Екатерина Шестакова, кандидат юридических наук, г. Москва.
Электронные документы получают все большее развитие в деятельности компаний, все чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуются электронными госуслугами. Проанализируем судебную практику по данному вопросу.
Виды электронных документов
К основным электронным документам, используемым бухгалтерами и юристами, относятся:
— бухгалтерская отчетность (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
— налоговые декларации (Приказ ФНС РФ от 04.03.2010 N ММ-7-6/96@);
— таможенная декларация (ст. 180 ТК ТС);
— персонифицированная отчетность об уплате страховых взносов в ПФР и ФСС (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…»);
— реестр застрахованных лиц в ПФР (п. 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»).
Также компании могут применять следующие электронные документы:
— первичные и сводные учетные документы (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ);
— книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур;
— счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).
Электронный документооборот давно используется при подтверждении командировочных расходов. Однако Минфин полагает, что, приобретая электронный авиабилет, необходимо представить дополнительные доказательства понесенных расходов (письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23). Подтверждающими документами могут являться:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
— подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведения операции по оплате электронного авиабилета;
— подтверждение оплаты перевозки, оформленное на утвержденном бланке строгой отчетности;
— распечатка электронного документа — электронная маршрут-квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Заметим, электронный документ до конца не приобрел силу бумажного аналога. Кроме того, существуют некоторые недоработки и в системе электронных госуслуг, они заключаются в невозможности их использования от имени юридического лица.
Для реализации права подачи заявлений в электронном виде юрлицо должно:
— назначить доверенное лицо, которое зарегистрируется на портале как физическое лицо и будет подавать от имени юрлица заявления в электронном виде. Данные заявления будут рассматриваться Федеральным агентством связи как заявления от представителя юридического лица;
— направить в Федеральное агентство связи копию доверенности, выданной пользователю для подтверждения его полномочий (разъяснения Россвязи от 20.01.2011 «О порядке получения государственной услуги по регистрации сертификатов соответствия в электронном виде через единый портал государственных и муниципальных услуг»).
Однако Россвязь не сообщает, что делать, если гендиректор является единственным сотрудником и представителем компании. Кроме того, в законодательстве имеются ограничения в части принятия к учету данных документов. Например, электронный документ может быть принят к учету, только если он подписан электронно-цифровой подписью ответственных лиц с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ (письма Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).
Рекомендации по использованию
Рассмотрим, на что обратить внимание при введении системы электронного документооборота и электронной отчетности, и приведем соответствующие примеры из сложившейся судебной практики.
1. В локальном нормативном акте следует установить порядок осуществления электронного документооборота. Законодательство о налогах и сборах различает виды носителей информации, но не устанавливает для налогоплательщика определенный и единственный способ представления деклараций (Постановление ФАС ЦО от 05.11.2008 N А54-221/2008-С18).
2. Заключите договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи.
3. Четко соблюдайте форму первичных и отчетных документов. В соответствии с п. 6.10 Приказа ФНС России от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@ налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается представленной в налоговый орган, если налогоплательщик получил подтверждение, подписанное ЭЦП оператора (Постановление ФАС ЗСО от 24.01.2007 N Ф04-8916/2006(30071-А45-41)).
4. При организации электронной отчетности необходимо следить за отсутствием технических ошибок, в противном случае придется доказывать свою правоту в суде (Постановление ФАС МО от 19.10.2010 N КА-А40/12165-10).
5. Храните документы, подтверждающие своевременность передачи документов, на бумажном носителе. Документы, представленные заявителем, подтверждают своевременность представления налогового расчета по налогам на доходы иностранных юридических лиц (Постановление ФАС ПО от 05.05.2009 N А57-15071/08-5).
Значение факсимиле
Факсимиле является удобным аналогом собственноручной подписи, однако в его использовании в отличие от электронной подписи и собственноручного подписания документов имеется ряд ограничений. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ факсимиле используется только в случае, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (это положение относится и к электронной подписи).
В отличие от факсимиле, электронные документы, подписанные электронной подписью, нашли большое распространение в законодательных актах. И это не удивительно, поскольку факсимиле представляет собой клише-печать и уровень его защиты значительно ниже, чем уровень защиты электронной подписи. Кроме того, в законодательстве не урегулирован фактически вопрос использования факсимиле.
Обращаем внимание на некоторые важные моменты, которые могут вызвать судебные споры.
1. Не используйте факсимиле на исходящих документах, особенно если эти документы подтверждают факт оказания услуг, так как эти доказательства могут быть не приняты в суде (Определение ВАС РФ от 13.04.2011 N ВАС-3948/11).
2. Включайте соответствующие условия в договор, иначе суд может признать договор незаключенным (Постановление ФАС ДО от 13.08.2009 N Ф03-3794/2009).
3. Не используйте факсимиле при сдаче отчетности (Постановление ФАС ПО от 04.02.2011 N А55-3137/2010).
Таким образом, использование электронной подписи является более перспективным, чем факсимиле, поскольку электронная подпись больше соответствует требованиям безопасности, ее можно использовать на первичных бухгалтерских документах и отчетности.
