Майоров А., по материалам пресс-службы компании «Астарта престиж».
В офис юриста каждый клиент приходит со своей проблемой. При этом внимательный прием и доверительная беседа являются залогом установления прочных деловых отношений. Однако в общении с людьми многое решают психологические моменты, поэтому очень важна и сама обстановка офиса, которая может помочь заручиться расположением посетителя и одновременно настроить на эффективное рабочее взаимодействие.
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКАЯ ЗОНА
Как известно, общее мнение складывается зачастую по первому впечатлению. Поэтому каждая компания стремится в оформлении так называемой представительской зоны — приемной — воссоздать собственный образ и подчеркнуть стиль работы. При разработке проекта этого помещения юридические фирмы хотят продемонстрировать нацеленность на прямые и честные отношения со своими клиентами. Для этого выбирают чаще строгий деловой стиль в дизайне и прямые четкие линии при планировке.
Интерьер представительской зоны строится преимущественно на нейтральных цветах. При этом применяются такие тона не только при отделке стен, но и выборе мебели. Наиболее часто используют оттенки природы: все цвета древесины, камня, кожи, некрашеных тканей, таких как лен, шерсть, хлопок.
По мнению художника-дизайнера Людмилы Костиной, важно продемонстрировать высокий уровень компании прямо с порога. Поэтому все элементы в обстановке должны решать функциональные задачи и при этом подчеркивать состоятельность и солидность юридической фирмы.
Как правило, в приемной располагается рабочее место секретаря — стол или стойка-ресепшен. С него начинается знакомство потенциальных клиентов и деловых партнеров с офисом. Зайдя в помещение, они должны сразу увидеть сотрудника, к которому можно обратиться. Во многих проектах в приемной делается невысокое ограждение. Работа в сфере юриспруденции предполагает максимальный уровень конфиденциальности и требует предельной аккуратности, четкости, оперативности при работе с юридическими документами. Поэтому с внутренней стороны конструкции располагают ящики с центральным замком. Непосредственно за ограждением размещают один или иногда несколько рабочих столов. Однако специальные шкафы и стеллажи для хранения конфиденциальной информации лучше не оставлять на общем обозрении в приемной. Как правило, их устанавливают в специальном помещении, отведенном под архив.
Меблировка играет основную роль в оформлении и поэтому должна максимально соответствовать имиджу всей компании, формируя положительное впечатление об организации у партнеров и клиентов. Чтобы ожидание не изменило первоначального впечатления посетителей от приемной, необходимо установить удобные офисные стулья, но предпочтительнее, безусловно, мягкая мебель. Комфорт позволит потенциальным клиентам и деловым партнерам лишний раз убедиться в том, что их высоко ценят.
Но надо предупредить, что мягкие офисные диваны и кресла для посетителей требуют дополнительного ухода. К тому же, как показывает практика, изнашивается и затирается мебель для клиентов гораздо быстрее, чем для персонала, поэтому меняется в 1,5 раза чаще. Поэтому изначально при выборе стоит отдавать предпочтение качественным и легким в уходе вариантам.
ЗОНА ПЕРЕГОВОРОВ
Как известно, главным показателем успешной деятельности юридической фирмы остается количество клиентов, которым она предоставляет свои услуги. Поэтому работа с ними должна быть ориентирована на длительный срок. Если доброжелательный и комфортный прием располагает к дальнейшему сотрудничеству, то основные рабочие взаимоотношения складываются непосредственно в процессе обсуждения проблем. Это необходимо учитывать при планировке офиса. «Для ведения переговоров обычно выделяются отдельные помещения, — поясняет Елена Тепина. — Если не позволяет площадь, то от основного пространства кабинета отгораживается специальная зона». В качестве эффективного решения при таком варианте планировки эксперт «Астарта престиж» выделяет перемещающиеся элементы систем перегородок. С их помощью можно создать мобильное многофункциональное пространство, в котором при необходимости изолируется зона обсуждений.
В отделке переговорной комнаты должны также использоваться нейтральные, нераздражающие тона. Дизайнеры рекомендуют при обустройстве деловых зон офиса применять сочетание классического стиля с минимализмом или с добавлением элементов hi-tech. В первом варианте минимальное количество деталей интерьера заключено в классические формы традиционных цветов или оттенков дерева. Во втором — прямые формы выполнены из гладких материалов с металлическими деталями и вставками из стекла. При этом используют различные расцветки, а также имитации под кожу, тиснение.
Если для переговоров выделяется специальная комната, то, по мнению Людмилы Костиной, необходимо учитывать, что помещение не должно быть без окон. Такое пространство тяготит собеседников своей мрачностью. «Не очень хорошо смотрятся и всевозможные регалии и грамоты, если они используются в качестве единственных украшений на стенах, — обращает внимание специалист. — Кроме того, не стоит увлекаться и искусственно состаренной мебелью, имитирующей антиквариат. В данном помещении такой стиль неуместен».
