Современный бизнес переводит в цифровой формат все больше сфер своей деятельности, не стала исключением и кадровая. Внедрение КЭДО для сотрудников еще не стало повсеместной практикой, но уже достаточно распространено благодаря своим преимуществам.
Плюсы кадрового ЭДО: что он дает бизнесу
Есть масса преимуществ, о которых однозначно стоит говорить:
финансовая экономия — деньги экономятся буквально на всем, от доставки документов до хранения архивов;
на согласование и подписание, и даже на составление документов тратится существенно меньше времени, чем при обычном документообороте;
документы никогда не потеряются — для их хранения отводится место в облачном хранилище, так что никаких проблем.
Прежде, чем внедрять кадровый документооборот в электронном виде, необходимо изучить все тонкости законодательства и обязательно выполнить несколько основных требований по тому, как перейти на КЭДО, поскольку все делается поэтапно.
Как внедрить электронный документооборот в кадровую работу
Все начинается с обязательного подготовительного этапа, за которым следует этап выбора сервиса. К нему следует отнестись максимально ответственно и вдумчиво, оценивая бизнес сразу по нескольким десяткам критериев. После того, как выбор будет сделан, оформляются все необходимые документы. Обязательным завершающим этапом будет обучение сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот.
Для того, чтобы внедрение прошло максимально успешно, следует выбирать такой сервис, который позволяет обмениваться документами и с сотрудниками, и с контрагентами. Кроме того, большим плюсом будет его интеграция с 1С.
Важным моментом являются сроки перехода на КЭДО — как правило, они составляют 2-3 недели, но есть сервисы, которые готовы обеспечить этот переход и за десять дней. При этом, само собой, вопрос безопасности занимает не последнее место. Потому то, когда будет обязательным кэдо, нужно узнать заранее.
Также при выборе сервиса стоит обратить внимание на то, какие виды электронных цифровых подписей он позволяет использовать. Чем их больше, тем лучше, а самым подходящим вариантом будет универсальное решение, от неквалифицированной подписи до квалифицированной усиленной. Также важно обращать внимание на то, какие кадровые документы позволяет оформлять сервис — только со штатными сотрудниками или с самозанятыми, фрилансерами. От этого зависит удобство работы, поскольку многие компании сегодня работают с людьми с разными типами занятости.
