Екатерина Шестакова, кандидат юридических наук, г. Москва.
Работа любого юриста в организации или на производственном предприятии начинается с отлаживания системы договорной работы. Основополагающими моментами в этой деятельности являются учет и контроль. Без преувеличения можно сказать, что правильно построенный контроль за договорной работой — залог успеха компании.
Задачи, виды контроля
Для чего нужен контроль за договорной работой в организации? В первую очередь он позволяет решить следующие задачи:
— своевременное заключение договоров;
— получение необходимых согласований в заинтересованных подразделениях и у должностных лиц;
— своевременное и надлежащее исполнение условий договора;
— контроль за платежами по договорам и финансовыми потоками;
— минимизация рисков, связанных с возможными штрафными санкциями;
— реализация учетной и архивной функции;
— возможность уменьшения дебиторской задолженности.
Виды контроля договорной работы рассмотрим в таблице 1.
Таблица 1
Вид контроля Описание особенностей
Контроль договор — — составление технических заданий, участие в конкурсах
ной работы и — составление типовых договоров;
исполнения — визирование и подписание договоров;
обязательств — заключение дополнительных соглашений, пролонгация
Контроль платежей — перечисление денежных средств контрагенту;
— отсчет сроков исполнения обязательств в зависимости
от получения авансовых платежей;
— информирование о превышении допустимой задолженности
по длительным договорам;
Документальный — сквозной учет договоров, а также сопроводительных
контроль документов, первичных документов, которые могут
использоваться как внутренними пользователями, так и
внешними, такими как налоговый орган или контрагенты;
— определение места и условий хранения оригиналов
документов;
— порядок предоставления документов (в том числе
составляющих коммерческую тайну) для использования в
работе
Урегулирование Очень важно урегулировать разногласия в досудебном и
разногласий судебном порядке, эта часть разногласий контроля
позволит не допустить истечения сроков исковой
давности, а также возместить своевременно убытки
и взыскать пени и штрафы
Внутренние локальные акты
Основной задачей внутренних локальных актов является четкая регламентация контроля за договорной работой, определения алгоритма действий работников. Локальные нормативные акты, связанные с контролем договорной работы, могут носить как комплексный характер (например, положение о ведении договорной работы, инструкция о порядке ведения договорной работы), так и регулировать лишь часть процесса (например, инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). К локальным нормативным актам в качестве приложений могут разрабатываться формы (бланки) договорной документации.
Очень важно в локальном акте установить порядок учета заключаемых договоров. Такой учет может осуществляться в виде электронной базы или журнала. В журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения. Здесь же могут отражаться сведения о ненадлежащем исполнении договорных обязательств контрагентами, а также о претензионной работе.
Локальный акт, регулирующий договорную работу, утверждается приказом исполнительного органа и доводится до сведения всех заинтересованных сотрудников компании. Вот примеры структуры положения о договорной работе некоторых компаний.
3. Подготовка проекта договора или протокола разногласий.
4. Порядок согласования проекта договора структурными подразделениями.
5. Заключение и регистрация договора.
6. Изменение (расторжение) договора.
7. Исполнение договора. Контроль за исполнением договора.
8. Учет и хранение договоров.
В качестве приложений к положению используются:
1) перечень сведений о потенциальном контрагенте;
2) лист согласования к проекту договора;
3) Взаимодействие структурных подразделений при ведении договорной работы.
В целом содержание положения о договорной работе может отличаться в зависимости от структуры компании, количества подразделений, наличия филиалов и представительств и иных обстоятельств.
Кто в ответе?
Важным моментом в организации договорной работы является определение ответственных лиц. Функции контроля могут быть возложены как на конкретного работника (юрисконсульта), так и на одно или несколько подразделений. Причем подразделением, которое осуществляет контрольную функцию, может быть как подразделение, инициировавшее заключение договора, так и, например, юридическое подразделение. Если функции контроля разделяются, то ответственный исполнитель отвечает за согласование договора и исполнение договорных обязательств, юридическое подразделение — за подготовку текста договора и претензионную работу, а бухгалтерия — за наличие первичных документов. Однако в этом случае необходимо четко разделить обязанности каждого структурного подразделения.
Контрольные функции закрепляются также в положении о договорной работе. Рассмотрим, как может быть сформулирована данная функция в положении.
