В газете «ЭЖ-Юрист» (N 29 за июль 2013 года) В. Егоров в статье «Суточные при однодневной командировке» рассмотрел правомерность выплаты суточных при однодневных командировках. Но не только этот спорный вопрос следует учитывать руководителю организации при направлении своих сотрудников в служебные командировки.
Кого нельзя командировать
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее — командирующая организация).
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение).
Из пункта 2 Положения следует, что в служебную командировку могут быть направлены только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, то есть те, с кем заключены трудовые договоры. Лица, оказывающие услуги на основании договоров гражданско-правового характера, а также работники других организаций в служебные командировки направляться не могут.
В зависимости от установленных трудовым законодательством ограничений для направления в служебные командировки работников условно можно разделить на две категории.
К первой категории относятся те, кого нельзя направлять в командировки. В частности, работники в период действия ученического договора не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ); беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ); работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и исполнении произведений) (ст. 268 ТК РФ); инвалиды, если направление в командировки противоречит индивидуальным программам реабилитации (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
Во вторую категорию входят работники, которые с письменного согласия могут быть направлены в служебные командировки, а именно: женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет; работники, имеющие детей-инвалидов, и работники, осуществляющие уход за больными членами их семей (ст. 259 ТК РФ); опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ). Указанные лица должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебные командировки.
Остальные категории работников, не подпадающие под данные ограничения, направляются в служебные командировки без их согласия. В случае отказа в соответствии со ст. ст. 192, 193 ТК РФ они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
Гарантии и компенсации
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Сохранение места работы (должности) означает, что находящийся в командировке работник не может быть уволен по инициативе работодателя или переведен на другую работу (должность).
Необходимо заметить, что при исчислении среднего заработка следует руководствоваться ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
На основании ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При этом размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Согласно п. 12 Положения расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов.
Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
ВАС РФ в Решении от 26.01.2005 N 16141/04 указал, что для организаций, не финансируемых из федерального бюджета, размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Следует отметить, что трудовое законодательство не обязывает работодателя устанавливать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Служебное задание
Одним из квалифицирующих признаков командировки, предусмотренных ст. 166 ТК РФ, является выполнение работником отдельного или отдельных служебных поручений работодателя. Согласно п. 6 Положения цель (содержание задания) командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (письмо Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/1/304).
Направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения оформляет и подписывает служебное задание, оформленное на бланке унифицированной формы N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, соответствующие документы по формам, утвержденным этим же Постановлением.
Следует заметить, что в связи с вступлением с 1 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку. Приказ оформляется по унифицированной форме N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», если же в командировку направляется несколько работников, приказ оформляется по форме N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (утв. Постановлением N 1).
Командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания работника в командировке, оформляется в одном экземпляре на бланке унифицированной формы N Т-10 «Командировочное удостоверение», подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Порядок оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках в настоящее время трудовым законодательством не урегулирован.
Исходя из п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция) командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.
Согласно ст. 423 ТК РФ до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты Российской Федерации, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ.
Учитывая, что ни ТК РФ, ни Положением порядок оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках не установлен, Инструкция продолжает применяться в части, не противоречащей ТК РФ и Положению.
Роструд высказал свою точку зрения по данному вопросу в письме от 04.03.2013 N 164-6-1 и отметил, что согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)), за исключением случаев, когда работник направляется в командировку за пределы территории Российской Федерации.
Далее Роструд сделал следующий вывод: поскольку Положение предусматривает только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно при командировке за границу, во всех остальных случаях работодатель обязан выписать командировочное удостоверение, в том числе при командировке на один день.
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Каждый день командировки надо отмечать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и N Т-13 «Табель учета рабочего времени», утв. Постановлением N 1).
Согласно п. 8 Положения в организации также необходимо вести учет лиц, отбывающих и прибывающих в командировки.
В соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н учет работников, выбывающих в служебные командировки из организации, ведется в журнале выбытия (приложение N 2), а учет работников, прибывших в организацию, — в журнале прибытия (приложение N 3).
Оформляем отчет и фактический расход
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
— авансовый отчет (форма N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов) и об иных расходах, связанных с командировкой;
— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя (составляется в унифицированной форме служебного задания N Т-10а в графе 12 «Краткий отчет о выполнении задания»).
Работодатель в случае направления работника в служебную командировку обязан возмещать ему расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения).
При этом следует учитывать, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты работнику, связанные с исполнением им трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, не облагаются НДФЛ.
Президиум ВАС РФ в Постановлении от 11.09.2012 N 4357/12 по делу N А27-2997/2011 отметил, что денежные средства, выплаченные организацией своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) работника, подлежащим обложению НДФЛ.
Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.
При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2500 руб. — при нахождении в заграничной командировке (письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).
Итак, при направлении в командировку работника следует учитывать нормы трудового законодательства, судебную практику и уделять пристальное внимание оформлению документов и налоговым последствиям учета затрат.
