Новости по юриспруденции: законы, суды, финансы, недвижимость, кризис, аналитика, бизнес, в мире и т.п.
Может ли организация учесть в составе представительских расходов затраты, произведенные ею на проведение деловых переговоров? Для этих целей приобретается алкоголь, проводится ресторанное обслуживание, осуществляется транспортная доставка участников переговоров на такси. Как правильно оформить данные расходы? При проведении переговоров в иностранном государстве достаточно ли одного счета кафе для подтверждения представительских расходов?
Ответ: Расходы на ресторанное обслуживание, транспортные расходы, расходы на приобретение алкоголя, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, учитываются в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период. При этом база для исчисления предельной суммы представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется налогоплательщиком нарастающим итогом с начала налогового периода. Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работника.
Организация самостоятельно должна утвердить перечень и формы документов, которыми оформляются представительские расходы, в приложении к учетной политике. По мнению Минфина России, подтверждающими документами могут быть: приказ руководителя, программа представительского мероприятия, смета расходов, акт (отчет) об осуществлении представительских расходов, авансовый отчет подотчетного лица, ответственного за проведение мероприятия, с приложением подлинников оправдательных документов. При отсутствии документов, удовлетворяющих условиям ст. 252 Налогового кодекса РФ, данные затраты не могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций.
В случае если расходы произведены в иностранном государстве, оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в этом государстве, на территории которого они были произведены, и там для документального оформления достаточно наличия одного предъявленного документа (например, счета ресторана), подтверждающего экономическую обоснованность произведенных расходов, данные затраты могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Однако существует риск непринятия налоговыми органами в состав затрат сумм произведенных расходов. Также в целях налогового учета затраты могут быть подтверждены документами, косвенно свидетельствующими о произведенных расходах (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Обоснование: При определении налоговой базы по налогу на прибыль организации вправе уменьшить полученные доходы на расходы с учетом положений п. 1 ст. 252 НК РФ. Так, расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства, на территории которого они были произведены, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Согласно нормам пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264, ч. 3 ст. 320 НК РФ организации могут учесть в составе прочих расходов представительские расходы, связанные с производством и реализацией.
Перечень расходов, соответствующих понятию представительских, приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ:
— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— транспортное обеспечение доставки участников переговоров к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
— расходы на оплату услуг переводчиков.
Данные мероприятия проводятся с целью установления или поддержания взаимного сотрудничества с контрагентами. Их участниками являются работники организации, представители контрагента, а также собственники, прибывшие на заседания совета директоров, или иные руководящие работники организации независимо от места проведения указанных мероприятий.
Состав расходов на проведение официального приема, а также на ресторанное обслуживание п. 2 ст. 264 НК РФ не конкретизирован. Таким образом, для организаций не исключена возможность учесть в качестве представительских расходы на алкоголь. По мнению Минфина России, налогоплательщик вправе учесть расходы на алкоголь в составе представительских. В Письме Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176 разъяснено, что расходы на приобретение спиртных напитков учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания со ссылкой на п. 2 ст. 264 НК РФ. В Письме от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136 Минфин России также не возражает против учета рассматриваемых расходов при исчислении налога на прибыль. Суд в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 по делу N А55-14189/2012 указал, что налоговое законодательство не детализирует перечень продуктов и напитков, которые включаются в представительские расходы. Поэтому организации вправе учесть затраты на алкоголь в расходах.
В Письме Минфина России от 26.03.2010 N 03-03-06/2/59 отмечено, что представительские расходы учитываются в размере 4% от фонда оплаты труда за отчетный (налоговый) период. Судебная практика по рассматриваемому вопросу складывается в пользу налогоплательщиков: Постановления ФАС Центрального округа от 27.08.2009 по делу N А48-2871/08-18, ФАС Северо-Западного округа от 14.08.2007 N А56-3739/2006 (Определением ВАС РФ от 20.02.2008 N 16343/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), ФАС Северо-Кавказского округа от 30.10.2008 N Ф08-6557/2008 по делу N А53-2231/2008-С5-34.
Следовательно, расходы на ресторанное обслуживание, транспортные расходы, расходы на приобретение алкоголя, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, учитываются в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Причем база для исчисления предельной суммы представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется налогоплательщиком нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ). В части превышения предельного размера, установленного НК РФ, представительские расходы налогоплательщика относятся в состав расходов, не учитываемых в целях исчисления налога на прибыль организаций, на что указывает п. 42 ст. 270 НК РФ.
Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В настоящее время не установлено конкретных форм документов учета представительских расходов. Организация самостоятельно должна утвердить перечень и формы документов, которыми оформляются представительские расходы, в приложении к учетной политике. Минфин России в своих Письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 приводит примерный перечень документов.
