размере 200 тыс. руб. будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности, суд может прийти к выводу о том, что рассматриваемое правонарушение не создало существенной угрозы охраняемым общественным отношениям, в связи с чем имеются основания для признания его малозначительным. К примеру, суд признал малозначительным правонарушения в виде утраты обществом доверенности на представителя <1>, бюллетеней для голосования <2>. При этом утрату протокола общего собрания суд малозначительным правонарушением не посчитал <3>. ——————————— <1> Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.11.2010 по делу N А82-2905/2010. <2> Постановление ФАС Поволжского округа от 23.07.2010 по делу N А65-7550/2010. <3> Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.09.2010 по делу N А32-7645/2010-5/304-69АЖ.
Таким образом, у обществ есть еще время начать соблюдать требования законодательства в области хранения и попытаться максимально устранить все имеющиеся нарушения. Однако не стоит забывать, что дамокловым мечом над обществами висит возможность наложения трехсот тысячного штрафа, что может не просто негативно отразиться на текущей деятельности, на и привести к несостоятельности общества, если проверяющий орган зачастит с проверками.
