Нередко на фирмах, особенно в начальный период их деятельности, возникают проблемы с хранением и поиском необходимых документов. Решить их можно только в результате рациональной систематизации и правильного формирования в дела.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Раскладку документов в дела производят сотрудники структурных подразделений, ответственные за организацию работы с документами. В небольших фирмах, где документы хранятся централизованно, дела формирует секретарь. Мы постараемся сформулировать основные правила, которые позволят оперативно найти нужную информацию и исключить потерю важных документов.
Авторы нашего журнала неоднократно обращались в своих публикациях к номенклатуре дел. Формат нашей рубрики не позволяет полно рассмотреть правила подготовки номенклатуры дел, и мы хотим лишь еще раз обратить ваше внимание на значение этого делопроизводственного справочника. Именно номенклатура является основой для правильного формирования дел в организации. Поэтому ее разработке следует уделить самое серьезное внимание.
Утвержденная номенклатура дел размещается на внутренней стороне дверок шкафа для документов, и она служит путеводителем при поиске необходимой папки, когда нужно подшить (или достать) исполненный документ.
Перед началом нового года следует подготовить папки, куда будут помещаться документы, в соответствии с номенклатурой дел. На обложке должны быть указаны: наименование учреждения и его подчиненность; наименование структурного подразделения; делопроизводственный индекс дела; заголовок дела; срок хранения дела.
В дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют: дела учебных заведений; личные дела сотрудников; судебные дела; документы выборных органов, которые группируются за период их созыва; дела, характеризующие творческую деятельность.
Исполненные документы должны быть оформлены в соответствии с существующими правилами, обязательно иметь отметку об исполнении и помещаться в дело в день исполнения. Неисполненные документы помещать в дело запрещается.
Документы, имеющие разные сроки хранения, должны помещаться в разные дела.
Дело должно содержать не более 250 листов и не превышать 4 см толщины. Даже если папка дает возможность поместить больше страниц, не следует перегружать дело, так как это лишь замедлит поиск нужного документа. Если документов будет больше, заводят следующий том дела с тем же заголовком.
Приложения к документам группируются в дело вместе с ними. Если приложение к документу имеет значительный объем, оно может составлять отдельное дело.
Плановая и отчетная документация помещается в делах того года, к которому она относится. Например, план работы на 2006 г. был составлен в 2005 г., но будет помещен в дело 2006 г. Напротив, отчет за 2005 г. будет составлен в 2006-м, но поместят его к документам 2005 г.
Приказы по основной деятельности хранят отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу разделяют в соответствии с установленными сроками их хранения. Если в организации создается много приказов по личному составу, целесообразно их разделить тематически (прием на работу, увольнение, командировки и т. д.).
Переписка группируется в хронологической последовательности. Письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным письмам.
Обращения граждан по вопросам работы организации группируются отдельно от обращений по личным вопросам.
Документ включают в дело в единственном экземпляре. В дела не группируют черновики или вторые экземпляры документов. Исключения составляют проекты особо важных документов.
Оформляем акт
В управленческой практике ряд событий, фактов, выполнение предписанных действий и договоренностей нуждаются в документальном подтверждении. Для этих ситуаций предусмотрен такой вид документа, как акт.
Акт — документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Обычно акт составляется комиссией. Она может быть постоянно действующей, на основании специального положения, или специально созданной — в соответствии с распорядительным документом.
Существует несколько разновидностей актов, составляемых в различных ситуациях: акты приема-передачи, акты приема объектов, акты проведения испытаний, акты ревизии, акты ликвидации, акты выделения дел на уничтожение и др. Оформление акта может иметь некоторые специфические особенности в зависимости от его разновидности, но схема его составления единообразна.
Главная задача комиссии, составляющей акт, — добиться точного, полного и лаконичного изложения достоверно установленных фактов. Участники актируемого события ведут черновые записи, а затем оформляется беловой вариант документа.
Типовой формуляр акта включает следующие реквизиты:
— наименование организации-автора;
— вид документа (акт);
— дата;
— регистрационный индекс;
— место издания;
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись;
— гриф утверждения.
Акт оформляется на общем бланке учреждения. Многие акты нуждаются в утверждении, поэтому предпочтительнее использовать бланк с угловым расположением реквизитов.
