КАК СОКРАТИТЬ ЗАРПЛАТУ И ПРАВИЛЬНО УВОЛИТЬ СОТРУДНИКОВ
Н. КУШНАРЕВА
Эти и другие вопросы обсудили профессионалы в области аудита на круглом столе, который проходил 15 июня. Экспертом выступила Кушнарева Наталья, ООО АК «НК-Профаудит».
— Небольшой завод по производству бетона в Подольске. В 2008 г. было 50 сотрудников, сейчас — 20. Объем заказов уменьшился, возможности работать на склад в силу специфики производства нет. Возникают ситуации: неделю нет заказов — работники простаивают, заказ пришел — занятость полная. Возможен и простой в течение дня. На сдельную оплату перевести персонал сложно. Во-первых, она увязана с километражем: кто-то везет на объект в пяти км, а кто-то — в другую область. Как определить сдельно? Может везти один куб бетона или десять — все очень индивидуально. Решили идти по пути установки неполного рабочего дня. К том же есть дополнительное соглашение к трудовому договору, по которому работник согласен работать в режиме неполного рабочего дня. Но сотрудники приходят и говорят о неправомочной постановке 0,25 рабочего времени.
Эксперт: В Трудовом кодексе предусмотрен переход на неполный рабочий день. Но неправомочна оплата 0,25 рабочего времени, если в этот день выполняется полный объем работ. Суммирование учета времени уместно делать при сверхнорме, т. е. когда есть вечернее, ночное время — тогда без суммированного учета не обойтись. А если вы работаете с 9.00 до 18.00 — какой суммированный отчет? Это лишь головная боль для бухгалтерии. Вы даже положение о суммированном отчете будете долго писать, чтобы потом показать его налоговой. Если у вас 20 человек, вам не сложно с ними договориться о почасовой оплате или снижении базового оклада. К тому же любые изменения, в соответствии с законом, надо делать на основании приказа — в нем вы должны объяснить причины, используя формулировку с Кодекса. Из 20 человек найдется, к примеру, один, которого что-то в итоге не устроило. И решит он: а почему бы мне не уволиться через трудовую инспекцию и не получить повыше компенсации? Когда начнут проверять, именно от того, насколько все оформлено документально, многое будет зависеть. Любая импровизация с рабочим временем и зарплатами — большой риск. Если признают, что вы не имели права переводить работников на сокращенный режим, вы вынуждены будете оплатить, причем всем работникам, исходную зарплату.
Я работала в системе РАО ЕЭС, где оплата труда была многосоставная — оклад, премии. Но от премий всегда просто отказаться, а оклад, как правило, даже 50% всей зарплаты не превышал. Компании, которые использовали такую систему до кризиса, в принципе, сейчас просто перестали платить премии. И работники это понимают и работают в том же режиме. На самом деле действительно многие компании вынуждены сократить зарплаты.
Относительно вашей ситуации, если вы переведете работников на сокращенный рабочий день, то надо менять систему оплаты труда: заключать новый трудовой контракт — работники должны согласиться с решением работодателя.
— У нас торговая компания. Есть менеджеры по продажам и категория сотрудников, обеспечивающая эти продажи, — логистики, водители. Сокращается объем продаж, соответственно, и у них объем работы уменьшается. Можно ли эти категории сотрудников переводить на сокращенный рабочий день на основании падения объемов продаж?
Эксперт: Допустим, мы берем менеджера на оклад плюс проценты. Он может месяц работать и не привести ни одного клиента. Как вы определите, что у вас заказы снизились? Вы должны провести некую процедуру — посмотреть, проанализировать и сделать выводы — действительно ли объемы упали? Да и как они вырастут, если менеджеров вы переведете, допустим, на почасовую оплату. В вашем случае любые изменения — только на основании изменения организационной структуры. А про объемы — не очень понятно.
— А бухгалтерию я могу перевести на неполный рабочий день?
