(Щур-Труханович Л. В.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2006)
Подготовлен для системы КонсультантПлюс
ЧЕТЫРЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ВЫХОДНЫХ ДНЯ ДЛЯ УХОДА ЗА РЕБЕНКОМ-ИНВАЛИДОМ: ЛЬГОТА ИЛИ ПРОБЛЕМА?
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 16 марта 2006 года
Л. В. ЩУР-ТРУХАНОВИЧ
Щур-Труханович Л. В., главный редактор журнала «Кадры предприятия», консультант по вопросам трудового права и экономики труда.
Согласно части первой статьи 262 Трудового кодекса РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет по его письменному заявлению предоставляются 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. Собственно такая же норма воспроизводилась в статье 163.1 ранее действовавшего КЗоТ РФ из статьи 27 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан от 22.07.1993 N 5487-1 (с изм. на 30.06.2003). Для пояснения порядка предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней Минтруд России и ФСС России своим Постановлением от 04.04.2000 N 26/34 утвердили разъяснение от 04.04.2000 N 3 «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами» <*>. В апреле 2002 года в разъяснения были внесены соответствующие изменения, и документ в целом был приведен в соответствие действующему трудовому законодательству и законодательству о государственном социальном страховании. ——————————— <*> Далее по тексту — «Разъяснение».
Прежде чем отвечать на вопросы об оформлении использования работниками льготы, предусмотренной статьей 262 Трудового кодекса РФ, необходимо разобраться с ее сущностью.
О праве на получение выходных дней
Право на получение 4 дополнительных оплачиваемых выходных дней <*> имеют родители (опекуны, попечители) ребенка, признанного инвалидом в порядке, установленном законодательством. ——————————— <*> Далее по тексту — «выходные дни».
Согласно Положению о признании лица инвалидом, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.08.1996 N 965 (с изм. на 01.02.2005), в зависимости от степени расстройства функций организма и ограничений жизнедеятельности лицу в возрасте до 18 лет устанавливается категория «ребенок-инвалид» на срок 1 год, 2 года или до достижения им возраста 18 лет в соответствии с классификациями и критериями, утверждаемыми Министерством здравоохранения и социального развития РФ. О том, что ребенок признан инвалидом, выдается справка, подтверждающая факт установления инвалидности, и она является документом, который в первую очередь должен представляться работодателю работником, желающим воспользоваться своим правом на получение выходных дней. Если в справке указан срок 1 год или 2 года и определена дата переосвидетельствования ребенка, то работодатель при наступлении этого срока и подачи работником заявления о предоставлении дополнительных выходных дней, должен получить от работника подтверждение, что ребенок повторно признан инвалидом. С этой справки желательно снять копию, поместить ее в личное дело работника-родителя. Кроме того, не помешает проставить соответствующие отметки в личной карточке работника (разделе IX). Не следует забывать, что в личной карточке должны быть соответствующие отметки о том, что работник является родителем или законным представителем ребенка-инвалида. Родство работника с ребенком подтверждается свидетельством о рождении ребенка, отметками в паспорте, а опекунство или попечительство — соответствующими документами органа опеки и попечительства.
О цели предоставления выходных дней
Дополнительные выходные дни, предусмотренные статьей 262 Трудового кодекса РФ, предоставляются родителям (опекунам, попечителям) <*> для ухода за детьми-инвалидами, не находящимися на амбулаторном или стационарном излечении, то есть в случае, не связанном с выплатой пособия по уходу за больным ребенком, предусмотренного статьей 22 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан. ——————————— <*> Далее по тексту для сокращения — родители.
Условием предоставления работнику выходных дней является нахождение ребенка-инвалида на воспитании у работника. Поэтому-то пунктом 1 разъяснения предусматривается, что в справке об инвалидности ребенка, выдаваемой органом социальной защиты населения, должно указываться, что ребенок-инвалид не содержится в специализированном детском учреждении (принадлежащем любому ведомству) на полном государственном обеспечении. Здесь следует отметить, что, как следует из разъяснения, детские дома-интернаты на условиях пяти-шестидневного пребывания в неделю к специализированным детским учреждениям с полным государственным обеспечением не относятся. Согласно пункту 6 разъяснения указанная справка должна предоставляться работником ежегодно, то есть, по сути, 1 раз в году из расчета того, что ее данные позволят предоставлять работнику выходные дни в течение всего года. При этом отсчет «года» должен вестись от первого заявления работника и первого применения части первой статьи 262 Трудового кодекса РФ. На практике нередко задается следующий вопрос: «Если ребенок-инвалид ходит в детский сад, а работница берет выходной день в соответствии со статьей 262 ТК РФ, то должна ли она представлять справку, что в этот день ребенок не был в детском саду? Не получается ли так, что она просто пользуется этой льготой в своих целях?». Отвечая на него, отметим, что то, как работник использует предоставленные ему выходные дни, ни работодатель, ни орган ФСС России проверять не вправе. Предоставляя работнику право на эти дни, законодатели исходили из добросовестности работника-родителя, который должен использовать оплаченное ему время освобождения от работы исключительно для ухода за ребенком-инвалидом. В чем именно заключается этот уход — в занятиях родителя с ребенком (обучающих, физкультурно-оздоровительных, иных), посещении с ребенком лечебных или спортивно-оздоровительных учреждений для реабилитации здоровья или просто в проведении с ребенком времени — отдел кадров, в сущности, интересовать не должно. Проверять, где находится ребенок в выходной день родителя — дома или в детском саду (школе), отдел кадров попросту не уполномочен. Поэтому любые его требования о предоставлении справок из детского сада или школы, что ребенок был освобожден от занятий в этот день, являются неправомерными. Более того, если ФСС России не требует таких справок, то непонятно, зачем отделу кадров эти подтверждения. Оценка кадровика, что работница использует льготу в «своих целях», несколько некорректна, поскольку только родитель знает, как сложно ему растить и воспитывать ребенка-инвалида. Целевой характер этих выходных дней оказывает влияние на способ оформления предоставления работнику-родителю этой льготы, а именно — на сроки подачи работником заявления и его содержание, и, следовательно, на сроки издания работодателем соответствующего приказа (распоряжения) <*> и его содержание. ——————————— <*> Далее по тексту — приказ.
