Физическое лицо может представлять интересы юридического лица или индивидуального предпринимателя, используя личную электронную подпись, благодаря технологии машиночитаемой доверенности (МЧД). Эта форма логична и удобна, значительно упрощает и ускоряет обмен документами организации с партнерами или государственными службами.
МЧД представляет собой доверенность в электронном формате, предназначенную для использования в электронном документообороте (ЭДО). Информационная система автоматически считывает данные с машиночитаемой доверенности многократно и одновременно для большого числа пользователей, что позволяет мгновенно проверять полномочия конкретного физического лица для подписания документов.
Руководитель организации подписывает ее квалифицированной электронной подписью (КЭП), подтверждая тем самым наделение сотрудника указанными полномочиями. После этого машиночитаемая доверенность регистрируется в Федеральной налоговой службе России. Отменить МЧД может только лицо, выдавшее ее, при этом все изменения немедленно отображаются в реестре.
Для удобного и быстрого управления машиночитаемыми доверенностями можно воспользоваться специализированным сервисом. Первый вход в систему выполняется руководителем компании с использованием КЭП. Затем директор компании, индивидуальный предприниматель или заранее выбранный им администратор добавляет сотрудников в систему, отправляя им ссылки-приглашения или посредством пакетной загрузки. Благодаря автоматизированной системе при заполнении машиночитаемой доверенности данные доверителя и представителя можно выбирать из выпадающего списка. При этом дата рождения сотрудника вводится вручную один раз и сохраняется в системе.
Кроме того, такой сервис помогает мгновенно проверить МЧД, зарегистрированную в ФНС (даже если она была сформирована в другом сервисе). При обработке входящих и исходящих файлов, необходимо проверять каждую машиночитаемую доверенность. Если у МЧД уже истек срок ее действия, полномочия представителя изменены или указаны неверно, договор, акт или любой другой документ могут быть признаны недействительными. Для проверки доверенности в сервисах нужно использовать номер МЧД и ИНН организации. Программа предоставит всю необходимую информацию: статус, срок действия и полномочия представителя.
Если срок действия файла не истек, и полномочия подтверждены, машиночитаемую доверенность можно использовать при подписании документов ЭП физического лица. В противном случае потребуется участие доверителя.
