(Щур-Труханович Л. В.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2008)
Подготовлен для системы КонсультантПлюс
РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИЙ ДЛЯ ПЕРСОНАЛА НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 6 августа 2008 года
Л. В. ЩУР-ТРУХАНОВИЧ
Щур-Труханович Л. В., главный редактор журнала «Кадры предприятия», к. э.н.
С точки зрения организации труда персонал делится на две основные группы: служащие и рабочие. Характер и содержание функций первой группы — служащих (группы работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим трудом)) — определяется через понятие «должность», которое очерчивает границы компетенции работника, то есть круг его обязанностей, права и ответственность; наименование должности отображает характер выполняемой работником работы независимо от специализации предприятия или подразделения, в котором он работает, например, «ветеринарный врач», «диктор» и т. д. <1>. ——————————— <1> Пояснение к Единой номенклатуре должностей служащих, утвержденной Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы от 09.09.1967 N 443.
Для характеристики трудовой деятельности второй группы работников — рабочих — используется понятие «профессия», которым охватываются работники, занятые преимущественно физическим трудом, заключающемся в создании материальных благ, техническом и производственном обеспечении деятельности организации. Различие в содержании труда служащих и рабочих предопределяет и различный подход к регламентации их трудовых функций. Если конкретизация трудовой функции служащих осуществляется в должностных инструкциях, то для определения конкретного состава работ по профессии рабочих используются производственные (по профессии) или рабочие инструкции, которые разрабатываются на основе тарифно-квалификационных характеристик, включенных в соответствующие выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (пункт 5 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР). Указанные инструкции создаются по тем же принципам, что и должностные, однако, поскольку труд рабочих по большинству профессий не предполагает активного взаимодействия с другими работниками, принятия самостоятельных решений и т. д., то в них не так подробно детализируются права, связи, ответственность и другие элементы их статуса в соответствии с заключенным трудовым договором.
Должностные инструкции
Должностная инструкция — это внутренний документ, в котором определяются: место работника в системе управления компанией, основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности. Обязательность применения должностных инструкций для регулирования трудовых отношений не прописана в Трудовом кодексе РФ. В то же время в значительном количестве подзаконных актов должностная инструкция называется одним из важнейших документов, определяющих статус работника в организации. В сфере общественного питания документом, который устанавливает обязательность должностных инструкций для предприятий общественного питания, является ГОСТ Р 50935-96 «Общественное питание. Требования к обслуживающему персоналу». В нем сказано, что функции, обязанности, права и ответственность обслуживающего персонала должны быть изложены в их должностных инструкциях и утверждены руководителем предприятия. Согласно ГОСТу должностные инструкции разрабатывает администрация предприятия, исходя из требований данного стандарта, тарифно-квалификационного справочника работ и профессий с учетом особенностей работы каждого предприятия и требований действующего законодательства. Должностные инструкции позволяют руководству предприятия общественного питания <2>: ——————————— <2> Труханович Л. В., Щур Д. Л. Персонал ресторанов, закусочных, баров, кафе. Должностные и производственные инструкции. М.: Изд-во «Финпресс», 2008.
1) создать организационно-правовую основу деятельности персонала; 2) правильно организовать и провести подбор и расстановку кадров; 3) рационально распределить обязанности между работниками; 4) обеспечить объективность оценки деятельности работников; 5) применять адекватные меры поощрения к отличившимся работникам; 6) правильно налагать дисциплинарные взыскания на работников за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение либо ненадлежащее исполнение работниками своих трудовых функций; 7) повысить ответственность работников за результаты их деятельности; 8) отстаивать свои позиции при разрешении трудовых споров. В качестве основы для составления должностных инструкций используются квалификационные характеристики, утвержденные Минтрудом России в составе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37), соответствующих разделах Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, сборниках тарифно-квалификационных характеристик. Прежде, чем перейти к рекомендациям по составлению должностных инструкций, обратим внимание на общие требования по оформлению этих документов. Как правило, должностная инструкция составляется на бланке формата А4. Поля листа должны быть: левое и нижнее — не менее 20 мм; правое — не менее 10 мм; верхнее — не менее 15 мм. Рассмотрим правила оформления отдельных реквизитов и дадим пояснения по подготовке основных разделов должностных инструкций.
