ТРУД РАБОТНИКОВ НОТАРИАТА: НОВОЕ О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ
Р. Ф. ГАЛИЕВА
К истории трудовой книжки
Первые трудовые книжки появились через год после революции. Декрет от 5 октября 1918 г. назывался красноречиво «О трудовых книжках для нетрудящихся». 25 июня 1919 г. декретом ВЦИК были введены трудовые книжки в городах Москве и Петрограде. По этому документу все достигшие 16-летнего возраста граждане страны обязаны были иметь трудовые книжки, которые служили одновременно удостоверением личности и документом на право получения продовольственных карточек. Выдавались они по предъявлении паспорта, который при выдаче трудовой книжки изымался.
В трудовую книжку (матери, а при отсутствии таковой — отца) делались следующие записи: сведения о детях до 16-летнего возраста на основании метрических выписок или удостоверений, сведения о времени и суммах выплаты заработка, отметки о выдаче карточек с указанием нового места жительства. При этом учреждения были «обязаны наклеивать в нее контрольную марку, свидетельствующую об уплате взносов на социальное обеспечение и охрану труда».
В 1923 г. трудовые книжки заменили удостоверениями личности. Однако 1938 г. они вновь вводятся в стране Постановлением СНК СССР от 20 декабря 1938 г. Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. «О трудовых книжках рабочих и служащих» были утверждены новая Инструкция о порядке их ведения от 20 июня 1974 г. и бланк трудовой книжки.
На сегодня правовая регламентация трудовых книжек определяется актами РФ, принятыми в 2003 г. Ими являются: Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, утвердившее новую форму трудовой книжки, вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила). Данным Постановлением охватываются все вопросы, связанные с трудовыми книжками, за исключением порядка их заполнения, который определяется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 (далее — Инструкция). К Инструкции приложены формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение N 2) и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение N 3).
Новый бланк трудовой книжки введен в действие с 1 января 2004 г. Кстати, ничего принципиально нового в трудовой книжке не появилось. Единственно — два раздела из старого образца «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» объединены в один «Сведения о награждениях», в графе которого как аналог награждений указаны в скобках поощрения. Вот, пожалуй, и все внешние признаки, за исключением некоторых незначительных стилистических изменений, касающихся бланка трудовой книжки. Гораздо большим новациям подверглась Инструкция по заполнению трудовых книжек.
Начало действия новых правил
Они применяются уже с апреля 2003 г. Именно с этого времени при увольнении работника по собственному желанию мы обязаны ссылаться на п. 3 ст. 77, а не ст. 80 ТК РФ и требовать проставления подписи работника ниже подписи исполнительного директора и печати нотариальной палаты.
Как исправить ошибку, если статья закона применена некорректно и работник обращается с жалобой в инспекцию труда или в суд с требованием изменить формулировку, а порой еще и дату увольнения и возместить неполученный заработок и моральный вред? Если работник согласится на мирное разрешение конфликта, то можно выдать справку с пояснением, что «статья 80 ТК РФ указана ошибочно, увольнение по собственному желанию соответствует пункту 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В крайнем случае, придется сослаться на пропуск трехмесячного срока обращения в суд.
Довольно часто спрашивают, почему Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. рекомендует указывать в трудовой книжке увольняющегося по собственному желанию п. 3 ст. 77 ТК РФ, а не ст. 80. Ведь ст. 77 касается всех оснований прекращения трудового договора, носит более общий характер по сравнению со ст. 80 ТК? По этому вопросу даже среди юристов нет однозначного мнения. Объясняется это, по-видимому, тем, что действительно все основания для увольнения закреплены в ст. 77 ТК РФ. Статья 80 ТК специальной нормой не является, раскрывает лишь процедуру, порядок расторжения трудового договора по инициативе работника. В связи с этим ее нельзя указывать в качестве основания увольнения. К тому же официальное толкование сложившейся коллизии было дано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. (п. п. 15 — 17).
Но в таком случае как правильно писать в трудовой книжке: «уволен по собственному желанию», как сказано в Инструкции (п. 5.1), или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника», как написано в п. 3 ст. 77 ТК?
Думается, что правильным вариантом будет вторая запись, а именно: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Статья 66 ТК указывает, что записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, пункт ТК или иного федерального закона. Инструкция же по заполнению трудовых книжек вносит, на наш взгляд, путаницу в понимание данного вопроса. Приведенный в ней пример записи об увольнении по инициативе работника не соответствует формулировке п. 3 ст. 77 ТК РФ, который должен указываться в качестве основания для увольнения. Таковыми являются и записи: «уволен по соглашению сторон» (п. 5.2), «уволен по сокращению штата работников организации» (п. 5.3), «уволен в связи с неизбранием на должность» (п. 5.4).
Исходя из смысла ст. 5 ТК РФ, Кодекс имеет приоритет перед Постановлением Минтруда России. Вот почему мы рекомендуем использовать формулировки ТК РФ, а не Инструкции. При этом запись в трудовую книжку должна быть сделана полностью без всяких сокращений, в том числе общепринятых: пункт, статья, Трудовой кодекс Российской Федерации и т. д. Как видим, даже наименование Кодекса надо указывать полностью.
При увольнении женщины, имеющей ребенка до 14 лет, возможна следующая запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Что касается приказа, то в нем нет надобности расписывать данную причину. Вполне достаточно внести запись о том, что трудовой договор расторгнут по инициативе работника, и сделать ссылку на п. 3 ст. 77 ТК.
Дело в том, что приказ является первичным документом по учету кадров, унифицированная форма которого (Т-8) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. При заполнении ее в строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» запись должна точно соответствовать формулировке действующего законодательства и статье закона. В Трудовом кодексе нет специальной формулировки увольнения «в связи с уходом за ребенком до 14 лет», в то время как она предусмотрена в нормативных актах по социальному страхованию (разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 9 июля 1980 г. N 5/12-21) и п. 5.6 Инструкции.
При этом действующие Правила и Инструкция не предусматривают внесения в трудовую книжку записи о периоде ухода матери за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Данный период подлежит включению в страховой стаж для целей пенсионного обеспечения. Но информация об этом не отражается в трудовой книжке.
В связи с Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов России. Бланками обеспечиваются только работодатели — юридические лица. Это означает, что самого работника нельзя отправлять на поиски (покупку) бланка трудовой книжки. Поскольку в результате приобретения его, например, в газетном киоске или в магазине может случиться так, что при выходе на пенсию либо при оформлении загранпаспорта бланк трудовой книжки будет признан недействительным, порой не имеющим даже водяных знаков либо соответствующих серий выпуска. Копия такой трудовой книжки служит основанием для отказа как в получении документа, дающего право на зарубежную поездку, так и назначении пенсии, и тогда работнику придется заняться сбором справок о работе в подтверждение своего трудового стажа.