О документах, необходимых для оформления предоставления выходных дней
Заявление работника
В первую очередь необходимо определиться со сроками подачи работником заявления о предоставлении выходных дней. Как следует из части первой статьи 262 Трудового кодекса РФ и положений разъяснения, работник, желающий воспользоваться своим правом на предоставление выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом <*>, подает работодателю соответствующее заявление. ——————————— <*> Далее по тексту для сокращения — ребенок.
Из целей предоставления работнику этих выходных дней, а также из анализа норм разъяснения следует, что заявление подается отдельно по каждому дню, который работник намерен использовать в качестве выходного. Заявление должно содержать вполне конкретные и определенные календарные даты, в которые работнику нужно быть освобожденным от работы, и как бы работники не возмущались сложностью процедуры оформления, сделано это в их интересах. Именно это нужно пояснить работнику, который выражает недовольство, когда ему предлагается составлять отдельное заявление на каждый день. Объясните работнику, что тем самым ему предоставляется возможность гибко подходить к использованию этой льготы. Если же он подаст заявление на месяц, в котором будут указаны все 4 дня, и работодатель издаст приказ на эти дни, то при изменении обстоятельств (например, работнику понадобится использовать другой день) могут возникнуть определенные организационные проблемы. Рассмотрим такую ситуацию. Работник подал заявление о предоставлении ему выходных дней 5, 12, 20 и 28 мая. Использовав 3 дня, работник изменил свои планы и попросил предоставить ему выходной не 28, а 31 мая. В этом случае в приказ о предоставлении работнику выходных дней придется вносить изменения, а вернее — издавать новый приказ, получать от работника соответствующее заявление и требовать повторного предоставления справки с места работы второго родителя-работника. В принципе отдел кадров может пойти навстречу работнику и принять заявление на весь календарный месяц. Но при этом крайне желательно договориться с отделом кадров по месту работы второго родителя, который при подготовке справки (о ней мы поговорим далее) будет готов предоставить одну общую справку. Ведь если родители ребенка и вовсе передумают и решат разделить выходные дни между собой (2 дня — мать и 2 дня — отец), то процедура оформления усложнится сразу для двух отделов кадров. Конечно, перекрестные запросы, которые должны производить отделы кадров обоих родителей, делают «перерасход» выходных дней практически невозможным. Но перед ФСС России все же придется отчитываться и представлять безупречные документы. Чаще всего сотрудники кадровых служб задают вопрос о том, может ли работодатель выполнить просьбу работницы — матери ребенка-инвалида о предоставлении ей подряд 4 дополнительных выходных дней? Поскольку часть первая статьи 262 ТК РФ предусматривает право работника на 4 выходных дня в календарном месяце, а не на 1 день в неделю, то работник, по-видимому, все же может использовать 4 дня подряд. Если работник планирует использовать все 4 выходных дня подряд, то в этом случае принимается одно заявление от работника (на весь календарный месяц) и издается один приказ. Примечательно, что вышеназванное разъяснение не содержит положения, которое присутствовало в ранее действовавшем разъяснении Минтруда России и ФСС России от 19.07.1995 N 2/48 «О порядке предоставления и оплаты четырех дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет», а именно запрета на суммирование дополнительных оплачиваемых выходных дней, предоставляемых для ухода за детьми-инвалидами или инвалидами с детства, за 2 и более месяцев. Вместе с тем целевой характер этих выходных не позволяет трактовать отсутствие этой нормы как разрешение на перенос неиспользованных в календарном месяце дней на следующий месяц и их суммирование за несколько месяцев. Но вернемся к заявлению работника. Отдел кадров может пойти навстречу (принять одно заявление и издать один приказ) в отношении следующих категорий работников: — одинокой матери; — родителя, самостоятельно воспитывающего ребенка без помощи второго родителя в связи с расторжением брака между родителями ребенка, в связи со смертью второго родителя, ввиду лишения второго родителя родительских прав или лишения его свободы, по причине пребывания его в длительной командировке, других обстоятельств. В этих случаях вероятность изменения желания работника по использованию запланированных выходных уменьшается. Поэтому, основываясь на представленном работником документальном подтверждении того, что он один воспитывает ребенка, отдел кадров может относительно спокойно принять единое заявление и выпустить единый приказ. Но и при этом крайне необходимо, чтобы работник дал обязательство, что при изменении этих обстоятельств (например, при повторном заключении брака с родителем ребенка, освобождении родителя ребенка из мест лишения свободы, возвращении родителя из длительной командировки, других) он уведомит о них отдел кадров, который возобновит истребование