Наименование организации
Организация — юридическое лицо, которое имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, а также имеющее самостоятельный баланс и смету, зарегистрированное в установленном порядке. Наименование организации должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Кондитерский дом». При наличии вышестоящей организации ее наименование также указывается в документе (его помещают выше). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих в качестве государственного наряду с русским языком национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации и помещают (в скобках) ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении), и располагают его ниже наименования на русском языке. Наименование обособленного структурного подразделения организации (филиала, представительства и т. д.) указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Под представительством в соответствии с указанной статьей Гражданского кодекса РФ понимается обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Структурное подразделение организации — официально выделенный орган управления частью организации с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. Оно может быть как обособленным, так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Внутреннее структурирование организации общественного питания подразумевает выделение следующих производственных структурных единиц: — кухня; — кладовая; — торговый зал или зал обслуживания и др. Кроме того, в организации общественного питания создаются административно-хозяйственные подразделения, такие, как бухгалтерия, отдел кадров, маркетинговый отдел и другие. Наименование организации общественного питания необходимо отличать от наименования предприятия общественного питания. Если в гражданском праве под организацией понимается юридическое лицо, то под предприятием — имущественный комплекс, используемый для осуществления предпринимательской деятельности. В состав предприятия как имущественного комплекса входят все виды имущества, предназначенные для его деятельности, включая земельные участки, здания, сооружения, оборудование, инвентарь, сырье, продукцию, права требования, долги, а также права на обозначения, индивидуализирующие предприятие, его продукцию, работы и услуги (фирменное наименование, товарные знаки, знаки обслуживания) и другие исключительные права. Под предприятием общественного питания понимается имущественный комплекс, предназначенный для производства кулинарной продукции, мучных и булочных изделий, их реализации и (или) организации потребления. Так, например, фирменное наименование «Хлебосол» может быть использовано для различных типов предприятий общественного питания — ресторана, кафе, закусочной. При определении типа предприятия учитывают следующие факторы: 1) ассортимент реализуемой продукции, ее разнообразие и сложность изготовления; 2) техническую оснащенность (материальную базу, инженерно-техническое оснащение и оборудование, состав помещений, архитектурно-планировочное решение и т. д.); 3) методы обслуживания; 4) квалификацию персонала; 5) качество обслуживания (комфортность, этику общения, эстетику и т. д.); 6) номенклатуру предоставляемых потребителям услуг.
Гриф утверждения
Должностные инструкции утверждаются руководителем организации. Утверждение должностных инструкций может быть поручено и заместителю руководителя организации по кадрам. Однако если право на подбор, расстановку и организацию труда персонала возложено на руководителя (директора, заведующего, главного менеджера) предприятия общественного питания, то должностные инструкции утверждаются этим служащим. Такое полномочие должно быть делегировано приказом о распределении обязанностей между руководством организации либо указано в должностной инструкции данного работника, положении о предприятии общественного питания, иных организационно-распорядительных документах. Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (пишется без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; подписи, инициалов, фамилии должностного лица; даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ Директор ресторана «Столица»
Личная подпись К. В. Смирнова 10.09.2008
Должностные инструкции для различных служащих могут утверждаться одновременно одним приказом (распоряжением) руководителя организации или иного уполномоченного лица. В этом случае гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНА Приказом от 17.11.2008 N 145
Наименование должности
Наименование должности служащего указывается в должностной инструкции в соответствии со штатным расписанием. При составлении последнего рекомендуется использовать наименования, установленные Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994. Коды ОКПДТР являются важными учетными данными, которые отражаются в кадровой документации, например в личных карточках работников. Согласно части второй статьи 57 Трудового кодекса РФ если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Разделом XXXIX Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, для таких профессий предприятий общественного питания как кондитер и рабочие, непосредственно занятые у кондитерских печей и электрожарочных шкафов, и поваров, работающих у плиты, предусмотрено предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью 6 рабочих дней. Для остальных работников предприятий общественного питания какие-либо льготы не предусматриваются. Тем не менее целесообразно все же указывать наименования должностей в соответствии с перечисленными нормативными документами. Указанные выше наименования должностей являются наиболее характерными для предприятий общественного питания. Специалистам может присваиваться должностное наименование «старший». Его применение возможно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями (например, старший бухгалтер осуществляет руководство бухгалтерами). Должность «старший» может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии в непосредственном подчинении работника исполнителей в том случае, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы. Наименование вида документа (должностная инструкция) и наименование должности в совокупности должны давать полное наименование документа, например:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего столовой
По административно-техническому персоналу, полные штатные единицы которого вводить не всегда целесообразно, чаще всего предусматривается совмещение должностей. Если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие обязанности, которые соответствуют характеристикам двух или более должностей, предусмотренных квалификационными характеристиками должностей служащих и ОКПДТР, то наименование должности рекомендуется определять по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых обязанностей.