Нередко, потеряв трудовую книжку либо по каким-то иным обстоятельствам, сотрудник просит ее восстановить, убеждая заполнить чистый бланк трудовой книжки, а не выдавать дубликат, при этом указать на титульном листе дату первичного приема на работу (а следовало бы дату выдачи дубликата). Делать этого не следует. В последующем при оформлении пенсии у Пенсионного фонда либо ОВИРа могут возникнуть сомнения в ее подлинности на основании того, что серия и номер документа имеют более позднюю дату выпуска. Кстати, сегодня нельзя использовать бланки как старых, так и новых трудовых книжек в части прежних записей о работе.
Основания выдачи дубликата трудовой книжки
Случается, что при поступлении на основную работу работник утверждает, что потерял трудовую книжку в период трудоустройства и очень просит завести ее заново. Этого также делать нельзя. В соответствии с п. 31 Правил «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы». И именно этот работодатель обязан выдать ему дубликат. Обычно работник «теряет» трудовую книжку при дисциплинарном увольнении либо прекращении с ним трудового договора по состоянию здоровья. Совет один — будьте внимательнее при приеме на работу лиц с дубликатами трудовых книжек.
Согласно разделу III Правил дубликат трудовой книжки (вкладыш) выдается в четырех случаях.
Во-первых, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана, подмочена, искусана, разрисована, залита и т. п. Работником подается письменное заявление на имя исполнительного директора и предъявляется прежняя трудовая книжка. После чего берется чистый бланк трудовой книжки, где в правом верхнем углу на титуле пишется слово «Дубликат» и заполняется титульный лист. При этом сведения должны соответствовать анкетно-биографическим данным работника на момент выдачи дубликата. После чего открывается раздел «Сведения о работе», где указываются не только общий, как это было предусмотрено прежней инструкцией, но и непрерывный стаж работы (подсчитывается по испорченной трудовой книжке) до поступления в организацию, выдающую дубликат.
Стаж указывается количеством лет, месяцев, дней. Арифметический их подсчет производится следующим образом: первый вариант — если работник до этого имел единственное место работы (трудился только в одной организации), надо из даты увольнения вычесть дату приема на работу и к полученной разности прибавить один день. Если этого не сделать, то при исчислении стажа мы потеряем один день: для сравнения — принят на работу 1 июня, уволен 5 июня, в итоге простого вычитания получаем 4 дня, а ведь трудился работник пять дней. Второй вариант подсчета трудового стажа, когда работник имел несколько мест работы (трудился в разных организациях): отдельно складываются все даты приема (в столбик) и все даты увольнения (в столбик), находим разность полученных сумм и прибавляем по одному дню в зависимости от числа (количества) мест работы.
Таким образом, в графе 3 раздела «Сведения о работе» возможна следующая запись (она не нумеруется): «Общий трудовой стаж 9 лет 1 месяц 6 дней, непрерывный трудовой стаж 5 лет 1 месяц 4 дня», после чего запись расшифровывается.
Образец дубликата
Общий трудовой стаж 9 лет 1 месяц
6 дней, непрерывный трудовой стаж
5 лет 1 месяц 4 дня
Челябинский тракторный завод
1. 03.03.1994 Принята на должность секретаря Приказ от 03.03.1994 N 2-к
2. 07.09.1996 Переведена в бухгалтерию на Приказ от 07.09.1996 N 14-к
должность кассира
3. 05.03.1998 Уволена по собственному желанию, Приказ от 06.04.1998 N 92-к
статья 31 КЗоТ РСФСР
Владимирская областная
нотариальная палата
4. 17.01.1999 Принята на должность секретаря Приказ от 17.01.1999 N 11-к
5. 21.02.2004 Трудовой договор прекращен по Приказ от 21.02.2004 N 24-к
инициативе работника, пункт 3
статьи 77 Трудового кодекса
Российской Федерации
Инспектор Попова (В. Н. Попова)
М. П. Сергеева
Затем вносятся сведения и награждения по последнему (вашему) месту работы. Произведенные записи скрепляются подписью кадрового работника, печатью палаты (оттиск должен быть четким) и, наконец, подписью самого владельца книжки.
На первой странице (титульном листе) испорченной трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Дубликат регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (с отметкой «дубликат») и также выдается на руки работнику под расписку.
Во-вторых, дубликат выдается, когда трудовая книжка утеряна. Здесь дело обстоит несколько сложнее, хотя в целом порядок тот же. Но для внесения после указания общего и непрерывного стажа, который есть в карточке формы Т-2, записей о периодах с предыдущих мест работы у гражданина надо потребовать документы, подтверждающие эти периоды (справки, копии приказов). Для полного подтверждения их таких документов обычно у работника не хватает, поэтому записи в дубликате могут носить отрывочный характер. В соответствии с п. 32 Правил, если в полученных документах сведения о прошлой деятельности неполные, в дубликат вносятся только имеющиеся сведения. Правда, если обратиться за справкой в Пенсионный фонд, куда подавались сведения о работе, сделать запросы на прежние места работы, то возможно восстановление трудового стажа. Но если работник не предъявил никаких документов за предыдущие периоды работы, то запись об общем и непрерывном стаже будет внесена на основании имеющихся документов (личной карточки формы Т-2) суммарно, т. е. указывается общее количество лет работы, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника. Поскольку срок выдачи дубликата ограничен 15 днями, то получается: что успели подтвердить, то в него и внесли. Далее следует запись о работе и награждениях по последнему месту работы (вашей организации), которые можно восстановить по приказам.
С оригиналов документов, на основании которых в дубликате трудовой книжки сделаны записи о работе, работодатель снимает копии и заверяет их надлежащим образом. Для этого достаточно снять ксерокопию с необходимых документов, поставить на ней запись «Копия верна», а затем указать наименование должности руководителя организации (или кадровой службы), подпись (с расшифровкой) и дату ее снятия. На подписи должностного лица, заверившего копию, ставится печать организации (отдела кадров), после чего оригиналы документов возвращаются владельцу.
В-третьих, выдача дубликата трудовой книжки имеет место по письменному заявлению работника при наличии в трудовой книжки записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, которая при выдаче дубликата в нее не вносится.
В-четвертых, в случае, если в организации произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайного происшествия (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Согласно п. 34 Правил трудовой стаж данных работников может установить комиссия по установлению стажа, которая создается органами исполнительной власти субъекта Федерации. В ее состав входят представители работодателя, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций.
Комиссия на основании имеющихся у работников документов (справки, профсоюзного билета, расчетной книжки и т. п.) устанавливает факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы сотрудников в организации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются все восстановленные сведения о трудовой деятельности и стаже работника. На его основании работодатель выдает работникам, чьи трудовые книжки утрачены, дубликаты трудовых книжек. Восстановление трудовых книжек на основании данных, представленных им в Пенсионный фонд в виде «Сведений о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К)» законом не предусмотрено.
