ПРАКТИКА ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ В СУДОПРОИЗВОДСТВЕ
В условиях постоянного роста числа рассматриваемых в судах дел и связанного с этим увеличения количества документов вопрос создания специализированных систем, позволяющих оптимизировать работу судебных органов, как никогда актуален.
В судебной системе по-прежнему существует комплекс проблем, с которыми постоянно сталкиваются сотрудники судов. В их числе:
1. Оперативность работы с делом по-прежнему зависит от того, насколько быстро сотрудник найдет на полках стеллажей бумажного архива нужный том и передаст его в руки судьи.
2. В случае выдачи документа из дела во временное служебное пользование одному сотруднику данный документ недоступен для пользования другим сотрудникам.
3. Возрастает нагрузка на работников архива, осуществляющих учет поступления, выбытия и выдачи документов во временное служебное пользование.
4. Постоянный рост числа дел приводит к тому, что свободные площади архивов неумолимо уменьшаются.
5. С ростом архивов возрастает вероятность утраты или порчи документов в экстренных случаях — затопление, пожар… Существует угроза потери документа из-за неверной расстановки на стеллажах, что при высокой востребованности документов происходит достаточно регулярно.
6. Одна из основ деятельности судей — поиск и анализ судебной практики, как и прежде, занимает продолжительное время.
За время своей работы на рынке корпорация «Электронный архив» получила бесценный опыт в области создания, наполнения и оснащения электронных архивов в судебных органах, устраняющих данные проблемы.
Практика внедрения электронного архива в судопроизводстве не раз подтвердила свою состоятельность на многих крупных проектах, реализованных в судебных органах Российской Федерации. Среди них система управления архивом кассационного делопроизводства Федерального арбитражного суда Московского округа, содержащая на 1 июля 2009 г. более 333000 электронных копий реальных документов, более 13000 видеопротоколов судебных заседаний. В рамках проектов, реализованных в Верховном Суде Российской Федерации, в электронный вид переведены архив судебных решений по реабилитации, составивший 78 тысяч страниц, и архив писем и определений отдела проверки судебных решений в порядке надзора ВС РФ.
Выполнение каждого проекта — это стройный технологический процесс, который можно разделить на несколько составляющих. В первую очередь производится экспертиза бумажных массивов и IT-инфраструктуры судебного органа для определения параметров и сроков выполнения работ.
Затем проводятся мероприятия по организации участка сканирования документов. Важно отметить мобильность и компактность участков сканирования. Используемые специализированные промышленные сканеры могут быть установлены на обычном офисном столе и после завершения работ легко перемещены в другое помещение.
Оцифровка бумажных архивов выполняется специалистами производственных центров корпорации «Электронный архив». На сегодняшний день корпорация располагает 14 центрами, где успешно осуществляется перевод бумажных документов в электронный вид. Парк оборудования производственных центров составляет около 200 промышленных сканеров, предназначенных для перевода в электронный вид документов разного качества, формата и типа. Среднемесячная суммарная производительность производственных центров «Электронного архива» составляет более 8 млн. документов в месяц. Система управления качеством на производстве сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2000. Все работы с документами ведутся с соблюдением требований сохранения конфиденциальности информации.
Для организации в электронном архиве оперативного поиска документов проводится индексация полученных со сканера образов, где автоматически заполняются необходимые поля учетной карточки:
— номер дела;
— тип документа;
— дата документа;
— имя судьи (для судебных актов);
— примечания.
После проведения индексации электронных копий документов созданная индексная база данных и полученные электронные образы документов готовы к загрузке в систему электронного архива.
Через несколько минут после сканирования каждый документ становится доступен пользователям архива, обладающим необходимыми правами, для поиска как по атрибутам учетной карточки, так и по тексту документа. В результате судье, его помощнику либо другому уполномоченному сотруднику в процессе рассмотрения дела не требуется работать с его бумажной версией. Всю необходимую информацию он может получить в цифровом виде со своего рабочего места, обратившись к электронному архиву. Электронная копия документа, содержащая печати, штампы, подписи, пометки, создает полное впечатление работы с реальной фотографией документа.
Учетные карточки документов также могут создаваться на основе данных автоматизированных информационных систем судопроизводства, так как система электронного архива позволяет проводить полную интеграцию с данными системами. Важно отметить, что работникам суда не придется осваивать еще одну информационную систему, работа осуществляется в привычном интерфейсе, в который документы из электронного архива «доставляются» автоматически за считанные секунды.
Управление электронным архивом, хранение, регламентированный доступ к документам как напрямую пользователям, так и через систему судопроизводства, а также автоматическое наполнение архива осуществляет система ЭЛАР САПЕРИОН.
Также важным блоком внедрения электронного архива является система защищенного архивного хранения, построенная на базе роботизированной библиотеки оптических дисков ЭЛАР НСМ.
Использование данного оборудования объясняется надежностью хранения, а также гарантированной неизменностью архивной информации, поскольку вся информация хранится на оптических DVD — или Blu-Ray-дисках, исключающих возможность утери или изменения информации на физическом уровне.
Система ЭЛАР САПЕРИОН обладает исключительно важной особенностью, позволяющей реализовать концепцию единого информационного пространства в суде. Параллельно с архивом судебных документов могут быть созданы электронные архивы других структурных подразделений: «архив кадрового делопроизводства», позволяющего оптимизировать работу кадровых служб по хранению и использованию дел по личному составу, «архив первичной бухгалтерской документации», «архив договоров и государственных контрактов»…
Благодаря возможности разграничения прав доступа к тем или иным документам каждая группа пользователей будет иметь возможность обращаться в архиве только к тем документам, с которыми их структурное подразделение имеет право работать. Остальные документы для них не только будут недоступны, они просто не будут знать об их существовании.
Опыт внедрения различных компонентов электронного архива в Верховном Суде РФ, Федеральном арбитражном суде Московского округа, Высшем Арбитражном Суде РФ, Арбитражном суде Камчатского края и других судах показал возможность решения следующих ключевых задач:
— повышение эффективности работы за счет оперативного доступа к электронным копиям документов;
— повышение уровня организационного обеспечения деятельности суда за счет увеличения объема оперативно доступной информации;
— освобождение производственных площадей архивов;
— обеспечение сохранности и целостности массива документов архива суда за счет возможности работы с электронными копиями документов;
— оперативный доступ к тексту и образу документов за счет перевода их в специальный общепризнанный формат PDF.
Таким образом, внедрение электронных архивов (включая участок сканирования, систему управления и систему хранения) в практику судопроизводства успешно решает вопрос информатизации судебных органов путем повышения эффективности их работы и выполнения законов о доступе к информации.