В частности, это могут быть:
1) приказ руководителя о дате проведения мероприятия, его целях и задачах. Здесь важно указать, что прием проводится, например, в целях установления (поддержания) взаимовыгодных контактов, расширения рынков сбыта (увеличения объемов продаж товаров (работ, услуг)) и др. Кроме того, приказом назначается работник, ответственный за проведение мероприятия. Он же, как правило, является подотчетным лицом;
2) программа представительского мероприятия с указанием в ней даты, места, сроков проведения и наименования приглашенной стороны, а также фамилий, имен, отчеств участников принимающей и приглашенной сторон и их должностей;
3) смета расходов на проведение конкретного мероприятия. В смете определяется предполагаемая величина расходов с разбивкой по конкретным статьям, а также указывается предельная величина расходов по каждой статье;
4) акт (отчет) об осуществлении представительских расходов. В отчете указываются фактический состав участников переговоров, место проведения мероприятия, вопросы, рассмотренные в ходе встречи, достигнутые результаты и сумма фактически произведенных расходов. Отчет подписывает руководитель организации. Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете;
5) авансовый отчет подотчетного лица, ответственного за проведение мероприятия, с приложением подлинников оправдательных документов, например чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей; счетов из ресторана; накладных; счетов-фактур; торгово-закупочных актов и т. д.
Кроме того, представительские расходы, произведенные через подотчетное лицо, могут быть подтверждены следующими документами:
1) при оплате услуг транспортной организации, которая обслуживала участников мероприятия:
— двусторонним актом об оказании транспортных услуг, подписанным заказчиком и подрядчиком;
— счетом на оплату транспортных услуг;
— счетом-фактурой на сумму оказанных транспортных услуг;
2) при оплате ресторанного обслуживания: счетами; договорами на оказание услуг; заказ-счетами.
Представительские расходы могут оплачиваться как наличными денежными средствами, так и через корпоративную банковскую карту организации.
Контролирующие органы в Письме Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 указали, что, если проведенные мероприятия не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, такие расходы на их проведение не учитываются для целей налогообложения прибыли.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В случае если расходы произведены в иностранном государстве, то документально подтвержденными признаются затраты, оформленные документами в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в этом государстве, на территории которого они были произведены, или документами, косвенно подтверждающими такие расходы. Это могут быть отчет о выполненной работе в соответствии с договором, таможенная декларация (Письма Минфина России N 03-03-06/1/675, от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535, от 24.11.2004 N 03-03-01-04/4/23). Так, если в иностранном государстве для документального оформления достаточно наличия одного предъявленного документа (например, счета ресторана), подтверждающего экономическую обоснованность произведенных расходов, данные затраты могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Перевести документы может профессиональный переводчик или специалист данной организации (Письма Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, от 26.03.2010 N 03-08-05/1, от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725, УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 N 20-12/050126).
Однако существует риск непринятия налоговыми органами в состав затрат сумм произведенных расходов.
В то же время суды менее требовательны к подтверждению представительских расходов, так как конкретный перечень документов гл. 25 НК РФ не определен. Важно наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, их взаимосвязь между собой. Это может быть договор, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с командировкой. Иные документы, по мнению арбитров, необязательны (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 14.08.2007 N А56-3739/2006, ФАС Уральского округа от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7, ФАС Поволжского округа от 22 — 29.03.2005 N А12-18384/04-С36).
Минфин России в Письме от 10.04.2013 N 03-03-06/2/11897 согласился, что обоснованность представительских расходов в целях налогообложения прибыли напрямую не зависит от результата проведенных переговоров. Основанием для этого стало Определение Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П. Так, нормы, содержащиеся в абз. 2 и 3 п. 1 ст. 252 НК РФ, не допускают их произвольного толкования, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.
Затраты, понесенные в связи с организацией официальных мероприятий, которые не дали положительного эффекта, могут быть учтены при условии их правильного оформления (Письмо Минфина России от 10.04.2013 N 03-03-06/2/11897). Отсутствие результата от переговоров не делает представительские расходы экономически не обоснованными. В качестве подтверждающих документов могут быть представлены программы мероприятий (с указанием цели, места и сроков их проведения), исполнительные сметы, отчеты о проведении и другие документы (Письма Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807).
Главное, чтобы расходы были осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на отдых и развлечения (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 N А32-8834/2010).
Отметим, что от качества оформления любых оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, зависит возможность признания расходов для целей налогообложения. На это указано в Письме Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, в котором контролирующие органы предупреждают, что оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены. В противном случае сумма расходов, указанная в авансовом отчете, не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Таким образом, при наличии необходимых подтверждающих документов организация вправе учесть для налогового учета в качестве представительских расходы на ресторанное обслуживание, транспортные расходы, расходы на приобретение алкоголя, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период, при условии соответствия их критериям ст. 252 НК РФ.