При выборе элементов обстановки переговорной комнаты надо учесть и некоторые приемы, которые позволят достичь ожидаемых результатов беседы. Офисные столы предпочтительнее выбирать овальные или круглые. Как доказали психологи, такая форма позволяет объединить собравшихся за столом людей, тем самым наладить коммуникативные процессы. Кроме того, мебель в этом помещении должна быть удобной. Только полное сосредоточение на обсуждаемом вопросе способно сделать переговоры успешными. Поэтому любые неудобства, высокая столешница, жесткий стул, будут отвлекать от темы беседы. При этом послужат причиной желания клиента поскорей закончить встречу. Избежать таких проблем позволит эргономичный профиль подобранных офисных стульев и кресел с широкими ручками и удобной высокой спинкой. Это создаст ощущение у людей, принимающих участие в переговорах, что эта мебель создана специально для них.
РАБОЧИЙ КАБИНЕТ
Все же, помимо приема клиентов, юрист немало времени проводит, самостоятельно изучая материалы каждого дела. Поэтому особое внимание при планировке офиса уделяют созданию комфортных рабочих зон.
По словам Силва Даян, директора дизайн-студии «Арт Стайл»: «Сейчас входит в моду при разработке дизайна офиса так называемый английский бизнес-стиль: общее пространство разделено перегородками, за которыми размещены столы на 4 — 8 человек». Однако, исходя из своей практики, специалисты «Астарта престиж» отмечают, что юридические компании выбирают проекты, в которых специалисты имеют индивидуальный кабинет. Для разграничения пространства в небольшом офисе используют решения, позволяющие сэкономить площадь и одновременно создать комфортную рабочую обстановку. «Как правило, предпочтение отдают стеклянным конструкциям, поскольку, используя данный материал, можно создать светлые, легкие и элегантные интерьеры даже на небольшой площади, — поясняет Елена Тепина. — Кроме того, по мнению многих клиентов, стекло само по себе олицетворяет открытые и доверительные отношения с партнерами. Для того чтобы при необходимости придать помещению более конфиденциальный характер, конструкции дополняют жалюзи».
Что касается стиля, то рабочая зона должна быть выдержана в духе подчеркнутой рациональности, но вместе с тем солидно и в меру дорого. При обустройстве пользуются принципом — функциональность и удобство. Алла Филатова, руководитель консалтинговой компании «Центр-Консультант», отмечает: «Обстановка кабинета должна быть продумана до мелочей. Это особенно относится к выбору мебели, которая обязана обеспечить выполнение всех функциональных процессов — работа с информацией на компьютере, письменное оформление документов и их хранение, а также прием посетителей». Поэтому надо создать такое пространство, чтобы все необходимое для работы было под рукой.
Так как основную часть рабочего дня юристы проводят, сидя за письменным столом, выбор его расположения и освещенности оказывает значительную роль на работоспособность. Людмила Костина советует: «Стол не должен стоять в углу. Необходимо, чтобы он был хорошо освещен. Особое внимание следует уделить выбору кресла, оно должно быть эргономично, поскольку удобство играет важную роль в процессе обдумывания и принятия решений». Специалист напоминает, что для удобного общения с клиентами надо правильно разместить стулья посетителей. «Их можно поставить напротив кресла юриста или сбоку его стола, но при любом расположении собеседник должен быть хорошо виден и освещен, — поясняет Людмила Костина, — чтобы можно было наблюдать за его мимикой, жестикуляцией и прочими показателями психологического состояния человека».
Как правило, деловой стиль кабинетов не предусматривает обилие ярких элементов декора и украшений. Создание функционального интерьера завершает подбор стильных светильников. Необходимо учитывать, что владелец кабинета проводит много времени за чтением, поэтому, организовывая искусственное освещение, лучше использовать сочетание общих и местных источников. Чтобы создать ровную освещенность без теней, резких контрастов и бликов, выбирают лампы с отраженным или рассеянным светом. Поскольку после трех часов непрерывного чтения при прямом освещении эффективность восприятия текста снижается из-за бликов на 80%, при отраженном свете — лишь на 10%.
Надо заметить, что правильно подобранное цветовое оформление стен кабинета также оказывает положительно влияние на зрение и состояние организма как самого работника, так и клиента. Предпочтительно применять наиболее благоприятные для зрения цвета средневолновой части спектра (зелено-голубой, зеленовато-желтый, бежевый и другие нейтральные тона).
Таким образом, планировка юридического офиса должна соответствовать задачам, стоящим перед персоналом компании: прием посетителей, переговоры и индивидуальная работа, а интерьер — передавать клиентами и партнерами философию компании, основанную на честных и прямых взаимоотношениях. При этом важно сделать акцент на профессионализме сотрудников и стабильности фирмы.