4. Раздел «Общие положения»
По самой распространенной модели должностной инструкции в этот раздел вводят следующие сведения: а) категория должности. Она определяется в соответствии с ОКПДТР: 1 — руководитель; 2 — специалист; 3 — технический исполнитель. Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические). К категории руководителей относятся: 1) директор (заведующий) предприятия общественного питания; 2) главный бухгалтер; 3) заведующий производством (шеф-повар); 4) заведующий столовой; 5) заведующий хозяйством; 6) менеджер в общественном питании; 7) менеджер по персоналу; 8) шеф-повар. В категорию специалистов входят: 1) администратор зала; 2) метрдотель (администратор торгового зала); 3) бухгалтер; 4) специалист по маркетингу; 5) инженер по охране труда. К категории технических исполнителей, в частности, относится калькулятор. Формулировка первого пункта раздела «Общие положения» может быть следующей: «Шеф-повар относится к категории руководителей». Определение категории необходимо для того, чтобы в должностной инструкции изначально обозначить тип исполняемых работником обязанностей: либо он осуществляет руководство, либо им руководят; б) квалификационные требования, предъявляемые к работнику в соответствии с занимаемой им должностью. Под квалификацией понимается степень и уровень профессиональной подготовленности служащего для выполнения возложенных на него обязанностей. Этот пункт должностной инструкции разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик, утвержденных в составе вышеупомянутого Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Например: «На должность калькулятора принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы». Наличие необходимой квалификации подтверждается специальными документами, которые менеджер по персоналу или иное лицо, производящее оформление приема на работу, обязано потребовать от поступающего на работу; в) основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется служащий по занимаемой должности. В числе таких документов, прежде всего, — нормативные правовые акты по выполняемому разделу работы, учредительные документы (положение или устав), положение о структурном подразделении и должностная инструкция. Также работник должен руководствоваться приказами и распоряжениями вышестоящих органов и должностных лиц, локальными нормативными актами организации. Кроме того, есть документы, определяющие нормативно-технические требования к выполнению тех или иных обязанностей. Как правило, они воспроизводятся по разделу «Должен знать» квалификационных характеристик, утвержденных Минтрудом России. В нем перечисляются документы (положения, инструкции, стандарты и другие руководящие нормативно-технические материалы), положения которых должен применять работник, а также приемы и методы, которыми должен владеть работник. Их можно указать в одном блоке с вышеперечисленными документами, а можно выделить в отдельный блок должностной инструкции; г) схемы подчинения. В разделе «Общие положения», как правило, указывается, в чьем непосредственном подчинении находится служащий. Желательно определить прямое подчинение, а также подчинение в случае отсутствия должностного лица (например, на время отпуска, болезни, пр.). Например: «Администратор зала (метрдотель) подчиняется непосредственно менеджеру ресторана; в период отсутствия менеджера — директору ресторана». Кроме этого, если служащий относится к категории руководителей или наименование его должности включает «старший», необходимо указать, работники какого структурного подразделения ему подчиняются или просто перечислить специалистов и технических исполнителей. Например: «Администратор зала (метрдотель) осуществляет непосредственное руководство работой официантов, бармена и иного персонала, обслуживающего посетителей ресторана». В данный блок должностной инструкции также желательно включить положение о том, как должен вести себя работник, если требования его непосредственного руководителя противоречат законодательству, локальным нормативным актам, а также как действовать ему в том случае, если властное распоряжение поступает ему не от его непосредственного руководителя. Еще в этом блоке должностной инструкции можно указать, входит ли служащий в состав какого-либо коллегиального органа, например, аттестационной, квалификационной, инвентаризационной или иной комиссии. В раздел «Общие положения» должностной инструкции могут быть включены и другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника. Зачастую в этот раздел включаются условия предоставления отпуска, условия оплаты труда, методы оценки работы, схемы мотивации и т. д. Вряд ли это разумно, так как порядок предоставления отпусков, размеры и условия выплаты заработной платы, правила применения поощрений расписываются в трудовом договоре. Раздел «Функции». В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником. При