Наименование организации-автора должно соответствовать учредительным документам, включать организационно-правовую форму учреждения. Если организация имеет кроме полного и сокращенное наименование, оно приводится ниже полного в скобках.
Например:
Закрытое акционерное общество «Московский электроламповый завод» (МЭЛЗ).
Вид документа оформляется заглавными буквами без разрядки.
Датой акта является дата актируемого события. Если комиссия работает несколько дней, указывается дата последнего дня работы. Дата акта печатается в установленном месте при его подготовке. Напомним, что дата может оформляться двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом способе дата включает десять знаков.
Например:
10.01.2006.
При словесно-цифровом способе дата указывается двумя цифрами, месяц — словом, год — четырьмя цифрами и буквой «г» с точкой.
Например:
09 января 2006 г.
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера акта и может дополняться сведениями, установленными в организации (индексом дела по номенклатуре, буквенным обозначением наименования документа и др.).
Место издания должно соответствовать месту актируемого события. При этом следует обратить внимание на то, что оно не всегда будет совпадать с местом нахождения организации.
Например, министерство, которое находится в Москве, проводит проверку деятельности подведомственной организации, находящейся в Туле. Акт будет оформляться на бланке, содержащем реквизиты министерства, но местом издания будет г. Тула.
Такая же ситуация будет и при проверке головной фирмой деятельности ее филиала или представительства, находящихся в другом городе.
Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок акта обычно указывается в родительном падеже и включает вид актируемого события.
Например:
Ревизии складского учета.
Также заголовок акта может формулироваться в предложном падеже с предлогом «о» («об»).
Например:
О завершении работ по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Обращаем внимание на то, что заголовок к тексту печатается без абзаца от левого поля документа.
Текст акта включает две части: вводную и констатирующую (основную). В некоторых случаях в заключении акта выделяют в отдельную часть текста выводы, но это не является обязательным.
Во вводной части прежде всего указывают основание для работы комиссии. Чаще всего основанием является распорядительный документ. Пишется слово «Основание», ставится двоеточие, в именительном падеже указываются наименование вида документа-основания, его автор, дата, номер, заголовок к тексту.
Например:
Основание: Приказ генерального директора ЗАО «Каскад» от 05.02.2006 N 12 «О проведении инвентаризации на складе».
Затем следует формулировка:
Составлен комиссией в составе:
Перечисляются председатель и члены комиссии с указанием полных наименований должностей (с названием организации), фамилий и инициалов. Первым указывается председатель. Если кроме членов комиссии присутствуют другие участники, вводят рубрику «Присутствовали». Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с новой строки с прописной буквы.
В констатирующей части излагаются существо работы комиссии, установленные факты, результаты. В заключительной части могут содержаться выводы и рекомендации комиссии.
В конце текста указывается количество экземпляров акта и место их нахождения.
Например:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. направлен в ректорат;
2-й экз. — в дело N 13-12.
Подписи под актом ставят председатель и все члены комиссии. Фактические должности при этом не указываются. Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту.
Например:
Председатель
комиссии л. п. И. Н. Жаров
Члены комиссии л. п. Т. О. Абрамов
л. п. К. Г. Серебров
Гриф утверждения оформляется в соответствии с установленными требованиями.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Каскад»
__________Р. В. Симонов
12.01.2006
Пример оформления акта
Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«Каскад» Генеральный директор
ЗАО «Каскад»
АКТ Р. В. Симонов
12.01.2006 N 12 12.01.2006
Москва
Проверки сохранности документов
Основание:
Приказ генерального директора ЗАО «Каскад» от 10.01.2006 N 3 «О проведении
Проверки сохранности документов в обществе»
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии: зам. ген. директора ЗАО «Каскад» Сурикова И. П.
Члены комиссии: 1. Начальник общего отдела ЗАО «Каскад» Рожкова Н. П.
2. Заведующая архивом ЗАО «Каскад» Павлова Н. Ф.
12 января 2006 г. комиссия провела проверку организации и условий хранения
Документов в структурных подразделениях общества. В ходе проверки было выявлено:
1. Документы в структурных подразделениях хранятся в структурных подразделениях
в делах, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.
2. Документы хранятся в несгораемых запирающихся шкафах.
3. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