Так, после регистрации договора подразделение-исполнитель изготавливает необходимое количество копий договора и передает их в структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.
Контроль исполнения предусматривает проведение таких мероприятий, как:
1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском учете;
2) проверка сроков действия договора при необходимости осуществления процедуры изменения сроков договора;
3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т. д.;
5) своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в правовой департамент, департамент безопасности и другие заинтересованные подразделения в целях принятия необходимых мер.
Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.
Бухгалтерская служба, правовой департамент и департамент безопасности вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении этих проверок подразделение-исполнитель обязано предоставлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.
Проверка финансовых потоков и платежей
Проверка финансовых потоков и платежей является чрезвычайно важной задачей, поскольку в случае отсутствия контроля возможны следующие негативные последствия:
— рост дебиторской и кредиторской задолженности;
— финансово неустойчивое положение компании и возможное банкротство;
— риски судебных споров;
— уплата штрафных санкций.
При этом очень важно оптимизировать работу с кредиторской задолженностью. Чтобы оптимизировать использование средств, составляющих кредиторскую задолженность, не увеличивая при этом сроков ее погашения, необходимо досконально изучить существующий в компании порядок осуществления платежей, внимательно рассмотрев условия договоров, проверив правильность ввода деталей платежей в компьютерные системы финансового подразделения компании и сопоставив сроки еженедельных платежей с условиями контрактов во избежание досрочной оплаты.
Очень важно установить:
— сроки и даты оплаты по договору;
— даты просрочки платежей и возможные штрафные санкции;
— суммы штрафных санкций в случае просрочки платежей.
Например, строительная компания не получила средств за выполненные генподрядные работы. Оплата по договору должна была осуществляться 26.05.2010. Сумма оплаты по договору составила 3130000 руб. Однако заказчик отказался производить оплату. Генподрядчик решил обратиться в суд для возмещения убытков. Штрафные санкции рассчитываются по ставке рефинансирования (табл. 2).
Таблица 2
Период Кол-во дней Ставка Сумма (руб.)
рефинансирова —
ния
26.05.2010 31.05.2010 6 8 4116,16
01.06.2010 27.02.2011 272 7,75 180768,22
28.02.2011 02.05.2011 64 8 43905,75
03.05.2011 25.12.2011 237 8,25 167669,38
26.12.2011 31.12.2011 6 8 4116,16
01.01.2012 01.06.2012 152 8 103991,26
Итого 504566,94
Обратите внимание, что обязанность по расчету штрафных санкций лучше возложить на бухгалтерскую или плановую службу.
Проверка исполнения договора в целом
При проверке исполнения договора важно контролировать не только каждый этап исполнения договора, но и порядок согласования, разработки документов, оплаты и претензионной работы. Так, если договор месяцами согласуется в структурных подразделениях, то контрагент может просто отказаться от заключения договора. Поэтому некоторые компании утверждают планы мероприятий по каждому договору, который заполняет ответственный исполнитель (табл. 3).
Таблица 3
N п/п Мероприятие Ответственный исполнитель Плановая Фактическая
дата дата
исполнения
1 Подготовка пакета Руководитель дирекции по 12.04.12 12.04.12
документов и управлению проектами —
проекта договора А. А. Иванов
2 Согласование Руководитель дирекции по 15.04.12 18.04.12
проекта договора управлению проектами —
А. А. Иванов
3 Направление Руководитель юридического 18.04.12 18.04.12
контрагенту отдела — А. А. Сидорова
протокола
разногласий
4 Подписание Генеральный директор — 20.04.12 22.04.12
договора А. К. Зиновьев
5 Контроль за Руководитель дирекции по 01.05.12 31.12.12
исполнением управлению проектами —
договора А. А. Иванов
(техническое
обслуживание
офисного здания)
6 Предоставление Главный бухгалтер — 01.05.12 31.12.12
первичных А. С. Спиридонова
документов и оплата
услуг по договору
Очень важно при контроле определить четкие даты, а также ответственных лиц. При отсутствии конкретного ответственного лица договорная работа будет страдать.
Претензионная и судебная составляющие контроля
Претензионная работа является очень важной составляющей контроля договорной работы, поскольку позволяет исправить недостатки работ, услуг, исключить убытки в работе.