соответствующих справок. Но даже в этом случае отдел кадров все равно должен быть готовым к изменению работником своих планов и безоговорочному выполнению его просьбы о «переносе» выходного дня (разумеется, в пределах календарного месяца). Несомненно, отделу кадров неудобно 4 раза в месяц заниматься заявлениями, справками и изданием приказов. Однако поскольку оплата этих дней осуществляется не за счет работодателя, а за счет ФСС России, как это следует из пункта 10 вышеназванного разъяснения, то нужно быть более осмотрительным при принятии решения об установлении сроков, на которые подается заявление и издается приказ. В любом случае процедуру оформления необходимо согласовать с бухгалтерией, которая первая «попадает под удар» ФСС России, и ее мнение по этому вопросу должно быть учтено в обязательном порядке. В отношении заявления работника еще раз нужно обратить внимание на то, что в нем должна указываться конкретная календарная дата, а не «среда» каждой недели (кстати, по календарю на 1 месяц может приходиться не 4 среды, а 5 или наоборот 3 (в феврале обычного (не високосного года). Даже если работник знает, что ему с ребенком нужно посещать массажный кабинет или бассейн каждую среду, то он все равно должен указать конкретные числа, например 5, 12, 19 и 26 мая. Процедура составления заявления работником упростится, если отдел кадров разработает трафаретный бланк заявления, в котором работнику останется указать данные о себе, день (дни), который он планирует использовать в качестве выходного, свою подпись и дату составления заявления. Для этого могут использоваться образцы, приводимые в Приложениях 1 и 2 к настоящей статье.
Справки с места работы другого родителя
Разберемся со справкой с места работы одного из родителей. Прежде всего еще раз обратим внимание на то, почему нормы Трудового кодекса РФ и анализируемого разъяснения фактически настаивают на оперативном (по факту), а не на перспективном (на месяц, или несколько месяцев, или год вперед) решении вопроса о предоставлении выходных дней. Согласно части первой статьи 262 Трудового кодекса РФ 4 выходных дня в месяц могут быть: — либо использованы одним из родителей ребенка-инвалида; — либо разделены ими между собой по их усмотрению (например, 2 дня использует отец ребенка и 2 дня — мать). При этом законодатели как раз пошли навстречу работникам-родителям, которые, исходя из собственных возможностей, ситуации в семье, необходимости прохождения с ребенком реабилитационных процедур и т. д., могут в каждом конкретном случае решать, как им использовать выходные дни для ухода за ребенком. Для простоты понимания обозначим работников-родителей «отец» и «мать» и рассмотрим оба варианта использования ими своего права на выходные дни: Вариант 1. Родители решили, что все 4 выходных дня будущего календарного месяца должны использоваться матерью ребенка. В этом случае мать должна представить в отдел кадров по своему месту работы справку с места работы отца. Согласно разъяснению в этой справке отдел кадров по месту работы отца должен указать, что на момент обращения матери с заявлением о предоставлении выходных дней по своему месту работы (эту дату сообщает отделу кадров отец) дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце отцом не использованы. Заметьте, справку не о том, что отец не обращался с заявлением о предоставлении ему выходных дней в будущем месяце, а о том, что он не использовал свое право на эти выходные дни. Отсюда следует вывод о том, что мать ребенка для использования выходных дней должна каждый раз подавать в свой отдел кадров и заявление, и справку с места работы отца. При этом представьте себе оперативность, с которой отдел кадров по месту работы отца должен готовить эту справку. По нашему мнению, пойти навстречу матери и принять единое заявление на месяц можно. При этом отдел кадров по месту работы отца может как ограничиться указанием информации, что на момент обращения матери с заявлением о предоставлении выходных отец не использовал выходные дни, так и дополнить ее информацией о том, что отец на этот момент с заявлением о предоставлении ему выходных дней не обращался. Опасаться того, что отцу будут предоставлены выходные дни без ведома отдела кадров матери, не следует, поскольку опять же работает «перекрестный» контроль — отдел кадров по месту работы отца, получив от него заявление, не может предоставить ему выходные дни, не получив справку с места работы матери. А в этой справке отдел кадров по месту работы матери укажет, что на этот календарный месяц она уже подала заявление и издан приказ о предоставлении ей выходных дней в таких-то числах. В этом случае родители сами должны будут решить, стоит затруднять процедуру или нет. Вариант 2. Родители решили, что они разделят выходные дни между собой, например, 2 дня (5 и 20 мая) — отец, 2 дня (12 и 28 мая) — мать. В этом случае отец 31 апреля подает в свой отдел кадров заявление о предоставлении ему выходного дня — 5 мая и справку из отдела кадров матери о том, что она не использовала в календарном месяце выходные дни. 11 мая мать в свой