его разработке используют положение о структурном подразделении, в состав которого входит работник. Раздел «Должностные обязанности». Под должностными обязанностями понимаются конкретные функции служащего, выполняемые им для достижения поставленных перед предприятием, структурным подразделением целей и задач. Для определения должностных обязанностей служащих используется раздел «Должностные обязанности» квалификационных характеристик. При разработке конкретных должностных инструкций обязанности, предусмотренные характеристиками, дополняются и уточняются. Дополнение необходимо потому, что в большинстве характеристик перечислены основные, наиболее типичные обязанности для каждой должности, а при разработке должностных инструкций необходимо учитывать профиль и специализацию конкретного предприятия общественного питания, особенности организации производства, труда и управления. В процессе организационно-технического и экономического развития, освоения новых управленческих технологий, внедрения нового технологического оборудования возможно расширение круга обязанностей работников по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации. Кроме того, должностные обязанности, предусмотренные одной квалификационной характеристикой, могут быть распределены между несколькими служащими. В раздел «Должностные обязанности» инструкции могут также включаться обязанности, которые возлагаются на работника, занимающего определенную должность в соответствии со сложившейся практикой распределения обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководства предприятия общественного питания. Обязанности должны быть ориентированы на конечные результаты работ. Поэтому они формулируются таким образом, чтобы выделить действия, с помощью которых и достигаются эти результаты. В должностной инструкции руководителя эти действия описываются с помощью глаголов «руководит», «контролирует», «обеспечивает», «рассматривает», «выполняет», «представляет», «курирует», «организует» и т. д. Обязанности специалиста и технического исполнителя отображаются с помощью глаголов «осуществляет», «выполняет», «подготавливает», «разрабатывает», «исполняет» и т. д. При изложении должностных обязанностей целесообразно руководствоваться следующими принципами: 1) перечисление должностных обязанностей желательно начинать с основных, постепенно переходя к изложению второстепенных или текущих. Если должностных обязанностей много, их можно разбить на блоки по отдельным направлениям деятельности (например, «в области договорной работы», «в сфере контактов с клиентами» и т. д.); обязанности, не поддающиеся группировке, можно изложить в блоке «в иных областях (сферах)»; 2) поскольку обязанности должны быть ориентированы на конечные результаты работ, необходимо выделить действия, посредством которых будут решены задачи, поставленные перед работником и структурным подразделением, в состав которого он входит; 3) должностные обязанности одного работника не должны дублировать должностные обязанности других работников, занимающих иные должности. Это означает, что, скажем, обязанности начальника отдела сбыта и начальника склада готовой продукции не должны дублироваться, так как при отсутствии четко расписанной схемы принятия решений это может привести не только к спорам внутри подразделений, но и к неблагоприятным последствиям для предприятия в целом. Это не касается тех ситуаций, когда должностные обязанности определяются в рамках одного наименования должности, например, калькулятора — в штате организации может быть несколько калькуляторов, и они будут исполнять одни и те же обязанности; 4) обязанности должны корреспондировать с должностными правами. Для качественного исполнения работником его обязанностей он должен быть наделен соответствующими правами; 5) должностные обязанности, выполняемые работником самостоятельно, следует отделить от обязанностей, выполняемых совместно с иными работниками. Для этого при изложении должностных обязанностей желательно использовать формулировки, позволяющие выделить самостоятельные обязанности (например, «выполняет», «руководит», «составляет» и т. д.) и выполняемые совместно с другими работниками (например, «принимает участие»). В должностной инструкции, особенно в разрабатываемой впервые, не всегда удается перечислить все обязанности служащего. Споры по поводу того, что те или иные обязанности не включены в инструкцию, а, следовательно, не должны исполняться, не являются редкостью. Для предотвращения таких ситуаций желательно последним пунктом указать, что служащий «выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя» или «выполняет иные родственные по содержанию обязанности». В разделе «Должностные обязанности» инструкции также должны находить отражение отдельные трудовые обязанности работника как участника трудовых отношений, указанные в статье 21 Трудового кодекса РФ.
