На страницах газеты «ЭЖ-Юрист» (N 29, 32 2013 года) уже рассматривались вопросы документального оформления командировки и выплаты суточных при однодневной командировке. Однако некоторые важные вопросы остались неосвещенными. Восполним этот пробел.
Срок командировки
Командировка сотрудника предполагает выполнение им служебного задания вне места постоянной работы. Возникает вопрос: как долго работник может находиться в командировке?
Согласно п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Законодательством никакие ограничения по максимальному сроку направления работника в служебную командировку не установлены (письмо УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113452@).
Вместе с тем следует учитывать, что командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения на определенный срок и она не предполагает постоянной работы в месте командирования. Срок командировки ограничен сроком выполнения определенного задания. Если же работник направлен в командировку на длительный срок, то это может быть расценено как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Табель учета рабочего времени
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Дни командировки (включая выходные) следует отмечать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и N Т-13 «Табель учета рабочего времени», утв. Постановлением N 1).
Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Журналы учета
Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России (п. 8 Положения). Так, Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н утверждены формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение N 2), и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (Приложение N 3), а также Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение N 1).
Согласно п. 2 Порядка в журнал выбытия вносятся сведения о Ф. И.О. командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.
В журнале прибытия фиксируются сведения о Ф. И.О. работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия (п. 4 Порядка).
На основании п. 5 Порядка работодатель обязан издать приказ о назначении ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Это могут быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в служебные командировки.
Также необходимо отметить, что хранить журналы следует в течение 5 лет со дня их оформления (п. 6 Порядка).
Командируем совместителя
Совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ).
В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать такие трудовые договоры как у того же работодателя (внутреннее совместительство), так и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения).
В законодательстве отсутствуют нормы, позволяющие разрешить ситуации, когда работник работает по совместительству и направляется работодателем в командировку по основной работе либо когда работника направляют в командировку по совмещаемой работе. Тогда следует предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы: в первом случае по совмещаемой работе, а во втором — по основной.
Однако нужно иметь в виду, что трудовым законодательством работодателю предусмотрено право на предоставление такого отпуска, а не обязанность, поэтому у работника могут возникнуть трудности. Если работник не сможет согласовать с работодателем по другому месту работы отпуск без сохранения заработной платы, то период времени, когда он отсутствовал на рабочем месте, может быть квалифицирован как прогул.
ОТ РЕДАКЦИИ
КОГДА ЭКОНОМИЯ НЕ ДОЛЖНА БЫТЬ ЭКОНОМНОЙ
Николай Романов, газета «ЭЖ-Юрист».
Ситуация, когда работник проживает, например, в Твери, а работает в Москве, уже давно не редкость. Проблем с такими специалистами у работодателя не возникает. Главное для последнего — отсутствие прогулов и опозданий и обязательное выполнение установленного объема работ. Но в один прекрасный день может возникнуть необходимость направления работника, проживающего в Твери, в город Торжок, который находится примерно в 70 км от Твери и в 210 км от Москвы — от офиса работодателя.
Представим, что командируют работника с понедельника по пятницу.
Может ли работник купить билет в Твери и отправиться в Торжок в понедельник, а в пятницу вернуться к месту проживания? Каждый руководитель считает деньги компании, и это правильно. В нашей ситуации целесообразно отправить работника в командировку от места проживания и позволить ему вернуться из нее в пятницу домой. Затраты на проезд при таком раскладе значительно меньше, чем при отправлении командированного сотрудника из Москвы. А теперь представим, что отправлять целые бригады в командировку работодателю приходится практически каждый месяц. И тогда затраты от места проживания к месту командировки могут отличаться в разы от расходов на проезд от офиса работодателя до места командировки.
По букве закона направление работника в командировку от места жительства является нарушением! Это следует из Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Согласно п. 12 названного Положения работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы, по проезду из одного населенного пункта в другой. Согласно п. 3 Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Днем выезда сотрудника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Что делать руководителю? Ведь любой вариант отразится на налоговых обязательствах компании.
Минфин России в письме от 03.02.2010 N 03-03-06/1/41 отметил, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Далее Министерство финансов указало, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В итоге главное финансовое ведомство сделало следующий вывод. Уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.
А какой вывод с учетом мнения Минфина России нужно сделать работодателю, отправляющему в командировку сотрудника? Надо сказать, что неутешительный. Все отдано на откуп проверяющему налоговому инспектору. И не факт, что контролеру понравится такая экономия затрат и он учтет, что в результате таких действий работодателя налоговая база по налогу на прибыль увеличивается. Итогом проверки может стать исключение из состава затрат расходов на такую командировку полностью или в части затрат на проезд. Упрекнуть его будет трудно, поскольку никто не отменял ст. 252 НК РФ, которая устанавливает требования к документальному оформлению произведенных налогоплательщиком расходов. Так что экономия не всегда бывает экономной.