отдел кадров подает заявление о предоставлении выходного дня — 12 мая и справку с места работы отца, в которой указывается, что на момент обращения матери с заявлением отец в календарном месяце использовал 1 выходной день — 5 мая. В таком же порядке подаются заявления на 20 и 28 мая. Аналогично оформляются и справки, правда, с тем лишь уточнением, что в справке с места работы матери при использовании отцом выходного дня 20 мая будет указываться одна дата — 12 мая, а в справке с места работы отца при использовании матерью выходного дня 28 мая — две даты — 5 и 20 мая. Согласно пункту 4 разъяснения, если одним из работающих родителей выходные дни в календарном месяце использованы частично, то другому работающему родителю в этом же календарном месяце предоставляются оставшиеся выходные дни. Это пояснение касается и выше рассмотренного случая, и случая, когда один из работников, например, лишился возможности осуществлять уход за ребенком в силу ряда обстоятельств, в том числе и перечисленных выше. Так, например, если отец использовал только 1 выходной день — 5 мая, а 10 мая был уволен и стал безработным, то матери должны предоставляться 3 выходных дня. Такая сложная и обремененная документами процедура преследует одну цель — защиту от неправомерного использования средств ФСС России, идущих на оплату этих выходных дней. Поэтому отделы кадров должны быть абсолютно уверенными, что отклонения от установленных в разъяснении правил не приведут к прямому нарушению. Требование о том, что заявление должно подаваться за день до предоставления выходного дня, в разъяснении не содержится. Этот вопрос отделы кадров и бухгалтерии решают с работниками самостоятельно. Для одних важно, чтобы работник подавал такое заявление за несколько дней до выходного дня (например, для того, чтобы подыскать ему замену), а справку предоставлял за день до выходного дня. Другие настаивают на том, чтобы и заявление, и справка представлялись за день до выходного, тем самым рассчитывая на то, что информация с места работы второго родителя о неиспользовании выходных дней или частичном их использовании будет более достоверной. В данном случае основные сложности заключаются в оперативном предоставлении справки с места работы второго родителя. Для того чтобы упростить эту процедуру, отделы кадров обоих родителей устанавливают неформальные отношения между собой и договариваются о единой форме такой справки, которую каждый из них может подготовить без лишних затрат времени. Как вариант могут использоваться примерные образцы, приводимые в Приложениях 3 и 4 к настоящей статье. На что еще необходимо обратить внимание, так это на то, что никакие обязательства о неиспользовании выходных дней с одного из родителей отдел кадров брать не вправе. Например, такая схема, при которой один из работников подает единое заявление на использование в наступившем календарном месяце всех 4 выходных дней, а из отдела кадров второго работника направляется справка о том, что работник не будет использовать выходные дни в этом месяце, может привести к нежелательным последствиям. Во-первых, такие гарантии за работника отдел кадров давать не вправе, а во-вторых, при изменении обстоятельств работник может потребовать предоставления выходных дней и отдел кадров не сможет отказать ему в этом. А если оба родителя работают в одной организации, то как нам подтверждать факт, что второй родитель не использовал выходные дни? Отделу кадров нужно составлять справку от себя же? Случай, когда оба родителя ребенка работают в одной организации, Разъяснением не урегулирован. Представляется, что в такой ситуации составление и предоставление справки с места работы отца излишне. При проверке расходования средств ФСС России достаточно будет представить документы, подтверждающие, что работник состоит в трудовых отношениях с этой же организацией (приказ о приеме на работу, копию трудовой книжки, др.). Ответим еще на один вопрос отдела кадров: «Мать по месту работы подала заявление о предоставлении ей 2 дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом. При этом она пояснила, что им вместе с отцом ребенка нужно отвезти ребенка на протезирование и они хотели бы использовать одни и те же дни. С места работы отца представлена справка что он подал заявление об использовании тех же 2 дней. У обоих работодателей вопрос: предоставляя эти дни работникам, не нарушают ли они законодательство?». Ни Трудовой кодекс РФ, ни разъяснение не запрещают обоим родителям использовать выходные дни, разделенные между ними в одни и те же календарные дни. Следовательно, они могут взять (каждый по месту своей работы) по выходному дню, например, 14 мая и 21 мая. Таким образом, они используют 4 выходных дня. При этом работодателей не должно смущать такое решение родителей: вполне вероятно, что для ухода за ребенком, а именно для прохождения какой-то конкретной реабилитационной процедуры, необходимо участие их обоих. Справки, направленные отделами кадров обоих родителей, должны беспристрастно отражать выходные дни и подтверждать, что «перерасхода» выходных дней в целом нет.