Эксперт: Бухгалтер может и дома работать. Поэтому перевести его — самое простое. Пришел в конце месяца, сдал работу — и свободен. С водителями иначе договаривайтесь. Такой пример. Есть компания с очень сложным процессом формирования зарплаты: когда-то руководитель договорился, что человеку платят 100 тыс. руб., но при этом функционал не расписан и каждый месяц он получает по 30 тысяч. Мне было непонятно, зачем вообще эти договоренности, если все сразу оговаривают режим работы; какая разница, если бы стояло 30 тысяч за объем работы? И вот встал вопрос — нет денег, все на госконтрактах — что делать? Беседуем с сотрудниками — отпуска за свой счет, со всех личные заявления. Бухгалтеру дается задание: рассчитать так, чтобы зарплата была 10 тысяч, он считает и говорит даты, когда нужно заявление писать. В небольшой компании с работниками можно договориться. По-моему, это самый безопасный способ.
— Директор приходит и говорит: «Надо, чтобы у всех зарплаты были столько-то, потому что платить больше нечем. Было 20 тысяч, нужно сделать 5». Сказал уменьшить по штатному расписанию. Правомерно ли это?
Эксперт: Просто уменьшить вы не можете. А если перевести работника на 0,25 ставки не в рамках полной занятости, что вы будете делать через полгода? Правильно, зарегистрировать другую фирму и перевести всех на другой оклад. Единовременный сокращенный сразу на полгода. Не забывайте извещать. Если ситуация к лучшему не изменится — открываем новую фирму и оформляем всех на новые оклады.
— У меня тоже было предложение от директора — всех уволить и принять с новыми заработными платами. Я говорю: интересно, у меня есть штатное расписание, как я водителя приму на новую заработную плату?
Эксперт: Вы не можете уволить и принять того же на другой оклад. Если бы вы ему хотя бы должность поменяли или организацию.
— А перевести на гражданско-правовые договоры?
Эксперт: По поводу гражданско-правовых договоров много спорных моментов. Гражданско-правовой заключают на три месяца, потом меняют. Опять же нужно внимательно смотреть. У одного нашего клиента специфика — научные разработки. Каждый месяц мы заключаем с работником новый гражданско-правовой договор, но там всегда разная тематика, т. е. разный предмет договора. Если у вас стандартно позиция секретаря, не стоит этого делать. На гражданско-правовой договор вы можете взять тех, кого у вас в штате нет и с кем не будет пересекаться функционал. В противном случае будете доказывать обоснованность своих действий в суде.
— Как перевести сотрудников на гражданско-правовые договоры?
Эксперт: И выплатить по полной программе?! Кто-то решит — а, и так жить тяжело, пойду-ка я посужусь. Если посмотрите судебную практику, то суды практически всегда на стороне работника. Признать трудовой договор подряда трудовым контрактом несложно. Налогово-выездная проверка сразу же затребует у вас должностные инструкции работников и посмотрит на предмет пересечений, причем в судебном порядке. В принципе, можно доказать, что, допустим, если есть в штате юрист и вы берете на гражданско-правовой договор юриста для какого-то объема работы, то у штатного юриста это не входит в должностные обязанности — смотрите должностную инструкцию, объем работы и пр. Для сферы торговли — сложно. Услуги, производство, что-то нестандартное. А то, что у вас стандартно — будет непросто обосновать. Для нормальной стандартной деятельности этот формат не подходит. Потом сами будете плакать. Поэтому вариант — где большой штат, надо только договариваться с работниками. Причем было бы неплохо, если вы сокращаете режим работы, то почему бы не для всех — для кого-то сократили, для кого-то — нет.
В положении об оплате труда установлен режим работы, допустим, с 9.00 до 18.00. А если вы посмотрите путевой лист, наверняка там у вас даже суббота может проскользнуть и 20.00 — в этом случае ваших водителей, действительно, надо переводить на суммированный учет рабочего времени. В противном случае потом у вас может возникнуть проблема, а почему вы тогда не оплачивали переработку (если не платили)? Хотя суммированный учет — это все же в самую последнюю очередь.
