График отпусков является локальным нормативным актом, в котором закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков.
Согласно ст. 122 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) работнику должен предоставляться ежегодно оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. То есть отпуск предоставляется за каждый рабочий год, который в отличие от календарного исчисляется не с 1 января, а с даты принятия работника на работу. Так, если работник поступил на работу 1 мая 2007 г., то первый рабочий год у него истечет 30 июня 2008 г.
За первый рабочий год право на использование отпуска возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, а за второй и последующие годы работы отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной графиком отпусков.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Статьей 123 ТК РФ установлено, что всем работодателям необходимо утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Например, график отпусков на 2010 г. должен быть составлен и утвержден до 17 декабря 2009 г.
Статьей 123 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя извещать под роспись каждого работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Унифицированная форма N Т-7 графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников на календарный год по месяцам.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать положения действующего законодательства Российской Федерации, специфику деятельности индивидуального предпринимателя и пожелания работников.
При составлении графика отпусков необходимо иметь в виду, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое деление отпуска допустимо по соглашению работника и работодателя. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Вносить изменения в утвержденный график отпусков допускается только в том случае, если изменения согласованы с соответствующим работником или связаны с принятием на работу новых работников.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику (работникам)
Предоставление работнику очередного отпуска должно оформляться соответствующими документами.
Индивидуальным предпринимателем для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством и трудовыми договорами, применяются формы, аналогичные Приказу (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и Приказу (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а).
Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.
Приказы о предоставлении отпуска подписываются индивидуальным предпринимателем и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (абз. 3 ст. 123 ТК РФ).
Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.
Печать на приказе (распоряжении) не ставится.
Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).
Заранее, не позднее чем за три дня до его начала, производится оплата отпуска.
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
При предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иного отпуска делается расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат. Для этих целей предназначена записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60).
В данной статье приведем пример расчета средней заработной платы работника, причитающейся за отпуск, и рассмотрим порядок заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска по форме N Т-60.
Ежегодный отпуск предоставляется работнику с сохранением его среднего заработка. Средняя заработная плата рассчитывается по правилам, установленным в ст. 139 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее — Положение N 922).
Для определения суммы отпускных необходимо вычислить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. Данное правило используется при расчете отпускных всех работников, включая:
— сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени (п. 12 Положения N 922);
— работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени (п. 13 Положения N 922);
— совместителей (п. 19 Положения N 922).
В соответствии со ст. 139 ТК РФ средняя заработная плата для оплаты отпусков определяется за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Вместе с тем работодатель в коллективном договоре или локальном нормативном акте может установить и другой расчетный период, если это не ухудшит положения сотрудников.
При исчислении среднего заработка необходимо учитывать все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда и применяющиеся у работодателя.
Для исчисления среднего заработка плательщику ЕНВД необходимо определить количество календарных дней в расчетном периоде, которые приходятся на отработанное время.