Документы, подтверждающие факт воспитания ребенка без помощи второго родителя
К заявлению о предоставлении выходных дней в отдельных случаях требуется приложение не справки с места работы другого родителя, а иных документов. Ранее уже обращалось внимание на то, что работник может самостоятельно воспитывать ребенка без участия второго родителя. В этом случае справка с места работы второго работника о неиспользовании выходных дней не предоставляется. Однако положение работника и отдела кадров не облегчается, поскольку часть вторая пункта 2 разъяснения требует, чтобы факты отсутствия родительского ухода со стороны второго работника подтверждались соответствующим образом. Такие документы потребуются от одинокой матери, а также в том случае, если один из родителей ребенка не осуществляет родительский уход в связи: — с расторжением брака между родителями ребенка; — со смертью родителя ребенка; — с лишением родителя родительских прав; — с лишением родителя свободы; — со служебной командировкой (свыше 1 месяца); — с иными обстоятельствами, когда родитель не имеет возможности исполнять свои обязанности по уходу за ребенком. Большинство из перечисленных обстоятельств может быть прекращено (за исключением случая смерти родителя и назначения меры наказания в виде лишения свободы на длительный срок либо пожизненного лишения свободы). Поэтому логика разъяснения позволяет сделать вывод, что работник, желающий воспользоваться своим правом на выходные дни, обязан с определенной регулярностью подтверждать существование этих обстоятельств, например, то, что: — не зарегистрирован повторный брак с родителем ребенка; — родитель ребенка не освобожден из места заключения; — родитель ребенка не восстановлен в родительских правах и т. д. Однако поскольку на этот счет разъяснение не содержит жесткого требования, то отделы кадров идут навстречу работнику, воспитывающему ребенка без участия второго родителя, и просят представлять эти документы один раз в году. В случае длительной служебной командировки отца из его отдела кадров истребуется справка, подтверждающая его направление в эту командировку; по окончании командировки и возвращении отца на место работы положение восстанавливается и отделом кадров по месту работы матери опять истребуются справки с места работы другого родителя. Как уже отмечалось, отдел кадров не обязан проверять, что перечисленные выше обстоятельства имеют место. Однако, во избежание конфликтов и для усиления дисциплинированности работника, отделу кадров желательно попросить работника дать письменное обязательство, что он незамедлительно уведомит работодателя об изменении указанных выше обстоятельств. Если же обязанность работника сообщать сведения о своем семейном статусе, обуславливающем предоставление льгот и гарантий, предусмотренных законодательством, содержится в трудовом договоре работника или прописана в локальном нормативном акте организации, то такое обязательство будет излишним. Но даже если указанное обязательство не будет взято с работника, а обстоятельства изменятся, то в том случае, если отдел кадров будет руководствоваться уже недействительными документами, обвинить его и бухгалтерию в «разбазаривании» средств ФСС России будет сложно: он обязан по заявлению работника предоставить ему выходные дни. Если же второму родителю (например, отцу, восстановленному в родительских правах) тоже будут предоставлены выходные дни по месту его работы, то в этом случае его отдел кадров допустил нарушение, не истребовав у него справку с места работы матери, что она не использовала выходные дни. По сути, отделы кадров обоих работников в результате «перекрестного» реагирования на заявления работников контролируют друг друга, и тем самым обеспечивается соблюдение требований разъяснения.
Документы, подтверждающие, что второй родитель не состоит в трудовых отношениях
Может быть так, что один родитель состоит в трудовых отношениях с работодателем, а второй — не работает по трудовому договору. В этом случае отдел кадров руководствуется пунктом 3 разъяснения, который предусматривает, что если один из родителей ребенка состоит в трудовых отношениях с работодателем, а другой в таких отношениях не состоит или самостоятельно обеспечивает себя работой (например, он — индивидуальный предприниматель, частный нотариус, частный охранник, адвокат, глава или член крестьянских фермерских хозяйств, родовых, семейных общин коренных малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования, и т. д.), то выходные дни для ухода за ребенком предоставляются родителю, состоящему в трудовых отношениях с работодателем, при предъявлении им документа (копии), подтверждающего, что другой родитель в трудовых отношениях с работодателем не состоит либо является лицом, самостоятельно обеспечивающим себя работой. Подтверждением того, что второй родитель самостоятельно обеспечивает себя работой, являются свидетельства (например, о регистрации в качестве предпринимателя без образования юридического лица), лицензии (например, на право нотариальной деятельности или на оказание охранных услуг), иные документы. Если второй родитель не зарегистрирован в качестве безработного, то он в соответствии с Постановлением ФСС России от 17.03.2004 может представить трудовую книжку (в этом случае отдел кадров снимает с нее копию или делает выписку из нее) либо справку из органов государственной службы занятости населения, подтверждающую, что гражданин не работает. Несмотря на то что разъяснение предусматривает только предъявление подтверждающих документов или их копий, отделу кадров все же желательно истребовать у работника копии этих документов и поместить их в личное дело работника. В силу пункта 6 разъяснения документы, подтверждающие, что второй родитель не состоит в трудовых отношениях либо является лицом, самостоятельно обеспечивающим себя работой, должны представляться при каждом обращении работника с заявлением о предоставлении выходных дней. Выполнение этого требования не является гарантией того, что предъявленные работником документы не утратили силу, не признаны недействительными или не аннулированы. Обязанность по проверке действительности этих документов на работодателя не возложена. Поэтому в данном случае отдел кадров может по собственной инициативе делать периодические запросы в органы, выдавшие подлинники документов, а также взять с работника обязательство об уведомлении работодателя в случаях аннулирования, приостановления или прекращения действия этих документов и предупредить работника об ответственности за предоставление недостоверных документов. Так же как и в предыдущем случае, отдел кадров, предоставивший выходные дни работнику, в случае изменения статуса второго родителя, заключившего трудовой договор, не может быть обвинен в неправомерном расходовании средств ФСС России. Речь об этом нарушении может идти только в том случае, если отдел кадров по новому месту работы второго родителя предоставил ему выходные дни без соответствующей справки. Опять же «перекрестные» документы — справки с места работы второго родителя как обязательное приложение к заявлению делают процедуру сложной, но эффективной (в плане экономии средств ФСС России).