— Я работаю в западной компании. Раньше по больничному листу мы оплачивали 60 дней, доплачивая до оклада. Сейчас исправили это положение и сделали только 14 дней. Но как быть с теми, кто будет брать сегодня, во время простоя, больничные листы? Как платить и как делать доплату? И вообще, делать ли ее?
Эксперт: Вы же доплачиваете до средней заработной платы?
— По положению до оклада, не средней заработной платы. А теперь мы будем платить сотрудникам 2/3 оклада.
Эксперт: Если в вашем положении написано «до оклада», то будьте любезны, платите до оклада. Многие компании рассчитывают больничный по средней зарплате, которая учитывает все эти нюансы. Но когда есть премии, а значит, средняя сумма за счет премии вырастает, тогда делают до оклада. В любом случае отправной точкой всех действий становится положение об оплате труда. Согласна с тем, что любые перемены в рамках крупных компаний носят длительный этап согласования. Так, мы в одной фирме целый год согласовывали порядок суммарного учета рабочего времени. Это тяжело. Поэтому платите людям — что они, так часто болеют?
Важно заметить, что простой работников обязательно должен отражаться в табеле. Иначе потом эти 2/3 налоговики снимут на расходы. На основании чего вы должны будете доказать, что у вас был простой? Если в чем-то сомневаетесь — напишите письмо в Роструд. Отвечают дней 30. Причем отвечают очень скользко, скупо. Поэтому к письму приложите хотя бы копию приказа, как вы это все оформили, чтобы ответ был обоснованным. Для трудовой инспекции этот документ достаточно весомый.
— Какие плюсы у лизинга персонала?
Эксперт: Я за такую форму работы никогда не была. Если хотите привлечь к себе внимание налоговиков — пожалуйста. Первое, что они проверят, — статьи расхода на консалтинг, внешние услуги, аутсорсинг. И будете готовить экономическое обоснование, ссылаться на ст. 252, почему именно так, а не иначе. Если готовы идти в суд — пожалуйста. Есть клиенты, имеющие очень большой оборот, и они говорят, что в случае спорного вопроса надо принимать политическое решение. Если расходится мнение внутри компании, налоговиков, Минфина, как правило, принимается политическое решение. Делаем так, и если что — идем в суд. В любом случае надо сделать как проще.
— А может, не заметят?
Эксперт: Может, и не заметят. Но имейте в виду: налоговые выездные проверки могут стать для вас неприятным сюрпризом. Даже при наличии правильно оформленной документации. Многое зависит от настроения инспекторов, от того, кто к вам придем. У меня есть коллега, который работал в налоговой инспекции, как раз в отделе выездных проверок. Когда я спросила про проверки, он сказал: «Как примут, такой акт и напишем. В любом случае все должно быть по закону».
— Была налоговая проверка по зарплате — у нас очень много авторских договоров. Инспектор сказала: «С ума сошли, выплаты каждый день, я устала листать ваши выписки! Вы что, не можете два раза в месяц это выплачивать?». А как мы должны начислить выплату и налоги по гражданско-правовому договору?
Эксперт: Часто бывает так. Скажем, начисляем актом от 3 июня — выплачиваем, НДФЛ и проблем нет, заплатили. А налоги пенсионные? Вроде как до 15 числа следующего месяца. По гражданско-правовым мы, конечно, сразу платим налоги. Но ничего не написано про них, мы начислили, выплатили. Аванс по начислению. Когда будет начисление по акту, тогда и будет ЕСН. Так, у меня висит аванс, если я начислю — тогда все понятно, в противном случае у меня просто ничего не сойдется.
— Мы также с отпусков НДФЛ отдаем, а то, что делаем промежуточную выплату в виде аванса, НДФЛ не отдаем — вроде бы как года 2 — 3 не придираются.
Эксперт: Вообще, правильно, любая выплата работнику должна быть осуществлена с начислением НДФЛ. Сегодня заплатили — в течение трех дней оплатите НДФЛ. Если хотите, чтобы было идеально. НДФЛ, ЕСН — в Налоговом кодексе четко прописано — 15 число. То есть раньше мы писали срок установки заработной платы — помните, лет 10 — 15 назад, если зарплата установлена. А сейчас до 15 числа уплата.