5. Раздел «Права»
Права служащего можно разделить на два типа: 1) функциональные (должностные), то есть права, реализуя которые служащий может обеспечить качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей; 2) трудовые — права, которые предоставляются служащему в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами. Перечислять в должностной инструкции трудовые права не всегда целесообразно, хотя бы потому, что они должны содержаться в трудовом договоре. Но если есть желание усилить должностную инструкцию, то следует воспользоваться статьей 21 Трудового кодекса РФ. Отдельные права являются смежными между трудовыми и функциональными. Это право работника: — требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей; — требовать от своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении должностных обязанностей; — участвовать по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности; — продвигаться по службе (право на карьерный рост); — пользоваться фондами работодателя (библиотечными, информационными, пр.), а также услугами социально-бытовых и других структурных подразделений. Эту группу прав желательно включить в должностную инструкцию. Функциональные права — это права, которые предоставляются служащему для качественного и своевременного исполнения возложенных на него должностных обязанностей. Они подразделяются на две группы: распорядительного и организационного характера. Детализация функциональных прав основывается на следующих принципах: а) право должно корреспондировать с конкретной обязанностью или группой обязанностей. Функциональные права предоставляются работнику для обеспечения качественного исполнения обязанностей; б) право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность, а не обязанность работника совершать определенные действия или воздерживаться от них; в) если для реализации права необходимо разрешение или решение вышестоящего работника или помощь других работников, в должностной инструкции излагается подробная схема получения разрешения или помощи. Определяя в должностной инструкции функциональные права, нужно стремиться к корреспонденции их с обязанностями. Права распорядительного характера требуют внимательного отношения. Обусловлено это тем, что с юридической точки зрения право предоставляется для того, чтобы работник по своему усмотрению смог им воспользоваться. Является ли правом, скажем, начальника службы охраны труда, приостановка работ, выполняемых с нарушением правил охраны труда или требование от руководителей структурных подразделений отстранить работников, нарушающих правила техники безопасности? Или это все же обязанность? Если исходить с юридической точки зрения, то начальник может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться. Поэтому нужно постараться отделить права в истинном смысле от правомочий или полномочий. Для этого в разделе «Права» инструкции можно выделить отдельный информационный блок, посвященный только полномочиям. Нередки случаи, когда работники обжалуют дисциплинарные взыскания, наложенные на них «за нереализацию (!) прав». Для страховки от таких ситуаций в текст должностной инструкции включается оговорка: «Работник несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, а также за неиспользование своих функциональных прав». Еще один способ предотвратить споры такого рода — это прокорреспондировать права с обязанностями.