Приказ о предоставлении выходных дней
Получив от работника заявление о предоставлении выходных дней, работодатель должен удовлетворить просьбу работника. Несмотря на то что в данном случае просьба работника является главной, представляется, что вопрос об использовании конкретных выходных дней должен все же решаться по соглашению между сторонами — во внимание должно приниматься не только пожелание и необходимость работника, но и специфика работы организации, ее потребности в присутствии работника на рабочем месте. Если приказ издается по каждому выходному дню, то в нем дается распоряжение предоставить работнику выходной день в соответствии со статьей 262 Трудового кодекса РФ и указываются основания: справка об инвалидности ребенка, заявление работника, справка с места работы второго родителя или иной документ, который подтверждает, что второй родитель не участвует в воспитании ребенка. Составл яя приказ, нужно думать не только об органах ФСС России, но и о самом работнике: если отдел кадров будет иметь копии всех необходимых документов, то в приказе можно ограничиться указанием реквизитов заявления работника (приведением реквизитов, например, свидетельства о смерти второго родителя отдел кадров может регулярно травмировать психику работника). Варианты такого приказа приводится в Приложениях 5 и 6 к настоящей статье. Если приказ издается на все выходные дни, то схема та же: указываются конкретные календарные даты и приводятся реквизиты имеющихся документов. Упрощая процедуру оформления предоставления выходных дней работнику, отдел кадров вместе с бухгалтерией могут принять, например, такую схему: работник подает одно заявление, а приказы издаются за день (или несколько) до выходного дня. О том, что такая схема легализована, будет свидетельствовать резолюция руководителя организации на заявлении работника, в которой будет указано, что приказы издаются по каждому выходному дню отдельно. Еще одно косвенное доказательство того, что целесообразно раздельное оформление предоставления каждого выходного дня, содержится в пункте 10 разъяснения, согласно которому оплата каждого дополнительного выходного дня работающему родителю производится в размере дневного заработка за счет средств ФСС России. Да и порядок расчета среднего дневного заработка также свидетельствует в пользу раздельного оформления предоставления каждого выходного дня.
Об особенностях предоставления выходных дней в период отпусков и временной нетрудоспособности
Согласно пункту 5 разъяснения 4 выходных дня не предоставляются работающему родителю в период оформляемых по его личному заявлению: — очередного ежегодного оплачиваемого отпуска; — отпуска без сохранения заработной платы; — отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет. При этом у другого работающего родителя сохраняется право на эти выходные дни. Например, мать ребенка находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. В этом случае она не использует выходные дни в этом календарном месяце. Но при этом отец ребенка может использовать их в полной мере, подав в свой отдел кадров заявление о предоставлении выходных дней и представив с места работы матери справку, что она не использовала выходные дни (или использовала частично, если отпуск, например, начинается в середине месяца). Таким образом, «блокируется» возможность матери использовать 4 выходных дня в календарном месяце, на который приходится ее отпуск. Поэтому, зная это, один из родителей ребенка берет отпуск так, чтобы он приходился на весь календарный месяц (например, с 1 по 28 число). В случае если он берет отпуск, например с 12 мая по 10 июня, или с 28 мая по 26 июня, то оформление выходных дней за май и за июнь затрудняется; производить пропорциональный расчет выходных (например, 2 (1) в мае и 2 (3) в июне) отдел кадров не обязан, но в соответствии с комментариями ФСС России может. Так, на сайте Пермского регионального отделения Фонда социального страхования РФ поясняется следующее: «Действующее законодательство не содержит каких-либо ограничений, связанных с предоставлением четырех дополнительных выходных дней в месяце, в котором у работающего родителя наступил либо им использован ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому указанные дни для ухода могут быть предоставлены работающему родителю в обычном порядке (в том числе полностью, если имеется достаточное количество рабочих дней) в тот период месяца, когда он выполняет свои трудовые обязанности» <*>. ——————————— <*> http://fss. perm. ru/save/m5.
