ТРУДОВАЯ КНИЖКА И ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ В ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЯХ
А. Л. АНИСИМОВ
Анисимов Антон Леонидович Профессор кафедры гражданско-правовых дисциплин юридического факультета Московского института международных экономических отношений, кандидат юридических наук, старший советник юстиции, действительный член Международной академии информатизации в Генеральном Консультативном Статусе ООН. Родился 10 октября 1972 г. в г. Москве. Окончил Московскую государственную юридическую академию, в 1997 г. защитил кандидатскую диссертацию на тему «Гражданско-правовая защита чести, достоинства и деловой репутации по российскому законодательству». Имеет более 100 научных работ.
Ведение, хранение и выдача трудовой книжки
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, характеризующим всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду и пр. Достоверность и правильность сведений, которые содержатся в трудовой книжке, имеют непосредственное отношение к оценке будущих пенсионных прав работника, к установлению для него тех или иных льгот. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т. д. Так, в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стража для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 <1> (с изм. от 8 августа 2003 г.), основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. ——————————— <1> СЗ РФ. 2002. N 31. Ст. 3110.
Необходимо иметь в виду, что трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров. Порядок ведения трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ <2>, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 <3> (далее — Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 <4>. ——————————— <2> Там же. N 1 (ч. 1). Ст. 3. <3> Там же. 2003. N 16. Ст. 1539. <4> БНА ФОИВ. 2003. N 49.
Ведение трудовой книжки
Трудовая книжка должна в обязательном порядке вестись работодателем на каждого работника, который проработал у него свыше 5 дней. Исключение составляют работодатели — физические лица, так как они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. До принятия Федерального закона от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации…» <5> исключение составляли также индивидуальные предприниматели, но данным Федеральным законом им также была вменена обязанность вести трудовые книжки на своих работников. В некоторых комментариях к Трудовому кодексу РФ особо отмечают, что данное положение является новеллой в трудовом законодательстве РФ <6>. ——————————— <5> См.: Российская газета. 2006. 7 июля. <6> Комментарий к Трудовому кодексу РФ / Отв. ред. В. Л. Гейхман, Е. Н. Сидоренко. М., 2007. С. 233.
Трудовые книжки заводятся на всех работников государственных, кооперативных, коммерческих и общественных предприятий (организаций, учреждений), проработавших указанное выше количество дней, в том числе на сезонных и временных работах, а также на внештатных работников при условии их государственного социального страхования <7>. ——————————— <7> Анисимов Л. Н., Анисимов А. Л. Трудовые отношения и внутренний трудовой распорядок. М., 2005. С. 126.
При этом необходимо иметь в виду, что с 1 января 2004 г. работникам, которые поступают на работу впервые, оформляются трудовые книжки нового образца (образцы новых трудовых книжек и вкладышей в них утв. Приказом Министерства финансов РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» <8>). Трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.) остаются действительными, обменивать их необходимости нет. Внимание на введение трудовых книжек нового образца обращено в ряде работ специалистов в области трудового права <9>. ——————————— <8> БНА ФОИВ. 2004. N 3. <9> Андреева В. И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика. 2004. N 5. С. 43
Заполнение трудовой книжки
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее — Правила), оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. При ее оформлении необходимо руководствоваться рядом правил. Так, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее — Инструкция), записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003». Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п. До этого в соответствии со старой Инструкцией сокращения допускались. При этом нужно иметь в виду, что при оформлении трудовой книжки в нее должны быть внесены следующие сведения: фамилия, имя, отчество. Указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.); дата рождения. Записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.); запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании). Осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.); профессия и (или) специальность. Указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» <10>, а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах; ——————————— <10> См.: Российская газета. 1998. 2 апреля.
о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. После заполнения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник на первой странице (титульном листе) трудовой книжки ставит свою подпись, чем он заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. При этом необходимо иметь в виду, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть проставлена разборчиво. В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию <11>. ——————————— <11> Колобова С. В., Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. 2004. N 10.