Раздел «Ответственность»
В данном разделе указывают ответственность служащего за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за неисполнение или нарушение требований законодательства. Чаще всего в должностных инструкциях можно встретить следующие формулировки: а) «несет ответственность за организацию работы структурного подразделения (подчиненных работников) и т. д.»; б) «действует под свою ответственность»; в) «несет ответственность перед руководителем предприятия за организацию работы структурного подразделения (группы работников, пр.)». Такими речевыми конструкциями работнику напоминается о его долге. Совсем другое дело, когда применяются следующие формулировки: «Привлекается к ответственности за…», например, «за нарушение, неисполнение, пр.». Возможно также использовать формулировку: «Несет ответственность за несоблюдение, неисполнение, нарушение» и т. д. Такими речевыми оборотами работник предупреждается о возможных негативных последствиях, которые наступят в случае неправомерного поведения. Не вдаваясь в юридические и социологические тонкости ответственности и ее типов (позитивной и ретроспективной), обратим внимание, что эти формулировки рассчитаны на разные типы людей. Одним достаточно еще раз напомнить об их долге (по сути, перечислить основные обязанности), и они будут прилагать все усилия для того, чтобы их активное или пассивное поведение было правомерным. Другим необходимо осознать, что неправомерные действия или бездействие могут повлечь неблагоприятные последствия. Очень часто в должностных инструкциях смешиваются оба вышеназванных типа ответственности. Сначала разработчик указывает позитивную ответственность, а затем переходит к негативной. В итоге получается, что: «Менеджер ресторана несет ответственность: — за четкое и своевременное выполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; — за бездействие и непринятие решений по вопросам, входящим в его компетенцию». Здесь налицо нарушение конструкции раздела — служащий будет нести ответственность и за надлежащее, и за ненадлежащее исполнение своих обязанностей одновременно. Определенность в типе ответственности позволит сконструировать раздел следующим образом: Менеджер ресторана несет ответственность: — за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; — за бездействие и непринятие решений по вопросам, входящим в его компетенцию. Раздел «Ответственность», сконструированный по принципу позитивной ответственнос ти, настраивает работника скорее на этическую и социальную, а не на юридическую ответственность. Отсюда и более легкомысленное отношение к своим обязанностям. Фактически здесь, как минимум, имеет место простой дубляж функций и обязанностей, а как максимум — усиление акцента на те же обязанности и функции. Возьмем, например, такую формулировку ответственности: «Метрдотель отвечает за рациональную организацию работы зала». Но разве в разделе «Должностные обязанности» уже не указывалось, что рациональная организация работы зала является обязанностью метрдотеля? Так зачем выносить ее в ответственность? Несомненно, тот, кто уже разрабатывал должностные инструкции, на уровне интуиции понимал, что за разными формулировками кроются различные последствия. Таким образом, прежде чем приступить к составлению раздела «Ответственность» должностной инструкции, необходимо определиться, чего именно менеджер по персоналу стремится достичь: а) еще раз напомнить работнику о его обязанностях; б) предупредить о возможных негативных последствиях за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, а также за нарушение требований законодательства; в) ввести критерии привлечения к ответственности. Если ставится задача, указанная в пункте «в», то желательно подробно указать, в каких именно случаях лицо будет привлекаться к ответственности. Наиболее распространенной ошибкой, допускаемой разработчиками инструкций при решении этой задачи, является попытка объединить «общее» и «частное». Например: «Несет ответственность за: 1. Неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 2. Необеспечение сохранности принятых на ответственное хранение материальных ценностей. 3. Необеспечение сохранности принимаемой и достоверности передаваемой информации». Чем в этом примере отличается пункт 1 от последующих, если обеспечение сохранности принятых на ответственное хранение материальных ценностей и обеспечение сохранности принимаемой и достоверности передаваемой информации являются должностными обязанностями и указаны в той же «настоящей должностной инструкции»? Если все же есть желание конкретизировать ответственность, а не ограничиться общей формулировкой, устанавливающей ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, то к разработке раздела «Ответственность» нужно подходить более серьезно. Выражается это в том, что в должностной инструкции четко расписываются виды дисциплинарных взысканий, а также указываются основания привлечения к материальной ответственности. Если разработчики должностной инструкции решили четко и подробно определить ответственность служащего, им нужно постараться корреспондировать обязанности и ответственность, то есть указать, какое именно наказание последует за неисполнение той или иной обязанности. Также следует позаботиться о критериях оценки качественности и своевременности исполнения должностных обязанностей. Если в инструкции будут даны пояснения, что понимается под «качественным» или «своевременным» исполнением той или иной обязанности, то можно говорить о том, что работодатель защищен от судебных разбирательств, но отнюдь не застрахован от того, что работники будут четко следовать этим критериям, а вот о творческом, новаторском подходе можно забыть. Здесь работодатель может столкнуться со скрытой формой саботажа — работник будет выполнять только то, что указано в инструкции (так называемая «итальянская забастовка»). Поскольку работодатель в соответствии с Трудовым кодексом РФ наделен значительными правами по привлечению работников к ответственности, в должностной инструкции можно ограничиться общими формулировками. Например: «За нарушение требований законодательных и иных нормативных актов в сфере общественного питания служащий привлекается к административной, дисциплинарной и, в соответствующих случаях, к материальной и уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». Еще одна общая формулировка: «В зависимости от характера нарушений, совершенных в процессе исполнения своих обязанностей и последствий этих нарушений, служащий может быть привлечен к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в установленном порядке».