Во всех рассмотренных случаях, за исключением последнего, дубликат трудовой книжки, а также вкладыша в нее выдается на основании письменного заявления работника не позднее 15 дней со дня подачи им заявления (п. 31 Правил). При этом работник вправе обратиться за дубликатом несколько раз (дважды, трижды и т. д.) и в любое время (даже на следующий день или, например, через десять лет после увольнения), т. е. количество, частота и срок обращения законом (Правилами) не ограничиваются. Работник также самостоятельно решает, какую организацию он считает последним местом работы, а значит, в принципе может обратиться за выдачей дубликата на любое прежнее место работы.
Прием на работу
Можно ли принять на работу сотрудника без трудовой книжки? Мы не имеем в виду кадровых военных, уволенных в запас, которым трудовые книжки заполняются при приеме на работу как принятым впервые. При этом им в разделе «Сведения о работе» указывается обязательно на основании военного билета или соответствующей справки время службы в Вооруженных Силах «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 11 сентября 2002 г. по 19 сентября 2004 г. «. Как быть, если сотрудник не представил военный билет, а принес его спустя некоторое время, например через год? Допустимо ли сделать запись о военной службе после записи о приеме на работу? Да, поскольку трудовая книжка заполняется на основании документов, которые представлены работником. Нет нарушений в том, что запись о службе в армии стоит после записи о приеме на работу.
Предусмотрена ли законодательством ответственность работодателя за прием на работу без трудовой книжки? Ответ один: на момент проверки в палате должны быть все трудовые книжки работников списочного состава, кроме совместителей. Да и в этом случае можно порекомендовать попросить у совместителя копию трудовой книжки, заверенную его основным работодателем. С трудовой книжки копия изготавливается так же, как и с иных документов по работе: ксерокопия нужных страниц (либо всей трудовой книжки) заверяется кадровым работником либо иным ответственным лицом («Копия верна»), проставляется дата ее снятия и печать организации. Правда, здесь возможен и другой вариант, что зависит от степени технической оснащенности палаты: можно составить таблицу, озаглавленную «Выписка из трудовой книжки Ф. И.О. N…», колонки которой будут повторять графы трудовой книжки, заполнить их в соответствии с записями в трудовой книжке и надлежащим образом заверить: «Верно. Инспектор отдела кадров Владимирской областной нотариальной палаты Попова (В. Н. Попова) 11.08.2004». Подпись лица, заверившего выписку, обязательно скрепляется печатью палаты. При необходимости по просьбе организации, запрашивающей копию или выписку из трудовой книжки, заверяется каждый лист (разворот) отксерокопированной копии трудовой книжки.
На практике рекомендуют завести специальный журнал регистрации выдачи «личных» справок, подтверждающих различные стороны трудовой деятельности работников организации. В этой книге можно фиксировать и выдаваемые копии трудовых книжек, и выписки из них. Следует помнить, что копии требуемых документов в любом количестве (трудовой книжки и иных документов, связанных с работой) организация обязана безвозмездно представить сотруднику не позднее трех дней со дня подачи им письменного заявления об этом (ст. ст. 14, 62 ТК).
Невыполнение обязанности по ведению трудовых книжек является нарушением трудового законодательства, и за него предусмотрена административная ответственность в виде штрафа от 5 до 50 МРОТ (ст. 5.27 КоАП РФ). В случае неоднократного нарушения норм трудового права руководители палаты могут лишиться своей должности на срок до трех лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации.
Между тем отдельные палаты спокойно относятся к обещаниям сотрудника принести трудовую книжку «потом». Но ведь он может вообще ее не принести вплоть до увольнения. И кроме того, стаж работы может оказаться совсем не таким, как заявлен работником при приеме. Например, работник предъявил трудовую книжку с датой увольнения позднее даты выхода (приема) на новое место работы: принят в палату 10 июля 2004 г., а уволен с предыдущей работы 10 сентября 2004 г. При этом в обеих организациях состоял в штате, совместителем не значился. Как сделать запись в трудовой книжке и допустимы ли ее наложения?
Поскольку сегодня граждане могут заключать трудовые договоры с неограниченным количеством работодателей, то теоретически в трудовой книжке может быть не одно «наложение» периодов и мест работы, где работник вправе получить запись в трудовую книжку. Однако основное место работы только одно — там, где находится его трудовая книжка. В других организациях он должен оформляться как совместитель. А если лицо к тому же является руководителем организации, то оно вправе занимать оплачиваемые должности в других организациях только с разрешения уполномоченного органа юридического лица или собственника имущества, и следовательно, наличие для него двух мест работы — нарушение трудового законодательства. К тому же эта ситуация влечет за собой неправильное налогообложение доходов работника.
Палата, оформляя прием на работу сотрудника без трудовой книжки, также допускает нарушение ТК. В отсутствие трудовой книжки прием возможен лишь в качестве совместителя, с отражением данного условия в трудовом договоре и приказе.
Теперь о записи в трудовой книжке. Если поставить дату приема 11 сентября 2004 г., то обнаружится несоответствие в датах приема: в трудовой книжке, приказе, трудовом договоре, лицевом счете, табеле учета рабочего времени, расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы. К тому же не стоит забывать, что с 10 июля на этого работника производились страховые отчисления и подавались налоговые отчеты как на постоянно работающего.
Если указать в трудовой книжке дату приема в соответствии с трудовым договором и приказом, как того требует закон, мы получим наложение стажа. Можно, конечно, потребовать объяснение с работника и уволить по п. 11 ст. 81 ТК РФ «за предоставление работником подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора». Но это довольно хлопотно. На практике рекомендуем поступить следующим образом: если работник, принятый по основному месту работы, не принес трудовую книжку, потребовать с него объяснительную. При вторичном напоминании — объяснительную записку на имя исполнительного директора с просьбой принять меры. Обычно тут же появляется трудовая книжка. В случае проверки можно предъявить эти документы и показать, что закон нарушен по вине работника. Поскольку на предыдущем месте работы в трудовую книжку уже внесена запись об увольнении, то вам ничего другого не остается, как поставить фактическую дату приема на работу, а не вносить в нее какие-либо исправления.
Отдельные примеры заполнения титульного листа
трудовой книжки
Рассмотрим основные моменты, касающиеся правильности заполнения трудовых книжек, а также приведем примеры некоторых формулировок. Ввиду того что некоторые отделения Пенсионного фонда делают замечания по поводу заполнения трудовых книжек пастой черного цвета, рекомендуем ограничиться стандартными цветами (синим или фиолетовым), но ни в коем случае красным, оранжевым, зеленым и др.
Итак, начнем с заполнения титульного листа трудовой книжки, касающегося сведений о работнике. Не «на слух», а лишь на основании документа, удостоверяющего личность (причем перечень его выглядит достаточно либерально: паспорт, военный билет, загранпаспорт, водительские права и т. д.), вносим следующие сведения: фамилия, имя, отчество полностью без сокращений (замена имени и отчества инициалами запрещается), дата рождения — число (две арабские цифры), месяц (прописью), год рождения (четыре арабские цифры).