При внесении сведений в трудовую книжку о работе в определенной организации сначала указываются полное и сокращенное наименование организации в соответствии с ее учредительными документами. Они пишутся в виде заголовка в графе 3. При этом некоторые специалисты отмечают, что указание в трудовой книжке двух вариантов наименования организации занимает, как правило, несколько строк. В связи с этим целесообразно иметь специальный штамп с полным и сокращенным наименованием организации и использовать его при внесении записей в трудовую книжку <12>. ——————————— <12> Андреева В. И. Трудовая книжка: сведения о работе // Справочник кадровика. 2004. N 10. С. 48.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В соответствии с п. 3.1 Инструкции в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Правильность записей в трудовой книжке имеет большое значение. Они должны производиться в соответствии с Трудовым кодексом РФ и на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
Образцы записей в трудовой книжке
В приказе В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки
Прием на работу
Арбузова Игоря Ивановича принять на работу с Принят в отдел сбыта 13.01.1999 с трехмесячным испытательным сроком в техником отдел сбыта техником с окладом ____ руб. в месяц. Основание: 1. Заявление Арбузова И. И. от 11.01.1999; 2. Трудовой договор с Арбузовым И. И. от 12.01.1999 N ___ С приказом ознакомлен: _______(подпись)
Синичкину Евгению Львовну принять на работу Принята агентом — временно, на один месяц с 09.02.2002 агентом — экспедитором экспедитором транспортного отдела с окладом транспортного отдела на ______ руб. в месяц. временную работу Основание: 1. Заявление Синичкиной Е. Л. от 01.02.2002; 2. Трудовой договор с Синичкиной Е. Л. от 02.02.2002. С приказом ознакомлена: ________(подпись)
Увольнение с работы
Климова Андрея Устиновича, слесаря — Уволен по соглашению инструментальщика цеха N 3, уволить 24.04.2002 по сторон, пункт 1 части соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Трудового кодекса Основание: 1. Заявление Климова А. У. от Российской Федерации 15.04.2002; 2. Соглашение сторон от 20.04.2002. С приказом ознакомлен: ____(подпись)
Коростылеву Аллу Сергеевну, экономиста Уволена в связи с финансового отдела, уволить 04.02.2002 в связи с истечением срока истечением срока трудового договора, трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса пункт 2 части первой Российской Федерации. статьи 77 Трудового Основание: 1. Пункт 10 срочного трудового кодекса Российской договора с Коростылевой А. С. от 30.01.1999; Федерации 2. Уведомление работодателя о прекращение трудовых отношений от 01.02.2002. С приказом ознакомлена: ____(подпись)
Зыкова Алексея Андреевича, инженера отдела N 3, Уволен в связи с уволить 25.03.2002 в связи с ликвидацией ликвидацией предприятия, пункт 1 части первой статьи 81 организации, пункт 1 Трудового кодекса Российской Федерации. части первой статьи 81 Предоставить льготы и компенсации, установленные Трудового кодекса ст. 178 ТК РФ. Российской Федерации С приказом ознакомлен: ____ (подпись)
Макарову Ольгу Осиповну, менеджера отдела Уволена в связи с продаж, уволить 15.02.2002 в связи с признанием признанием полностью работника полностью неспособным к трудовой неспособной к трудовой деятельности в соответствии с медицинским деятельности в заключением, пункт 5 статьи 83 Трудового кодекса соответствии с Российской Федерации. Выплатить выходное пособие медицинским в размере двухнедельного среднего заработка в заключением, соответствии со ст. 178 ТК РФ. Основание: пункт 5 статьи 83 медицинское заключение от 10.02.2002. Трудового кодекса С приказом ознакомлена: ___(подпись) Российской Федерации
Ларискина Анатолия Юрьевича, грузчика, уволить Уволен за неоднократное 21.02.2002 за неоднократное неисполнение трудовых неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин (приказы о обязанностей без дисциплинарных взысканиях от 30.01.2002, от уважительных причин, 05.02.2002), пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса пункт 5 статьи 81 Российской Федерации. Трудового кодекса С приказом ознакомлен: ____(подпись) Российской Федерации
Ткачева Геннадия Петровича, газосварщика цеха N Уволен в связи с 4, уволить 15.04.2002 в связи с призывом на призывом на военную военную службу, пункт 1 статьи 83 Трудового службу, кодекса Российской Федерации, с выплатой пункт 1 статьи 83 выходного пособия в размере двухнедельного Трудового кодекса среднего заработка в соответствии со ст. 178 ТК Российской Федерации РФ. Основание: 1. Повестка (извещение) из военкомата; 2. Заявление Ткачева Г. П. от 13.04.2002. С приказом ознакомлен: _____(подпись)