Иные разделы
В должностную инструкцию можно включать и иные (помимо рассмотренных выше) разделы, например, «Взаимодействие» («Служебные связи»), «Оценка работы» и другие. Их не обязательно располагать после раздела «Ответственность» — место в содержании должностной инструкции определяется разработчиком самостоятельно (как правило, они приводятся после разделов «Права» или «Обязанности»). Как правило, служебные или функциональные связи воссоздаются по схемам взаимодействия, указанным в положениях о структурных подразделениях. В должностной инструкции можно ограничиться отсылкой к этим документам, а можно еще раз подробно расписать связи. Определение связей осуществляется на уровне информационных или документационных потоков, а также материальных потоков. К информационным или документационным потокам относятся передача и получение информации или документации. Например, в отношении отдела кадров по информационному потоку будет проходить информация от руководителей структурных подразделений, необходимая для составления графиков отпусков, кадровой документации, пр. В разделе «Взаимодействие» («Служебные связи») должностной инструкции нужно определить схему взаимоотношений на различных уровнях. По общей схеме взаимодействия между структурными единицами предприятия руководители подразделений могут обращаться с запросами на информацию и материальные ресурсы без какого-либо согласования. А вот есть ли служебные связи между специалистом одного подразделения и руководителем другого? Может ли, например, калькулятор обращаться к метрдотелю без согласования со своим непосредственным руководителем? Ответы на эти вопросы должны давать должностные инструкции калькулятора и метрдотеля. Приступая к составлению этого раздела, следует помнить, что, с одной стороны, можно облегчить задачу работнику, с другой — усложнить. Если какие-то потоки останутся не прописанными, возможен спор о правомочиях того или иного служащего на запрос и передачу информации, материальных и иных ресурсов. Как правило, служебные связи расписываются по формуле: «получение» и «предоставление» или «получает» и «передает». Такой подход ориентирован на информационные или, точнее, на документационные потоки. Материальные потоки можно отразить в алгоритме «входящие (входные) связи» и «исходящие (выходные) связи». Данный раздел может быть составлен в виде таблиц. Причем за счет структурированности информации, которую обеспечивает табличный способ, можно разработать эффективную форму, которая, наряду с перечисленными выше сведениями, может содержать сроки выполнения обязательств по служебным связям, порядок согласования определенных действий с руководством (если это специалисты или технические служащие). Здесь же можно указать перечень работ, выполняемых совместно специалистами различных подразделений и определить порядок их организации. Заключительные положения инструкции могут быть сгруппированы в раздел с соответствующим наименованием. В этом разделе могут содержаться ссылки на документы на основании и во исполнение которых разработана должностная инструкция, определяться порядок ознакомления работника со своей должностной инструкцией, порядок внесения в инструкцию изменений, условия ее хранения и др.