Информация об уровне образования работника не должна отсутствовать в трудовой книжке. В связи с чем в ней указываются данные об образовании, профессии, специальности только на основании документов государственного образца или иных надлежащим образом оформленных документов (аттестата, удостоверения, диплома). Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи образования: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование. Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. N 276-ст (ОКСО) утвержден Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003.
Запись о незаконченном образовании (например, для студентов дневной формы обучения) может быть произведена лишь на основании надлежаще заверенных документов (зачетной книжки, студенческого билета, справки образовательного учебного заведения).
Какую профессию внести работнику, если он имеет среднее образование и предъявляет аттестат об окончании средней школы? Порой на практике в этом разделе указывают должность, на которую принимается работник, что не совсем верно. Лучше оставить графу незаполненной, так как в аттестате профессия, специальность по вполне понятным причинам отсутствуют.
Дата заполнения трудовой книжки требует цифро-буквенного обозначения («__» ______ 200__ г.). Она может не совпадать с датой начала работы.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей. При этом перед его росписью никаких дополнительных фраз типа «с записями ознакомлен и полностью согласен» не вносится. Ниже расписывается лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, которому целесообразнее поставить не подпись, а написать разборчиво свою подпись. Далее, в левом нижнем углу листа проставляется печать палаты (или печать кадровой службы), в которой трудовая книжка заполнялась впервые.
Если в момент оформления титульного листа трудовой книжки работника, впервые поступающего на работу, допущена ошибка, либо она неправильно заполнена, то исправления в ней не допускаются. В п. п. 2.3 и 2.4 Инструкции говорится об изменении, но никак не исправлении сведений о работнике. Бланк считается испорченным (аннулированным) и подлежит уничтожению по акту установленной формы, приложенной к Инструкции.
Теперь рассмотрим типичные случаи изменения анкетно-биографических (персональных) данных владельца трудовой книжки. Чаще всего это имеет место в связи со сменой девичьей фамилии, но может случиться и при разводе либо иной смене их по желанию работника.
Изменение этих записей производится работодателем по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на их номер и дату. Для этого работнику необходимо предъявить паспорт на новую фамилию, подлинник свидетельства о браке (разводе, рождении, изменении фамилии, имени, отчества) и подать письменное заявление на имя исполнительного директора. Со свидетельства снимается копия, заверяется в предусмотренном порядке и подшивается в личное дело работника. Затем издается приказ об изменении анкетно-биографических данных. Изменения в трудовую книжку в данном случае вносятся на основании свидетельства о браке (о расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества) и паспорта, а в другие документы — бухгалтерии, общего отдела, службы безопасности и иных структурных подразделений — на основании приказа исполнительного директора.
После этого на титульном листе трудовой книжки аккуратно зачеркивается одной чертой прежняя фамилия (или имя, отчество и т. д.), но так, чтобы она легко прочитывалась, и сверху либо ниже (если есть свободная строка) пишется новая фамилия работника. На внутренней (твердой) стороне трудовой книжки делается следующая запись: «Фамилия Иванова изменена на фамилию Усачева на основании свидетельства о браке (о расторжении брака, изменении фамилии) серия ____ N ____, выданного ______, и паспорта N ____, выданного ____». Чуть ниже — наименование должности, например «Инспектор отдела кадров Владимирской областной нотариальной палаты, далее ее подпись с расшифровкой и печать палаты (или кадровой службы)».
К сожалению, нередко указывают только один документ: либо паспорт, либо свидетельство о браке (о расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества), тогда как требуется сослаться на оба документа. Хотя трудовая книжка заполняется на основании паспорта, но, учитывая, что по паспорту невозможно проследить изменение фамилии, дополнительная ссылка делается на соответствующее свидетельство.
Как быть, если было несколько браков и разводов и не осталось места на обложке? Ответа в Инструкции нет. Думается, что в таком случае целесообразно оформить вкладыш на очередную фамилию, руководствуясь п. 38 Правил, где сказано, что вкладыш в трудовую книжку оформляется, «если заполнены все страницы одного из разделов». А если трудовая книжка работника уже имеет вкладыш и возникает необходимость внести изменения фамилии имени, отчества, а также образования, то не забудьте их внести и на титул самой книжки и вкладыша, однако при этом ссылку на документы можно сделать только один раз — на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Аналогичным образом, но без зачеркивания ранее внесенной записи, на первый титульный лист вносятся изменения (дополнения) записей в случае получения работником нового образования, профессии, специальности в соответствии с полученным документом об образовании. Так, в связи с окончанием школы при поступлении на работу работник имел среднее образование, поэтому раздел «Профессия, специальность» не заполнялся. По окончании вуза раздел «Образование» будет дополнен «высшее профессиональное», а раздел «Профессия, специальность» заполнен в соответствии с дипломом, например «экономист». И хотя Инструкция (п. 2.4) не содержит указаний на то, что при внесении изменений в раздел, посвященный образованию, следует давать ссылки на соответствующие документы, тем не менее на практике их делают на внутренней стороне обложки. Образец может быть таким: «Образование «среднее» дополнено на образование «высшее профессиональное» и сведения о специальности «экономист» внесены (дополнены) на основании диплома серия ____ N ____, выданного _____. Инспектор отдела кадров Владимирской областной нотариальной палаты, далее ее подпись с расшифровкой и печать палаты (или кадровой службы)». Правда, повторимся, не все с этим согласны, поскольку размеры бланков трудовой книжки не позволяют фиксировать все изменения о профессии, специальности, а кроме того, необходимость такой фиксации прямо Инструкцией не предусмотрена.
Сведения о работе
Рассмотрим раздел «Сведения о работе». Он содержит четыре графы. Графа 1 — N записи. В ней ставится порядковый номер записи о приеме, постоянном переводе (временные переводы и перемещения в трудовой книжке не отражаются), увольнении работника, а также других вносимых в этот раздел записей: установлении второй профессии, переименовании организации, о работе по совместительству (при наличии на то просьбы работника). При этом следует правильно разграничить совместительство, во-первых, от совмещения профессий (должностей), временного заместительства (ст. 151 ТК РФ), во-вторых, от вторичной занятости не на основании трудового договора, выполнения другой работы по гражданско-правовому договору, которые по действующим ныне Правилам не предполагают отражения в трудовой книжке работника.
Не фиксируются в трудовой книжке и такие существенные условия трудового договора, как: режим работы, рабочее время, оплата труда, гарантии и льготы, виды и условия социального страхования и другие условия, согласованные сторонами (ст. 57 ТК РФ), в том числе их изменение.
Записи о названии организации (указываемое в заголовке полное в соответствии с учредительным документом, а также сокращенное — при его наличии), вносимые в трудовую книжку при приеме, а также подписи кадрового работника и владельца трудовой книжки и печать, которые следуют после записи об увольнении, не датируются и не нумеруются. Будьте внимательнее при нумерации записей, поскольку исправить их потом непросто. Наименование организации может быть проставлено специальным штампом.
Графа 2 — дата (число, месяц, год). Вносится фактическая дата приема, постоянного перевода, увольнения работника, указанная в приказе (распоряжении). Например, работник принят 3 сентября 2004 г. Запись в трудовой книжке будет следующей: «03.09.2004».
