Какими документами можно подтвердить и обосновать расходы, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ, для целей исчисления налога на прибыль?
Ответ: Для признания в составе расходов по налогу на прибыль расходов, возмещаемых работнику в связи с его служебными поездками, организации важно соблюдение требований ст. ст. 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и документальное подтверждение разъездного характера работ. Для этого организации необходимо:
— в локальном нормативном акте, коллективном договоре или соглашении установить перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер;
— в трудовые договоры с такими работниками включить условие о разъездном характере работы (экспедиционном или работы в пути);
— определить размеры и порядок возмещения расходов (указанных в ст. 168.1 ТК РФ) в трудовом или коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте;
— в должностной инструкции работника необходимо указать, что его работа связана с постоянными служебными поездками.
На наш взгляд, целесообразно также утвердить положение о разъездном характере работ, экспедиционном характере работ и характере работ в пути, где будут прописаны понятия разъездных работ, экспедиционных работ и работ в пути, компенсационные выплаты, порядок осуществления расчетов с работником, порядок оформления служебных поездок и т. д.
Организация вправе самостоятельно разработать форму документа, которым подтверждаются расходы на служебные поездки работников, чья работа носит разъездной характер (экспедиционный характер или характер работы в пути). В качестве такого документа организацией может быть утверждена, например, ежемесячная разъездная ведомость, которая будет составляться для каждого работника с разъездным характером работы.
Для экономического обоснования расходов, возмещаемых работнику в связи с его служебными поездками, и их учета при исчислении налога на прибыль исходя из содержания данного документа (целей служебных поездок) должна прослеживаться связь служебных поездок с основной деятельностью организации.
Обоснование: Налоговым кодексом РФ не установлено специальных норм или ограничений по признанию в составе расходов сумм возмещения затрат работников, чья работа носит разъездной характер.
В Письме ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 отмечено, что возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется, если локальным нормативным актом, коллективным договором или соглашением установлен перечень работ, профессий или должностей работников, чья работа носит разъездной характер, а также установлены порядок и размеры возмещения расходов.
В данном Письме ФНС России рекомендует учитывать суммы возмещения расходов в составе других обоснованных расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), ссылаясь на Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87 (направлено Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@). Аналогичная позиция отражена также в Письме Минфина России от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341.
То есть для признания в составе расходов по налогу на прибыль расходов, возмещаемых работнику в связи с его служебными поездками, организации важно соблюдение требований ст. ст. 57, 168.1 ТК РФ и документальное подтверждение разъездного характера работы работником. Для этого организации необходимо:
— в локальном нормативном акте, коллективном договоре или соглашении установить перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер;
— в трудовые договоры с такими работниками включить условие о разъездном характере работы (экспедиционном или работы в пути). Договор может содержать, например, следующую формулировку: «Работнику устанавливается разъездной характер работы для служебных поездок в города N, X, Z»;
— определить размеры и порядок возмещения расходов (указанных в ст. 168.1 ТК РФ) в трудовом или коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте;
— в должностной инструкции работника указать, что его работа связана с постоянными служебными поездками.
С учетом того что трудовым законодательством прямо не определены понятия «разъездной характер работы», «экспедиционный характер работы» и «работа в пути», на наш взгляд, целесообразно утвердить положение о разъездном характере работ, экспедиционном характере работ и характере работ в пути, где будут прописаны понятия разъездных работ, экспедиционных работ и работ в пути, компенсационные выплаты, порядок осуществления расчетов с работником, порядок оформления служебных поездок и т. д. Формулировка данных понятий может быть, к примеру, следующая:
«Разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок (более ___ служебных поездок в месяц).
Работа, осуществляемая в пути, — это работа, выполняемая при движении транспортного средства.
Экспедиционный характер работы — это работа по сопровождению груза к месту назначения».
Организации не следует оформлять на поездки данных работников служебные командировки. Компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (Письмо Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735).
Следует отметить, что, поскольку возмещение расходов носит явно компенсационный характер, правомерно учитывать данные расходы и в составе расходов на оплату труда (п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Этот подход отражен в Письмах Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153. На наш взгляд, организация вправе самостоятельно принять решение, к какому виду расходов следует отнести суммы возмещения, руководствуясь п. 4 ст. 252 НК РФ.
При этом независимо от квалификации расходов контролирующие органы не ставят под сомнение правомерность уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на суммы возмещенных работнику затрат при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.
Отметим, что Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) предусмотрена возможность для организации самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов с учетом отражения обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, которые утверждает руководитель организации.
Как указано в Письме Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, организация вправе самостоятельно разработать форму документа, которым подтверждаются расходы на служебные поездки работников, чья работа носит разъездной характер (экспедиционный характер или характер работы в пути). В качестве такого документа организацией может быть утверждена, например, ежемесячная разъездная ведомость, которая будет составляться для каждого работника с разъездным характером работы и содержать следующие реквизиты:
— наименование организации (работодателя);
— наименование документа;
— дату составления документа;
— должность работника;
— даты служебных поездок (период пребывания с » по «);
— место назначения (населенный пункт, наименование организации);
— цель поездки;
— подписи руководителя организации (которая будет подтверждать необходимость служебных поездок) и работника.
Для экономического обоснования расходов, возмещаемых работнику в связи с его служебными поездками, и их учета при исчислении налога на прибыль исходя из содержания данного документа (целей служебных поездок) должна прослеживаться связь служебных поездок с основной деятельностью организации (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Следовательно, при наличии указанных выше документов и документов, подтверждающих затраты (проездных билетов, квитанций гостиниц и т. д.), затраты на проезд, проживание, выплату суточных, а также иные выплаты, произведенные с ведома работодателя, работникам, чья работа носит разъездной характер (экспедиционный или характер работы в пути), можно учесть в составе расходов по налогу на прибыль.
