С развитием электронных технологий во многих сферах жизни традиционные бумажные носители информации уступают свое место текстовым файлам. Рассмотрим допустимость преобразования из бумажного в электронный вид юридической и бухгалтерской документации.
Подпись цифровая или собственноручная
Договор в письменной форме может быть заключен как путем составления одного документа, подписанного сторонами, так и путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст. 434 ГК РФ). Использование при совершении сделок электронной подписи (служащей подтверждением авторства электронного сообщения) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Допускается обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений (ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). При совершении гражданско-правовых сделок использование электронной цифровой подписи в электронных документах признается равнозначным собственноручной подписи в документе на бумажном носителе на основании ст. 1 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Стандартов не установлено
В части 1 ст. 6 нового Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который должен прийти на смену Закону N 1-ФЗ, установлено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Договор, заключенный путем обмена электронными сообщениями, подписанными электронной подписью, является надлежаще составленным в письменной форме и в таком качестве будет рассматриваться судами.
Отметим, что налоговые органы принимают во внимание только электронные документы, созданные по установленным ФНС России форматам. Стандартов заключения договоров в электронной форме и стандартов электронной подписи, утвержденных налоговыми органами, в настоящее время не установлено.
Первичные учетные документы
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (п. 7 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Как сказано выше, электронное сообщение, подписанное электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью (ст. 1 Закона N 1-ФЗ).
Рекомендуемые формы XML-файлов электронных первичных учетных документов утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@. Приложением N 1 к этому Приказу утверждены требования к файлу товарной накладной, а приложением N 2 — требования к файлу акта приемки-сдачи работ (услуг). Следовательно, товарная накладная и акты приемки-сдачи работ (услуг), оформленные в электронном виде, должны быть приняты в качестве надлежащего документа не только судами, но и налоговыми органами.
Утверждено ФНС и Минфином
Счет-фактура может быть составлен и выставлен в электронном виде (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами.
Форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде, утверждены Приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.
Счет-фактура в электронном виде подписывается электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи устанавливается Минфином России (п. 9 ст. 169 НК РФ). Данный Порядок утвержден Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н.
Таким образом, счет-фактура может быть выставлен в электронной форме и принят налоговыми органами. Однако до настоящего времени не утверждены форматы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде. Полномочия по утверждению этих форматов п. 9 ст. 169 НК РФ возложены на ФНС России.
Счета и письма
В настоящее время нормативно напрямую не урегулирован порядок выставления в электронной форме счетов. Судами расценивается как допустимое условие договора о выставлении счетов в электронной форме (Постановление ФАС ПО от 10.02.2011 по делу N А72-3309/2010, Постановление ФАС МО от 30.12.2009 N КА-А40/14587-09 по делу N А40-30589/09-75-132).
В судебном споре может учитываться факт направления контрагенту электронного письма. Так, в Постановлении ФАС МО от 18.02.2009 N КГ-А40/12754-08 по делу N А40-32256/08-136-275 установлено, что условие о количестве товара считается согласованным, если оно отражено в письмах, которые направлялись посредством электронной почты. Учитывая нормы законодательства об информации и об электронной подписи, направленные контрагенту счета и официальные письма должны быть подписаны электронной подписью отправителя.
Однако ФНС России до настоящего времени не утвердила форматы, в соответствии с которыми фирма может направлять своим контрагентам электронные письма и счета. Это означает, что если при налоговой проверке у организации будут запрошены письма или счета, то предъявлять их придется на бумажном носителе.
Предоставление отчетности
Предусмотрено право налогоплательщика, среднесписочная численность работников которого превышает 100 человек, представлять налоговые декларации в ФНС по установленным форматам в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ). Форматы представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде утверждены Приказом ФНС России от 25.08.2009 N ШТ-7-6/428@.
Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169. Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утверждены Приказом ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@.
Аналогичная возможность предусмотрена и для отчетности по взносам в ПФР, ФСС и ФОМС.
При проведении налоговой проверки истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Однако такое право есть у налогоплательщика лишь в том случае, если истребуемые у него документы составлены в электронном виде по установленным форматам. Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде устанавливается ФНС России.
Для налоговых и гражданско-правовых отношений
В настоящее время Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утверждены Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.
Форматы документов, которые на сегодняшний день разрешено представлять в налоговую службу в электронном виде, утверждены Приказами ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ и от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@. Круг этих документов, как сказано выше, ограничен счетами-фактурами, товарными накладными и актами приемки-сдачи работ (услуг).
Таким образом, в российской правоприменительной практике различают юридическую значимость электронных документов для гражданско-правовых и для налоговых отношений.
В первом случае юридическая значимость документов определяется нормами ГК РФ и законодательства об информации и об электронной подписи, во втором — нормами НК РФ и подзаконных актов налоговых органов и Минфина России.
Юридически значимыми электронными документами в гражданско-правовых отношениях признаются подписанные электронной подписью договоры и иные документы, принятые в документообороте организации. Юридически значимыми электронными документами в налоговых правоотношениях признаются лишь составленные по форматам ФНС России акты выполненных работ, товарные накладные и счета-фактуры. Следовательно, по-прежнему необходимо распечатывать большинство документов.