Рабочие (производственные инструкции (инструкции по профессии)
Если труд служащих регламентируется должностными инструкциями, то труд рабочих, в основном — специальными тарифно-квалификационными характеристиками, утвержденными в составе Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики содержат описание основных, наиболее часто встречающихся работ по профессиям рабочих. Конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на каждом рабочем месте устанавливается утвержденными в организации технологическими картами, рабочими инструкциями или другими документами. Что собой представляет рабочая (производственная) инструкция? Данное название применимо к двум видам документов: 1) аналогу должностной инструкции, содержащий описание работ, квалификации и ответственности рабочего; 2) документу, устанавливающему порядок эксплуатации, обслуживания конкретного оборудования, механизмов или требования к выполнению определенных процедур. Инструкция первого типа разрабатывается по образцу должностной инструкции. У нее есть и другое название — «Инструкция по профессии». Законодательство не однозначно в применении терминологии: производственными инструкциями называют как инструкции по профессии, так и технологические инструкции, т. е. инструкции, устанавливающие требования к эксплуатации и обслуживанию оборудования, к выполнению отдельных технологических процессов. Итак, если для служащих разрабатываются должностные инструкции, то для рабочих — производственные (по профессии). Отличия между этими документами заключаются в том, что, по общему правилу, в производственной инструкции указывается перечень работ, а в должностной — перечень обязанностей. Если для выполнения должностных обязанностей служащий наделяется функциональными правами и полномочиями, которые детально описываются в должностной инструкции, то рабочий, в основном, пользуется трудовыми правами, которые предусматриваются в трудовом договоре. Производственные инструкции нельзя назвать обязательными. Дело в том, что тарифно-квалификационные характеристики, утвержденные на федеральном уровне, могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия. Для чего, в таком случае, нужны инструкции? Необходимость объясняется тем, что в них можно указать, кому подчиняется рабочий, расписать схемы взаимоотношений (например, у кого получает сырье, кому передает полуфабрикаты и готовую продукцию и т. д.) и определить его ответственность. Именно с этими вопросами связано большинство трудовых споров. Поэтому если в трудовом договоре положения о подчинении рабочего, о его ответственности определены, то инструкцию разрабатывать необязательно, и можно ограничиться квалификационной характеристикой. Казалось бы, выработанные практикой принципы составления основных организационно-правовых документов, регламентирующих труд служащих и рабочих, не должны вызывать сомнения. Однако наличия должностных инструкций (то есть требований к выполнению обязанностей «по занимаемой должности») поварам, уборщикам и другим рабочим (!) до сих пор требуют отдельные органы. Так, ГОСТ Р 50935-96 «Общественное питание. Требования к обслуживающему персоналу» устанавливает, что функции, обязанности, права и ответственность обслуживающего персонала должны быть изложены в их должностных инструкциях и утверждены руководителем предприятия. К обслуживающему персоналу предприятия общественного питания ГОСТ относит: метрдотеля (администратора зала), официанта, бармена, повара, занимающегося отпуском продукции на раздаче, буфетчика, кассира, гардеробщика, швейцара, продавца магазина (отдела) кулинарии. Но за исключением метрдотеля все остальные работники относятся к категории рабочих, а не служащих, и для них не предусмотрено составление должностных инструкций. Поскольку при сертификации услуг общественного питания проверяется соблюдение требований ГОСТ Р 50935-96, то, следовательно, на указанный выше персонал требуются должностные инструкции. Чтобы данные вопросы не тормозили процедуру получения разрешительных и иных документов, но в то же время не противоречили общим принципам разработки организационно-распорядительных документов на персонал, рекомендуем разработать и утвердить просто «инструкции», без указания их характера (должностные или рабочие (производственные)). В принципе, требования стандарта на разработку инструкций можно назвать обоснованными, так как и официант, и бармен, и буфетчик, и иные рабочие непосредственно вступают в отношения с потребителями. Наряду с инструкциями обслуживающего персонала, можно использовать квалификационные характеристики. Это нужно для того, чтобы уточнить объем работ в зависимости от тарифного разряда. Для персонала, не относящегося к обслуживающему, обязательность производственных инструкций не предусмотрена никакими нормативными правовыми и нормативно-техническими документами. Следовательно, для регламентации их деятельности достаточно квалификационных (тарифно-квалификационных) характеристик. Указанные характеристики утверждены в составе Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 51, утвержденного Постановлением Минтруда России от 05.03.2004 N 30.