Гридина Льва Анатольевича, токаря цеха N 5, Уволен в связи с уволить 10.04.2002 в связи с вступлением в вступлением в законную законную силу приговора суда, которым он осужден силу приговора суда, к лишению свободы, пункт 4 статьи 83 Трудового которым он осужден к кодекса Российской Федерации. лишению свободы, Основание: приговор Пресненского пункт 4 статьи 83 межмуниципального народного суда от ____________. Трудового кодекса С приказом ознакомлен: ____(подпись) Российской Федерации
Неверные записи ведут к появлению проблем при дальнейшем трудоустройстве работника, а также при назначении ему пенсии и могут привести к судебному разбирательству в связи с нарушением прав работника. Практике известен, например, случай, когда инспектор по кадрам вместо того, чтобы зачеркнуть одной чертой добрачную фамилию работницы и записать новую фамилию, указанную в свидетельстве о браке, просто стерла добрачную фамилию и записала новую. В результате этого нарушения пенсия работнице была назначена на 7 месяцев позже, так как пришлось в порядке особого производства устанавливать факт принадлежности данной трудовой книжки именно этой работнице. После назначения пенсии работница обратилась в суд, который на основании норм гражданского законодательства взыскал с предприятия ущерб, причиненный неполучением пенсии в течение 7 месяцев по вине предприятия <13>. ——————————— <13> Сосна Б. Правила заполнения, учета, хранения, выдачи трудовых книжек и ответственность за нарушение этих правил // Кадровик. 2002. N 5. С. 43.
Приведем еще один пример: Федина Анна Александровна работает в торгово-производственной компании оператором ПК (в офисе). При приеме на работу в заявлении была указана должность «оператор 1С», а в трудовой книжке сделали запись, что она занимает должность «консультант-оператор торгового зала». Как результат, Анна Александровна не может найти работу по специальности, так как работодатели считают, что она работает продавцом и стажа в должности оператора 1С не имеет. Как поступить в данной ситуации? В соответствии с законодательством работнику в подобных случаях следует попробовать обратиться к работодателю и попросить его внести соответствующую запись на основании заявления о приеме на работу и договора. Если же работодателем не будут внесены изменения, то необходимо с копиями приказа о приеме на работу, заявления о приеме на работу, приказов о переводе, выписки из трудовой книжки обратиться в суд и/или трудовую инспекцию с требованием к работодателю внести соответствующую запись в трудовую книжку. В процессе трудовой деятельности работник может быть переведен на другую работу с его письменного согласия, уволен, награжден работодателем за те или иные его проявления. Все эти действия производятся на основе приказа работодателя или его распоряжения. Следует помнить, что эти действия должны быть отражены и в трудовой книжке. В соответствии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). О записи данных сведений в трудовую книжку работнику должно быть известно, он должен быть ознакомлен с записями работодателем под расписку. Особого внимания заслуживают записи в трудовой книжке о прекращении трудового договора, при этом должны быть соблюдены следующие правила: записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона; при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 Трудового кодекса РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи; при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 Трудового кодекса РФ; при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 Трудового кодекса РФ; при прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса РФ или иного федерального закона; при прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). Эти правила закреплены в п. 15 — 19 Правил. Как было отмечено, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях или поощрениях. Действующим законодательством предусмотрены два вида премий: премии как поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей и премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе <14>. ——————————— <14> Степанюк Л. О трудовой книжке // Официальные материалы для бухгалтера. 2004. N 3.