Графа 3 — сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона). При этом запись о приеме (переводе) работника вносится с указанием структурного подразделения, наименования должности, профессии, специальности, квалификации согласно штатному расписанию. В случае если федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот или наличие ограничений, то их наименование и квалификационные требования к ним должны соответствовать квалификационным справочникам (ст. ст. 57, 143 ТК).
Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367 утвержден Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (Отд. изд. М.: НИИ труда, 1999). Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37. В настоящее время он носит главным образом рекомендательный характер для организаций. Поэтому должности, внесенные в трудовую книжку, не всегда ему соответствуют.
Согласно ст. 57 ТК наименование должности относится к существенным условиям трудового договора. А в соответствии со ст. 73 ТК изменение существенных условий по инициативе работодателя допускается только в связи с изменением организационных и технологических условий труда. Следовательно, об изменении наименования должности как одного из существенных условий трудового договора работник должен быть письменно предупрежден не позднее чем за два месяца до введения новых (измененных) условий труда.
Порой при заключении трудового договора предусматривается выполнение работ по двум и более должностям, и тогда наименование должности может быть двойным (например, секретарь-машинистка) либо устанавливается по должности с наибольшим удельным весом работ. А как правильно внести запись в трудовую книжку? Первое, что следует выяснить: на каком именно основании — в порядке совместительства, совмещения или изначально лицо принято на должность, имеющую «двойное» наименование.
Если работник является совместителем и с ним заключен соответствующий договор, то в его трудовую книжку можно внести запись о совместительстве, руководствуясь п. 3.1 Инструкции. Если же речь идет о совмещении должностей, то в трудовую книжку оно не вносится и тем самым фиксируется та должность, которая указана в трудовом договоре с работником. И наконец, третий вариант — в трудовом договоре и штатном расписании палаты прямо указана «двойная» должность: например «заместитель исполнительного директора — главный бухгалтер». Тогда подобная запись и будет сделана в трудовой книжке. Можно ли такую должность внести в штатное расписание? Вполне. Не забудьте только при этом соответствующим образом изменить и трудовой договор с сотрудником.
Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является порой неверное понимание требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение иногда понимается настолько буквально, что в трудовой книжке дословно воспроизводится текст приказа. Раздел 3 Инструкции требует внести лишь запись «куда и кем» принят работник без указания отдельных особенностей характера работы. Например, условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени обязательно должны быть указаны в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не в трудовой книжке.
Работник может быть принят на работу к другому работодателю в порядке перевода. Пример записи об увольнении и приеме на работу в этом случае будет следующим: «Трудовой договор прекращен в порядке перевода во Владимирскую областную нотариальную палату с согласия работника, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В п. 5.2 Инструкции дана несколько иная формулировка: «Уволен в связи с переводом на работу к другому работодателю, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Затем последует запись: «Принят в бухгалтерию заместителем главного бухгалтера в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Прима» (ООО «Прима»)».
В случае перехода на работу к работодателю — индивидуальному предпринимателю, частнопрактикующему нотариусу, никакие записи о приеме на работу в трудовой книжке они не делают, и документом, подтверждающим трудовой стаж работника, будет являться трудовой договор, заключенный между ними.
Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. В данную графу заносятся дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о приеме (переводе, увольнении). Например: «Принята в бухгалтерию кассиром», «Приказ от 10.09.2004 N 223-к». Аналогично: «Переведена на должность заместителя главного бухгалтера», «Приказ от 10.09.2004 N 225-к».
На практике иногда вместо приказа указывают дату и номер трудового договора или протокола общего собрания, что, однако, не соответствует требованиям закона. Лучше не допускать отклонений от установленных норм. Хотя иногда целесообразно в трудовой книжке делать ссылку на два документа (протокол общего собрания и приказ). Например, руководитель (генеральный директор) акционерного общества назначается на должность собранием акционеров, решение которого фиксируется в протоколе. Вступая в должность, руководитель издает приказ о начале исполнения им трудовых обязанностей. Аналогично, полагаем, можно поступить в отношении исполнительного директора палаты, назначение которого по уставу предусмотрено общим собранием нотариусов. Запись в трудовой книжке может выглядеть так: «03.09.2004», «Назначен на должность исполнительного директора», «Протокол от 01.09.2004, приказ от 03.09.2004 N 218-к».
Кстати, в каких случаях делается запись в трудовую книжку «принят», а в каких — «назначен» на должность? Четкие рекомендации по этому поводу в законодательстве отсутствуют. Согласно ст. 68 ТК прием на работу оформляется приказом (распоряжением), изданным на основании заключенного трудового договора. В унифицированной форме N Т-1 данного приказа речь идет именно о приеме работника на работу. На основании приказа со ссылкой на его реквизиты делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Однако согласно ст. 19 ТК трудовые отношения могут возникнуть в результате сложного юридического состава, когда помимо трудового договора требуется назначение на должность или утверждение в должности в случаях, предусмотренных законом, иным нормативным актом или уставом (положением) организации. Например, в соответствии с уставом организации трудовой договор с руководителем заключается после назначения его на должность (ст. 275 ТК). Полагаем, что в такой ситуации в трудовой книжке необходимо делать запись о том, что работник назначается на должность.
Приказы по личному составу издаются в трех экземплярах. Один (подлинник) визируется обычно работником отдела кадров, юристом, бухгалтером, руководителем структурного подразделения и затем подписывается исполнительным директором. На этом экземпляре проставляется виза ознакомления работника с приказом: «С приказом ознакомлен, подпись (расшифровка), дата». Подлинник приказа подшивается в дело «Приказы по личному составу» и хранится в отделе кадров. Два других приказа считаются копиями, так как они не имеют подписи директора, соответственно, заверяются по форме: «Верно. Инспектор отдела кадров, подпись с расшифровкой, дата». Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой вкладывается в личное дело сотрудника. Для своевременного ознакомления работника с приказами ввиду, например, его территориальной удаленности, нахождения в длительной командировке, в палате можно использовать в определенных случаях факсимильные подписи (например, дать перечень случаев и документов в инструкции по ведению кадрового делопроизводства). Таким образом, работник, получив по факсу приказ, ставит на нем свою подпись и отправляет его обратно.
Порядок нумерации приказов по личному составу в отличие от унифицированных форм приказов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г., нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать буквенные обозначения «лс», «л/с», «N-к», «N-о/к» или другие в зависимости от установленного в палате порядка. Единые правила нумерации должны применяться во всех структурных подразделениях палаты в соответствии с приказом (распоряжением) исполнительного директора. В палате с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т. п.
Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве и др.
Заметим, что не на всех приказах организации проставляется ее печать. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) оттиск печати проставляется в случаях: если это предусмотрено нормативными актами, при подписании документов, связанных с получением и расходованием финансовых и материальных ценностей, при удостоверении прав юридических и физических лиц. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. проставление печати в приказах по личному составу не предусматривает, а значит, присутствие оттиска печати на них не требуется.