Очень важно в договорах определять порядок претензионной работы. Поясним почему. Например, по договорам подряда в соответствии с п. 1 ст. 720 ГК РФ заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе незамедлительно заявить об этом подрядчику. При этом не ясно, в какой срок должно быть сделано заявление, чтобы суд признал его незамедлительным. Заказчик, не предъявивший подрядчику претензий относительно качества работ в разумный срок после выявления недостатков, теряет право требовать возмещения убытков. Такой вывод подтвержден и судебной практикой (Определение ВАС РФ от 13.03.2009 N 2104/09).
Если компания не воспользовалась претензионным порядком, то в суде ей может быть отказано в исковых требованиях.
Если компания пропустила срок исковой давности, то его восстанавливать также придется в суде.
Вместе с тем, если срок по дебиторской задолженности прошел, то ее можно списать. Расход в виде дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности или по которой обязательство прекращено в соответствии с гражданским законодательством, учитывается в составе внереализационных расходов в последний день того отчетного периода, когда произошло такое событие. Что касается истечения срока исковой давности, то для учета расхода в целях налогообложения не нужно иметь подтверждения того, что кредитор принимал меры по взысканию долга (например, писал претензии, подавал исковое заявление в суд), поскольку истечение срока исковой давности является самостоятельным основанием для списания долга. Судьи в таких ситуациях принимают решения в пользу налогоплательщиков (Постановления ФАС МО от 02.02.2009 N КА-А40/13269-08-П-2, ФАС УО от 21.10.2008 N Ф09-7654/08-С3, ФАС СКО от 28.02.2007 N Ф08-731/2007-288А и др.).
Как правило, порядок проведения претензионной и исковой работы также отражается в локальном акте компании. Приведем конкретный пример формулировки на примере порядка составления претензионных документов в ОАО «РЖД» (Приказ ОАО «РЖД» от 04.08.2006 N 205).
Составление и оформление претензионных документов осуществляются структурными подразделениями филиалов ОАО «РЖД», являющимися получателями товара (далее — получатели).
При обнаружении несоответствия поступившего товара (груза) данным, указанным в товаросопроводительных документах по номенклатуре, количеству и качеству, получатели в целях соблюдения договорных обязательств по приемке товара направляют в Росжелдорснаб запрос о предоставлении копии договора поставки этого товара. Росжелдорснаб направляет получателю по факсимильной связи копию соответствующего договора поставки…
Основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю) является акт.
Для оформления приемки товара, имеющего количественное и качественное расхождение, а также расхождение в ассортименте с данными товаросопроводительных документов или не имеющего товаросопроводительных документов, применяется акт о приемке материалов либо акт о приемке топлива и нефтепродуктов.
Обратите внимание, что часто за претензионную работу отвечает юридическая служба компании. При этом очень важно взаимодействие с бухгалтерией.
Учимся на ошибках
Какие основные ошибки при контроле договорной работы допускают компании? Самой распространенной ошибкой является отсутствие всякого контроля за договорной работой или ослабленный контроль. Контроль не может осуществляться, например, юристами или бухгалтерами самостоятельно без нормативного регулирования.
Другая ошибка — недооценка внутренних и внешних рисков. К внутренним рискам следует отнести недобросовестность исполнителя договора, злоупотребление им служебным положением, к внешним — недобросовестность контрагента. Поэтому очень важно на преддоговорном этапе проверить контрагента, а также полномочия лиц, подписывающих договоры и сопроводительные документы. Также важно осуществлять контроль за деятельностью исполнителя договора для исключения возможности злоупотребления служебным положением. Если договор включает в себя несколько этапов, то необходимо отслеживать сроки и оплату по каждому из этапов. Не менее важен контроль за претензионной работой, поскольку, если он не проводится, компания может потерять значительные средства.
В заключение необходимо отметить, что, несмотря на то что каждая компания самостоятельно контролирует договорную работу, общие рекомендации, данные в статье, могут быть полезны для всех компаний. Ведь нет таких компаний, у которых нет контрагентов, которых необходимо проверять, нет компаний, которые не должны контролировать платежи и сроки, а также очень мало компаний и индивидуальных предпринимателей, которые не ведут претензионно-исковую работу.