Сведения вносятся следующего характера: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. Однако записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. В соответствии с Инструкцией порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже, в графе 1, ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации работник имеет право осуществлять трудовую деятельность не только по месту основной работы, но и по совместительству. При работе по совместительству трудовая книжка не ведется, так как обязанность вести ее лежит лишь на работодателе по основному месту работы. Однако по желанию работника по месту основной работы в трудовую книжку вносятся сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки
Наличие ошибок в оформлении и заполнении трудовой книжки является нарушением прав работников. При обнаружении ошибок они должны быть немедленно исправлены работодателем. Итак, изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. Подобные ситуации были урегулированы Правилами. В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если же организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Законодатель четко оговаривает, что исправление должно производиться на основании официального документа, а не свидетельских показаний. Свидетельские показания могут быть использованы для внесения исправлений в трудовую книжку лишь в ряде исключительных случаев: при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данной ситуации в соответствии с Правилами должна создаваться комиссия из представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. И именно эта комиссия призвана устанавливать факт работы, сведений о трудовом стаже, профессии (должности) и периодах работы в данной организации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Необходимо обратить внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка <15>. ——————————— <15> Ширимова Е. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. 2005. N 4.
При внесении в трудовую книжку изменений необходимо помнить, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них. Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи. В таком случае исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. Также неверная запись может быть обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то, соответственно, блок записей, произведенных в данной организации или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому рекомендуется поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, т. е. вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Вносятся необходимые изменения, и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы, а также подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении. В Правилах оговорен также порядок выдачи дубликата трудовой книжки. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин. Выдача дубликата осуществляется в случае утраты трудовой книжки. В этом случае работник должен немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятс я только имеющиеся в этих документах сведения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку, — это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например в дате рождения работника вместо «11 октября 1978» написать «11 октября 1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый <16>. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта. ——————————— <16> Ширимова Е. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. 2005. N 4.
Вкладыш в трудовую книжку
Если для внесения записей страничек трудовой книжки не хватает, в этом случае законодатель предусмотрел выдачу специального вкладыша в трудовую книжку. Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, и вшивается в нее. При этом сам вкладыш отдельно от трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Хранение и выдача трудовой книжки
Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и по его письменному заявлению другие документы, связанные с работой. При выдаче трудовой книжки в нее должна быть внесена запись об увольнении. Кроме того, при выдаче трудовой книжки все записи, внесенные в нее за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. При этом необходимо иметь в виду, что на практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное). Таким образом, во избежание подобных ситуаций и для обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде рекомендуется работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Учет и хранение трудовых книжек
Учет и хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя, с этой целью он ведет: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы названных книг утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему. Остановимся на каждой из них немного подробнее. В соответствии с п. 41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. На практике встречаются случаи, когда некоторые органы, такие как Пенсионный фонд РФ, ОВИР и др., требуют от работника предоставления подлинника трудовой книжки. Но законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. При выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. В этом случае Министерством труда и социального развития Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. В этом случае кадровику рекомендуется взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки.
Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, то за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При этом уточняется, какие виды ответственности несут указанные должностные лица: установленную законодательством Российской Федерации дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность <17>. Так, работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также должен компенсировать причиненные работнику нравственные страдания, например в случае внесения в трудовую книжку некорректных записей или при виновном удержании трудовой книжки работника. Размер компенсации морального вреда определяется судом. В подобных ситуациях могут применяться штрафы в соответствии со статьями 5.27 и 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Руководители организаций, неоднократно допускающие нарушения норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек, могут лишиться своих должностей на срок до 3 лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации <18>. ——————————— <17> Колобова С. В., Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. 2004. N 10. <18> Там же.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовое законодательство в настоящее время продолжает подвергаться реформированию, одним из этапов которого предполагается возможная отмена трудовой книжки, но пока этот институт трудового права существует, необходимо осуществлять четкое и правильное оформление, ведение, заполнение и хранение трудовых книжек, что будет залогом соблюдения ряда прав и свобод работника.