Если мать самостоятельно воспитывает ребенка либо второй родитель не работает по трудовому договору (см. выше), то получается, что эти дни и вовсе могут потеряться. Поэтому перед тем как проставить в графике отпусков время очередного отпуска матери, ее следует проконсультировать и совместно решить этот вопрос с наименьшими издержками. Здесь следует еще раз вспомнить природу этих выходных дней: это не дополнительный отпуск, а отдельные выходные дни, предоставляемые работнику для ухода за ребенком. Поэтому, оформляя выходные дни подряд, так, что они «примыкают» к началу отпуска, следует быть готовым к вопросам ФСС России (например, если начало очередного отпуска определено датой 1 июня, а работник воспользуется своим правом на выходные дни 26, 27, 28 и 31 мая). По-иному ситуация решается, когда работнику предоставлены выходные дни, но не использованы им в связи с его болезнью. В этом случае отдел кадров должен руководствоваться пунктом 9 разъяснения, согласно которому дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные, но не использованные в календарном месяце работающим родителем в связи с его болезнью, предоставляются ему в этом же календарном месяце в порядке, предусмотренном данным разъяснением (при условии окончания временной нетрудоспособности в указанном календарном месяце и предъявления листка нетрудоспособности). Например, издан приказ о предоставлении работнику выходных дней 12, 17, 19 и 20 мая. 11 мая работник заболел и вышел на работу 21 мая, представив листок временной нетрудоспособности на этот период. В этом случае отдел кадров, руководствуясь вышеприведенным положением, должен предоставить работнику выходные дни в последние дни мая. Если же из 4 выходных дней в мае не будут использованы только 2 дня, а временная нетрудоспособность закончится в июне, то 2 майских выходных могут «сгореть», если только второй родитель не решит использовать их по своему месту работы. И здесь еще раз проявляется преимущество отдельного оформления каждого выходного дня (правда, в том случае, если ребенка воспитывают оба родителя). Почему же в случае с временной нетрудоспособностью «не работает» целевой характер выходных дней, ведь работник, по сути, не выработал месяц, за который ему предоставляются выходные? Как раз, по нашему мнению, работает — в период временной нетрудоспособности работник не отдыхает, а болеет, и уход за ребенком в этом случае весьма проблематичен.
О проверках ФСС России
Согласно Методическим указаниям о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по государственному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, принятым Постановлением ФСС России от 17.03.2004 N 24, при проверке правильности оплаты дополнительных оплачиваемых выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет органы ФСС России устанавливают правильность оформления, учета и хранения соответствующих документов. При этом ФСС России исходит из того, что в бухгалтерии работодателя должны храниться на каждого получателя: 1) заявление о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом; 2) справка органов социальной защиты населения об инвалидности ребенка с указанием, что ребенок не находится на государственном обеспечении (в интернатном или ином подобном учреждении), представляемая ежегодно; 3) копия приказа о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом; 4) справка с места работы другого родителя, что на момент обращения дополнительно оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы; 5) если работающим является один родитель, по месту его работы предоставляется копия трудовой книжки либо другие документы, подтверждающие факт отсутствия работы у другого родителя (справка из органов государственной службы занятости населения и др.). В случае документального подтверждения расторжения брака между родителями ребенка-инвалида, а также смерти, лишения родительских прав одного из родителей и в других случаях отсутствия родительского ухода (лишение свободы, служебные командировки свыше 1 календарного месяца одного из родителей и т. п.) работающему родителю, воспитывающему ребенка-инвалида, 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня предоставляются без предъявления справки с места работы другого родителя. В таком же порядке четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня предоставляются одиноким матерям; 6) если работающим по трудовому договору является один родитель, а другой родитель самостоятельно обеспечивает себя работой — документ (копия), подтверждающий, что другой родитель является лицом, самостоятельно обеспечивающим себя работой. Вышеуказанные дни оплачиваются из средств государственного социального страхования в размере среднего дневного заработка конкретного работника, определяемого в порядке, установленном Минтрудом России. При суммированном учете рабочего времени средний дневной заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество подлежащих оплате рабочих часов, исходя из нормальной продолжительности рабочего дня, установленного законодательством для данного работника. На сегодняшний день средний заработок определяется по правилам, изложенным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (об этом ФСС России сообщал в своем письме от 05.05.2003 N 02-18/05-2788). После проверки документов органы ФСС России приступают к установлению общего количества предоставленных дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами и соответствия общей суммы выплат данным по счету «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и отчетным данным, указанным в расчетной ведомости по средствам ФСС России. Если в результате проверки будет установлено, что при предоставлении выходных дней работодателем допущены нарушения законодательства, то расходы, произведенные с нарушениями либо не подтвержденные документами в установленном порядке, по решению отделений ФСС России к зачету не принимаются. Это также следует из новой Инструкции о порядке учета и расходования средств обязательного социального страхования, утвержденной Постановлением ФСС России от 09.03.2004 N 22, вступившей в силу 25.04.2004. Столь пристальный контроль за оформлением и предоставлением выходных дней работникам, имеющим детей-инвалидов, обязывает отделы кадров и бухгалтерии быть более осмотрительными при документировании этой процедуры. Если в ходе одной из таких проверок вам будет вынесено замечание об устранении нарушений в оформлении, ознакомьте с ним работника — он должен знать, что это не ваша прихоть, а требование ФСС России. Постарайтесь быть корректными с работниками, которым вы предоставляете выходные дни. В одном из разговоров в коридоре МСЭК женщина с измученным ребенком жаловалась своей соседке по очереди: «Как кадровичка не понимает, что мне и так очень тяжело?! А еще сотни разных справок!» Эти дни — не отдых и не каникулы. Ребенок-инвалид — это не повод для упреков работника, даже если вам вместе с бухгалтером довелось выслушать претензии от ФСС России. Задумайтесь еще вот над каким фактом. Некоторые родители, вымотанные этой утомительной процедурой, попросту отказываются от своей льготы. Не отнимайте своей раздражительностью время у детей! А если есть сомнения в правильности своих действий — позвоните в региональное отделение ФСС России: обычно консультации даются сразу же.