— Как оплачивать НДФЛ с зарплаты иностранных сотрудников?
Эксперт: Налоговики отвечают однозначно: выехал с территории пусть даже в отпуск, — опять надо пересчитывать на 30%. Считаются 183 дня пребывания. Читаю закон: если в сумме пробыл 183 дня, выезжал на 20 дней, приехал — значит, следующие дни опять прибавляется — уже считается резидентом, мы пересчитываем 13%. Налоговики сказали — в законе написано, раз выехал — значит, период пребывания прерывается. Есть Закон об иностранной рабочей силе, Налоговый кодекс. Налоговики открыли Кодекс, статья такая-то — все, больше они ничего не читают. В этой статье написано про выезды — если он выехал на лечение или обучение, то это не считается прерыванием. Про отпуска ничего не сказано. Значит, прерывается. Часто бывает, что платится часть зарплаты официально, а часть — в конверте. И с человеком договариваются о некоей сумме. Поэтому, чем больше НДФЛ, тем больше работодатель теряет денег. На самом деле — да, начисляли 30% — самый простой вариант. А то эти зачеты между 30 и 13% — лишние проблемы. Многие главбухи, если с начальником трудовой договор заключается больше, чем на 183 дня, сразу начинают платить 13%, чтобы оптом ничего не возвращать.
Эксперт: Кто как оптимизирует трудовые выплаты?
— Мы начинали когда-то с зарплаты в конвертах. Помню, я своего директора убедила перейти на белую, мотивируя тем, что это же все идет в затраты по прибыли. И никаких проблем не было.
Эксперт: У 90% компаний нет положения об оплате труда. И если оно есть, многие раз в год меняют. Раз в положении прописано — индексация заработной платы должна быть ежегодной — выполняют. Сделал ежеквартальную, кризис наступил — отменили эту индексацию. Вносите изменения в положение об оплате труда. На самом деле — очень хороший нужный документ. Вот с него и начинайте. Все, что вы для себя пропишете, — это ваша защита от претензий проверяющих организаций. Вы должны прописать и по премиям, за какие показатели будете премировать работников.
— Могу я по штатному расписанию уменьшить зарплату?
Эксперт: Вы составьте положение об оплате труда и дополнительно положение о премировании. В нем пропишите все варианты, а потом это премирование отмените, и все.
— В трудовом законодательстве написано, что я не могу существенно ухудшить положение работников. Разрешается только сделать к окладу премии, а потом, если что, их не платить. А если мне надо просто уменьшить размер премиальных?
Эксперт: Приведу пример. В одной компании были оклады плюс премии, хотели перевести всех на оклад. Как раз обсуждался вопрос по поводу того, что ухудшится положение и пр. Мы реально знали, что, если у нас премии по показателям и нет технологических сбоев, то она получается ежемесячная, допустим, 70% к окладу, годовые — уже более значительные суммы. Стоял вопрос о том, чтобы поменять систему оплаты труда. Мы, как работники, реально сопротивлялись, потому что видели, что наши условия ухудшаются. В итоге ничего не приняли. На стадии согласования положения один здравомыслящий руководитель просто не подписал этот документ.
— А если руководитель прикажет сделать так?
Эксперт: Но и он разделит эту ответственность. Пусть оформляет письменное распоряжение. У нас же как руководитель захотел — так и сделали. Если вы наемный работник, нравится вам или нет — вы обязаны это делать. Единственное — если вы понимаете, что это не по закону, важны приказ, ваша «служебка», еще что-то. Конечно, со временем от вас избавятся, если вы постоянно будете вставать поперек течения. Но вы, как профессионал, должны дорожить своей репутацией.