Запись об увольнении
Делается непосредственно в день увольнения (это последний день работы увольняющегося), желательно в присутствии работника, если он лично явился за получением трудовой книжки. Запись должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса или иного федерального закона. Если при увольнении по собственному желанию у работника есть уважительная причина, подтвержденная соответствующими документами (уход за ребенком в возрасте до 14 лет, перевод супруга на работу в другую местность, поступление на дневное отделение учебного заведения и т. п.), данное обстоятельство следует отразить в трудовой книжке. При этом дата издания приказа необязательно должна совпадать с датой последнего рабочего дня сотрудника. Требуется ведь некоторое время, чтобы издать и подписать приказ, ознакомить с ним работника. Поэтому в ряде случаев лучше готовить его заранее. Вполне приемлемо, когда дата выхода приказа и дата прекращения трудового договора совпадают. Главное, чтобы приказ не был издан позже увольнения работника.
Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Учитывая, что в нотариальных палатах обязанности кадровика без переименования должности возлагаются обычно на секретаря, главного бухгалтера, других специалистов, издание соответствующего приказа в этом случае обязательно. Иначе при оформлении пенсии у сотрудников могут возникнуть проблемы ввиду подписания трудовой книжки ненадлежащим лицом (секретарем, главным бухгалтером и др.). При отсутствии в палате штатного специалиста-инспектора по кадрам заверять записи в трудовой книжке желательно за подписью исполнительного директора палаты (руководителя организации).
Согласно Правилам при увольнении работник должен быть ознакомлен с каждой записью в трудовой книжке за время работы в данной организации и заверить их своей подписью (п. 35). В то же время сама процедура ознакомления законом не регламентирована. Исходя из природы трудовой книжки, это требование означает, что работник ставит свою подпись именно в трудовой книжке, поскольку она при увольнении выдается ему на руки. Практика прикрепления на заднюю обложку трудовой книжки специального листка ознакомления работника с записями в трудовой книжке не предусмотрена Правилами. К тому же считается неэффективной ввиду того, что листок может затеряться (порваться).
Запись об учебе и повышении квалификации
В трудовую книжку вносятся сведения о времени обучения на курсах, в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (подп. «б» п. 21 Правил), а также сведения об установлении работнику второй и последующей профессии (п. 3.1 Инструкции), например, «Присвоен 4-й разряд электромонтера», «Установлена вторая профессия электрик 3-го разряда».
Если с получением второй профессии и последующей профессии, с присвоением нового разряда, класса, категории и т. п. (см. формы документов государственного образца, выдаваемые слушателям, в Типовом положении об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. N 610) все более или менее ясно, то внесение записей о курсах по повышению квалификации вызывает вопросы. Несмотря на то что после их окончания выдаются сертификаты, мы не можем рекомендовать внесение записей о них в трудовую книжку, поскольку они не связаны с присвоением определенной квалификации.
Сведения о работе по совместительству
Данная запись вносится в трудовую книжку только по желанию работника и только по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 3.1 Инструкции). Им может быть копия приказа о приеме, переводе, прекращении действия трудового договора в качестве совместителя. Копии должны быть заверены соответствующим образом.
Для подтверждения периода работы по совместительству работник вполне может представить и справку. В ней обязательно указывается место работы (наименование организации, структурного подразделения), занимаемая им должность, дата приема, перевода, увольнения со ссылкой на основание и соответствующую статью ТК. В справке отражаются все даты и номера изданных приказов. Заполняя графу 4 раздела «Сведения о работе», ссылаемся на представленный документ — приказ («Приказ от 11.09.2004 N 96-к») или выданную организацией справку («Справка Владимирской областной нотариальной палаты от 11.09.2004 N 47»).
Внесение записи о совместительстве производится по письменному заявлению работника, которое подшивается в его личное дело. Копия справки также подшивается в личное дело работника по основному месту работы, а подлинник возвращается владельцу. На практике же обычно ее вкладывают в трудовую книжку работника с тем, чтобы предупредить риск потери справки.
Запись о приеме (увольнении) по совместительству вносится в трудовую книжку после последней имеющейся там записи по основному месту работы (о приеме, переводе и т. п.), нумеруется соответствующим порядковым номером. Возможны следующие записи в трудовой книжке: «Принята на работу по совместительству во Владимирскую областную нотариальную палату в методический отдел старшим консультантом» (структурное подразделение совместителя называют, если помимо копии приказа представлен сам трудовой договор, где это условие включено в него в качестве существенного), «Трудовой договор прекращен (или уволена) с работы по совместительству во Владимирской областной нотариальной палате по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «С 03.03.2002 по 13.09.2004 работала по совместительству во Владимирской областной нотариальной палате в методическом отделе на должности старшего консультанта».
В аналогичном порядке (через увольнение и новый прием на работу) оформляется переход работника с основной работы на работу по совместительству в одной организации. Оформление переводом здесь невозможно, поскольку это два разных трудовых договора. Сначала следует расторжение трудового договора с основной работы, затем прием на работу в другую организацию, а уже после этого заключение трудового договора о работе по совместительству в прежней организации. После этого по желанию работника соответствующая запись о совместительстве вносится в трудовую книжку.
Если же ранее ошибочно была внесена запись о переводе, то ее нужно признать недействительной и внести правильную запись. Для этого поставить после последней неправильной записи о переводе следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем внести правильную запись, например «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», и в графе 4 указать дату и номер приказа об увольнении. Само собой, перед этим нужно отменить приказ о переводе и издать новый приказ об увольнении. Помните, что зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделе «Сведения о работе» запрещается. Вышеуказанным способом может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения.
Внесение же записей в случае, когда работа по совместительству становится для работника основной, будет следующим: в заголовке — «Владимирская областная нотариальная палата», затем — «Уволена с работы по совместительству по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», далее — вновь наименование палаты и запись «Принята в методический отдел старшим консультантом».
Практически рассматриваемая ситуация встречается довольно часто и есть смысл, по-видимому, конкретизировать в законе нормы, регулирующие изменение трудовых договоров о работе по совместительству на договоры по основному месту работы. Разумнее было бы связать данный вопрос с документальным переоформлением соглашения сторон о переходе с работы по совместительству на основное место работы или наоборот, не прибегая к процедуре увольнения и нового приема на ту же работу, но уже в другом качестве.
В этой связи нередко возникает вопрос: «Остается ли вторая работа совместительством, если работник прекратил трудовые отношения по основному месту работы?» Ответы на него разные. Одни полагают, что договор по совмещаемой работе все равно будет рассматриваться как договор с лицом, работающим по совместительству, и работодатель вправе уволить такого работника в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет основной. Другая точка зрения состоит в том, что утрачен основной признак работы по совместительству — выполнение трудовых обязанностей в свободное от основной работы время (чего придерживается и судебная практика). К тому же сегодня ТК не обязывает работника, уволившегося с основного места работы, делать такого рода уведомление, модифицировать свой трудовой договор в основную работу, хотя данное условие может быть включено в текст самого трудового договора. Однако его неисполнение не влечет увольнения сотрудника. Нет ответа в законе и на вопрос: как быть, если работодатель не желает, чтобы совместитель становился работающим по основному месту работы?