Приложение 1
Заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом (вариант 1)
Директору ООО «Вертикаль» О. В. Сергееву от Левковой М. С. ___________________ (фамилия, инициалы)
старшего оператора ___________________ (наименование должности или профессии)
расчетно-кассового отдела ___________________ (наименование структурного подразделения)
Заявление
Прошу предоставить мне 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня для ухода за ребенком-инвалидом в соответствии со статьей 262 Трудового кодекса РФ 10.03.2006, 15.03.2006, 20.03.2006 и 31.03.2006 _____________________________________________________ (конкретные календарные даты)
Левкова М. С. Левкова _________ ______________ (подпись) (расшифровка подписи)
«03» марта 2006 г.
Приложение 2
Заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом (вариант 2)
Генеральному директору ЗАО «Ракурс» Ю. О. Федорову от Левкова С. Ю. __________________________ (фамилия, инициалы)
инженера-конструктора __________________________ (наименование должности или профессии)
конструкторского бюро __________________________ (наименование структурного подразделения)
Заявление
Прошу предоставить мне 1 дополнительный оплачиваемый _________ (количество) выходной день для ухода за ребенком-инвалидом 16.02.2006 в ___________ (календарные даты) соответствии со статьей 262 Трудового кодекса РФ.
Левков С. Ю. Левков _______ ____________ (подпись) (расшифровка подписи)
«13» февраля 2006 г.
Приложение 3
Справка о неиспользовании работником дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом (вариант 1)
Закрытое акционерное общество «Ракурс» Профсоюзная ул., д. 56, 117838, Москва Тел. (095) 148-00-00, факс (095) 148-00-01, Е-mail:rakurs@mtu-net. ru ОКПО 17894088, ОГРН 1027704068363 ИНН/КПП 7706275352/770601001
СПРАВКА
15.03.2006 N 30
Левков Сергей Юрьевич ___________________________________________________________ фамилия, имя, отчество)
инженер-конструктор конструкторского бюро ___________________________________________________________ (наименование должности или профессии, структурного подразделения)
на 17 марта 2006 г. дополнительные оплачиваемые ____________________ (момент обращения другого родителя с заявлением)
выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом в мае ________________ (календарный месяц) не использовал. _________________ (не использовал; использовал частично)
Выдана для представления в ООО «Вертикаль» _____________________ (место представления)
Генеральный директор Печать Федоров Ю. О. Федоров
Приложение 4
Справка о неиспользовании работником дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом (вариант 2)
Общество с ограниченной ответственностью «Вертикаль» Климашкина ул., д. 10, 123550, Москва Тел. (095) 120-00-00, факс (095) 120-00-01, Е-mail:info@vertikal ОКПО 10894080, ОГРН 1027704000314 ИНН/КПП 7713270342/771301001
СПРАВКА
14.02.2006 N 21
Настоящая справка выдана в подтверждение того, что Левкова М. С. _____________ (фамилия, инициалы)
старший оператор расчетно-кассового отдела ___________________________________________________________ (наименование должности или профессии, структурного подразделения)
по состоянию на 14 февраля 2006 г. дополнительные __________________ (момент обращения другого родителя с заявлением)
оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом в июне _____ (календарный месяц)
использовала частично (1 день — 7 февраля). ___________________________________________ (не использовал; использовал частично)
Выдана для представления в ЗАО «Ракурс» ________________________________ (место представления)
Начальник отдела кадров Розанова Ж. Э. Розанова
Приложение 5
Приказ о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом (вариант 1)
ООО «Вертикаль»
ПРИКАЗ
06.03.2006 N 28-к Москва
О предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом
Руководствуясь статьей 262 Трудового кодекса РФ приказываю: Предоставить Левковой Марине Сергеевне, старшему оператору расчетно-кассового отдела, 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня для ухода за ребенком-инвалидом — 10.03.2006, 15.03.2006, 20.03.2006 и 31.03.2006.
Основание: заявление Левковой М. С. от 03.03.2006, справка с места работы другого родителя от 02.03.2006 N 30.
Генеральный директор Сергеев О. В. Сергеев
Главный бухгалтер Носова В. Н. Носова 06.03.2006
Начальник отдела кадров Романов Л. Д. Романов 06.03.2006
С приказом ознакомлена Левкова М. С. Левкова 06.03.2006
Приложение 6
Приказ о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом (вариант 2)
Закрытое акционерное общество «Ракурс»
ПРИКАЗ
14 февраля 2006 г. N 40-лс Москва
О предоставлении дополнительного оплачиваемого выходного дня для ухода за ребенком-инвалидом
Предоставить Левкову Сергею Юрьевичу, инженеру-конструктору конструкторского бюро, 1 дополнительный оплачиваемый выходной день для ухода за ребенком-инвалидом — 16 февраля 2006 г.
Основание: заявление Левкова С. Ю. от 13.02.2006, справка с места работы Левковой М. С. от 14.02.2006 N 21.
Генеральный директор Федоров Ю. О. Федоров
Главный бухгалтер Прокофьева Е. Н. Прокофьева 14.02.2006
С приказом ознакомлен Левков С. Ю. Левков 14.02.2006