Когда я работала главным бухгалтером, то постоянно спорила, доказывала руководству. Если хотите — делайте, но меня больше ни о чем не спрашивайте, что лучше и что хуже. Надо уметь показать руководителю все плюсы и минусы его решения. Важно сделать так, чтобы не было потом проблем и при этом платить минимум налогов. Я говорю сразу — здесь минимизация, риски. У нас в контракте было четко прописано — за документы, первичку, мы ответственности не несем. То, что от поставщиков нам принесли, — обналичивает фирма, нас это не касается. Одни соглашались — платим налоги; другие говорят — нет, как хочешь, все равно, проводи эти документы, авось, пронесет. Надо уметь убеждать, показывать. Возможные риски описывайте все. Если вы руководителя предупреждали на бумаге, пользуйтесь электронкой — все скользкие моменты надо прописывать так, чтобы вы и для налоговиков, и себе могли сказать: «Иван Иванович, ну я же вас предупреждала». Чтобы он потом к вам, как к профессионалу, претензий не имел. Кризис — время для умных людей. К сожалению, наше трудовое законодательство защищает только работника от работодателя. Когда мы в роли работников, вроде хорошо, а когда действительно надо защитить работодателя — защиты нет.
— У меня был случай из практики: взяли на работу девушку. Через месяц выясняется, что она, когда устраивалась на работу, была уже беременная. И что с ней сделаем?
Эксперт: Ничего. И не имеете права отказать по закону.
— Сегодня на рынке бухгалтеров много, а вот найти хорошего — очень трудно. Приходят девочки, которых так и хочется спросить: «Где же вы «такие» работали»?
Эксперт: Конечно, очень сложно. Важен опыт работы. Бухгалтер — это, говорят, не профессия, это образ жизни. Огромный объем информации, ненормированный рабочий день, стрессы, переживания. Прибавьте к этому колоссальную ответственность.
— Я на предыдущей работе все документы работникам под роспись выдавала, даже расчетные листки. А сейчас мне говорят — не надо.
Эксперт: Расчетный листок вы обязаны выдавать. Это даже в законодательстве прописано. Человек должен понимать, за что он получает зарплату, какие начисления. Пример: взяли нового клиента. Мы говорим — будем вам делать расчетные листочки, как положено, все присылать. Но они на них смотрят: а что здесь, а как нам это понять? Видите — начислено, за сколько дней, какой период, удержано, НДФЛ, оплачено — вот ваш остаток. Ну, тяжело им понимать, но мы делаем. Единственное, я сама, когда расчетные листочки получала (а в нашей компании расчетный листочек могли передать через другого человека в департаменте), была, мягко сказать, удивлена этой открытостью. Пошла и сказала бухгалтеру — а какое вы имели право: наши зарплаты являются коммерческой тайной. Там у меня были коммерческие надбавки, и коллеги, естественно, могли быть недовольны, что у меня зарплата выше. Расчетный листок делать обязательно и лично в руки.
Эксперт: У нас был случай — травма на производстве, о которой я узнала, когда больничный принесли. Звоню руководителю и говорю, что акта-то нет. А он мне спокойно отвечает — ты знаешь, она ногу сломала на работе по совместительству. Я говорю — нужен акт с того места работы, что травма была на том производстве. Да ты что, там такой институт, никто не даст, говорит он. Сделали свой акт, взяли справку из больницы, оплатили. Когда я ей сказала, что это травма не на нашем производстве, она мне сказала — не дай Бог не оплатите 100% — сразу в суд. Оплатили по полной программе, даже и не заикнулась. Все сделали. А как будем решать вопрос — все равно оштрафуют — ну, будем доказывать, что не должны — как не должны, она штатный работник.
Кадры — это всегда сложно.
— Когда мы проверку-то проходили в трудовой инспекции, там я изучала этот вопрос. Четко написано, что для определенных категорий работников обязателен медицинский осмотр, в том числе для водителей. Там в путевом листе отметка медицинского осмотра есть.
Эксперт: С договором будьте очень внимательны. На самом деле, если нет юриста, бухгалтер обычно сквозь пальцы на договор смотрит — посерьезнее надо к ним относиться. Бухгалтер всегда смотрит со стороны Налогового кодекса, как мы эту сделку будем у себя проводить. Надо действовать совместно с юристом.