И последнее замечание. Теоретически работник может трудиться в двух, трех и более организациях по совместительству и по каждой иметь соответствующую запись в трудовой книжке, если условия его работы не противоречат законодательству, т. е. иметь несколько записей о работе в различных организациях. Но в любом случае одно место работы для работника должно быть основным. В трудовой договор с другими работодателями должно быть внесено условие о том, что сотрудник работает в качестве совместителя.
Наименование (переименование) организации
Чтобы не возникало разночтения в записях о приеме и увольнении с работы, что создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального представления справок с прежних мест работы или архивных учреждений, следует внимательно отнестись к указанию и изменению наименования палаты. Наименование организации указывается в трудовой книжке при приеме на работу в качестве заголовка и без порядкового номера.
Как быть, если допущена грамматическая ошибка в названии организации? К сожалению, вопрос о том, как ее исправить, не урегулирован в законе. Согласно Правилам изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При этом в Инструкции приведены примеры исправления тех записей, у которых есть порядковый номер. На практике после последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи вносят отметку «В наименовании организации допущена ошибка. Владимирская областная нотариальная палата».
В соответствии с п. 3.2 Инструкции переименование (изменение названия) организации обязательно вносится в трудовую книжку. Ввиду отсутствия в ней четких указаний на то, как должна выглядеть запись в случае ее реорганизации (преобразования), изменения организационно-правовой формы, полагаем, что данный порядок можно применить по аналогии. Издать приказ исполнительного директора. Далее, в графе 1 без указания порядкового номера и даты в графе 3 отдельной строкой вписать «Организация такая-то с такого-то числа переименована (реорганизована) в такую-то (например: «Нотариальная палата Владимирской области с 10 апреля 2004 г. переименована во Владимирскую областную нотариальную палату»), в графе 4 — обоснование (приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования организации и данных государственной регистрации нового наименования организации «Приказ от 10.04.2002 N 45»). Данный приказ должен быть доведен до сведения всех сотрудников.
Несоответствие наименования организации (палаты), внесенного при приеме на работу, ее наименованию печати, которая ставится при увольнении, приведет к тому, что при оформлении пенсии Пенсионный фонд запросит документы, подтверждающие период трудовой деятельности, неправильно отраженной в трудовой книжке.
Сведения о награждениях
Прежний КЗоТ 1971 г. разграничивал понятия «поощрение» и «награждение» и устанавливал, что в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях и награждениях. В ст. 66 ТК закреплено, что в трудовую книжку вносятся лишь сведения о награждениях за успехи в работе. Исходя из содержания ст. 191 ТК, наградами за успехи в работе можно считать ценный подарок и почетную грамоту. А как быть с государственными наградами? Заносятся ли они в трудовую книжку? Ясного ответа на него из ст. 66 ТК не вытекает.
Между тем п. 24 Правил рассматривает награждение и поощрение за трудовые заслуги как равнозначные понятия. В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, о награждениях государственными наградами, почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами, а также заносятся другие виды поощрений, предусмотренные законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.
Обращает на себя внимание несовпадение формулировок подзаконных нормативных актов (п. 24 Правил) и ТК РФ (ст. 66). В то время как ст. 5 ТК указывает на то, что постановления Правительства РФ (в нашем случае — Правила) и нормативные правовые акты федеральных органов власти (в нашем случае — Инструкция) не должны противоречить Кодексу. Названное несовпадение понятий затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. Желательно было бы, чтобы законодатель в этой части уточнил свою позицию, учитывая, что поощрения, не являющиеся по существу наградами, характеризуют работника с позитивной стороны и отражаются в трудовой книжке в его интересах. Поэтому более широкое толкование термина «поощрение» является предпочтительным, в связи с чем нужно включить указанный термин в норму ч. 3 ст. 66 ТК.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, будучи составной частью его заработка, но не являющиеся поощрением работника, в трудовую книжку не вносятся (п. 25 Правил). Также не вносятся записи о взысканиях, за исключением случаев увольнения в качестве меры дисциплинарного воздействия (п. п. 5 — 10 ст. 81 ТК, Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ»).
Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях» практически совпадает с порядком заполнения раздела «Сведения о работе». В качестве заголовка вносится полное и соответствующее учредительным документам наименование организации (палаты), а также сокращенное (при его наличии), например «Владимирская областная нотариальная палата». Затем ниже в графе 1 ставится порядковый (относительно данного раздела) номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 вписывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награждается работник, за какие достижения и какой наградой. Например: «Награждена почетной грамотой Владимирской областной нотариальной палаты за высокие показатели в работе», «Награжден орденом «За заслуги перед Отечеством». В графе 4 делается ссылка на наименование, дату и номер документа, на основании которого произведено награждение (приказ, удостоверение).
Учет трудовых книжек
Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно прежде всего принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в палате, проверить их наличие (в том числе необходимого запаса бланков) и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек выяснить причины их отсутствия. В случае утраты по вине палаты создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.
Согласно разделу 6 Правил в организациях ведется следующая документация по учету бланков и заполненных трудовых книжек:
— приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В приходно-расходной книге отражаются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией палаты. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие данной учетной книги установленной формы и правильность ее заполнения. Бланки хранятся в палате как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
Согласно п. 42 Правил по окончании каждого месяца бухгалтерия обязана потребовать, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных им за оформленные трудовые книжки с приложением приходного ордера кассы палаты (эта норма не совсем согласуется с Правилами ведения кассовых операций, поскольку получается, что данное лицо получает денежные средства за выдачу трудовых книжек и отчитывается о них в бухгалтерии).
Работник кадровой службы выдает трудовые книжки работникам на основании кассового ордера или другого документа, оформленного бухгалтерией, делая об этом соответствующую отметку в журнале. Сами кассовые ордера по оплате трудовых книжек находятся на хранении в бухгалтерии, ею же составляется отчетность по оплате книжек работниками.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей). Их необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги, что явится неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Другим учетным документом, который обязаны вести все организации, является книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведется она, как правило, кадровой службой или другим подразделением палаты. Соответственно, прежде чем положить трудовую книжку в сейф, необходимо внести сведения о принятом работнике и его трудовой книжке в указанную книгу учета. В этой же книге работник собственноручно ставит дату получения и расписывается при получении своей трудовой книжки при увольнении (графа 13 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и 14 «Расписка в получении трудовой книжки»). Одновременно он ставит свою подпись и в личной карточке (унифицированная форма Т-2). В случае отправки трудовой книжки по почте в названных графах делается отметка с указанием даты и номера квитанции письма, которым отправлена трудовая книжка.
К сожалению, в некоторых палатах учет трудовых книжек отсутствует. И данная книга не ведется, что является серьезным нарушением. Отсутствие должного учета может привести к тому, что работник, фактически получив на руки трудовую книжку, но при отсутствии документального к тому подтверждения (фиксирования), обратится в суд с жалобой на задержку ее выдачи с требованием возместить неполученный за данный период заработок, изменив при этом дату увольнения на день выдачи трудовой книжки. Если в палате книга учета движения трудовых книжек не ведется, то нужно ее срочно завести, включив в нее только работающих в данный период времени.
Пункт 41 Правил предусматривает требования к приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек. Все листы книг должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью (обратите внимание) руководителя палаты (а не кадрового или иного работника) с указанием даты и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
При этом книга учета ведется годами (начата «__» _____ 200__) и не может быть закрыта (окончена «___» _____ 200__) до тех пор, пока не уволится последний работник, чья трудовая книжка зарегистрирована в ней. Записи книги нумеруются сквозными номерами, т. е. с начала нового года ставится следующий после последней записи предыдущего года номер. Поэтому желательно для книги учета взять журнал с плотной обложкой и жестким переплетом, поскольку она будет вестись долго. Заполнить ее заново практически невозможно, так как трудно воспроизвести подписи уволившихся работников. В правом верхнем углу листы книги нумеруют порядковым номером, затем закрывают и сверху, поверх обложки, насквозь ближе к корешку, но с обязательным захватом края листов прокалывают четыре отверстия с помощью дрели или шила. После чего в полученные отверстия продергивается суровая нить, так, чтобы ее концы вышли с внутренней стороны обложки сзади. Концы завязываются узелком, и на этот узелок ставится сургучная печать или клеится бумажная пломба. Пломба представляет собой прямоугольный кусочек бумаги с надписью «В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (указывается наименование палаты) пронумеровано, прошнуровано, прошито и опломбировано печатью палаты 100 (сто) листов (указывается количество листов цифрами и в скобках прописью)». Затем следует обозначение должности, Ф. И.О. руководителя палаты (исполнительного директора) и его подпись. Печать палаты ставится таким образом, чтобы ее часть захватила пломбу, а часть приходилась на обложку. Некоторые организации с тем, чтобы предупредить переписывание отдельных листов, ставят не один оттиск, а три, располагая их по краям пломбы. На обложке (лицевой или оборотной стороне) либо на последней странице или на каждой странице книги (как и любого другого журнала) должна быть подпись лица, ответственного за ее ведение, например «Лицо, ответственное за ведение Книги: Инспектор по кадрам Попова (В. Н. Попова)».
В книге нельзя делать никаких подчисток, зачеркиваний и пользоваться корректирующей жидкостью для исправления неверных записей. Если при заполнении случайно допущена ошибка, то исправления можно внести одним из следующих способов. Обычно если в журнале (книге) есть графа «Примечания» аккуратно зачеркивают одной чертой неверную запись, чуть ниже в той же графе делают правильную запись. В графе «Примечания» пишут «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставят подпись с расшифровкой и дату внесения — «Попова. Попова В. Н. 12.05.2004».
Если нет графы «Примечания», то в этом случае неверную запись не зачеркивают и пользуются порядком, который применяется для исправления неверных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ниже пишут «Запись за номером таким-то недействительна» и делают правильную запись.
С заполнением всех страниц книги, за исключением последней, на обложке ставится дата окончания. После чего книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сдается в архив организации, где хранится 50 лет (п. «е» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.).
Сроки хранения журналов и книг по учету кадров
Название журнала Срок
хранения
Журналы (книги) приема, перемещения
(перевода), увольнения работников 75 лет
Журналы (книги) учета командировок
и выдачи командировочных удостоверений 5 лет
Журналы (книги) учета отпусков 3 года
Журналы (книги) выдачи справок о
заработной плате, стаже, месте работы 3 года
Журналы (книги) учета личных дел,
личных карточек, трудовых договоров 75 лет
Книга учета движения трудовых книжек
и вкладышей к ним 50 лет
По новым Правилам при оформлении трудовой книжки (вкладыша) с работника взимается плата, размер которой определяется расходами на ее приобретение. Плата не взимается, когда произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек, неправильно произведено их первичное заполнение, испорчена книжка не по вине работника, необходима выдача дубликата при незаконном увольнении и восстановлении в должности органом по рассмотрению трудовых споров. В этих случаях стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (можно предусмотреть и другие случаи в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка и иных локальных актах палаты).
Наряду с упомянутыми обязательными книгами в палате могут вестись иные учетные документы: журнал (книга) регистрации трудовых договоров, журнал регистрации переводов работников, журнал регистрации увольнений с работы (правда, если палата малочисленна, то вполне можно ограничиться одним журналом для этих целей), журнал учета личных дел и др.
В целом к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Чем можно воспользоваться в ряде случаев для подтверждения стажа работы в конфликтных ситуациях, не ограничиваясь лишь стандартным «набором» документов: приказами по личному составу, личными карточками, ведомостями по начислению заработной платы, трудовыми договорами.
Выдача трудовой книжки
За исключением случаев увольнения, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. Можно лишь выдать ее копию по письменному заявлению работника (п. 7 Правил). Тем не менее некоторые организации просят именно подлинник. К их числу относится Пенсионный фонд РФ для подтверждения стажа работы при назначении пенсии. При выдаче в этом случае трудовой книжки кадровики идут на определенное нарушение, хотя и требуют с работника расписку с указанием срока ее возврата. Безопаснее самому кадровику передать ее в Пенсионный фонд.
Иногда работники просят выдать им трудовую книжку для снятия с нее нотариально заверенной копии. Такая копия необходима, например, при сдаче документов для получения сертификата «Профессиональный бухгалтер», «Профессиональный аудитор». Что делать, если нотариус отказывается заверять трудовую книжку без подписи ответственного должностного лица и печати организации, которые, в свою очередь, могут быть внесены только после увольнения работника? В итоге требования нотариуса вступают в противоречие с нормативной базой по заполнению трудовых книжек. На практике одни кадровики идут навстречу своим работникам и «закрывают» подписью и печатью ту запись, на которую приходится нотариальное удостоверение, и в дальнейшем производят записи в предусмотренном законом порядке, а другие — сами отправляются к нотариусу.
Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в кадровой службе палаты в течение двух лет отдельно от других трудовых книжек. Затем их передают в архив палаты, где они хранятся в течение 50 лет, потом уничтожаются по акту.
За нарушение установленного Правилами порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством дисциплинарную, административную (вплоть до лишения руководителя палаты права занятия соответствующей должности на срок до трех лет, если будет применено наказание в виде дисквалификации) и уголовную ответственность. В ряде случаев палата несет имущественную (материальную) ответственность и компенсирует моральный вред, причиненный работнику (ст. 237 ТК).
Уважаемые коллеги, данная статья является продолжением ранее начатого разговора на страницах журнала «Нотариус» (2003. N 6) «Применение нового Трудового кодекса РФ в организации работы нотариальных палат и нотариусов».
